工程项目采购合同管理程序.docx

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工程项目采购合同管理程序

工程项目采购合同管理程序

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1.目的

通过对工程项目采购合同的订立、履行、变更和转让、解除、保管程序的规定，维护公司利益，减少法律风险。

2.适用范围

集团工程项目采购合同的全过程管理。

3.术语和定义

3.1工程项目采购合同：

指项目工程实施过程中，签订的咨询服务、工程施工、设备材料等方面的合同，包括但不限于有关设计、施工监理、招标代理、造价咨询、策划、营销代理、物业管理委托；建筑、安装施工；电梯、空调、石材、门窗、洁具等方面的合同。

3.2集中采购：

由集团成本管理中心牵头组织开展采购及其相关工作，并进行统一管理的采购。

3.3分散采购：

由区域公司自行牵头组织开展的采购，采购工作完毕后，报送已签合同电子文本和合同（协议）台帐给集团成本管理中心，成本管理中心定期或不定期地进行检查。

4.职责

4.1合同主办部门/区域公司

4.1.1经办集团授权范围内的合同；

4.1.2合同编号并建立合同台帐；

4.1.3负责合同交底或合同履行。

4.2研发设计中心

4.2.1负责规划设计、建筑方案设计合同的审核；

4.2.2参与规划设计、建筑方案设计合同的履约检查。

4.3工程管理中心

4.3.1负责合同中有关扩初、施工图设计以及工程、设备、材料等技术标准审核；

4.3.2负责合同中有关工程项目管理条款的审核；

4.3.3参与相关合同的履约检查。

4.4财务管理中心

4.4.1提出我方签约单位的建议；

4.4.2负责合同中与财务管理相关条款的审核。

4.5审计法务中心

4.5.1负责合同的法律审核；

4.5.2组织或参与合同索赔。

4.6成本管理中心

4.6.1为集中采购合同的主办部门，负责经办集中采购合同并进行合同交底；

4.6.2负责组织编制和完善采购合约标准文本；

4.6.3负责建立采购合约标准文本库，供主办部门、区域公司使用；

4.6.4负责组织集中采购合同审核;

4.6.5负责组织工程项目采购合同履约情况检查。

4.6.6负责合同中商务条款的审核；

4.6.7参与相关合同的履约检查。

4.7其它业务部门

4.7.1其它相关业务审核；

4.7.2配合工程项目采购合同履约检查。

4.8集团领导

4.8.1负责合同审批；

5.工作程序

5.1合同标准文本库的建立

5.1.1成本管理中心组织编写工程项目采购标准合同文本，编写完成并经相关部门审核会签后与《采购合约标准文本审批表》一并交总裁办公室流转审批。

5.1.2标准合同审核会签部门在收到标准合同文本及《采购合约标准文本审核会签单》原则上5个工作日内必须提出审核意见。

5.1.3成本管理中心根据审核会签意见对合同标准文本进行修订，修订完成的标准合同文本经审核通过后报集团总裁、董事长批准生效，集团各部门及区域公司应予采用。

5.1.4如有两个以上审核部门认为此类合同不符合标准化的条件，则此类合同的标准化工作应当中止。

5.1.5行业示范合同版本经上述审核流程通过后，也可由集团总裁、董事长批准生效。

5.1.6根据合同履行情况、政府法规政策调整、案例分析等结论，合同标准文本应持续改进。

集团各部门及区域公司均可提出修改意见，按照上述规定的程序进行修改。

5.2集中采购

5.2.1合同订立

5.2.1.1合同草拟

a）除标准合同外的非标准类合同由经办人员负责草拟，已制订并实施合同标准文本的，应采用标准文本。

b）采用合同标准文本的，经双方协商，可以对标准条款进行修改，也可增加补充条款。

c）工程施工合同标准文本内容应尽量采用FIDIC条款模式，内容分为协议条款、通用条款、补充条款和附件，其中协议条款根据具体业务、对象不同而定，通用条款适用于所有的同类合同，补充条款则由经办人在具体经办合同时补充加入协议条款和通用条款中未尽事宜。

d）政府有关部门有强制性规定的，可采用所要求的合同文本；尚未制定或不宜采用标准合同文本的业务，应参照以往的合同或最相类似的标准合同文本另行拟定合同。

e）由区域公司签约的集中采购合同，主办部门在合同草拟阶段原则上应征询区域公司意见。

5.2.1.2合同审批

a）与供方商谈一致后，经办人员按照合同审批的要求，将草拟好的合同报部门负责人核准，然后与《合同审核会签单》一并送相关部门审核，各审核人应在各自的职权范围内对合同提出书面修改意见，经办人根据修改意见整理出最终的合同文本并附上《合同审核会签单》，与《合同审批表》一并交总裁办公室流转审批。

b）如审核部门对合同提出合理的修改意见，主办部门必须重新组织与供方的洽商，必要时各意见提出部门均应参加洽商，双方取得一致后进行修改。

c）不同性质、类别和内容的合同，审核程序可以有差异，除专门授权以外的工程项目采购非标准合同及标准合同修改条款均需有成本管理中心和审计法务中心审核；所有涉及工程项目集中采购合同均需有成本管理中心和财务管理中心审核。

d）合同经各部门会签审核后，报集团领导审批。

5.2.1.3合同签署

a）拟定的合同必须经过审批之后方可签署。

b）总裁办公室负责办理合同签章手续。

c）合同内容在一页以上的，应在每页加盖骑缝章。

d）合同一般应由双方同时签字盖章；不能同时签字盖章的，应尽量避免我方先行签字盖章；对方签字盖章应在我方报批审核程序结束之后进行。

e）法律、法规规定合同应当办理批准、登记等手续生效的，或者需要登记备案的，经办人员应当及时办理有关手续。

f）主办部门在合同签署后应及时在部门的《合同台帐登记表》内登记。

5.2.2合同履行

5.2.2.1工程项目采购合同主办部门应进行合同交底；集中采购合同根据《工程项目集中采购合同交底作业指引》进行合同的交底。

5.2.2.2合同订立之后，主办部门与经办人员负责对合同的履行进行跟踪；财务管理中心负责对合同的收、付款内容进行监督；审计法务中心等其他部门应对合同的履行给予必要的协助。

