公文写作与处理.docx

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公文写作与处理

公文写作与处理

一、公文的基本概念和公文处理中经常碰到的一些问题

二、公文的基本要素（公文格式）

●公文的基本概念

•

（一）公文的概念

•我们把一切公务活动中所形成和使用的文字材料称之为公文。

（广义上的公文）

•是党和政府的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策、指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。

（侠义上的公文）

（二）公文的分类

规范性公文和非规范性公文

（三）规范性公文和非规范性公文

•1、党的机关14种文种属规范性文种

•党的机关公文种类主要有14种：

•

（1）决议用于经会议审议或讨论通过的重要决策事项。

•

（2）决定用于对重要事项、重大问题或重要工作作出决策和安排及表彰先进。

•（3）指示用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

•（4）意见用于对重要问题提出见解和处理办法，对重要工作作出部署。

•（5）通知用于发布党内法规、任免干部、推荐干部、调动干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

•（6）通报用于表扬和推广先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

•（7）公报用于公开发布重要决定或者重大事件。

•（8）报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

•（9）请示用于向上级机关请求指示和批准。

•（10）批复用于答复下级机关的请示。

•（11）条例用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

•（12）规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

•（13）函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

•（14）会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项。

•2、行政机关13种公文文种属于规范性公文

•

（1）命令〈令〉；适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布旅行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

