ERP项目需求问题提问表.docx

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ERP项目需求问题提问表

山西公司制衣有限公司

需求调研问卷

建立日期:

2013-3-13

修改日期:

2013-3-13

文控编号:

UF_U8_公司制衣-01_001

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前言

本文档中将采用如下简称方式：

山西公司制衣有限公司简称公司制衣

用友软件股份有限公司简称用友公司

调研范围及目的

此文档提供了2013年3月就公司制衣的现行组织机构和采购、销售、仓管、BOM、计划、生产管理、品质、财务、成本、预算等业务进行调研的具体内容范围。

该文档反馈结果将作为制作公司制衣的ERP系统需求分析的基础。

填写问卷要求

请公司制衣相关部门业务负责人根据以下所列示的各个标题填写各业务的流程、信息传递的方法、所涉及单据和报表、相应业务处理以及未来业务需求，并请补充填列以下未列及的业务和流程。

企业基本情况

1.组织机构

1、请书面提供公司具体现行组织机构情况以及各组织机构职权范围。

2、请书面提供公司关键岗位的设置以及各岗位人员的职责范围。

2.企业整体情况

1、主要经营范围及主要产品系列是哪些?

2、人员规模？

3、年度销售收入

3.企业目标

1、企业的发展目标（近期，长期）是什么？

2、对此次ERP项目的期望，包括：

――项目的总体目标

――主要业务领域的目标，如针对采购管理、销售管理、生产管理等方面的具体目标。

――对项目进度的期望

采购业务

1.采购组织

1、行使“采购业务”职能的人员有哪些？

2、请描述各自参与的工作流程以及岗位职责。

（可以利用文字、图表描述）

2.采购发起和审批

1、采购计划如何生成？

生成的频度是多少？

2、采购计划如何审批确认？

3、如何管理采购计划的执行情况？

4、请介绍不同物料的请购及审批流程？

5、请介绍紧急采购的流程？

6、有没有安全库存采购情况？

采购的量占日常采购的百分之几？

有没有采购提前期？

是多少？

3.采购价格

1、采购询价的管理流程？

2、采购价格的确定标准和过程？

3、附加采购成本税收和运费的处理？

4.采购流程

1、针对各种不同类型物料，描述采购流程及价格管理？

－库存物料

－备品备件

－办公用品

－非库存采购（如：

购买服务..）

2、描述企业存在的采购收货方式及使用条件？

－直接进仓库

－直接到车间

－先到检验区，然后到仓库

－直接到客户

3、采购收货的审核原则

（如何保证订单－到货－检验结果－发票的一致性？

）

4、采购退货的处理流程？

5、如何进行采购定单的跟踪和结案？

5.供应商管理

1、目前管理供应商哪些信息？

（请提供相关报表样张）

2、供应商的数量、如何分类、各类供应商数量、供应商如何编码？

3、哪个部门负责维护供应商信息？

6.采购合同

1、在什么情况下会制定采购合同？

采购合同与采购订单的关系？

2、合同对实际付款是否有控制？

如何控制？

3、于合同执行情况的跟踪应包括有哪些信息？

4、采购合同的签定流程？

7.进口管理

1、有否国外供应商？

有否国外采购订单？

有否外币订单？

8.采购物料属性

1、不同物料，是否有采用批准（固定）供应商制度？

2、是否有明确的物料采购周期，采购周期如何确定？

3、如何处理采购过程、库存过程、领用过程中，不同物料计量单位的换算？

9.采购成本

1、采购成本管理采用何种方法、原则？

2、采购件的标准（计划）成本如何确定和不断维护？

10.采购业务单据和管理报表

1、采购要使用什么样的单据（请提供采购业务涉及单据的样例）？

2、采购业务产生什么样的报表？

报表周期是多长？

哪些是要在新系统中实现的？

（请提供报表样例）

11.面料批色业务

1、面料采购时采用什么样的批色流程？

要使用什么样的单据（请提供采购业务流程及单据的样例）？

12.采购跟单业务

1、采购活动是否需要跟单？

原则是什么？

