山西天然气管网工程竣工资料归档整理细则.docx
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山西天然气管网工程竣工资料归档整理细则
山西天然气管网工程
项目文件归档要求与档案整理规范
（试运行）
山西天然气股份有限公司项目研发部
2011-04-1
前言
本标准是为规范天然气管网工程项目档案管理，确保山西天然气档案的完整、准确、系统、规范和安全，使之更好地服务于天然气管网工程建设和生产经营管理及今后的改扩建工作。
本标准是天然气管网工程建设项目开展档案工作的基本规范，各单位应结合实际认真实施。
本标准起草单位：
山西省家档案局、山西天然气股份有限公司
1.0范围
本标准规定了山西天然气管网工程建设项目档案工作组织、职责要求；明确了项目文件归档、项目档案整理、保管、利用、信息化管理及项目档案验收的基本方法。
本标准适用于新建、改建、扩建、技改、续建的山西天然气管网工程建设项目的档案管理工作。
2.0规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准。
然而，鼓励根据本标准研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适应于本标准。
GB/T19000质量管理和质量保证系列标准
GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法
GB/T17678.1CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求
GB50319建设工程监理规范
GB/T18894电子文件归档与管理规范
GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求
DA/T28国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范
DA/T42企业档案工作规范
《国家重点建设项目档案管理登记办法》（档发字〔1997〕15号文件）
《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）
GB／T11822-20002.7《照片档案管理规范》GB/T11821-2002
3.0术语和定义
3.1项目文件指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。
3.2项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。
3.3项目竣工文件指项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。
监理工程师论坛
3.3.1项目施工文件指施工单位在项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。
3.3.2项目竣工图指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。
3.3.3项目监理文件指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。
项目监理文件指监理单位在工程设计、施工监理过程中形成的文件。
3.4.项目竣工验收文件指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。
4.0山西天然气管网工程建设项目档案工作职责和要求
4.1山西天然气管网工程建设项目（以下简称项目）档案工作实行项目法人负责制。
项目法人或受其委托的建设单位（以下统称项目建设单位），全面负责本项目的档案工作，并接受档案行政管理部门的监督和指导。
项目建设单位在与地质勘探、勘察设计、施工安装、工程监理、设备供应等单位（以下简称参建单位）签订勘探、设计、施工及采购、服务、技术等合同、协议时，应设立专门条款，明确提交项目文件范围及相应职责，提出文件的质量要求、整理标准，提交套数、提交时间等要求。
4.2项目档案工作实行统一领导、统一制度、统一管理、分工负责原则。
4.3项目建设单位应明确档案工作的分管领导，建立与项目相适应的档案管理机构。
确定项目档案管理机构的负责人和各职能部门分管档案工作的负责人。
4.4项目档案工作应与项目建设同步。
项目建设单位应从项目开始筹建就建立档案工作，把项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入分管领导和工作人员的岗位职责，并与项目建设管理同步实施、同步考核。
4.5项目建设单位应配备适应项目档案工作需要的专职人员；各职能部门也应根据需要配备相应的专职或兼职档案工作人员。
4.6各参建单位应按建设单位要求或合同规定，明确负责档案工作的部门，配备满足项目档案工作需要的专（兼）职档案人员。
4.7档案人员专业素质和职业操守应适应项目档案工作的需要；档案人员应保持相对稳定。
项目档案工作人员应具有档案专业和天然气管网工程建设专业知识。
档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。
项目应建立档案人员培训制度并认真组织实施。
4.8项目建设单位应建立以档案部门为中心，各职能部门、各参建单位档案部门或专（兼）职档案人员为基础的档案工作管理网络。
4.9项目建设单位档案部门职责：
——贯彻落实国家、行业及项目主管部门有关档案工作的法律、法规、标准规范，建立健全本项目档案工作制度，组织项目档案业务培训；
——对本单位各职能部门和参建单位档案工作进行监督、指导、检查；
——参与项目合同管理，对文件材料和档案的形成进行全程监管和控制。
——参与项目建设的重要会议、重大活动、重要设备开箱验收、项目建设交工验收；
——负责收集、整理、保管、提供利用本项目全部档案，并按要求做好项目档案验收准备和移交工作。