•

（2）请示：

适用于向上级机关请求指示、批准。

•（3）批复：

适用于答复下级机关的请示事项。

•（4）意见：

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

•（5）函：

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

•（6）会议纪要：

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

•（7）决定：

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

•（8）公告：

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

•（9）通告：

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

•（10）通知：

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

•（11）通报：

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

•（12）议案：

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项

•（13）报告：

适用于赂上级机关汇报，反映情况，答复上级机关的询问。

•3、非规范性文种

•除了党的14种和行政13种规范性公文以外的，则属于非规范性公文。

•如：

调查报告类、工作计划类、工作总结类、讲话稿类，提案、建议、说明、书信、简报、信息类等等。

（四）行文中应注意的几个问题

•1、向上级机关行文，应主送一个上级机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。

一般不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应同时抄送被越过的上级机关。

•2、区委各部门在各自职权范围内可以向下级对口部门党组织行文。

党委办公室根据本级党委授权，可以向下级党组织行文。

部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下级行文。

•3、同级党的机关、党的机关与其他同级机关，同级党委各部门、党委各部门与其他同级部门之间必要时可以联合行文。

凡属同级政府及其部门职权范围内的工作，应由政府或其所属部门行文，一般不以党政名义联合行文。

•4、不相隶属机关和平级之间一般用函行文。

•5、受双重领导的机关向上级机关行文，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。

上级机关向受双重领导的下级机关行文，应抄送其另一上级机关。

•6、向上级机关请示问题，应一文一事，不应在非请示公文中夹带请示事项。

请示应主送一个上级机关，如需同时送其他机关可采取抄送形式。

•请示事项涉及其他业务范围时，应经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应在请示中写明。

除特殊情况外，请示公文应按规定的份数送上级机关的办公室按规定程序处理，不应直接送领导者本人或分送多位领导。

（五）文种选择中应注意的几个问题

•1、请示和报告的关系

•2、意见使用中的问题

•“意见”可以用于上行文、下行文，也可以用于平行文。

•作为上行文

应按请示性公文的程序和要求办理。

上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。

•比如：

“汤丹镇关于矿山安全问题的意见”，是上行意见。

上行意见的主送机关只能是一个（这个文件的主送机关是“区政府”），结束语的写法是：

“以上意见，若无不妥请审批”，或“以上意见如无不妥，请批转执行”。

•作为下行文

•带有指示性，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的，下级机关可参照执行。

•比如：

“国务院关于进一步推进西部大开发的若干意见”，是下行意见，下行意见可以写一个主送机关，也可根据意见的适用范围来确定。

下行意见一般不写结束语，明确怎么做就行了。

•作为平行文

•提出的意见供对方参考，或回复对方单位征询提出的参考意见。

•比如：

•“云南省人民政府关于对国家林业局解决森林公安经费渠道问题的意见”，平行意见只写一个主送机关，结束语的写法：

“以上意见当否，请参考”、“当否，供参考”、“特此回复”。

•3、函使用中应注意的问题

函是平行机关或不相隶属机关、单位之间互相商洽工作、通报情况、询问和答复问题、征求意见、向有关主管部门请求和批准事项时使用的公文文种。

•便函，是非规范性文件，用于联系一般事项作用的函。

便函用机关公用信笺纸行文即可，不需编字号。

•在公文处理实践中，由于许多人对函这个文种的作用不了解，把本来应以“函”行文的文种，经常误用成“通知”、“请示”、“报告”等，影响了公文处理工作的规范化。

“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。

在使用当中，实质不在内容上，而在于形式上。

•比如：

函与请示内容是一样的，但在形式上有区别，请求批准事项，审批权在上级机关的，则使用“请示”，如：

省政府向国务院请示事项，则用请示；审批权在平行机关业务主管部门的，则使用“函”，比如：

云南省人民政府向国家财政部的行文，其内容都是一样的，行文具体表现在标题上，即要用“函”。

•函的结束语有多种写法，不同的种类写法也不同。

•商洽函常用的结束语是：

“可否，盼复”、“当否，请复”；

•答复函常用的结束语是：

“特此函报，请予批准”；

•邀请函常的结束语是：

“专此函请，顺致敬意”；

•告知函常用的结束语是：

“特此函告”。

•不能用“此致，敬礼”来作结束语。

（五）内部行文应注意的问题

•政府各部门依据部门职权可以互相行文

•如:

东川区财政局可以与东川区农业局行文

•政府各部门可以向下一级政府的相关业务主管部门行文

•如:

区林业局可以向各乡镇林公站行文

•政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项以外，一般不得向下一级政府正式行文。

比如:

区林业局不得向汤丹镇政府正式行文。

•因特殊情况确需向下一级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明“经（省、州、县）政府同意”。

•部门内设机构除办公厅（室）外，不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项。

与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。

（六）联合行文中应注意的问题

•同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与同级相应党的机关、军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位之间也可以联合行文。

•党政军群联合行文

主办机关排列在前，即按照党、政、军、群的顺序排列。

•行政机关之间联合行文

标注主办机关的发文字号。

•与其他机关联合行文

原则上应使用排列在前机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。

•联合行文的会签

联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。

一般不使用复印件会签。

（七）转发和印发应注意的问题

•转发是指转发上级机关的文件或下级机关的意见

•印发则主要是本发文机关的意见

比如：

东川区委、东川区人民政府和区委办、区政府办要转发上级机关的文件，只能用转发，不能用印发。

若本级政府的一个或几个部门对某方面的工作形成的意见，需要以政府或政府办公厅（室）的名义下发时，也应用转发行文。

•比如：

东川区扶贫办、区发改局、区农业局研究提出的“关于加强扶贫工作的意见”需以区委、区政府名义发文，其标题应写为：

“云南省人民政府办公厅转发区扶贫办等部门关于加强扶贫工作意见的通知”相反，如果这些部门是代省政府起草的工作意见，在文后没有落款部门的名称，这样的“意见”可直接发文或“印发”都可以；如直接发文，在标题的“关于”前加发文机关即可；如用印发行文，其标准应写为：

“东川区人民政府办公室印发关于加强扶贫工作意见的通知”，“意见”另页印制附在后面。

（八）公文标题处理中应注意的问题

1、标题中应避免出现两个或两个以上的“关于”和“通知”。

•若转发上级机关或下级机关的文件

其文件原标题中有文种“通知”的，为了避免出现“通知”的“通知”，转发机关不再用“关于”引出事由，也就是说要省略“转发”前的“关于”，同时可将“通知”变为“文件”