采购时是否区分缸号和批次？

你们是如何标示的？

2、采购跟单希望能看到什么报表信息？

请提供你们日常工作中用到这方面的报表。

销售业务

1.售前分析

1、销售人员在接受订单时如何考虑可交付量？

考虑的

因素有哪些？

2、对于客户的报价在售前阶段如何确定的？

生产成本与利润因素在其中起什么样的作用？

3、产品模拟报价流程和内容？

2.销售商务处理

1、行使“销售商务”职能的人员有哪些（销售商务指与客户打交道的人员）？

2、请描述各自参与的工作流程以及岗位职责。

（可以利用文字、图表描述）

3、销售订单的处理流程？

4、销售商务和销售执行（销售执行指根据商务合同和订单，与内部沟通保证货物交付的人员）间,主要通过哪些途径和方式来传递信息?

沟通信息有哪些？

是定期的沟通还是不定期的？

（如果有单据来往，请提供单据样张。

）

5、描述产品提货规则与流程？

如何安排货物的运输？

6、如何实现销售订单状态的跟踪和结案？

7、销售退货处理流程

3.销售计划

1、如何制订销售计划？

销售计划的审批和确定过程？

2、销售计划调整的依据、频度和过程？

3、销售计划确定或调整后对公司其他业务的影响？

4.销售价格

1、公司销售时产品报价如何管理？

2、销售报价确认的依据和过程？

3、销售活动中有没有打折情况？

原则是什么？

有没有特殊情况？

你们通常是怎么处理的？

4、是不存在不同颜色的单价不同的情况？

5.客户管理

1、管理客户哪些信息？

（请提供相关报表样张）

2、客户的数量、如何分类、各类客户的数量、如何进行编码管理？

3、客户信用额度的管理方式？

结算方式？

6.销售产品配置

1、公司接收的定货方式有哪些？

（如：

PTO（按订单选配）ATO（按订单装配）MTO（按订单生产））

2、产品的配置有几层？

可配置的属性有哪些？

配置的约束条件有哪些？

3、模型BOM如何建立，最完整的选择结构如何生成？

7.销售订单变更

1、对于客户中途变更订单，如何处理？

2、如果产品已经投入生产，如何处理？

8.销售合同

1、销售合同需要管理哪些信息？

2、销售合同的签订流程？

执行过程？

3、销售合同的数量、如何分类、如何编码？

4、合同成本如何计算？

5、对于合同执行的履行跟踪包括有哪些信息？

5、合同对实际收款是否有控制？

如何控制？

9.销售业务单据和管理报表

1、销售要使用什么样的单据（请提供销售业务涉及单据的样例）？

2、业务产生什么样的报表？

报表周期是多长？

哪些是要在新系统中实现的？

（请提供报表样例）

3、贵公司经常从哪些管理角度查询、关注销售信息？

10.销售跟单业务

1、销售人员或业务接单员需要跟踪订单（采购、生产、委外）的哪些信息？

请提供您日常工作中用到的报表或表单。

质量管理

1.品质管理基本情况

1、本部门的组织机构，岗位设置，人员职责，主要的业务内容？

2、企业是否已通过ISO/GMP质量体系认证？

3、实施质量管理的范围和环节有哪些？

4、质量方针、目标、手册和流程的制定情况

5、描述质量计划的主要内容及用途、主要指标？

2.检验业务

1、库存材料是否分质量等级？

如果是，划分的标准是否一致？

如何来划分?

2、企业中使用哪些质量标准？

□国标□部标□厂标□行业标准□通用质量标准□工艺要求

其标准是：

3、在产、供、销各个环节有哪些质量检测点？

是抽样检查还是全检？

□原料入库检验□原料出库检验□半成品/成品入库检验

□半成品/成品出库检验□在制品固定质检工序

描述：

4、在每个质量检测点上是否都有质量记录，是否能够进行质量

追踪？

如何进行质量跟踪？

5、质量检验要素有那些？

列出所有要检验的要素。

每种质量检验要素的检验规范？

产品质量检验主要关注的项目和指标有那些？

（何时、何地检验、检验什么、检验环节与地点（采购入库，仓库，车间/资源/工序，销售出货、客户退货、留样检验等），检验项目（原料，半成品，成品，具体是那些规格）、使用那些检验要素）每种质量检验指标的检验标准值、上下限值、检测值、检验水平、指标严格度、指标重要程度、检验仪器、检验用料人工仪设成本等

