酒店开发运营中心制度.docx
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酒店开发运营中心制度
目录
一、组织架构2
二、职责划分及职能定位3
(一)酒店开发运营中心及项目酒店部职责划分:
3
(二)酒店运营中心职能定位:
3
三、编制(根据酒店建设数目确定)4
四、部门及岗位职责5
(一)开发运营中心职责:
5
(二)各部门职责5
(三)酒店开发运营中心岗位职责7
五、核心流程13
(一)整体定位评审流程13
(二)酒店设计招标流程15
(三)工程招标管理流程20
(四)酒店非主体建设材料招标、合同评审管理流程28
(五)独立项目公司或项目公司报价会签审批流程32
(六)酒店管理公司合作合同评审流程34
一、组织架构
二、职责划分及职能定位
(一)酒店开发运营中心及项目酒店部职责划分:
酒店策划部
酒店设计部(调配、派驻)
酒店工程部(调配、派驻)
酒店物资部(调配、派驻)
酒店运营部(派驻)
酒店管理中心
市场调研、客户定位、产品定位
招标、设计方案优化,
组织施工图评审、招标、制定工程计划、检查
制定酒店物资采购计划、重点酒店物资招标、采购、建立战略供应商库
酒店管理公司洽谈、签约、制定运营标准
城市(独立项目)公司
——
施工图审图、现场检查、设计变更报审
现场工程管理、签证报审(同项目工程部)
其他酒店物资招标、采购,材料认价、验收、封样(同项目物资部)
检查监督对酒店管理公司监督、考核,负责与酒店管理公司的协调
(二)酒店运营中心职能定位:
1、隶属于房地产集团,从集团高度统筹管理中南集团已经开建(南通、文昌)和将要开建的五星级酒店(海门、青岛、盐城)项目,对酒店进行专业运作,
2、协调各部门资源建立规范的管理体系,积累酒店项目建设经验,培养中南酒店经营人才
3、新项目酒店开发人员由酒店运营中心派驻,项目与中心双重考核
4、派驻至项目酒店部的设工程、物资人员,由总监统筹工作,酒店工程建设由项目酒店部发起的招标、评审、物资采购(建材物资与项目一起招标、采购)等,流转至城市公司前由设计总工、工程经理、物资经理会议讨论签字后上报;酒店类物资(精装、幕墙)等,由酒店物资部自行采购,城市公司总经理、酒店总监等审批
5、根据与酒店管理公司签订的合同确定酒店运营部的职责,目前按照委托管理模式进行职责定位
6、酒店设计合作单位由酒店开发运营中心招标选择,由项目公司签订合同。
设计、工程、物资等工作标准、准则参照房地产设计、工程、物资工作标准和准则。
酒店运营工作标准及准则由运营部逐步拟定。
7、酒店资金计划并入城市公司资金计划上报、审批,计划外付款由董事长审批
三、编制(根据酒店建设数目确定)
集团酒店开发运营中心
项目酒店部
总监
1
——
副总监
1
——
酒店策划部
策划经理
1
——
策划主管
1
——
酒店设计部
总建筑师
1
派驻
规划设计师
1
派驻
结构工程师
1
派驻
精装修
1
派驻
酒店工程部
工程部经理(土建)
1
派驻
电气
1
派驻
暖通
1
派驻
给排水
1
派驻
智能化
1
派驻
精装修
1
派驻
酒店物资部
经理
1
派驻
主管
2
派驻
专员
2
派驻
酒店运营部
运营总监
1
酒店交付后驻场
运营经理
1
运营主管
2
四、部门及岗位职责
(一)开发运营中心职责:
1、全面负责中南集团旗下所有酒店的定位、建设、运营监管事宜
2、负责酒店的定位策划及客户需求调研,确定适合本项目的设计方案
3、负责制定酒店开发计划,统筹处理工程建设、物资采购、装饰装潢事宜,确保酒店按期交付
4、负责酒店管理公司的引进、谈判、签约
5、负责酒店交付使用后的运营监管,提升酒店管理水平,建立中南酒店品牌