如，“中共昆明市东川区委关于转发中共昆明市委关于进一步党风廉政建设意见的通知的通知”文件时，其标题应规范为：

“中共昆明市东川区委关于转发中共昆明市委关于进一步加强党风廉政建设意见文件的通知”。

•若原标题中没有“通知”类文种的，则在原标题后直接加文种“通知”即可。

如，区委转发“市委关于。

。

。

。

。

。

情况的通报”文件时，其标题应规范为：

“中共昆明市东川区委转发市委关于2004年以来征地拆迁问题引发群体性事件情况通报的通知”。

•若是转发上级机关转发性公文

•有两种处理办法：

•一是为避免标题表述中层次不清的问题，可把所转发的公文视为转发机关的意见，删去“转发”二字和制文机关；如：

如，区委要转发“市委关于进一步共青团工作意见文件的通知”。

可规范为：

“中共昆明市委关于进一步加强共青团工作意见的通知”。

但在文件内容表述中出现“根据XX文件精神”字样即可。

•二是为防止重叠和繁琐，按照惯例，可以省略中间层次和自己使用的两个“通知”，只保留文件源处的一个文种“通知”。

比如：

“中共昆明市东川区委转发市委转发省委关于加强党风廉政建设的通知的通知的通知”，可以改成这样“中共昆明市东川区委转发省委关于加强党风廉政建设的通知”，为了弥补如此变通后可能出现的遗憾，应把被删节的中间层次写进公文的开头，如：

“近接市委以昆发（２００６）号发来的省委关于加强党风廉政建设的通知”，现转发给你们，．．．．．．．．．

（九）公文标题中标点符号应注意的问题

　１、标题中的书名号问题：

《国家行政机关公文处理办法》对标题中如何使用书名号有明确规定，即公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

２、标题中必须冠以发文机关

行政机关公文的标题应规范为：

发文机关+发文事由+文种。

无论转发性公文，还要其他上行文、下行文、平行文，标题都必须冠发文机关。

（十）现在执行的公文处理办法

•党委系统主要是：

1996年5月3日中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》和市委《中国共产党昆明市各级机关公文处理实施细则办法》

•政府系统主要是：

2000年8月24日国务院办公厅印发的《国家行政机关处理办法》、《国家行政机关公文格式》和《关于实施国家行政机关公文处理办法涉及的几个具体问题的处理意见》。

（十一）公文起草应注意的问题

•步骤：

领受任务，弄清起草的目的和要求；对所要表述的问题进行全面、深入的调查研究和充分论证；对材料进行整理加工，运用适当的表达方式，拟出公文初稿；征求有关部门或人员的意见，协调修改，取得一致意见，送有关领导签发。

需作修改的，由起草部门按领导意见修改后再报批。

•注意事项

•1、符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规以及上级机关的指示精神，并使之在全区、本部门、本单位得到贯彻落实。

完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。

•2、全面、准确地反映客观实际情况，并注意政策的稳定性和连续性，提出的政策、措施、办法切实可行。

•3、内容充实，观点明确，结构严谨，条理清晰，表述准确。

•4、开门见山，文字精炼，篇幅简短，文风端正。

•5、人名、地名、时间、数字、引文准确。

公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案。

计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。

•6、文种、格式使用正确。

（十二）公文校对应注意的问题

•如何校核公文

•1、接收原件，查对登记。

核稿人在接收文件时应查对清点文稿及有关材料，然后就题目、来文单位、文稿的交办人、接收时间、领导人的批示、文稿的缓急时限和秘密等级等进行登记。

•2、初步校核，提出意见。

在弄清与文稿有关情况的基础上，提出是否需要行文的意见，报主管领导审批后进行校核。

•3、深入校核，改出一稿。

在初步校核的基础上，对其中涉及的重要问题明确校核的原则、重点和改法，然后再进行修改。

•4、印制清样，征求意见。

文稿印出清样后，就文稿内容涉及的业务主管部门征求意见，综合意见，进行修改。

印出清样，呈送报批，送文印发。

•公文校对的主要内容：

•1、报批程序是否符合规定；

•2、是否确定需行文；

•3、内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接；

•4、涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见，是否已履行规定的审批、会签手续；

•5、所提措施和办法是否切实可行；

•6、文种使用是否准确，公文格式是否规范；

•7、人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当、汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合本细则的规定。

