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word的操作

第1章OfficeWord2010高级应用技术

1.1长文档排版

一、考查知识点

内置样式修改与使用、新建样式、题注、交叉引用、脚注与尾注、目录、图表目录、分节符的使用、页眉与页脚设置等。

二、知识点解析

打开“Excel2010概述.docx”文件，按下面的操作要求进行操作。

1、内置样式修改与使用

例：

对正文进行排版，使用多级符号对章名、小节名进行自动编号，要求：

（1）章号（例：

第一章）的自动编号格式为：

第X章（例：

第1章），其中X为自动排序，阿拉伯数字序号。

章名使用样式“标题1“，并居中显示。

（2）小节号自动编号格式为：

X.Y，X为章数字序号，Y为节数字序号（例：

1.1），X、Y均为阿拉伯数字序号。

小节名使用样式“标题2”，左对齐显示。

操作步骤：

（1）将插入点光标定位到全文开头第一行“第一章Excel2010概述”处，在“开始”选项卡的“段落”栏处，单击“多级列表”命令按钮，如图61所示，在弹出的下拉菜单中选择“列表库”中的第2行第3种多级列表。

此时“第一章Excel2010概述”章名应用了“标题1”样式，同时前方出现编号“1”。

【实战训练】图61多级列表库

单击“开始”选项卡的“样式”栏右下方的展开按钮，打开“样式”窗格，如图62所示。

单击样式列表中“标题1”样式右方的下拉按钮，选择“修改”命令。

【实战训练】图62“样式”窗格

此时将弹出如图63所示的“修改样式”对话框，单击左下角的“格式”按钮，在弹出的下拉列表中选择“编号”命令。

【实战训练】图63“修改样式”对话框

在弹出的如图64所示的“编号和项目符号”对话框中，单击左下角的“定义新编号格式”命令按钮，此时又将弹出如图65所示的“定义新编号格式”对话框，在该对话框中的“编号格式”栏处，在原编号“1”的前、后分别增加“第”和“章”字，如图65所示。

单击“确定”按钮，返回如图64所示的“编号和项目符号”对话框，新编号格式将出现在编号库列表中，如图64所示。

单击“确定”按钮后，将返回如图63所示的“修改样式”对话框中。

单击“修改样式”对话框中的“居中”按钮，可以在预览框中看到设置好章号后的效果。

单击“确定”按钮。

将“第1章”章号后方的“第一章”文字删除。

找到全文后方的所有四章的章名，全部应用为修改好后的“标题1”样式。

【实战训练】图64“编号和项目符号”对话框

【实战训练】图65“定义新编号格式”对话框

（2）将插入点光标定位到“1.1Excel2010基本功能”处，在如图62所示的“样式”窗格中，单击右下方的“选项”按钮。

在弹出的如图66所示的“样式窗格选项”对话框中，找到“选择要显示的样式”栏，单击下拉按钮，设置要显示的样式为“所有样式”，单击“确定”按钮后，所有的样式都将显示在“样式”窗格中。

【实战训练】图66“样式窗格选项”对话框

在显示了所有样式的“样式”窗格中找到“标题2”样式，利用和修改“标题1”样式一样的方法，单击“标题2”样式后方的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择“修改”命令。

在“修改样式”对话框中，将对齐方式设置为“左对齐”。

将修改好的“标题2”样式应用于所有的小节名中，同时将多余的“1.1”这样的原小节编号删除。

2、新建样式

例：

新建样式，样式名为：

“样式12345”，要求：

（1）中文字体为“楷体”，西文字体为“TimesNewRoman”，字号为“小四”。

（2）设置段落格式为首行缩进2字符，段前0.5行，段后0.5行，行踪为1.5倍；两端对齐。

（3）将新建的样式应用到正文中无编号的文字，不包括章名、小节名、表文字、表和图的题注。

操作步骤：

将插入点光标定位到正文开头第一段中，单击如图62所示的“样式”窗格左下方的“新建样式”命令按钮。

在弹出的如图67所示的“根据格式设置创建新样式”对话框中，在“属性”“名称：

”栏中输入样式名为“样式12345”。

再单击对话框左下方的“格式”按钮，在弹出的下拉列表中先选择“字体”命令。

在“字体”对话框的“字体”选项卡中，设置中文字体为“楷体”，西文字体为“TimesNewRoman”，字号为“小四”，单击“确定”按钮，回到如图67所示的对话框中。