6、负责对酒店开发进行市场研究及沉淀,将中南酒店开发的优秀经验应用到新的项目上
(二)部门职责
酒店策划部:
1、搜集四星级以上酒店市场信息,对酒店市场进行深入研究,为领导决策提供依据
2、对中南各个项目的酒店进行定位策划,明确客户群、消费水平及酒店发展方向,为设计、精装修方案提供参考
3、为酒店设计提供合理详细的产品建议
4、制定酒店整体营销策略,负责酒店前期的整体推广及广告
酒店设计部:
1、参与酒店项目产品定位、规划研究及酒店标准制定工作。
2、负责酒店设计招投标管理工作以及酒店设计、变更全程协调管理。
3、负责组织酒店规划、建筑、园林景观设计文件、初步设计、施工图设计文件的评审工作。
4、负责酒店开发过程中的各种开发技术方案的制定、评审。
5、根据营销、成本、物业等部门、相关领导专家、业主提出的意见,组织对酒店设计进行持续改善、调整、变更。
6、建立与设计师、设计院专家的长期合作关系,进行资源积累。
7、参加方案、施工图设计招投标的评审工作。
8、组织本条线对标杆酒店进行学习,负责制定改进措施并落实推进工作。
9、根据本部门不同种类文件材料形成的特征及时制定其案卷类目,合理集中分类存归档,并按规定要求及时移交档案管理部门。
酒店工程部:
1、全面负责中南酒店的工程建设工作
2、负责酒店工程的重大招投标工作,对招标结果进行审核,形成战略供应商信息库,并进行考核和维护
3、审核酒店的施工计划,并根据酒店总控计划,对酒店的施工进度进行检查、监督、指导和协调
4、建立健全酒店工程质量管理体系,对酒店的工程施工质量和安全文明施工进行巡查、监督,对存在的问题进行处罚并督促整改
5、负责审查酒店重大的技术方案
6、参与酒店规划、建筑、结构、设备、精装修、智能化、景观设计等方案的技术评审、论证和方案优化、成本优化工作
7、负责组织新材料、新工艺、新技术的研究、推广和应用,对酒店工程建设管理关键点和规范进行沉淀,形成中南酒店工程管理标准
酒店物资部:
1、全面负责酒店的物资采购管理工作。
2、根据酒店定位和设计方案及工程计划制定物资采购计划。
3、根据公司制度开发及维护酒店类合格供应商,负责酒店类重大物资的招标。
4、负责组织新材料的开发与研究工作。
5、负责对各项目酒店物资采购人员的物资采购工作的检察、指导、监督。
6、负责组织酒店物资员工的培训工作。
酒店运营监管部:
1、负责酒店管理公司的引进、洽谈、签约
2、参与酒店整体营销策略的制定及宣传
3、在酒店管理公司接管后,对酒店的运营情况进行监督管理
4、根据与酒店管理公司所签合约,对酒店盈利情况进行考核、
5、对酒店交付后的设施设备进行维护、修理
6、对酒店运营过程中遇到的硬件设施设备、设计的投诉进行记录和解决
7、制定中南酒店运营监管标准,对各酒店进行检查监督
(三)酒店开发运营中心岗位职责
酒店开发运营中心总监:
□直接上级:
房地产总经理
□直属下级:
策划部经理设计部经理工程部经理
□岗位职责
在总经理的指导下根据集团要求全面管理酒店的开发运营事宜
负责酒店的策划工作,组织本中心人员对项目所在市场、客户进行调研,对酒店发展方向、产品规划做出定位,负责酒店的营销宣传推广、招商工作
主持酒店的设计管理工作,组织、协调规划、单体、景观设计方案、初步设计、施工图的设计工作
根据成本控制要求,组织设计方案的招标、评审、优化工作,负责与设计院的协调管理
负责酒店工程建设的管理工作,按照集团要求对酒店的工程质量、进度、安全、工程成本、文明施工、企业形象等进行管理
主持酒店工程招标、合同评审、物资采购、招标等工作
负责酒店总包单位等施工合作伙伴的星级评定、物资供应战略合作伙伴的开发、管理工作,对各酒店的工程建设工作进行管理、检查、监督、考核