6、检验方式有哪些？

何时使用何种检验方式？

如抽检，全检，破坏性检验

7、企业如何制定检验计划？

（何时、何地、检验什么、检验环节、检验项目、使用哪些检验要素）

8、是否建立合格供方信息库?

如是，合格供方评定的流程和依

据是什么?

合格供方信息库主要包含那些内容?

9、对质检结果是如何分析和处理的？

当出现质量问题时，如何与相关部门进行协调？

10、每种质量检验指标的检验标准，检验结果是否分级，产品分级的依据是何，后续处理有何不同？

11、检验指标严格程度分几级？

正常、加严、让步接收等？

12、如果存在抽检，抽检时抽检方案如何确定，是否需要系统计算抽检样本量，目前如何做？

13、质量检验作业指导书有无必要在系统中维护，内容变动频率如何？

主要变动的是何因素?

14、同一物料不同的供应商、客户/工作中心的检验方案是否相同，如果不同，不同主要依据是什么？

15、质量控制技术要求：

X-R图、Pareto图、泊拉图是否应用，还用什么控制图？

16、质量检验工作流程及需记录的信息，信息之间的关系？

17、是否有验收环节，由谁负责，目的为何，是否需将质量检验前的验收工作实施系统监控？

18、不合格品如何判定、审批、处理流程为何，何部门何岗位负责。

后续动作由何部门执行，信息如何传递，单据样表？

19、对供应商进行评估（质量方面）主要指标和计算方式？

20、在库检验、销售出货检验是否频繁，目的为何？

21、销售退货产品检后后续动作有哪些？

处理流程是什么？

22、是否计算检验成本？

需要计算用料成本、人工成本、仪器成本吗？

3.检验报告

1、检验报告要求：

格式，规格，内容，时间，请提供报表样张？

2、怎样统计成品率、返修率和报废率？

如有统计表格，请提供样张

3、是否使用质量记录单，记录何信息，用途为何？

其他内容

本部门目前存在的主要问题是什么？

希望如何解决

委外业务

1．基本情况

1、委外与采购、库存的组织结构关系、职能衔接方式？

2、委外的物料分类，数量，委外的提前期？

3、委外业务管理的范围和发生的环节？

4、如何选择委外商（委外商的选择通常是怎样进行的），是否有

一些标准，委外商确定的审核流程，和委外商合作的有关事项

和是否有一些约定，委外商的档案和物料管理是否建立了

委外商网络、统一进行委外商的管理；是否建立了合格委外管

理渠道，增强委外管理的透明度；是否建立了严格的委外管理

规范，做到真正的计划委外。

5、委外的作业管理包含哪些内容,委外的订货、发料、到货、检验、入库、核销、结算的业务流程描述？

6、委外业务是否严格按照订单管理？

是否存在无订单的委外连续发料业务？

2．委外业务和过程

1、如何制定委外计划，委外考虑的因素或依据是什么？

如何确定委外的加工点，委外的数量以及委外的时机？

什么时候下委外单？

零星委外是否申请，申请单的内容？

2、委外的物料品质、价格、数量如何保障，公司如何实施监控？

3、委外订单中制定委外价格的依据是什么？

价格的合理性以什么为基准？

委外价格如何批准，放行？

4、委外是否导致了库存的积压，缺货或工厂停工待料的情况是否经常出现？

5、如何对委外的货品进行质量检验，入库的过程是怎样的？

6、财务如何进行委外付款？

付款的方式，付款有否控制？

7、委外过程中发生途损、合理消耗、不合格品、其他的数量盈亏等情况时的处理流程（包括原因确定、责任人确定、审批确定、处理方式）、财务管理办法？

8、委外加工费用的分配问题，财务如何处理，如何管理委外中的退货？

9、与生产部门如何衔接，生产部门在需要委外材料的时候，能够准确地把所需的品种、数量、时间传递到委外购部门吗？