再次单击左下方的“格式”按钮，在弹出的下拉列表中选择“段落”命令，在出现的“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡中，设置“特殊格式”为首行缩进2字符，段前间距为0.5行，段后间距0.5行，行踪为1.5倍；“对齐方式”为两端对齐，单击“确定”按钮。

新建好样式后，选中正文中无编号的文字，单击“样式”窗格中新建的样式“样式12345”，将其应用于选定文字中，注意不要将本样式应用于章名、小节名、表文字、表和图的题注中。

【实战训练】图67“创建新样式”对话框

3、题注

例：

（1）对正文中的图添加题注“图”，位于图下方，居中。

要求：

Ø编号为“章序号”-“图在章中的序号”，例如，第1章中第1幅图，题注编号为1-1。

Ø图的说明使用图下一行的文字，格式同编号。

Ø图居中。

（2）对正文中的表添加题注“表”，位于表上方，居中。

要求：

Ø编号为“章序号”-“表在章中的序号”，例如，第1章中第1张表，题注编号为1-1。

Ø表的说明使用表上一行的文字，格式同编号。

Ø表居中，表内文字不要求居中。

操作步骤：

（1）找到正文中第一张图，将插入点光标定位到图下面一行的文字最前方。

选择“引用”选项卡，在“题注”栏中选择“插入题注”命令，如图68所示。

【实战训练】图68“引用”选项卡中的“题注”栏

此时弹出如图69所示的“题注”对话框，单击“新建标签”按钮，在弹出的“新建标签”对话框中的“标签”栏中输入新标签“图”，单击“确定”按钮，就建好了题注的标签“图”。

【实战训练】图69“题注”对话框

再单击如图69所示“题注”对话框中的“编号”按钮，将弹出如图610所示的“题注编号”对话框，选中“包含章节号”复选框，单击“确定”按钮，将看到图的题注设置为如图69所示的格式。

单击“确定”按钮后，“图6－1”的题注将插入到第一幅图下面一行的文字最前方，同时说明文字格式自动设置为同题注格式一致。

【实战训练】图610“题注编号”对话框

单击“开始”选项卡的“段落”栏中的“居中”按钮，使图的题注居中显示。

再单击选中图，再单击“居中”按钮，使图也居中显示。

找到正文中的第2幅图，将插入点光标定位到图下面一行说明文字的最前方，选择“引用”选项卡中的“题注”栏中的“插入题注”命令，如图68所示。

此时弹出的“题注”对话框中已经设置好题注标签和编号了，直接单击“确定”按钮即可。

将图和题注设置居中显示。

正文中第3幅图的题注设置和设置第2幅图的题注相同。

（2）找到正文中第一张表，将插入点光标定位到表上面一行的文字最前方。

选择“引用”选项卡，在“题注”栏中选择“插入题注”命令，如图68所示。

此时弹出如图69所示的“题注”对话框，单击“新建标签”按钮，在弹出的“新建标签”对话框中的“标签”栏中输入新标签“表”，单击“确定”按钮，就建好了题注的标签“表”。

再单击如图69所示“题注”对话框中的“编号”按钮，将弹出如图610所示的“题注编号”对话框，选中“包含章节号”复选框，单击“确定”按钮，返回如图69所示的“题注”对话框。

再次单击“确定”按钮后，“表6－1”的题注将插入到第一张表上面一行的文字最前方，同时说明文字格式自动设置为同题注格式一致。

单击“开始”选项卡的“段落”栏中的“居中”按钮，使表的题注居中显示。

再单击选中整张表格对象，单击“居中”按钮，使表格也居中显示。

找到正文中的第2张表，将插入点光标定位到表上面一行说明文字的最前方，选择“引用”选项卡中的“题注”栏中的“插入题注”命令，如图68所示。

此时弹出的“题注”对话框中已经设置好题注标签和编号了，直接单击“确定”按钮即可。

将表格和题注设置居中显示。

4、交叉引用

例：

（1）对正文中出现“如下图所示”的“下图”两字，使用交叉引用，改为“图X-Y”，其中“X-Y”为图题注的编号。

（2）对正文中出现“如下表所示”中的“下表”两字，使用交叉引用，改为“表X-Y”，其中“X-Y”为表题注的编号。

操作步骤：

（1）找到正文中“图6-1Excel2010窗口”上方出现“如下图所示”文字处，选中“下图”两字，选择“引用”选项卡中“题注”栏，如图68所示，单击选择“交叉引用”命令按钮，将出现如图611所示的“交叉引用”对话框。

