审核组长培训材料.docx
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审核组长培训材料
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北京中物联审核组长培训材料
按：
为规范现场审核，规避认证风险，进一步发挥审核组长的督导作用，中心根据CNAS-CC01:
2011《管理体系认证机构要求》及相关认可准则应用指南，结合日常认证审核发现的问题，编制了这份培训材料，供广大审核组长学习、参考。
由于时间仓促，本材料可能存在用词不够准确，内容不够全面等问题，请各审核组长随时反馈你们的意见，以便补充、完善。
并通过共同努力，进一步提高审核组长的专业水平和专业能力，建设一支高标准、严要求的审核队伍，确保审核的有效性。
1.审核组长的职责和权限
审核组长是由中心委派，有能力领导审核组，并代表中心对受审组织进行认证审核的审核员。
中心对认证项目实行审核组长负责制，要求审核组长履行中心规定的权力和义务，并对分管的审核项目负责。
1.1审核组长的职责
1.1.1接受中心下达的审核任务，按审核委托书组成专业能力配套，能够独立开展认证审核活动的审核组，并按中心策划的审核方案实施现场审核。
1.1.2审查受审方管理体系文件，编制《管理体系文件评审报告》，提交受审核方，并请受审方整改文审发现的问题。
1.1.3编制审核计划，并通过与受审方沟通，确定审核时间安排，协商审核组进驻相关事宜。
1.1.4做好现场审核前的准备工作，召开审核预备会议，组织审前专业培训活动，要求审核组员执行中心“关于使用电子版记录的有关规定”。
1.1.5组织现场审核活动，包括召开首末次会议，协调审核中出现的各种问题，保持审核中组员之间的沟通，组织末次会议前与受审方领导层的沟通等事宜。
1.1.6监督审核组成员执行认证准则，讲究认证工作的职业道德，遵守受审方的规章制度，对实习审核员、审核员进行现场指导。
1.1.7确保审核结论与审核发现的一致性，检查并修改审核组员审核记录（需要时），汇总与审核准则的符合情况，编制审核报告并请企业确认。
1.1.8根据审核发现的问题，确认审核组员开具的不符合报告，并对不符合纠正和措施进行及时、有效的验证。
1.1.9核查、整理审核材料，收集打包文件，核准产品相关标准清单，并在现场审核结束后两天内一并寄达中心。
1.1.10接受并确认中心认证评定部传递的整改信息，及时整改审核案卷中存在的问题，共同排除认证风险。
1.2审核组长的权限
1.2.1有权领导审核组员，部署审核组的工作，并根据现场审核需要，在审核进程中调整和改变工作分配。
1.2.2有权监督、指导审核组成员认真执行中心的各项规定，有权制止违背公正性的关联交易，及时向中心反馈审核组员的工作业绩和不良倾向。
1.2.3有权向中心反映审核方案存在的问题，并在中心审核方案管理人员指导下调整审核方案，排除因审核方案不当导致的认证风险。
1.2.4有权将审核进程中关注的任何问题告知受审方，并在末次会议前组织与受审方的领导进行必要的沟通活动。
1.2.5当审核获得的审核证据显示无法实现审核目的，或显示受审方存在紧急和重大风险时，审核组长有权向中心报告，并在中心同意的情况下，修改审核计划、改变审核目的、改变审核范围，直至终止审核活动。
1.2.6当认证项目存在“审核人日严重不足”、“审核专业评错”、“认证范围超过营业执照或许可资质核准的经营范围”等影响审核有效性的问题，审核组长有权要求中心合同评审人员在审核活动实施前进行纠正。
1.2.6根据我中心认证客户结构的特点，审核组长有权抵制虚假认证活动：
1）接受审核时没有受审方人员参加，由咨询机构全程包揽，并用现凑记录的方法应对审核，审核组长应向中心报告，并在索取相关证据后，撤离审核现场。