需要生产部门提供哪些数据信息？

10、需要向设计和工艺部门提供哪些信息？

需要设计和工艺部门提供哪些数据信息？

11、同质量管理部门有哪些业务往来？

需要质量管理部门提供哪些数据信息？

需要向质量管理部门提供哪些数据信息？

12、委外是成本入帐还是以实际价入帐？

如何结算和处理，委外财务如何处理先到货的情况后来发票的情况，财务如何入账，如何解决财务到月底暂估的情况；

3．委外报表

1、委外业务需要的报表，要求：

格式，规格，内容，时间，请提供报表样张？

其他内容

委外希望利用计算机达到的管理效果，能够描述出来

本部门目前存在的主要问题是什么？

希望如何解决

库存管理

1.仓库管理

1、请描述贵企业库存管理的组织结构及实际的地理库位

2、请罗列贵企业的仓库种类（成品、备品部件、设备、报废库等）

3、是否按仓库货位进行管理？

是否采用批号管理？

是否使用序列号（条形码）？

是否使用保值期管理？

2.物料管理

1、请描述企业物料的编码原则？

是否整个企业使用统一的编码原则？

是否存在物料编码不一致的情况？

2、物料的数量？

如何分类？

请详细描述物料的分类规则？

3、目前物料是否采用采用批次管理？

是否使用序列号管理？

4、是否对存货物料采用ABC分析方法进行管理？

分类依据是什么？

6、物料出入库时是否需要对应到销售订单、生产订单或客户？

你们日常工作中是如何处理的？

3.企业如何制定库存（物料）的补充计划？

1、是否按照物料不同的分类有不同的安全库存?

如果有,请详细说明制定安全库存的方法和考虑的因素？

2、是否采用如最大最小采购批量、各种物料采购批量的确定和考虑因素？

3、是否使用MRP运算规划物料需求，哪些物料使用这种计划方式，请详细说明计算的假设？

4.库存业务

1、请描述企业各种物料处理业务流程并提供相应单据样例。

收货的工作流程，如何区分不同业务性质货品的入库流程；原辅材料的出库的工作流程描述，半成品和产成品的入库和保管，对在库不合格品的处理，和相关的流程；原辅材料、半成品、产成品进退货的依据及处理流程？

如：

采购收货

加工领料及入库

移库

销售出库及发运

各种退货

紧急放行

……

2、请描述物料盘点方式及盘点差异处理?

3、物料发料采用什么原则（先进先出等）？

5.企业采用何种物料成本计价方法。

6.库存管理报表

1、库存分析的流程是怎样的，月末和平时的分析查询需要出什么报表？

（请提供目前仓库部门使用的报表样张，还希望获得哪些报表和数据。

）

其他内容

本部门目前存在的主要问题是什么？

希望如何解决

存货核算

1．基本信息

1、请描述贵企业的存货计价方式？

是按仓库或部门或物料制定计价方式吗？

2、贵重材料\普通材料\低值易耗品各采用什么核算方法?

3、存货暂估是月初回冲还是单到回冲或者单到补差？

6、在核算销售成本时是以销售发票为准还是销售出库单为准？

7、有无委托代销业务,委托代销销售成本核算是否和普通销售成本核算一致/

8、有无受托代销业务？

9、目前对无单价的出入库是如何进行核算的？

10、有没有成套件?

如果有需要统计单件的数量金额吗？

11、需要对应付科目按不同供应商分明细吗?

12、是否按人员\部门\存货控制操作权限?

2．业务管理

1、有无假退料业务?

是如何核算处理的？

2、是否存在采购退货和销售退货业务，业务流程（包括相关部门和流转单据）和相关账务处理？

3、存货财务账与库存账的对账流程和时间间隔？

4、存货财务账与库存账的对账未达情况以及未达产生的主要原因？

5、低值易耗品摊销方法及账务处理？

6、暂估单价与结算单价不一致时如何处理?