4.10建设单位各职能部门档案工作职责：
——负责本部门项目文件的收集、整理，对归档文件质量和完整、准确、系统情况负责；并在规定时间内向档案部门移交，与档案部门共同指导、检查相关参建单位的归档情况。
4.11参建单位档案工作职责：
——按合同、协议规定负责相关文件的收集、整理和归档工作，对归档文件质量和完整、准确、系统情况负责；并在规定时间内按要求向建设单位移交档案。
——监理单位还应负责审核施工文件完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交档案专项报告和验证文件。
4.12项目档案登记
项目建设单位应在项目开工后向项目主管部门报送《项目档案登记表》，每年报送一次，由项目主管部门汇总后报项目所在地省级档案行政管理部门。
4.13控制措施
建设单位和参建单位应建立健全项目档案管理的制度和规范，采取前端控制、过程管理、节点把关等有效措施，控制文件归档和档案质量。
在主要合同的起草、审查、执行等环节，凡涉及文件和档案的条款，应有档案人员参与把关，合同结算程序应有“档案部门签字”。
5.0项目文件的归档
5.1.项目文件的收集、积累、整理工作，由项目文件的形成单位或部门负责。
5.2项目文件形成单位或部门应指定人员负责文件的归档工作，确保归档文件的真实、准确。
5.3项目建设单位应依照《天然气管网工程建设项目文件归档范围和保管期限表》（见附录），结合项目实际，制定本项目文件归档范围和保管期表。
保管期限分为10年、30年、永久。
5.4归档职责
5.4.1项目建设单位各职能部门负责收集、整理关于天然气管网工程项目建设的法规性文件、许可和资质文件；项目前期地质勘探、决策立项及核准文件；规划和建设用地审批文件；设计文件；工程及物资、设备采购招投标及承发包合同文件；开工审批及计划、投资、财务、审计等管理文件；工程质量监督检测及验收文件；安全及质量事故调查处理文件；工艺设备文件；科研项目文件；涉外文件；试运行（生产）和单项验收等过程中形成的文件。
5.4.2地质勘探单位负责收集、整理地质勘探各阶段的地质文件，并按要求向建设单位提供相应的地质报告及审批文件。
5.4.3勘察设计单位负责所承担的工程地质勘查，预可行性、可行性研究及设计文件的收集、整理工作，并按规定的要求向建设单位提供报告和设计文件。
5.4.4施工单位负责收集、积累、整理其所承担工程（或标段）形成的施工文件、竣工验收文件、系统调试文件、系统使用维护与保养说明文件及竣工图，并按规定的要求向建设单位移交。
竣工文件的编制应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28）标准的要求和合同约定要求。
5.4.5监理单位负责收集、积累、整理其所形成的监理文件，并按规定的要求向建设单位移交。
5.4.6物资、设备供货单位（含厂家或中间商）负责提供其物资、设备的质量证明文件，天然气管网工程使用产品安全标志证明文件及生产许可文件，产品安装、使用、维护、操作说明等随机文件，连同设备材料及构配件（开箱）进厂检验单等，由施工单位负责收集、整理，经监理单位查验并签字后编入施工文件。
5.4.7设备生产监造单位负责收集、整理设备监造工作中产生的监造文件，并负责检查、审核设备生产单位所提交文件资料的完整、准确、系统情况，交施工单位复检签字后，编入施工文件。
5.4.8由建设单位发包的专业承包施工工程，承包单位负责所承包工程施工文件的收集整理，并直接提交建设单位。
项目实行总承包的，由总承包单位负责项目全部文件的收集整理，或责成各分包单位负责其分包部分文件的收集、整理后提交总承包单位汇总。
5.4.9安全和质量事故的相关文件由事故调查处理牵头单位负责收集整理和归档工作。
5.4.10声像档案是项目档案的组成部分，由制作部门或指定部门负责收集、整理和归档。
它包括照片（底片、反转片）、影片（正负片）、录音带、录像带、音频、视频等。
声像档案应真实记录建设项目现场、重要施工过程、开竣工仪式、试生产情况和重要会议、活动、事故情况。
声像材料形成后应由摄录人员及时整理归档，加以必要的文字说明（时间、地点、内容、人物、主题、格式）。
归档的声像材料必须是原版、原件，质量和格式符合规定要求。
5.5项目文件的整理应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28）及《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）、《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3）的原则要求。
5.6归档的项目文件应为原件。
因故为复制件的，必须加盖复制件提供单位或归档单位的公章，并注明原件所在之处。
5.7各相关方向建设单位移交项目档案时，应编写归档说明，将归档过程及结果情况进行说明。
交接双方应办理交接手续，编制移交清册，双方分别留存。
6.0项目档案的整理
6.1建设单位档案部门应编制本项目档案分类、编号规则，
6.2建设单位档案部门应按照分类编号规则对项目档案进行排列、编档号，系统化整理后编制相应的案卷目录。
6.3建设单位应在项目档案验收合格后三个月内按合同及规定的要求，向生产使用单位办理档案移交。
分期建设的项目，应在每期通过正式竣工验收后办理档案移交。
项目档案的保管和利用
6.4建设单位应对项目档案集中统一管理。
任何部门或个人不能据为已有。
6.5建设单位应为档案部门配备满足档案工作需要的设施、设备，并做到办公室、阅览室和库房三分开。
档案工作应具有档案整理、档案保护、档案利用所需的装订机、计算机、扫描仪、刻录机、复印机和照相机、摄像机等设备。
6.6档案库房要远离存在安全隐患的设施或场所，并采取抗震、防火、防盗、防水、防潮、防紫外线照射、防有害生物、防尘等保护措施；配备温湿度计、灭火器、空调、去湿机、消毒柜、防磁柜等，以确保档案安全。