在“交叉引用”对话框中的“引用类型”栏处选择标签“图”，在“引用内容”栏处选择“只有标签和编号”，在“引用哪一个题注”列表框中选择“图6-1Excel2010窗口”，单击“插入”按钮，再单击“关闭”按钮，“图6－1”将覆盖改写原“下图”两字。

【实战训练】图611“交叉引用”对话框

找到正文中第2幅图，在图上方一行出现“如下图所示”文字处，选中“下图”两字，选择“引用”选项卡中“题注”栏，如图68所示，单击选择“交叉引用”命令按钮。

在弹出的“交叉引用”对话框中的“引用哪一个题注”列表框中选择“图6-1“单元格格式”对话框“数字”选项卡”，单击“插入”按钮，再单击“关闭”按钮，“图6－1”将覆盖改写原“下图”两字。

找到正文中第3幅图，用同样的方法将图上方一行文字中“如下图所示”的“下图”两字改为“图3-2”。

（2）找到正文中“表6－1工作簿中工作表的选定方法”上方出现“如下表所示”文字处，选中“下表”两字，选择“引用”选项卡中“题注”栏，如图68所示，单击选择“交叉引用”命令按钮，将出现如图611所示的“交叉引用”对话框。

在“交叉引用”对话框中的“引用类型”栏处选择标签“表”，在“引用内容”栏处选择“只有标签和编号”，在“引用哪一个题注”列表框中选择“表6-1工作簿中工作表的选定方法”，单击“插入”按钮，再单击“关闭”按钮，“表6－1”将覆盖改写原“下表”两字。

找到正文中第2张表，在表上方一行出现“如下表所示”文字处，选中“下表”两字，选择“引用”选项卡中“题注”栏，如图68所示，单击选择“交叉引用”命令按钮。

在弹出的“交叉引用”对话框中的“引用哪一个题注”列表框中选择“表6-2选取多个连续单元格特殊情况列表”，单击“插入”按钮，再单击“关闭”按钮，“表6-2”将覆盖改写原“下表”两字。

5、脚注与尾注

例：

对正文中首次出现“Word”的地方插入脚注，添加文字“Word是MicrosoftOffice系列办公软件的组件之一”。

操作步骤：

先找到正文中首次出现“Word”的地方（也可以利用“开始”选项卡下“编辑”栏中的“查找”命令，在导航窗格的搜索栏中输入“Word”，即可直接定位到正文中首次出现“Word”的地方）。

选中指定文本“Word”，选择“引用”选项卡，在“脚注”栏中，单击“插入脚注”命令，如图612所示。

【实战训练】图612“引用”选项卡的“脚注”栏

此时选定文本出现“Word1”标记，同时该页面底端出现“1”字样，即可输入脚注文字“Word是MicrosoftOffice系列办公软件的组件之一”。

插入尾注操作方法与插入脚注操作方法相似，在选定文本后，选择“引用”选项卡，在“脚注”栏中，单击“插入尾注”命令，如图612所示。

尾注与脚注的不同点在于，脚注出现在页面底端，而尾注则出现在文档末尾。

6、目录

例：

在正文前插入节，分节符类型为“下一页”，使用Word提供的功能，自动生成目录，要求：

（1）“目录”使用样式“标题1”，并居中。

（2）“目录”下为目录项。

操作步骤：

按下Ctrl+Home组合键，将插入点光标定位到全文开头，选择“页面布局”选项卡，在“页面设置”栏中单击“分隔符”命令。

在弹出的分隔符下拉列表中选择“分节符”的“下一页”。

此时在全文开头插入了一张空白页，如果希望显示所有分节符标记，可以选择“开始”选项卡，在“段落”栏中单击“显示/隐藏编辑标记”命令按钮，如图613所示，使页面上显示出分节符标记。