7、目前对无单价的出入库是如何进行核算的

8、进项税的转出科目是什么？

9、资金占用规划基准是存货还是存货大类或仓库

其他内容

目前存货存在的主要问题是什么？

希望如何解决

BOM与工程变更

1.产品管理

1、请描述贵企业产品设计部门编制、职责？

产品设计、开发中使用的其他应用软件的使用情况？

2、企业生产的产品有哪些?

请完整描述产品的具体信息，包括型号，系列及其它具体内容。

3、企业现有的产品是否有完整的物料清单资料?

物料编码由哪个部门负责维护？

4、物料清单BOM有几级（几层）？

是否需要对BOM进行单层/多层的正查，反查？

是否有BOM结构比较的需要？

5、BOM产生和维护的流程？

物料数据与产品结构新建或是变更通过何种方式通知生产和采购部门？

6、用于生产的BOM和工艺路线的准确率如何？

7、企业BOM（物料清单）如何分类并请解释分类含义？

贵企业是否在销售、计划、生产、设计各部门使用不同的产品结构？

如果是，请说明它们之间的区别与联系。

如：

标准BOM，计划BOM，模型BOM，选配BOM，工程BOM，公用BOM？

8、是否有BOM的多版本问题？

如何管理版本标识？

是否有替代BOM及BOM组件的替代需求？

替代规则是什么?

简述替代管理流程？

9、列示工程变更革（ECO）、ECO种类，针对每一种ECO有无相应审批过程？

是否使用ECO状态控制？

10、请描述企业工程变更的流程？

如何管理并维护工程变更的数据？

（版本、生效控制、限制、变更申请等）一般说，从提出变更申请到实施加工的时间有多久？

工程变更是否需要版本、生效期控制？

11、企业使用哪些工程变更报告（请提供样例）？

这些报告通常送达哪些部门？

12、物料清单是否存在权限管理？

如何控制分配权限？

13、产品结构的子件取代是如何做的？

14、产品结构中是否维护替代料？

替代的数量比例是多少？

15、在产品结构中是否需求进行子件替换维护？

16、产品结构中是否有主BOM与替代BOM之分？

17、在产品结构中维护物料用量关系时是否考虑损耗？

18、是否存在客户下单时指定产品结构的情况？

指定的流程及相应的产品结构变化规则是什么？

2.BOM成本管理

1、如何在工艺路线或BOM中反映工、费的消耗结构？

如何核定资源（料、工、费）的消耗标准？

2、如何确定材料损耗比例？

3、是否需求按BOM材料消耗卷积？

3.工艺路线

1、如何定义标准工序？

要反映哪些信息

2、工艺版本如何管理？

3、如何对工艺路线进行定义、管理？

有无替代的工艺路线？

工艺设计部门与生产计划部门、生产车间、采购部门通过何种方式进行业务联系；

4、请描述企业的生产班次及每班时间？

5、如何定义工作中心？

描述每个工作中心的工作日历？

生产班次和企业的生产班次是否一致，如果不一致是怎样安排的？

6、企业加工的资源有哪些？

各个工序的关键资源是哪些？

7、是否按工序领料？

8、生产过程中的产品参数标准如：

制造提前期－固定提前期、可变提前期等如何确定？

4.工时、工价

1、有没有按产品类别划分的单价工时定义？

如果有请提供。

加工工价是的生产过程中什么阶段确定下来的？

工价确定后是否有随时修改的情况？

2、否有工价的系数管理？

如：

超过一定数据后工价按一定比例发生变化；或者使用不同设备的工序，工价不同。

其他内容

目前存在的主要问题是什么？

希望如何解决

设备管理

1、基本信息

1、请简要介绍一下设备管理部门的组织构成情况和具体分工情况

2、现在设备管理部门的主要业务内容有哪些，具体的流程是怎样进行的?