负责酒店管理公司的选择及洽谈、签约事宜
负责酒店交付运营后的监管、协调工作,对酒店的财务、固定资产、品牌、客户满意度等方面定期进行抽查,并与酒店管理公司召开沟通会
在制度规定的权限范围内,负责本部门的人力资源管理工作:
(1)参与员工的招聘、奖励、加薪、晋升和处分、辞退、调动等事宜;
(2)推进人才培养体系建设,提升部门人员的业务能力与素质,负责部门人员职业道德、外事纪律、法制观念的教育,建立匹配公司发展要求的高素质团队;
(3)负责下属人员的绩效管理工作。
完成领导交办的其他工作
酒店开发运营中心副总监
□直接上级:
酒店开发运营中心总监
□直属下级:
策划部、各酒店运营总监
□岗位职责
在总监的指导下重点负责酒店策划定位及运营监管事宜
负责组织酒店前期的市场调研和整体策划定位事宜
负责酒店交付后的运营监管统筹、协调事宜,定期召开中南酒店运营监管会议,组织各酒店运营人员编写中南运营标准
对酒店管理进行研究,,对酒店运营人员进行培训,逐步提升中南酒店运营管理水平
对各酒店提交的运营报告进行审核,向总监进行汇报
对酒店策划部及格运营部人员进行检查、考核
酒店策划部经理
□直接上级:
酒店开发运营中心总监
□直属下级:
策划主管
□岗位职责
负责酒店所在城市的市场调查工作,对酒店发展方向、形象档次、客户偏好、主流客户做出定位,对产品规划提出建议
负责酒店的营销推广及品牌建设工作,制定详细的营销推广策略并执行,定期对市场进行调研,及时调整营销策略
负责与媒体的合作与协调
参与酒店设计评审,从市场、客户角度提出建议
完成领导交办的其他工作
酒店策划部主管
□直接上级:
酒店策划部经理
□直属下级:
无
□岗位职责
根据领导要求定期进行市场调研,撰写酒店整体定位报告
撰写详细的营销推广计划及品牌建设计划
负责与媒体对接
完成领导交办的其他工作
酒店设计总工
□直接上级:
酒店开发运营中心总监
□直属下级:
各专业设计师
□岗位职责
参与酒店产品定位、规划研究及中南酒店产品标准制定工作
负责设计招投标管理工作以及酒店设计、变更全程协调管理
负责组织规划、建筑、景观设计文件、初步设计、施工图设计文件的评审工作
负责开发过程中的各种开发技术方案的制定、评审
根据策划、成本、物业等部门、相关领导专家、业主提出的意见,组织对产品设计进行持续改善、调整、变更
建立与设计师、设计院专家的长期合作关系,进行资源积累
参加方案、施工图设计招投标的评审工作
负责酒店设计任务书及计划的编制,控制酒店市公安产品设计要求进行
负责组织酒店的景观、绿化、竖向和综合管网设计
参与交付标准的评审并组织执行
组织本条线对标杆企业进行学习,负责制定改进措施并落实推进工作
根据本部门不同种类文件材料形成的特征及时制定其案卷类目,合理集中分类存归档,并按规定要求及时移交档案管理部门
完成领导交办的其他工作
规划设计师
□直接上级:
酒店设计总工
□直属下级:
无
□岗位职责
组织项目设计招标文件和设计任务书的编制工作
组织规划、方案设计单位的招标工作
对酒店开发范围进行审核
负责审核和监督设计计划及设计进度
负责组织规划、景观、建筑、装修方案在设计管理中心的内部评审
完成领导交办的其他工作
结构工程师
□直接上级:
酒店设计总工
□直属下级:
无
□岗位职责
根据酒店定位与规划建筑设计编制结构定位与设计任务书
审核酒店总体规划及结构设计任务书和合同深度补充条款
负责组织结构设计各阶段图纸的审核、审定工作
负责组织施工图纸的会审及质量和结构成本的把关
负责协调与施工单位、设计单位之间的关系
完成领导交办的其他工作
装饰设计师
□直接上级:
酒店设计总工
□直属下级:
无
