经典的乡镇文件管理制度.docx

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经典的乡镇文件管理制度

X县XX镇人民政府机关文件管理制度（试行）

第一章　总则

第一条为使机关文件处理工作规范化、制度化、科学化，提升公文办理质量，提高工作效率，强化对外交往能力，维护人民群众的合法权益，根据有关规定并结合实际，制定本制度。

第二条党政办公室是机关文件处理工作的管理机构，主管机关并负责指导各内设机构的公文处理工作。

第三条机关文件统一由党政办文秘人员收发、分办、打印、立卷，文秘人员应当忠于职守，具备有关专业知识。

各机关内设机构应有专人负责文秘工作，工作人员应具备基本的公文写作能力。

第四条各内设机构及各有关人员，对文件中涉及国家、政府或本机关应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。

第二章文件管理内容及机关公文种类

第五条文件管理内容主要包括：

上级函、电、来文，同级及业务交往单位函、电、来文，机关上报下发的各种文件、资料。

第六条机关文件管理的重点是机关的公文。

第七条机关的公文是实施有效管理的公务文书，是上呈下达，用以传达贯彻领导的意图和决策，发布规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

公文种类主要包括。

（一）条例：

由领导机关牵头制定或批准，规定机关重大事项或某一方面工作等，带有规章制度性质；

（二）规定：

对特定范围内的工作、业务及其他事务制定带有约束性的措施；

（三）制度：

在一定时期，对一定范围的工作实行的惯例性做法；

（四）通知：

发布规章制度，传达领导指示及要求各所属单位周知、办理或执行的事项，人事任免、调动及其他事务性内容的传达；。

（五）通报：

表彰先进，批评错误，传达重要事项或情况；

（六）请示：

下级向上级就某一问题或事项请求指示与批准；

（七）报告：

下级向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问；

（八）批复：

对请示事项予以答复；

（九）函：

同级或与业务往来单位相互之间商洽工作，资询答复问题，向有关部门提出请示等。

第八条文件管理主要是指文件的收文、发文、立卷与归档、借阅与清退和销毁。

第三章　收文的处理

第九条文件的签收和登记

（一）凡送来机关的文件签收由党政办专人负责，签收时必须对来件严格检查，明确无误后方可签字和盖章。

（二）在签收和拆封时需注意检查封口和邮戳。

对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

（三）对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告分管领导，并登记差错文件的文号。

（四）收文拆封后应对文件进行认真清点，按内部或公开文件分类登记，注明收文日期、标题（简要内容）、来文单位、密级等并编号。

属于急件的，立即报送主要领导。

第十条文件的阅批与分转

（一）机关党政办收文后，原件存档，复印件办理阅批和分转。

（二）凡需办理的文件，贴上文件签批单，应先送主要领导签批意见，根据签批意见再送相关分管领导阅批。

（三）主要领导在签批文件时，认为无需机关领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质，直接送达有关人员或机构处理。

（四）文件签批后应当天及时送达相关人员，如遇出差，应及时电话请示。

（五）主要领导对送来的文件要及时阅批。

急件当日阅批，一般文件2日内阅批。

（六）主要领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。

需要签署具体意见的，要明确、具体。

第十一条文件的传阅与催办

（一）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看，对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

（二）有领导“批示”、“拟办意见”，党政办应责成有关机构或人员按文件所提要求和领导批示及时办理有关事宜。

（三）党政办对文件负有催办检查督促的责任，承办机构接到文件、函电应立即指定专人办理。

不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并经主要领导同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

第四章　发文管理

第十二条机关各办公室发文由指定专人拟稿，并填好发文呈批表，送办公室主任审核，审核后送分管领导签注意见，最后交由主要领导审签后送党政办打印。

第十三条发文时间以领导签发的时间为准；联合行文的，以最后签发单位领导的签发日期为准。

第十四条所有签发文件统一由党政办文秘室负责编号、打印、盖章、装订、登记、分发。

经签发的文件原稿送党政办档案室存档。

第十五条文件签发后须经拟稿人校对签字后方可印制、盖章。

文件校对以领导签发的原稿为准，校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。

第十六条属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。

秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

第十七条文件统一由办公室负责发送。

送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。

第十八条所有机关发文，必须由办公室统一编号。

第五章　文件的借阅和清退

第十九条各内设机构有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经办公室主任签写便条，对有密级的文件须主要领导同意后方可借阅。

第二十条借阅文件应严格履行借阅登记手续，一般应就地阅看，按时归还。

第二十一条党政办对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。

一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清。

如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

第二十二条各办公室应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

第六章　文件的立卷与归档

第二十三条文件的归档范围：

（一）凡下列文件统一分别由党政办负责归档：

（1）上级来文，包括上级对机关报告、申请的批复；

（2）发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和投资经营工作的各类计划、统计、季度、年度报表等；

（3）召开会议的会议记录；

（4）党代会、人代工、工会会员代表大会等机关一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

（5）有保存价值的外部来信来访记录及处理结果；

（6）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及机关在会上汇报的发言材料等；

（7）上级机关领导同志来机关检查视察工作的报告、指示记录，以及本机关向上级进行汇报的提纲和材料；

（8）反映机关投资、经营活动、先进人物事迹及机关领导工作等的音、像摄制品；

（9）机关日志和大事记；

（10）机关向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

（二）日常工作中形成的活动资料，由各办公室负责立卷归档。

第二十四条立卷要求

（一）文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

（二）立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

（三）要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。

重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

（四）上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。

6月份正式向档案室移交。

第七章　文件的销毁

第二十五条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，党政办档案室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

第二十六条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由党政办护送到上级机关指定地方监视销毁。

附件

一、收文记录单（薄）

二、收文签批单

三、文件传阅记录单

四、文件承办催办记录单

五、发文呈批单

六、发文记录单（薄）

七、文件发送记录单

一、收文记录单（薄）

序号

收文日期

标题（简要内容）

来文单位

密级

编号

收文人

二、收文签批单

紧急程度：

密级：

签〔〕号

文件标题

来问摘要：

主要领导签批意见：

分管领导批示意见：

三、文件传阅记录单

序号

文件标题

文件编号

送达部门

接收人

收回时间

四、文件承办催办记录单

序号

文件标题

文件编号

承办部门

接收人

催办时间

六、发文记录单

序号

文件

标题

文件

编号

主送

单位

办理

部门

拟稿人

审核人

签发人

发文

时间

七、文件发送记录单

序号

发送

时间

收文

单位

文件标题

文件编号

接件人

发送人

报告发送结果时间

五、发文呈批单

审核和会签：

主办部门：

会办部门：

综合部核签：

领导批示：

主办部门和拟稿人

拟稿时间

标题

附件

主送机关

抄送机关

发文机关

文件编号

〔200年〕字第号

文种

（文件）（函件）（明传电报）

密级

紧急程度

文件印数

打印人

校队人

封发日期