3、有无专用的备件库，隶属部门，备件库的业务处理过程和普通物料的库存处理有何区别

4、企业中设备的类型，不同类型的管理重点和要求？

5、设备台帐是否和固定资产相关联？

如果有，是哪些设备？

6、设备是否进行ABC分类，如果是，分类的原则是什么？

2．业务管理

1、设备有无采购计划管理，采购计划的编制流程？

2、设备采购及到货在设备采购部门，设备管理和财务部门之间的业务处理？

3、设备维修计划是如何编制的，包括维修，保养，润滑，点检，换油之间的关系是如何体现的？

4、设备维修有无预算管理？

5、备件计划是如何编制的？

6、设备文档的管理有何要求，电子文档和纸质文档的管理?

7、设备的变更记录有那些，各种变更类型的记录信息差别在什么地方

8、特种设备的管理是否由设备管理部门统一负责，其管理和一般设备的管理有何不同，希望解决特种设备管理的那些问题

9、设备三率（完好率，利用率，故障率）是否适用，三率统计之外有何统计要求，他们是如何计算得出的

10、设备的日常维护工作进行那些，包括点检，润滑等，有无相应的记录，内容是什么

11、设备使用部门和设备管理部门的设备维护等业务是如何分工的，相互传递的单据有那些。

其他内容

你认为设备管理过程中存在的问题有哪些，或者希望信息系统帮助解决的问题有那些

计划管理

1.计划依据

1、计划编制的依据是销售订单还是销售预测？

还是既考虑销售订单又考虑销售预测？

2、企业使用有几种预测方式？

（如:

基于地区（东部/西部）基于需求组或行业组……）销售订单是否冲减预测？

3、预测至何种明细程度？

（产品大类/产品/客户）

2.计划组织

1、请描述企业计划组织机构，及岗位人员职责？

3.计划约束

1、请描述企业生产能力的瓶颈？

针对多约束条件（如设备、人力瓶颈）如何进行能力平衡？

2、计算可承诺量（ATP）的方法？

3、如何定义设备及人力的能力？

4.计划编制

1、目前企业采用何种生产计划方法？

计划时间段如何定义。

是否分日，周，月，年？

2、生成生产计划的处理流程、计算方法是怎样的？

3、生产计划的计算需要收集哪些数据，从哪些部门的哪些人收集？

4、生产计划由哪些人审批和确认？

生产计划的变更流程是怎样的？

由哪些人批准通过？

5、当一个紧急定单发生时，在有其他的生产任务正在进行时，是如何安排紧急定单的生产计划？

处理流程是怎样的？

6、是否提供多个版本计划？

请提供计划表的样张。

7、MRP计划多长时间计算一次，计算一次MRP要多长时间？

当前有否MRP报告产生，可否查询?

请提供样张。

对当前MRP报告内容有否不满意之处？

5.计划下达

1、计划定单（采购及生产加工）维护与下达方式？

下达采购计划和加工计划的过程，频率？

2、如何考察计划的执行率？

3、当工程变更时，计划如何调整？

制定计划时如何考虑工程变更的影响？

4、生产排期表由哪个部分制定？

排期方法是什么？

请提供你们日常的生产排期表。

5、有没有生产插单情况？

你们通常是如何处理的？

6.跟单

1、计划部分是如何跟单的？

重点需要控握哪些信息？

请提供相关跟踪表单。

其他内容

其他需要改善需求

车间管理

1生产管理基本情况

1、经车间加工生产的产品种类？

2、加工过程的物料管理方式？

3、加工备料及入库依据（加工单号,物料号等）是什么？

4、是否需要外协加工，处理流程如何，物料是如何管理？

6、车间的库存管理（物料，在制品等）？

车间现场是否设置车间仓库？

7、各种成品和半成品的生产过程及周期？

加工单的处理过程？

请提供加工单样张。

8、领料的处理流程？

请提供领料单的样例？

9、报废、返工处理流程？

10、生产过程中生产订单是否按照批号或项目号进行跟踪？

6、车间计划的执行率如何？

2车间管理基本模式

1、制造企业的管理模式（仅对独立帐套）：

○单工厂○多工厂协同（二级核算）。

2、工作中心、班组和资源的确定是否由车间控制？

3、完整的产品生产的一般流程描述：