□岗位职责
参与编制酒店规划、方案阶段的设计任务书中装饰专业部分
审核项目初步设计文件中装饰专业部分
对景观专业中有关装饰专业部分进行检查
收集和总结本专业信息资料,参加本专业企业标准的编制与制定
参与所分管项目技术方案阶段工作,审核技术方案成果
完成上级交办的其它工作
酒店工程部经理
□直接上级:
酒店开发运营中心总监
□直属下级:
无
□岗位职责
组织酒店工程分包、总包,非集团类采购和监理单位的招标工作
负责拟定酒店的开发建设计划,并按照审批后的工作计划组织实施
负责拟定加工材材料采购计划、类型、数量和规格要求,并组织飞集团类工程物资的采购,同时对进场的物资进行验收
负责现场签证和相关变更的处理,并及时反馈给设计部门,同事配合核算部门进行工程量核算
负责组织施工图会审,并将相关意见及时反馈给设计部门和设计院
参与规划方案、扩初方案和建筑方案的评审,提出专业意见
负责施工现场的进度、质量和安全文明施工管理,按照制度要求及时进行巡查
配合前期部门开展好专项验收、阶段备案和竣工验收等相关工作
配合法务部门起草部门工作范围内的合同,并参与相关合同的评审工作;除方案设计、土地开发类合约外与工程相关的标书拟定,以总公司提供的合同范本为基础对合同进行拟定
负责工程类报表的编制,并提交城市公司、总公司领导审阅
配合并协调配套设备、材料、工程与设计的综合关系
配合酒店总监及设计总工对结构方案、设备方案等进行优化评审
负责酒店工程投标商的考察、招标和初选,上报城市公司及酒店开发运营中心评审
负责按合约对承包商、供应商、监理单位进行监督、管理;协调承包商、设计、建立及工程外围单位、供应商在现场的工作;对施工队伍进场进行把关、管理,对不合格施工队进行退场、更换
负责酒店的各类技术较低及工程验收工作;
履行档案管理职责,对工程类文件进行归档管理
负责对部门进行日常管理,对下属工程师进行管理、检查、考核
完成上级领导交办的其他工作
各专业工程师
□直接上级:
酒店工程部经理
□直属下级:
无
□岗位职责
参与技术方案、初步设计、施工图设计评审,设计变更及现场签证审核等工作
参与技术交底
协调本专业与其他专业施工工序间的矛盾
协调本专业与设计院、监理单位专业工程师,解决施工过程中的专业问题
参与本专业有关的各项考察、考核、和评审工作
把握本专业施工过程中的关键节点和环节,控制本专业工程的进度和质量
协调与本专业工程有关的各项验收工作
完成领导交办的其他工作
酒店物资部经理
□直接上级:
酒店开发运营中心总监
□直属下级:
物资部主管物资部专员
□岗位职责
在酒店开发运营中心总监和城市公司总经理的领导下,负责酒店建设的物资管理部全面工作
全权负责所属酒店的物资采购供应工作。
负责物资采购的对结账、发票报批等相关工作。
负责战略物资采购发票索取、报批、对结账等工作。
负责甲供材采购物资资金计划申请、支付工作。
负责采购物资质量、价格、时间、售后服务等事务的处理。
参与新材料的开发、调研及推广运用工作。
负责酒店类物资供应商的开发、考核及维护工作。
负责非战略物资采购的招投标、比质比价工作。
参与非战略物资供应商合同的草拟、评审工作。
负责施工单位上报的甲供材的认质认价过程中的询价工作。
负责安排物资采购人员参与进场材料的验收工作。
负责做好材料价格的审核、把关、信息搜集工作。
在制度规定的权限范围内,负责本部门的人力资源管理工作:
(1)参与员工的招聘、奖励、加薪、晋升和处分、辞退、调动等事宜;
(2)推进人才培养体系建设,提升部门人员的业务能力与素质,负责部门人员职业道德、外事纪律、法制观念的教育,建立匹配公司发展要求的高素质团队;
(3)负责下属人员的绩效管理工作。
完成领导交办的其他工作