（十三）公文的办理

•公文办理主要包括：

收文办理和发文办理。

•1、收文办理：

签收、登记、拟办、请办、分送、传阅、承办和催办等程序。

•2、发文办理：

核发、登记、印制和分发等程序。

（十四）公文管理

•1、非密文件的管理

•公文应发给组织，由办公室统一管理，一般不发给个人。

•2、秘密文件的管理

•秘密公文的印发、阅读和传达范围应严格按发文机关的要求执行，下级机关、不相隶属机关如需变更，须经发文机关批准，不得自行扩大范围和传达范围。

•1、秘密公文的清退、销毁由各级党的机关保密部门负责，其他部门和单位无权自行处理。

•2、清退秘密公文，由办公室列出清退目录，收文单位按清退目录清退。

公文清退工作情况，每年向主管机关报告一次。

•3、销毁秘密公文，应严格履行登记手续，经主管领导人审核批准后须至少两个监销，保证不丢失、不漏销。

个人不得擅自销毁公文。

（十五）公文的归档

•1、上级机关召开的需要机关贯彻执行的会议的主要公文、材料；

•2、上级机关颁发的属于本机关主管工作并需要本机关执行的公文，以及普发的，虽非本机关主管业务但需要本机关贯彻执行的公文；

•3、党和国家领导人、人大代表、政协委员、上级机关领导同志等视察、检查本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片等和有特殊保存价值的录音、录像材料；

•4、代上级机关草拟并被采用的公文的最后底稿及其印本；

•5、上级机关批转、转发、印发的本机关的公文、调查报告、材料；

•6、本级党组织召开的党代会、全委会、常委会、工作会、专题会、专业会等各类重要会议的全套会议公文及照片、声像材料；

•7、本机关发布的各种正式公文的签发稿、印本，重要公文的修改稿，编印的各类简报、刊物稿；

•8、本机关的请示与上级机关的批复、批示件、审改件或答复记录，下级机关的请示与本机关的批复、批示件、审改件或答复记录；

（十五）公文的归档

•1、本机关的工作计划、总结、报告、工作制度、思想及业务建设方面的资料等；

•2、反映本机关业务活动和管理等方面的公文、材料，处理日常工作和机关公务形成的会议记录、纪要；

•3、机关领导同志在工作及公务活动中形成的讲话、署名文章签发原稿及其印本、工作笔记本、重要信件、电报、电话记录、题词，以及从外机关、单位或会议带回的与本机关工作有关的公文、材料；

•4、内容重要的人民来信、来访材料，领导的批示、指示记录，调查处理意见、结果等公文、材料；

•5、本机关成立、合并、转隶、撤销、分设、更改名称等，启用印章及组织简则、人员编制、干部任免、调动等人事方面形成的材料；

•6、本机关的固定资产等统计资料；

•7、本机关与其他部门形成的各种材料；

•8、其他与本机关有关的公文、材料。

●公文的格式（基本要素）

●公文一般由以下１７个部分组成：

版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记。

可划分为眉首、主体、版记三部分。

•置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；

•置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之上的各要素统称主体；

•置于主题词以下的各要素统称版记。

（一）眉首部分（版头）

•发文字号由规范的发文机关代字、带括号的发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方红色横线上方居中位置，与红色横线间隔1—1.5厘米。

如需标注签发人，则发文字号标注于红星左侧横线的上方，签发人在右侧横线的上方，以红五星呈中心对称。

联合行文，一般只标明主办机关的发文字号。

格式：

X〔XXXX〕X号。

•签发人上报公文应在发文字号右侧标注“签发人：

XXX”，与发文字号平行。

联合行文的上报公文应当标注各联发机关签发人姓名。

格式：

XX〔XXXX〕X号签发人：

XXX或是XX〔XXXX〕X号签发人：

XXX

XXX

（二）主体部分

•标题由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于版头红色横线下方1.5—2厘米处，居中排印，并根据字数多少合理分行排列，转行时不要把词、词组和专业术语分开，以保持词意的完整性。