2）认证企业在法律性证据上弄虚作假（包括提供假营业执照、假许可资质、假3C认证证书、假现场等），并且证据确凿，审核组长在调研取证的情况下，有权做不予推荐认证资格的审核结论。
3）经查证、核实，认证企业在生产经营活动中存在严重违法行为（如三同时验收不达标擅自生产、没有生产许可证擅自生产有许可资质要求的产品等），或存在隐瞒重大违法事故、重大投诉事件和上级抽检不合格等事实，审核组有权开具严重不符合项，请受审方签字后，做不予推荐认证资格的审核结论。
2.现场审核的准备
2.1阅读中心策划的审核方案
现场审核前，审核组长应认真阅读中心策划的审核方案（含合同评审情况和方案策划情况）并确认：
1）企业是否存在与办公地点不在同一处的场所，如仓库、车间、销售部门等；
2）企业为完成特定工作是否存在临时性场所；
3）企业在认证范围内是否存在子公司；
4）企业是否有分布在其他地区的现场；
5）企业是否有外包过程；
6）企业申请的认证项目与中心的业务范围是否一致；
7）中心界定的专业类别是否准确，人日数是否充分。
2.2确认企业的基本信息
检查认证企业是否制定了管理手册和程序文件（目录），手册的发布日期距审核日期是否已经超过三个月，并确认：
1）企业提供了证明自己合法地位的证据（复印件），包括（但不限于）：
法人营业执照、企业资质、生产许可证、安全生产许可证、行业许可资质、3C认证证书等，所提供的证据应应与法规飞归要求相一致，并且在有效期内；
2）EMS、OHSMS（需要时）认证的企业还应提供与立项审批、竣工（试生产）审批、正式生产审批等与认证风险相一致法律证据，包括（但不限于）：
环评报告、环境影响报告（或登记）及批准意见、安评报告及主管部门批准文件（S需要时）、“三同时”验收报告及主管部门批准文件（E、S需要时），排污许可证、近一年内环境监测报告（E），近一年内职业健康安全相关检查及验收（S），环境/安全守法证明（E、S）等；
3）大型或工艺复杂的生产企业应提供厂区平面图、生产流程图，EMS、OHSMS应提供重要环境因素清单（E）、重大危险源（风险）清单（S）、适用的法律法规清单。
2.3进行文件评审
GB/T19011-2003标准规定，在现场审核前应当评审受审方的文件，以确定文件所述的体系与审核准则的符合性。
文件审核可包括相关管理体系文件和记录及以前的审核报告。
评审应考虑组织的规模、性质和复杂程度以及审核的目的和范围。
2.3.1根据以上规定，中心要求初审一阶段（含非现场一阶段）前、再认证前，以及变更认证范围的监督审核前必须进行文件审核。
文审应由审核组长进行，如果审核组长不具备相应的专业能力，可由审核组中具有相应专业能力的成员一同评审并签字确认。
2.3.2文件审核的目的是评审受审方的管理体系文件，确认文件所述的管理体系与审核准则的符合性，以及管理体系文件的系统性和协调性。
文件审核的内容应包括：
1）管理方针是否由组织最高管理者批准，是否满足标准的要求，是否体现了组织的性质、产品、场所、管理特征；
2）管理体系的实施范围，是否涵盖了应有的产品、场所、过程和（仅限QMS）条款删减及其合理性
3）目标指标是否在方针的基础上展开，是否考虑了自身的产品特性、（EMS）环境因素、（OHMS）危险源，以及风险和法律法规的要求，是否在相关的层次和职能上展开。
4）（QMS）控制措施、（EMS、OHMS）方案是否在目标指标的基础上展开，是否规定了职责、方法、时间表，是否与组织的（QMS）关键过程、（EMS）重要环境因素、（OHMS）重大危险源相一致。
5）组织机构与职责权限是否明确，并满足要求。
6）是否按照标准要求建立并保持必备的文件化程序，程序是否阐明了目的、范围、职责、方法（方法是否具有可操作性）及引用的其他文件和记录表格；
7）管理体系文件结构、层次及相互关系是否清晰，是否给出查询相关文件的途径。
2.3.4文审发现企业管理体系实施时间不足三个月，或存在与标准要求不符的情况，审核组长应当向中心报告，提出审核是否继续进行或暂停审核的意见，同时通知受审核方，直至有关文件的问题得到解决为止。