酒店运营总监
□直接上级:
酒店开发运营中心总监
□直属下级:
运营经理
□岗位职责
负责酒店管理市场调研,搜集酒店管理公司资料,负责意向合作单位的联系、洽谈
参与审核酒店管理公司的运营计划,代表中南集团按照合同全面履行对酒店管理公司的监管职责
负责按季度对酒店管理公司进行财务审核及固定资产盘点,定期召开与酒店管理公司沟通会,并向酒店开发运营中心总监进行汇报
定期对酒店进行客户满意度调查,对酒店的品牌、投诉、维修等问题进行调研、分析、汇报,并向酒店管理公司反馈,逐渐树立中南酒店品牌,培养客户忠诚度
负责对酒店运营状况进行监管,定期出具酒店运营报告,对酒店运营提升提出建议
对酒店管理运营进行研究,逐渐建立中南酒店运营标准体系,不断提升运营监管水平,向酒店全面管理发展
在制度规定的权限范围内,负责本部门的人力资源管理工作:
(1)参与员工的招聘、奖励、加薪、晋升和处分、辞退、调动等事宜;
(2)推进人才培养体系建设,提升部门人员的业务能力与素质,负责部门人员职业道德、外事纪律、法制观念的教育,建立匹配公司发展要求的高素质团队;
(3)负责下属人员的绩效管理工作。
完成领导交办的其他工作
酒店运营经理
□直接上级:
酒店运营总监
□直属下级:
运营主管
□岗位职责
在总监的带领下按照合同对酒店管理公司进行财务审核及监管
负责与酒店管理公司的日常对接,负责酒店设备维修与物业公司的对接
对酒店财务管理体系进行研究并调查,定期出具酒店运营财务报表,对酒店运营状况做出评价,提出改进意见
定期组织部门人员对酒店管理公司各个业务进行抽查,提出建议并反馈给酒店管理公司
定期组织部门对客户满意度进行调研,对酒店服务提出建议,反馈给酒店管理公司
对部门进行管理,负责部门成员的学习、培训、提升
对部门文件进行档案管理,将不同种类的文件积累、归档
完成领导交办的其他工作
酒店运营主管
□直接上级:
酒店运营经理
□直属下级:
无
□岗位职责
根据领导要求完成酒店管理公司的财务审计及固定资产盘点
设计客户调研问卷,对酒店客户进行访谈、汇总、分析、提出建议
对酒店宣传资料进行把关,提升酒店品牌
负责与酒店管理公司的日常工作对接
完成领导交办的其他工作
五、核心流程
(一)整体定位评审流程
1、流程图
2、流程节点说明
步骤
工作内容的简要描述
重要输入
重要输出
备注
1
策策划部对市场调研后进行提交整体定位报告,包括市场、形象、客户、产品定位
《《项目酒店整体定位报告》
1515个工作日完成
2
商酒店管理中心领导和项目领导进行评审,提出意见,策划部进行修改
《项目商酒店整体定位报告》
《定位报告评审意见
55个工作日完成
3
房地产常务副总进行评审,提出意见,策划部进行修改
《项目酒店整体定位报告》
《定位报告评审意见
33个工作日完成
4
控控股集团常务副总进行评审,提出意见,策划部进行修改
《项目酒店整体定位报告》
《定位报告评审意见
333个工作日完成
5
董董事长对经过修改后的定位报告进行评审,提出意见,策划部进行修改
《项目酒店整体定位报告》
《定位报告评审意见
333个工作日完成
3、支持性文件
序号
文件名称
1、
无
4、记录要求
序号
记录名称
附表
1、
无
(二)酒店设计招标流程
1、流程图
2.流程说明
2.1流程职责
(1)酒店管理管理中心设计部负责设计类承包商信息收集;
(2)参与招标过程评审。
(3)酒店管理中心总监审核入围单位及招标文件;
(4)参与设计类承包商的最终审核。
(5)地产集团成本管理部参与招标过程评审。
(6)地产集团总经理审批招标采购文件;
(7)参与设计类承包商的最终审核。
(8)招标小组负责设计类承包商的技术评议和商务评议、技术评议、商务谈判。