【实战训练】图613显示/隐藏编辑标记

将插入点光标定位到新插入的空白页开头，输入“目录”两个字。

此时“目录”两个文字自动应用了样式“标题1”，并且在“目录”两字前面出现了“第1章”的字样。

利用Backspace退格键删除“第1章”，虽然只剩下“目录”两字，但是也取消了居中对齐的格式，此时只有再单击“开始”选项卡中“段落”栏里的“居中”按钮，使“目录”两个字居中显示。

将插入点光标定位到“目录”两字最后，击打两次Enter回车键换行，并使插入点光标位于第二行的开头，选择“引用”选项卡，在“目录”栏中单击“目录”命令按钮，在弹出的下拉菜单中单击“插入目录”命令，如图614所示。

【实战训练】图614“插入目录”命令

此时将出现如图615所示的“目录”对话框，确定选中“显示页码”和“页码右对齐”复选框，单击“确定”按钮，就可以生成如图616所示的目录了。

【实战训练】图615“目录”对话框

【实战训练】图616生成目录效果图

7、图表目录

例：

在正文前按序插入两节，分节符类型为“下一页”，使用Word提供的功能，自动生成如下内容：

（1）图索引。

“图索引”使用样式“标题1”，并居中。

“图索引”下为图索引项。

（2）表索引。

“表索引”使用样式“标题1”，并居中。

“表索引”下为表索引项。

操作步骤：

（1）将插入点光标定位到正文“第1章Excel2010概述”开头（即字母“E”前），选择“页面布局”选项卡，在“页面设置”栏中单击“分隔符”命令。

在弹出的分隔符下拉列表中选择“分节符”的“下一所示。

将插入点光标定位到新插入的空白页开头，输入“图索引”三个字。

此时“图索引”三个文字自动应用了样式“标题1”，并且在“图索引”前面出现了“第1章”的字样。

利用Backspace退格键删除“第1章”，虽然只剩下“图索引”三字，但是也取消了居中对齐的格式，此时只有再单击“开始”选项卡中“段落”栏里的“居中”按钮，使“图索引”三个字居中显示。

将插入点光标定位到“图索引”三字最后，击打两次Enter回车键换行，并使插入点光标位于第二行的开头，选择“引用”选项卡，在如图68所示的“题注”栏中单击“插入表目录”命令按钮，将弹出如图617所示的“图表目录”对话框。

【实战训练】图617“图表目录”对话框

确定选中“显示页码”和“页码右对齐”复选框，确定题注标签设置为“图”，单击“确定”按钮，就可以生成如图618所示的图索引了。

【实战训练】图618生成图索引效果图

（2）将插入点光标定位到正文“第1章Excel2010概述”开头（即字母“E”前），选择“页面布局”选项卡，在“页面设置”栏中单击“分隔符”命令。

在弹出的分隔符下拉列表中选择“分节符”的“下一页”。

将插入点光标定位到新插入的空白页开头，输入“表索引”三个字。

此时“表索引”三个文字自动应用了样式“标题1”，并且在“表索引”前面出现了“第1章”的字样。

利用Backspace退格键删除“第1章”，虽然只剩下“表索引”三字，但是也取消了居中对齐的格式，此时只有再单击“开始”选项卡中“段落”栏里的“居中”按钮，使“表索引”三个字居中显示。

将插入点光标定位到“表索引”三字最后，击打两次Enter回车键换行，并使插入点光标位于第二行的开头，选择“引用”选项卡，在如图68所示的“题注”栏中单击“插入表目录”命令按钮，将弹出如图619所示的“图表目录”对话框。

【实战训练】图619“图表目录”对话框

确定选中“显示页码”和“页码右对齐”复选框，设置题注标签为“表”，单击“确定”按钮，就可以生成如图620所示的表索引了。

【实战训练】图620生成表索引效果图

8、分节符的使用

例：

使用适合的分节符，对正文进行分节，要求正文中每章为单独一节，页码总是从奇数页开始。

操作步骤：

将插入点光标定位到第1章开头，即字母“E”前面，选择“页面布局”选项卡，在“页面设置”栏中，单击“分隔符”命令，在弹出的下拉菜单中，选择“分节符”中的“奇数页”命令，就可以插入一个分节符，并使第1章在奇数页（第5页）上开始新节。