2.5一般情况下，初次认证的文审应在第一阶段审核期前完成，由审核组长编制《文审报告》，说明文审发现的问题，提出整改要求，在一阶段审核前（时）提交受审核方。
2.6受审方应第一阶段审核结束前完成文件修改，经一阶段审核组长确认生效后，进入二阶段审核。
2.7审核组在二阶段现场审核中，应继续关注程序文件、作业文件的适宜性、可操作性、和有效性，并对发现的不符合以《不符合报告》的方式提出。
2.8再认证审核和管理体系文件发生较大变化的监督审核，也要按上述要求进行文审，填写文审报告，并在现场审核结束前完成文件修改和确认工作。
2.4编制审核计划
2.4.1CNAS-CC01标准规定，审核计划应与审核目的和范围相适应，至少包括或引用：
1）审核目的；
2）审核准则；
3）审核范围，包括确定拟审核的组织和职能单元或过程；
4）拟实施现场审核活动（适用时，包括对临时场所的访问）的日期和场所；
5）现场审核活动预期的时间和持续时间
6）审核组成员和审核组同行人员的分工和职能。
2.4.2中心对编制审核计划的基本要求：
1）审核组长在编制审核计划前，应认真了解中心针对本次现场审核策划的审核方案，并根据审核方案的要求编制审核计划。
2）所编制的审核计划应内容完整、准确，一天工作时间为8小时，半天工作时间为4小时；
3）QMS应安排专业审核员审核专业条款，EMS、OHSMS应安排专业审核员审核体系归口管理部门，以及与重要环境因素/重大危险源（风险）有关的部门、活动和过程。
4）生产部门有若干生产车间时，审核计划应明确到具体的车间，而不是笼统的生产部/生产车间，关键控制岗位（如污水处理站、危险品仓库、供热锅炉房）等应在审核计划中单独列出或明示。
5）一般情况下，不要安排两个正式审核员同时审核一个部门，遇到特殊情况，必须安排两个正式审核员审核同一个部门时，审核任务应分解到人（即在审核计划中说明每个人审核哪些条款）。
6）技术专家、实习审核员不能单独审核；需要时，技术专家可不与审核员固定成组，仅在审核应分管的专业条款时出现即可。
7）对于多场所认证企业，应参照审核方案对抽样的要求，在审核计划里对抽样做出具体安排。
2.4.3一阶段审核计划
2.4.3.1根据CNAS-CC01标准要求，一阶段审核目的是：
1）审核客户的管理体系文件；
2）评价客户的运作场所和现场的具体情况，并与客户的人员进行讨论，以确定第二阶段的准备情况；
3）审查客户理解和实施标准要求的情况，特别是对管理体系的关键绩效或重要因素、过程、目标和运作的识别情况；
4）收集关于客户管理体系范围、过程和场所的必要信息，以及相关法律法规要求和遵守情况（如客户运作的质量、环境、法律因素，相关的风险等）；
5）审查第二阶段审核所需资源的配置情况，并与客户商定第二阶段审核的细节；
6）结合可能的重要因素充分了解客户的管理体系和现场运作，以便为策划第二阶段审核提供关注点；
7）评价客户是否策划和实施了内部审核和管理评审，以及管理体系实施程度能否证明客户已为第二阶段审核做好准备。
（CNAS-CC01标准规定，对于大多数管理体系而言，建议至少部分第一阶段审核活动在客户的场所进行。
）
2.4.3.2一阶段现场审核计划的编制
1）审核部门至少应包括：
管理层（含最高管理者和管代）、体系归口管理部门和主要作业现场；
2）一般情况下，应包括以下条款所规定的内容：
Q:
4.1/4.2/5.3/5.4/5.6/6.1/7.1/7.2/8.1/8.2.2/8.5.1
E:
4.1/4.2/4.3/4.4.1/4.4.4/4.4.6/4.4.7/4.5.4/4.5.5/4.6
S:
4.1/4.2/4.3/4.4.1/4.4.4/4.4.6/4.4.7/4.5.3/4.5.4/4.6
3）EMS、OHMS应安排现场巡视，通过现场初始评审，观察环境污染预防和职业健康风险防范的情况。
2.4.3.3一阶段非现场审核计划的编制