5.2.2.3合同履行过程中或履行完毕后，由成本管理中心牵头组织工程管理中心、等部门根据《工程项目采购合同履约情况检查作业指引》对合同执行情况进行检查。

5.2.2.4在合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，经办人员须及时向部门负责人报告并知会审计法务中心，主办部门不能与对方协商解决的，应及时报审计法务中心，由审计法务中心请示主管领导决定依法采取何种措施。

5.2.2.5合同履行过程中，需要对来往函件或者单据进行签字的，应报部门负责人，由部门负责人签字；确需当场或者立即签字的，可由主办部门负责人书面授权的人员直接签字。

但是，来往函件或者单据涉及合同变更、转让或者终止的，按照本规范关于合同变更、转让或者解除的有关规定进行。

5.2.3合同变更和转让

5.2.3.1合同订立后，因客观条件发生变化需要变更合同内容的，或者对方提出变更要求的，经办人员应根据原合同审批程序办理审批后，始得变更，双方应书面对变更内容进行确认，我方由经集团领导书面授权的人员签字确认。

对双方当事人的权利义务进行重大变更的，应当按照合同订立的有关程序办理报批，另行签订合同或补充合同。

5.2.3.2合同订立后，对方当事人提出把合同的全部或者部分义务转让给第三人的，或者我方需要将合同的全部或者部分权利、义务转让给他人的，由经办人员按照合同订立的有关程序办理报批，另行签订合同或者补充合同。

5.2.3.3法律、法规规定变更、转让合同应当办理批准、登记等手续的，经办人员应当及时办理有关手续。

5.2.4合同解除

5.2.4.1合同当事人提出解除合同或因客观条件发生变化（如不可抗力）需要解除合同的，参照合同订立的有关程序办理，双方就合同解除另行签订合同或补充合同。

5.2.4.2合同一方当事人提出合同约定的解除合同条件成立，据此要求或通知或以其他方式解除合同的，经办人员应立即报部门负责人并知会审计法务中心，以决定解约条件是否成立或解约方式是否有效。

5.2.5合同保管和销毁

5.2.5.1由集团签约订立的合同（集团盖章），我方要求合同原件四份，总裁办公室、财务管理中心、审计法务中心、主办部门各一份；

5.2.5.2由区域公司签约订立的合同（由区域公司盖章），我方要求合同原件四份，集团一份、区域公司三份；

5.2.5.3合同的归档、保管、保密、使用、销毁应按集团《合同管理制度》及相关规定执行。

5.3根据项目特点和客观需求，集团可将集中采购中的某些内容授权区域公司进行采购。

区域公司在经办此类合同时，具体要求如下：

5.3.1除标准合同外的非标准类合同由区域公司经办人员负责草拟，集团已制订并实施合同标准文本的，应采用标准文本。

5.3.2合同审批。

区域公司在本公司内部流转审批。

但在合同最终审批前须将合同文本（可用电子文档形式）报集团成本管理中心审核。

5.3.3合同签署。

合同经集团成本管理中心审核后，区域公司可依据本公司内部合同管理办法和相关权限自行签署合同。

5.3.4合同签订后，区域公司应将已签合同的电子文本报集团成本管理中心，合同台帐以月报形式上报集团。

5.4分散采购

5.4.1除标准合同外的非标准类合同由区域公司经办人员负责草拟，集团已制订并实施合同标准文本的，应采用标准文本。

5.4.2合同审批。

区域公司依据本公司内部合同管理办法在公司内部流转审批。

5.4.3合同签署。

区域公司可依据本公司内部合同管理办法和相关权限自行签署合同。

5.4.4合同签订后，区域公司应将已签合同的电子文本报集团合约采购，合同台帐以月报形式上报集团。

5.5其它：

本管理程序未尽事宜应参照集团《合同管理制度》执行。

6.支持性文件

6.1《合同管理制度》

6.2《工程项目集中采购合同交底作业指引》

6.3《工程项目采购合同履约情况检查作业指引》

7.相关记录及表单

7.1《采购合约标准文本审核会签单》

7.2《采购合约标准文本审批表》

7.5《合同台帐登记表》

采购合约标准文本审核会签单

标准合约名称

主办部门

经办人

部门

负责人

标准合约待审稿简述

审核会签部门

请在此日前返还主办部门

审核会签意见：

部门负责人签名：

年月日

采购合约标准文本审批表

标准合约名称

主办部门

经办人

已会签部门

会签意见汇总及主办部门意见

部门负责人签名：

年月日

审计法务中心

审核意见

签名：

年月日

分管领导意见

签名：

年月日

总裁意见

签名：

年月日

董事长意见

签名：

年月日

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