用同样的方法，将插入点光标定位到第2章开头，即“工”字前面，选择“页面布局”选项卡，在“页面设置”栏中，单击“分隔符”命令，在弹出的下拉菜单中，选择“分节符”中的“奇数页”命令，就可以插入一个分节符，并使第2章在奇数页（第9页）上开始新节。

用同样的方法，使第3章和第4章也设置为单独一节，并且从奇数页（第13页、第17页）开始。

9、页眉与页脚

例：

（1）添加页脚，使用域插入页码，居中显示，要求：

Ø正文前的节，页码采用“ⅰ，ⅱ，ⅲ，…”格式，页码连续。

Ø正文中的节，页码采用“1，2，3，…”格式，页码连续。

（2）添加正文的页眉。

使用域，居中显示，要求：

Ø对于奇数页，页眉中的文字为：

章序号章名（例如：

第1章XXX）。

Ø对于偶数页，页眉中的文字为：

节序号节名（例如：

1.1XXX）

（3）更新目录、图索引和表索引。

操作步骤：

（1）将插入点光标定位到全文开头，即第1节目录页中，选择“插入”选项卡，在“页眉和页脚”栏中，单击“页脚”命令，如图621所示。

【实战训练】图621“插入”选项卡中的“页眉和页脚”栏

如果文档原来有默认设置好的页码，可以先在弹出的如图622所示的下拉菜单中选择“删除页脚”命令，删除文档中原有的页码。

接着再次单击“页脚”命令，在弹出的如图622所示的下拉菜单中选择“编辑页脚”命令。

【实战训练】图622“页脚”命令下拉菜单

此时Word工作窗口视图将切换成页眉和页脚视图，在选项卡组最后将出现“页眉和页脚工具”的“设计”选项卡，插入点光标将出现在页面底端的“页脚–第1节-”的页脚位置。

为便于设置奇偶页不同的页眉，在“页眉和页脚工具”的“设计”选项卡中，先找到“选项”栏，选中“奇偶页不同”的复选框，如图623所示。

此时原来的“页脚–第1节-”将更改为“奇数页页脚–第1节-”。

【实战训练】图623编辑页码

将插入点光标定位到“奇数页页脚–第1节-”，在“页眉和页脚工具”的“设计”选项卡中的“页眉和页脚”栏中，单击“页码”命令按钮，如图623所示，在弹出的下拉菜单中，单击“设置页码格式”命令。

此时将弹出如图624所示的对话框。

在“页码格式”对话框中，将“编号格式”修改为“ⅰ，ⅱ，ⅲ，…”的格式，单击“确定”按钮。

【实战训练】图624“页码格式”对话框

再次在“页眉和页脚工具”的“设计”选项卡中的“页眉和页脚”栏中，单击“页码”命令按钮，如图623所示，在弹出的下拉菜单中，单击“页面底端”命令按钮，在下拉选项中选择“简单”样式中的“普通数字2”。

此时在目录页的页脚位置，即出现了居中显示的“i”页码。

将插入点光标定位到“偶数页页脚–第2节-”，先利用鼠标左键单击选中原来处于页面底端右侧的数字页码“2”，按下“Delete”删除键将原有的页码删除。

在“页眉和页脚工具”的“设计”选项卡中的“页眉和页脚”栏中，单击“页码”命令按钮，如图623所示，在弹出的下拉菜单中，单击“设置页码格式”命令。

此时将弹出如图624所示的对话框。

在“页码格式”对话框中，将“编号格式”修改为“ⅰ，ⅱ，ⅲ，…”的格式，单击“确定”按钮。

再次在“页眉和页脚工具”的“设计”选项卡中的“页眉和页脚”栏中，单击“页码”命令按钮，如图623所示，在弹出的下拉菜单中，单击“页面底端”命令按钮，在下拉选项中选择“简单”样式中的“普通数字2”。

此时在图索引页的页脚位置，就出现了居中显示的“ii”页码。

将插入点光标定位到“奇数页页脚–第3节-”，在“页眉和页脚工具”的“设计”选项卡中的“页眉和页脚”栏中，单击“页码”命令按钮，如图623所示，在弹出的下拉菜单中，单击“设置页码格式”命令。