一阶段非现场审核计划可以不涉及具体条款，应通过电话与领导层（管代）和体系的归口管理部门沟通，并至少包括以下内容：
1）了解受审核方组织机构、职能、产品/服务；
2）了解活动和过程的地域、场所（含周边情况）分布、距离，特别是与重
要环境因素/重大危险源有关的风险情况；
3）注册地址与经营地址情况；包括
a）不在同一地址的部门（车间、仓库、销售部）有几个；或
b）不在同一地址的分场所（分厂、子公司、分公司）有几个；或
c）临时/流动场所有几个；
d）活动和过程所在地理位置对环境/安全的特殊要求。
2.4.4二阶段审核计划
2.4.4.1根据CNAS-CC01标准要求，第二阶段的审核目的是评价客户管理体系的实施情况，包括整个现场、全条款审核（除删减条款外），并至少覆盖以下方面：
1）与适用的管理体系标准或其他规范性文件；
2）依据关键绩效目标和指标（与适用的管理体系标准或其他规范性文件的期望一致），对绩效进行的监视、测量、报告和评审；
3）客户管理体系和绩效中与遵守法律有关的方面；
4）客户过程的运作控制；
5）内部审核和管理评审；
6）针对客户方针的管理职责；
7）规范性要求、方针、绩效目标和指标（与适用的管理体系标准和其他规范性文件的期望一致）、适用的法律要求、职责、人员能力、运作、程序、绩效数据和内部审核发现及结论之间的联系。
2.4.4.2二阶段审核计划的编制
1）中心规定，一阶段审核与二阶段审核至少间隔半天时间，一般情况下，
影响进入第二阶段审核的问题均已得到整改后，方可进入第二阶段审核；
2）进入审核现场前，审核组长应根据中心策划的二阶段审核方案，编制第
二阶段的审核计划。
3）编制第二阶段的审核计划时，如发现审核人日不足、认证专业不对、体系覆盖范围失真等影响审核有效性的问题。
应与中心审核方案管理人员沟通，并实施必要的调整。
4）所编制的审核计划应涵盖认证范围内的所有部门（含管理层）、所有过程和所有场所，并按适用的标准要求对所有条款、分条款进行逐项审核。
5）一般情况下，应从受审核部门在管理体系承担的职能入手，以受审核组织的职能分配表为准（职能分配表如不合理应予以修改、调整），审核与该部门所有的相关条款。
2.4.5监督审核计划
2.4.5.1CNAS-CC01标准规定，监督审核是现场审核，但不一定是对整个现场的审核，监督审核方案至少应包括对以下方面的审核：
1）内部审核和管理评审；
2）对上次审核中确定的不符合采取的措施；
3）投诉的处理；
4）管理体系在实现获证客户目标方面的有效性；
5）为持续改进而策划的活动的进展；
6）持续运作的控制；
7）任何变更；
8）标志的使用（或）任何其他对认证资格的引用。
2.4.5.2审核组长应依据中心策划的监督审核方案编制审核计
划，并在现场审核前提前告知受审组织。
2.4.5.3每次监督审核计划必须包括：
a）管理体系的归口管理部门和含有重要因素或主要作业活动的区域（场所），审核相应的标准条款：
c）跟踪不符合项的整改情况。
d）主管部门检查情况和投诉情况。
e）任何变更
f）标志的使用和（或）任何其他对认证资格的引用。
g）中心在审核方案中规定的应审条款
2.4.5.4需要时，审核组长可根据审核方案要求和实际需要.审核组长增加的其他条款。
2.4.6再认证审核计划
2.4.6.1再认证审核目的是确认管理体系整体的持续符合性和有效性，以及管理体系相对于认证范围的适宜性。
2.4.6.2再认证审核计划应参照中心策划的再认证审核方案，在对受审核方管理体系运行三年绩效评价的基础上编制。
2.4.6.3再认证审核计划应覆盖管理体系范围内的所有部门和条款，具体编制可按管理体系二阶段审核计划的要求进行。
2.5做好现场审核准备
2.5.1收到审核委托书后，到达认证组织前，审核组长应根据认证范围，再次向认证组织确认是否具备相应的审核现场，如发现受审方确无审核现场，应向中心如实反馈，以便采取相应的对策。