有条件的应配置自动监控报警、自动灭火、温湿度自动调控等设备。
6.7档案柜架应符合坚固、耐久、实用要求。
库房、柜架应设置引索图卡，做到排列有序，指引醒目，存取方便。
档案盒应符合规范要求。
档案库房温度一般应控制在14-24℃，相对湿度45%-60%，保持库房整洁。
6.8编制案卷目录及卷内目录、电子档案、声像档案等专题检索工具，方便档案查找利用。
6.9建立健全档案借阅、利用登记制度，做好档案利用效果统计工作。
对需要保密的档案设置档案利用权限，严格审批程序。
7．0项目档案信息化建设
7.1项目档案信息化建设应与项目信息化建设协调和同步实施，并坚持技术与管理并重的原则，以档案信息化促进和保障项目建设信息化。
7.2项目档案管理信息化系统的开发与应用，应满足项目建设全过程文件控制和档案管理工作运行的需要。
7.3项目档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其它相应功能。
7.4项目档案管理系统应与建设项目各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。
7.5电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。
电子文件的整理、鉴定与归档要求参见《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1）和《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）。
8．0项目档案验收工作
8.1项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未通过档案验收的项目，不得通过竣工验收。
8.2项目档案验收分为档案交工验收和档案专项验收。
8.3档案交工验收是项目建设单位对完工的单位工程或合同标段进行的档案验收，由项目建设单位档案部门组织相关部门和监理单位进行。
8.4项目档案专项验收分自检、预验收和正式验收三个阶段。
自检由项目建设单位组织，并形成自检报告；预验收由档案验收组织单位负责组织或委托相关单位组织，并提出预验收意见，供建设单位组织相关单位进行整改；专项验收按《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号）由相应单位组织进行，并在竣工验收3个月之前完成。
山西天然气管网建设文件归档范围和保管期限表
序号
归档文件
完整情况
准确情况
系统情况
保管期限
1
山西天然气管网工程建设项目建设的法规性文件
1.1
国家和省政府关于山西天然气管网工程项目建设方面的法律法规、方针政策
30年
1.2
国家及行业技术标准、管理规范
30年
1.3
其它有关制度、办法、规定、通知等文件
30年
2
山西天然气管网工程项目建设的各种许可文件和资质文件
2.1
建设发展规划及有关会议记录、纪要、领导批示、讲话、专家意见等
永久
2.2
建设单位必须具备的各种证件：
项目法人营业执照（正、副本）及税务登记证、勘查许可证、建设用地规划许可证、土地使用证、安全生产许可证、爆炸物储存许可证和使用许可证；（资质证件均包括年检等相关文件）
永久
1
可行性研究、任务书及电子文件
1.1
项目建议书及其报批文件
永久
1.2
项目选址意见书及其报批文件
永久
1.3
可行性研究报告及其评估、报批文件
永久
1.4
项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件
永久
1.5
环境预测、调查报告，环境影响报告书和批复
永久
1.6
设计任务书、计划任务书及其报批文件
永久
2
设计基础资料及电子文件
2.1
工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明
永久
2.2
地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录
永久
2.3
水文、气象、地震等其它设计基础资料
永久
3
设计文件及电子文件
3.1
总体规划设计
永久
3.2
方案设计
永久
3.3
工艺设计包
永久
3.4
初步设计及其报批文件（基础设计）
永久
3.5
技术设计
永久
3.6
施工图设计（详细设计）
长期
3.7
工程设计计算书
长期
3.8
关键技术试验
永久
3.9
设计审查、鉴定及审批
永久
3.10
安全生产专项设计
永久
3.11
QHSE管理文件
长期
4
项目管理文件及电子文件
4.1
征地、移民文件
4.1.1
征用土地申请、批准文件，红线图、坐标图、行政区域图
永久
4.1.2
征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书
永久
4.1.3
建设前原始地形、地貌的状况图、照片
永久
序号
归档文件
完整情况
准确情况
系统情况
保管期限
4.2
计划、投资、统计、管理文件
4.2.1
有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划
长期
4.2.2
概算、预算管理、差价管理文件
长期
4.2.3
合同变更、索赔等涉及法律事务的文件
长期
4.2.4
规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件
长期
4.2.5
招标文件审查、技术协议、技术设计审查
长期
4.2.6
投资、进度、质量、安全、合同控制文件
长期
4.3
招标投标、承发包合同协议
4.3.1
招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件
长期
4.3.2
投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件
永久
4.3.3