此时将弹出如图624所示的对话框。

在“页码格式”对话框中，将“编号格式”修改为“ⅰ，ⅱ，ⅲ，…”的格式，单击“确定”按钮。

此时在表索引页的页脚位置，原来居中显示的页码“3”即更改为“iii”。

最后来到第4页空白页处（因第1章要从奇数页第5页开始，所以在插入“分节符”的“奇数页”时，自动出现了第4页空白页），将插入点光标定位到“偶数页页脚–第4节-”处，先在“页眉和页脚工具”的“设计”选项卡中找到“导航”栏，单击取消“链接到前一条页眉”按钮的选中状态，使该页页脚不再与前一条页脚相链接。

单击选中原有的页码“4”，单击“Delete”删除键，删除该空白页页码。

接下来，来到正文开头的第1章，将将插入点光标定位到“奇数页页脚–第5节-”，先在“页眉和页脚工具”的“设计”选项卡的“导航”栏中，单击取消“链接到前一条页眉”按钮的选中状态，使该页页脚不再与前一条页脚相链接。

然后，在“页眉和页脚工具”的“设计”选项卡中的“页眉和页脚”栏中，单击“页码”命令按钮，如图623所示，在弹出的下拉菜单中，单击“设置页码格式”命令。

此时将弹出如图625所示的对话框。

在“页码格式”对话框中，将“编号格式”维持“1，2，3，…”的格式，将“页码编号”修改为“起始页码”为“1”，单击“确定”按钮。

此时在正文第1章的页脚位置，原来居中显示的页码“5”即更改为“1”。

【实战训练】图625“页码格式”对话框

接着来到下一页即第6页的“偶数页页脚–第5节-”处，先在“页眉和页脚工具”的“设计”选项卡的“导航”栏中，单击取消“链接到前一条页眉”按钮的选中状态，使该页页脚不再与前一条页脚相链接。

再在“页眉和页脚工具”的“设计”选项卡中的“页眉和页脚”栏中，单击“页码”命令按钮，如图623所示，在弹出的下拉菜单中，单击“页面底端”命令按钮，在下拉选项中选择“简单”样式中的“普通数字2”。

此时在第6页的页脚位置，就出现了居中显示的“2”页码。

单击在“页眉和页脚工具”的“设计”选项卡的“关闭”栏中的“关闭页眉和页脚”命令按钮，关闭页眉和页脚视图，回到Word文档的普通页面视图。

由于在每章开头都插入了一个“奇数页”“分节符”，使每章都从奇数页开始，所以正文中出现了从第3页直接跳到第5页、从第11页直接跳到第13页的状况，此时需要在第3页和第11页结尾，各插入一个分页符，就可以解决这个问题，使所有页码连续。

（2）将插入点光标定位到正文中第1章开头，选择“插入”选项卡，在“页眉和页脚”栏中，单击“页眉”命令按钮，如图621所示。

在弹出的如图626所示的下拉菜单中，单击选择“编辑页眉”命令，此时Word工作窗口视图将切换成页眉和页脚视图，在选项卡组最后将出现“页眉和页脚工具”的“设计”选项卡，插入点光标将出现在页面顶端的“奇数页页眉–第5节-”的页眉位置。

【实战训练】图626“页眉”命令下拉菜单

在“页眉和页脚工具”的“设计”选项卡中找到“导航”栏，如图623所示，单击取消“链接到前一条页眉”按钮的选中状态，使该页页眉不再与前一条页眉相链接。

在“页眉和页脚工具”的“设计”选项卡中找到“插入”栏，单击“文档部件”命令按钮，如图627所示，在弹出的下拉菜单中单击选择“域”命令。

【实战训练】图627“插入”“文档部件”命令

此时弹出如图628所示的“域”对话框，在“请选择域”的“类别”中，选择“链接和引用”；在“域名”的列表框中选择“StyleRef”域；在“域属性”的“样式名”中，选择“标题1”样式；在“域选项”栏中，选中“插入段落编号”复选框，单击“确定”按钮后，可以看到在第5页的页眉处出现了“