2.5.2进入现场审核前，审核组长应组织召开预备会议，一般情况下，审核预备会议包括以下内容：
1）宣读审核委托书；
2）介绍受审核组织的基本情况；
3）宣布审核日程安排及审核中的注意事项；
4）传达中心对审核记录的要求（包括中心电子版记录的使用要求和规定）；
5）由技术专家或专业审核员进行必要的专业培训。
2.5.3要求审核组成员按审核计划分工，编制各自的《现场审核检查表》；审核检查表应覆盖规定的审核范围、部门及涉及的体系要素/过程等；
3.现场审核的实施
3.1对现场审核的基本要求
3.1.1完整的现场审核应包括首次会议、现场审核取证、审核组内部交流
与受审核方沟通、末次会议等内容，由审核组长负责组织，审核组员密切配合，共同完成现场审核的全部工作。
3.1.2现场审核时，每天实际工作时间不能少于8小时，每半天实际工作时间不能少于4小时，并确保80%时间用于收集客观证据（收集客观证据的时间不包括准备会、内部评定会、整理评审材料、编辑审核报告的时间）。
3.1.3审核组全体人员必须严格遵守中心的保密规定、认证管理制度，依据审核计划安排，按照事先编制的检查表进行审核，并记录审核情况。
3.1.4检查表中记录的内容应清晰、不用涂改液涂改，对有可追溯性问题应在审核记录中陈述充分，并收集客观证据，每个部门的检查表首页应有审核人员的签字。
3.1.5确保抽样的随机性、合理性，以及适当的样本数量（中心要求8.2.4条款应对采购产品、中间产品和最终产品分别抽样3个，7.6条款至少对计量器具的周检情况抽样3个，6.3条款应验证全部特种设备检定情况，6.2条款应对特种作业人员资质抽样，至少每类3个）；
3.2现场审核的实施
3.2.1一阶段审核
3.2.1.1按照CNAS-CC01:
2011标准规定，一阶段审核应：
1）审核客户的管理体系文件；
2）评价客户的运作场所和现场的具体情况，并与客户的人员进行讨论，以确定第二阶段的准备情况；
3）审查客户理解和实施标准要求的情况，特别是对管理体系的关键绩效或重要的因素、过程、目标和运作的识别情况；
4）收集关于客户的管理体系范围、过程和场所的必要信息，以及相关的法律法规要求和遵守情况（如客户运作中的质量、环境、法规因素、相关风险等）；
5）审查第二阶段审核所需要资源的配置情况，并与客户商定第二阶段审核的细节，
6）结合可能的重要因素充分了解客户的管理体系和现场运作，以便为第二阶段审核提供关注点；
7）评价客户是否策划和实施了内部审核与管理评审，以及管理体系的实施程度能否证明客户已为第二阶段审核做好准备。
3.2.1.2按照中心规定，一阶段审核的关注点至少包括以下五个方面：
1）甄别有效的法律性证据，包括营业执照、组织机构代码证、行业许可资质证书（需要时）、3C认证证书（需要时）、批准正式生产的三同时验收证据（E）、安评报告（S）（需要时）、守法证明（E、S）等等；
2）初步确定管理体系的覆盖范围，关注认证范围内是否包括国家明令淘汰的产品，是否与管理体系实际运行相一致
3）评价管理体系的策划过程，确认管理体系的策划结果和方针目标的可行性，关注内审和管理评审的可信度。
4）综合评价受审方对管理体系标准的理解程度，确认是否具备进行第二阶段审核的条件。
5）审查第二阶段审核所需资源的配置情况，确定第二阶段关注的重点。
3.2.1.3一阶段审核正式实施前，审核组长应向受审核方提供“文审报告”，并在“文审报告”中提出认证组织管理体系文件中不符合标准要求或不够完善的问题。
3.2.1.4一阶段审核结束后应形成两个文件：
1）“一阶段审核报告”：
综述一阶段审核情况和审核发现，明示二阶段审核重点关注问题及有关二阶段审核安排的建议。
2）“一阶段审核问题清单”—指一阶段审核中的发现可能影响二阶段审核能否进行的问题，或可能构成二阶段不符合的问题。
3.2.1.5一阶段审核结束后，审核组长应填写审核方案中的“一阶段审核信息”，做为二阶段审核方案的策划的信息输入