开标议程、开标大会签字表，报价表，评标纪律、评标人员签字表，评标记录、报告
长期
4.3.4
中标通知书
长期
4.3.5
未中标文件
自存
4.3.6
合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件
长期
4.4
专项申请、批复文件
4.4.1
环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件
永久
4.4.2
水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件
长期
4.4.3
原料、材料、燃料供应等来源协议文件
长期
4.5
QHSE文件
4.5.1
合同，审计报告、内审报告
永久
4.5.2
管理规定、办法、规范
长期
4.5.3
体系文件
长期
4.5.4
检查记录、检测报告及记录
长期
4.5.5
纪要、来往信函、通知、会议材料等
短期
4.5.6
人员健康检查记录或报告、培训记录
短期
4.5.7
声像材料
长期
5
施工文件及电子文件
5.1
建筑施工文件
5.1.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
5.1.2
施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件
长期
序号
归档文件
完整情况
准确情况
系统情况
保管期限
5.1.3
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单
长期
5.1.4
建筑材料试验报告
长期
5.1.5
设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等
永久
5.1.6
施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探
永久
5.1.7
土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录
永久
5.1.8
隐蔽工程验收记录
永久
5.1.9
各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告
永久
5.1.10
工程质量检查、评定
永久
5.1.11
交工验收记录证明
永久
5.1.12
竣工报告、竣工验收报告
永久
5.1.13
竣工图及竣工图电子版（光盘）
永久
5.1.14
声像材料
长期
5.2
设备及管线安装施工文件
5.2.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
5.2.2
施工组织设计、方案及其报批文件，施工计划、技术措施文件
长期
5.2.3
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单
长期
5.2.4
建筑材料试验报告
长期
5.2.5
设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续，技术核定单、业务联系单、备忘录等
永久
5.2.6
焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录
永久
5.2.7
隐蔽工程检查验收记录
永久
5.2.8
强度、密闭性试验报告
长期
5.2.9
设备、网络调试记录
长期
5.2.10
施工安装记录、安装质量检查、评定，事故处理报告
长期
5.2.11
系统调试、试验记录
长期
5.2.12
管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录
短期
5.2.13
管线标高、位置、坡度测量记录
长期
5.2.14
中间交工验收记录证明、工程质量评定
永久
5.2.15
竣工报告、竣工验收报告，施工预、决算
永久
5.2.16
竣工图及竣工图电子版（光盘）
永久
5.2.17
声像材料
长期
序号
归档文件
完整情况
准确情况
系统情况
保管期限
5.3
制管及防腐生产加工文件
5.3.1
开工报告、技术要求，完工报告、交工实物量表
长期
5.3.2
生产组织方案及报批文件，生产计划、技术措施文件
长期
5.3.3
质量事故处理报告
永久
5.3.4
原材料质量证明、复检报告，生产检测、试验文件
短期
5.3.5
焊工登记表、证书（彩色），无损检测人员登记表、资格证书（彩色）
短期
5.3.6
焊接工艺评定报告，成品管质量证明
长期
5.3.7
出厂合格证
长期
5.3.8
来往函件
长期
5.3.9
声像材料
长期
5.4
电气、仪表安装施工文件
5.4.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
5.4.2
施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、技术措施文件
短期
5.4.3
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单
长期
5.4.4
建筑材料试验报告
长期
5.4.5
设计变更通知、工程更改洽商单，材料、零部件、设备代用审批手续，技术核定单、业务联系单、备忘录等
永久
5.4.6
系统调试、整定记录
长期
5.4.7
绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录
长期
5.4.8
材料、设备明细表及检验记录，施工安装记录，质量检查评定、事故处理报告等
永久
5.4.9
操作、联动试验
短期
5.4.10
电气装置交接记录
短期
5.4.11
中间交工验收记录、工程质量评定
永久
5.4.12
竣工报告、竣工验收报告
永久
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