(9)招标小组成员包括:
酒店管理中心总监、成本管理部经理、成本管理部主管领导、设计副总地产集团常务副总、董事长。
组长:
酒店管理中心总监。
(10)地产集团董事长确定设计承包商的选定。
2.2流程节点说明
步骤
工作内容的简要叙述
重要输入
重要输出
备注
1、
采购类型分类:
酒店管理中心设计部根据酒店的战略采购规划,对设计单位的选择类型进行分判。
2、
收集设计类承包商资料:
1、责任部门:
酒店管理中心设计部;
2、收集范围:
A)《合格供应商名录》中的设计类承包商;
B)公司其他部门推荐设计类承包商;
C)其他新收集的设计类承包商。
《合格供应商名录》
3、
组织考察与审核设计单位资质:
1、主导部门:
地产集团酒店管理中心;
2、参与部门:
地产集团设计管理中心
3、考察内容:
设计单位的资质、组织结构、设计收费标准、获奖情况、主任设计师出图质量、工地服务质量等;
4、考察记录:
《设计单位信息登记表》、《设计单位考察报告》。
5、其他说明:
对于以往合作过的合格供应商,可不用进行考察,经设计管理中心部门负责人同意后,直接列入《入围承包商审批表》
《设计单位信息登记表》、《设计单位考察报告》
考察后的三个工作日内完成考察报告的编写
4、
形成评价报告及推荐入围单位:
责任部门:
酒店管理中心设计部;
设计单位考察报告
5、
审核/审批:
1、上报资料:
酒店管理中心设计部填写《入围承包商审批表》;
2、审核责任部门:
酒店管理中心总监;
3、审批责任部门(岗位):
地产集团常务副总。
《入围承包商审批表》
6、
编制招标文件:
1、技术要求的编制部门:
酒店管理中心设计部;
2、商务经济要求的编制部门:
成本管理部。
3、招标文件的技术部分,可参照设各阶段的计任务书的模板的内容,并根据项目的特点进行细化。
招标文件的除技术要求外,还应明确开评标方式及原则、投标相关事项、设计付款及成果使用、中标方案的使用的内容。
具体可参照《建筑规划方案招标书(模板)》进行完善。
《招标文件》
考察完毕后的5个工作日,完成招标文件的编写。
7、
审核/审批:
1、审核:
地产集团成本管理部经理、酒店管理中心主管领导;
2、审批:
地产集团常务副总。
8、
技术评议:
1、责任部门:
招标小组的技术人员。
2、评审内容:
方案是否符合招标文件中的技术要求、是否符合本公司设计成果标准的要求。
9、
商务评议:
1、责任部门:
招标小组的商务人员。
2、评审内容:
商务条件是否满足招标文件中的要求。
10、
评标报告:
责任部门:
招标小组组长组织编写。
《评标报告》
11、
商务谈判:
责任部门:
招标小组(成本管理人员参与)。
12、
选定:
选定方式:
招标小组半数以上成员通过,并且地产总公司董事长同意。
13、
合同拟定:
设计管理中心负责合同的拟定。
14、
审核、审批:
1、审核:
酒店管理中心总监、成本管理部分管领导、行政法务中心法务人员;
2、审批:
地产集团总经理。
3、支持性文件
序号
文件名称
2、
无
4、记录要求
序号
记录名称
附表
2、
《设计单位信息登记表》
3、
《入围承包商审批表》
4、
《设计单位考察报告》
(三)工程招标管理流程
1.流程图:
2.流程节点说明:
步骤
工作内容的简要叙述
重要输入
重要输出
备注
1
编制《工程招标计划》:
1、组织:
酒店工程部,总分包工程范围及采购方式审批通过后1个工作日内,依据工程采购总体计划编制
2、审核:
城市公司总经理(1个工作日)、酒店管理中心总监(1个工作日),主要审核计划合理性、完整性,以及是否符合项目开发进度要求,如有异议,应立即沟通,并在上述时限内解决
3