3.2.1.6对一阶段非现场审核可不填“一阶段审核问题清单”，只需按规定填写《一阶段非现场审核报告》即可。
3.2.2二阶段审核
3.2.2.1按照CNAS-CC01:
2011标准规定，二阶段审核的目的是评价客户管理体系的实施情况，并至少覆盖以下方面：
1）与适用的管理体系标准或其他规范性文件的所有要求的符合情况及证据；
2）依据关键绩效目标和指标（与适用的管理体系标准或其他规范性文件的期望一致），对绩效进行监视、测量、报告和评审；
3）客户的管理体系和绩效中与遵守法律有关的方面；
4）客户过程的运行控制：
5）内部评审和管理们评审；
6）针对客户方针的管理职能；
7）规范性要求、方针、绩效目标和指标（与适用的管理体系标准或其他规范性文件的期望一致）、适用的法律要求、职责、人员能力、运作、程序、绩效数据和内部审核发现及结论之间的联系。
3.2.2.2组织现场巡视
EMS和OHSMS认证审核，应先进行必要的现场巡视。
审核组长应根据文审情况和审核方案要求，确定现场巡视中应关注的关键场所和重点内容，寻找问题点，以作为正式审核的切人点。
如EMS应观察水、气、声、渣等污染物的排放情况，包括（但不限于）：
烟筒有多高、噪音有多大、放空管和残液管在哪里，污水排管如何与市政管网接口等等。
OHSMS应观察危险源分布情况和员工安全守法情况，判断那里可能存在不可容许的职业健康安全风险。
审核组长应记录现场巡视情况，并要求审核组员在正式审核时，追溯现场巡视发现的问题。
3.2.2.3二阶段审核不仅检查“做了没有”，而且要通过抽样的证据评价“做的如何”，是否符合标准要求，审核证据应全面、有效；
3.2.2.4二阶段审核应记录、评审与适用管理体系标准期望的那些关键绩效目标和指标的完成情况，并获取相应的审核证据。
3.2.2.5二阶段审核的具体操作详见本培训材料3.3《现场审核的控制要点》
3.3现场审核的控制要点
审核组长应对审核活动的全过程进行有效控制，并在全程控制中把握以下关键点
3.3.1召开首次会议
首次会议承上启下，能在维护认证的严肃性，增强认证客户贯标意识，理顺认证工作脉络上发挥一定积极作用。
3.3.1.1按照CNAS-CC01规定，首次会议的目的是简要解释将如何进行审核活动，详略程度可与客户对审核过程的熟悉程度相一致。
3.3.1.2首次会议的参加人员为审核组长、组员及受审核方最高管理者、管理者代表、中层管理人员。
3.3.1.3参加首次会议的受审核方人员应在《现场审核首次会议签到表》上签到，并做好《首次会议记录》；
3.3.1.3首次会议的内容应包括：
1）审核组长在首次会议上介绍审核组成员，受审方介绍参会人员（需要时）；2）宣读公正性和保密声明；
3）宣布审核安排，介绍审核方法，确认审核范围；
4）确认审核计划（包括审核类型、范围、目的和准则），以及与受审方有
关的其他安排。
3.3.2抓好关键过程、高风险区域的审核
在实施审核计划中，审核组长可根据审核进展情况调整所分配的审核任务，确保对关键过程和高风险区域的审核到位.
1）一般情况下，对领导层的审核任务应由审核组长承担。
2）QMS：
7.1/7.3/7.5.1/7.5.2/8.2.4条款必须由专业审核员（或在技术专家的参与下）审核，同时要收集计量器具（设备）周检、特种设备检定、特殊作业人员资格、产品型式试验（需要时）的审核证据；
3）EMS/OHSMS：
归口管理部门4.3.1/4.3.2/4.3.3/4.3.4（S）条款，包含重要环境因素/重大危险源的部门或区域的4.4.6/4.4.7/4.5.1条款，必须由专业审核审核，或在技术专家支持下进行审核。
3.3.3加强现场审核中的沟通交流
3.3.3.1审核组长应掌握审核活动的进展情况，随时与审核组员进行沟通交流，可行时应随时向受审方通报
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