排列要对称、美观、大方、字数多的一般排列成正宝塔形或是倒宝塔形。

字体用二号标题宋体。

格式：

发文机关全称或是简称+公文主题+文种

•主送机关主要受理公文的机关。

主送机关名称应用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方顶格排印，回行时也要顶格排印。

决议、决定、意见、规定等文种如果不标明主送机关，可以把主送机关标明在印发传达范围，标明“此件发至XX级”。

会议纪要等不标写抬头文种的公文，可将主送机关标注于公文末页抄送机关之前。

•公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。

（党委：

用16K纸，每页19—21行、每行25个字（含标点符号）；行政用A4纸，每页22行，每行28个字）。

首页必须有正文，正文一般用三号仿宋体，如是印发、批转、转发通知一般用三号正楷。

正文中结构层次标注如下：

第一层次用“一、二、三…..”，一般用三号黑体或标题宋体；第二层次用“

（一）

（二）（三）….”，一般用三号楷体；第三层次用“1、2、3….”，一般用三号仿宋体；第四层次用“

（1）、

（2）、（3）…..”，一般用三号仿宋体。

•附件应置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后（与正文隔一行，重新起行）、发文机关署名之前注明附件的名称；如回行，与附件名称第一个字对齐（例：

附：

XXXX）；如有两个以上附件，要标明附件的顺序号（例：

附：

1、……），附件名称后不加标点。

附件的左上角应注明“附件：

”，两个以上附件应注明顺序号（例：

附件1：

附件2：

……）。

•发文机关署名应用全称或者规范化简称（如中国共产党昆明市东川区委员会或“中共昆明市东川区委”），位于正文的右下方，署名的最后一个字要比正文缩4个字。

联合行文时，各联署机关应按正常排序署名。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

•印章除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文应加盖发文机关印章。

用印应位于发文机关署名中间、成文日期偏上，骑年盖月，上不压正文，下不压印制版记。

联合行文应分别用印，上行文必须用印，下行文不用印（红头），但黑头要用。

公文如有附注（需要说明的其他事项），比如：

“此文发至县处级”、“号文有误，以此为准”，特别强调一下，“请示”和“函”等文种，一般要写上联系人和联系电话，也在为附注要素中来标识，附注要标识在成文日期之下主题词之上。

应当用括号括起来。

（三）公文的版记部分

1、主题词：

按上级机关的要求和《公文主题词表（修订本）》标注，位于公文末页下部、抄送机关或印制版记的横线上方。

“主题词”三字用三号黑体，内容用三号标题宋体。

标注主题词的原则是：

谁起草公文谁负责标注，联合行文由起草和主办机关负责标注。

格式：

类属词+类别词+文种

•现行主题词选择主要有：

《中共中央办公厅公文主题表》和《国务院公文主题词表》

•第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政”、“金融”类等（主题词表中用黑体字标识的词组）；第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等；第三层是类属词，如“体制”、“职能”、“编制”等。

•第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。

公文的主题题词普遍标注不准确的三种情形：

（1）缺类别词：

许多主题词只标注了类属词和文种，缺类别词这个主要要素。

例如：

“公务用车配备手续请示”、“避孕药具管理通知”，这两个主题词都缺类别词。

应分别规范为：

“行政管理公务用车配备请示”“卫生计划生育避孕药具△管理通知”

（2）选词方法不当：

许多公文主题词标注不准确，就是没有掌握正确的标注方法，而是把公文标题的语言断开来“组装”。

例如，有一个单位给省政府办公厅上报的公文，标题是“单位关于申请车辆落户的请示”，主题词是：

“申请车辆落户请示”。

这样标注的主题词，除方法不当，要素不全外，还有“克隆”的味道。

主题词应规范为：

“行政管理车辆落户△请示”。

（3）词性混乱：

主要问题是，有些公文把不属于公文内容的词组当作类属词标注。

例如，有一个部门报省政府的公文，标题是“关于印发州人民政府机构改革方案的请示”，他标的主题词是：

“机构改革方案州政府印发请示”。

这个主题词词组的词性就较乱。

准确的标注应是：

“机构