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办公室自动化考试资料
办公自动化概述
1.1.1办公自动化的功能是指办公自动化系统可能具备的功能。
不同的系统具备不同的功能。
从功能角度看,办公自动化可能具有事务处理、信息管理和辅助决策三种功能。
1.事务处理功能
这种完成事务处理功能的办公自动化系统称为事务处理系统,简称EDP。
这类系统比较简单,一般由分立式的电子计算机和复印机等设备构成。
2.信息管理功能
办公部门最本质的工作是对信息的流通进行控制和管理。
担任信息管理功能的办公自动化系统称为信息管理系统,简称MIS。
这种系统的办公自动化设备呈分布式组合,具有计算机通讯和网络功能。
3.辅助决策功能
决策是根据预定目标作出的行动决定,是办公活动的重要内容之一,是较高层次的管理工作。
决策的正确与否往往对一个企业产生重大影响。
这类系统必须建立起许多能综合分析、预测发展、判断利弊的计算机运算模型,从而可以根据大量的原始信息，自动作出比较符合实际的决策方案。
这种系统叫做决策支持系统,是一种高层次的智能型的系统,简称DSS。
1.1.2办公室信息处理方法
1.信息的生成和输入
办公信息的生成和输入包括信息的产生、获取和存储。
按输入的方式,原始输入可分为录音输入、键盘输入、自动扫描输入。
1）录音输入2）键盘输入3）自动扫描输入
2.信息处理
信息处理是指对已输入系统的信息进行加工,使之转换成可供使用者显示、存储或复制的电子存储格式。
信息处理包括数据处理和文字处理。
利用不同的处理软件,计算机能分别对数据和文字进行处理。
3.信息的输出及复制
1）信息的输出经过处理后的信息要输出、分发给他人,其输出的形式和方法很多。
2）信息的复制通常是将信息复制在纸上。
4.文件的存储、归档及销毁
办公室的重要工作之一就是做好文件的存储和归档。
之所以要对文件进行存储和归档，是因为文件中所包含的信息在今后一段时间内有使用的可能,
1.1.3办公自动化设备
办公自动化系统应以人为主体,融数据、文字、语言、图像信息的存储和处理等功能为一体,具有完善的相互融洽的人—机接口界面。
因此，训练有素的办公自动化人员是第一位的，在推进办公自动化进程中,应首先把对办公人员的培训摆到重要的议事日程。
办公自动化设备往往是衡量自动化程度的重要标志。
其设备可分为计算机类、通信设备类、办公机械类三个大类。
办公室电源安装要求
（1）采用专用地线,以消除采用公共地线带来的相互影响。
（2）电网零线不能作为计算机接地线。
（3）从三相平衡考虑,应根据用电设备的总功率和性质分配用电。
（4）选择较粗的多芯铜缆作地线,将其一端直接与室外紫铜带焊接（不宜用螺钉固定）,另一端用单芯包皮粗铜缆焊接,再连接到三芯电源插座的接地端。
（5）接地线应尽量短,最大限度地减小干扰电压的影响。
（6）当一个机房安装多根地线时,从同一根紫铜带上引出的任意两根接地线不应形成回路,以减小高频干扰。
（7）对于三芯电源插座,按国际、国内标准,从插座的正面看,上面粗芯应接地线,下面两个细芯,左边接零线,右边接火线,即“左零右火”,电源插头也应与之对应。
（8）如安装稳压电源,应检查稳压电源是否漏电,即稳压电源零线对机壳（地）电压应小于5V（峰-峰值）。
（9）电源安装完毕,先在空载情况下测量中线对地电压（峰-峰值）；然后逐步加载至所需功率,测量中线对地电压,其值应少于5V（峰-峰值）。
微机系统
1.2.1微机系统对供电的基本要求
1.供电电压的波动范围微型计算机系统供电电压的允许波动范围一般是额定电压值的±5%。
2．供电电网的连续性
微型计算机系统要求供电电网在工作时间里连续供电。
无规则的突然断电,很容易造成微机系统损坏、数据丢失及磁盘盘面划伤。
因此,在供电电网经常发生断电的地区,必须配置不间断电源UPS。
UPS主要包括电池、充电器、逆变器和转换开关四部分。
电池作为逆变器工作时的供电电源，充电器则用来给电池充电。
逆变器是用来将直流电源转换为交流电源。
转换开关用于切换逆变器的供电电源,当电网电压供电正常时,切断电池供电；当电网供电出现事故或停电、断电时,自动接通电池供电。
3．避免与大容量感性负载的电网并联使用
微型计算机系统的电源线应当避免与带有大容量感性负载的电网并联使用,因为电感负载在启动和停止时,会产生高压涌流和干扰,使微机系统不能正常工作。
如果确实不
4.避免供电电网带来的杂波干扰
电网带来的杂波干扰一般存在于两载流导体（火线与零线）之间和载流导体与地线之间,前者称为差模（Nomal-mode）干扰,后者称为共模（Common-mode）干扰。
能做到分别供电,则可分别添加稳压电源以减少影响。
5.微机系统的接地
微型计算机系统安装联接时,不仅应接好电源火线和零线,而且还应按说明书要求,严格将机器接地（不能因为国外插头与国内插座不匹配而放弃接地）。
安装插座、插头时必须注意以下几点:
（1）插座插头必须符合相应的国家标准。
安装使用前,要经过严格检查,不合格的不准安装和使用。
（2）安装插座时必须保证一定的安装高度。
明插座规定离地高度为1.3～1.5m;暗插座离地高度可取0.2～0.3m。
（3）使用插座时,开关与熔断器必须接在火线上。
（4）插座、插头的带电部件与导线均不得外露。
（5）严防插座、插头内因线头松脱或绝缘破损而造成短路或碰壳漏电。
（6）插座、插头的外壳应始终保持完整和具有良好的绝缘。
（7）插座、插头必须正确接线。
一、触电当人体触及带电体承受过高的电压而导致死亡或局部受伤的现象称为触电。
触电依伤害程度不同可分为电击和电伤两种。
人体允许的安全工频电流:
30mA工频危险电流:
50mA电流频率在40Hz~60Hz对人体的伤害最大。
我国规定安全电流为30mA·s，即触电时间在1s内，通过人体的最大允许电流为30mA。
把36V以下的电压定为安全电压。
几种触电方式
（1）电源中性点接地的单相触电
（2）电源中性点不接地系统的单相触电
（3）双相触电
中性点接地的原因
（1）降低触电电压
（2）迅速切断故障，在中性点接地的系统中，一相接地后的电流较大，保护装置迅速动作，断开故障点。
（3）降低电气设备对地的绝缘水平
传真机
1．传真技术
传真技术主要包括光学影印技术和电话传输技术。
2．传真机的分类
（1）文件传真机
（2）相片传真机（3）报纸传真机（4）信函传真机（5）气象传真机
2.2传真机的构造
传真机的组成传真机包括电路和机械两部分。
电路部分包括电信号转换、数据压缩电路，调制解调电路，传感器电路，开关电源电路，液晶（LCD）显示电路以及操作控制电路等。
机械结构分为读取系统单元和记录系统单元两部分。
传真机的机械结构
1．发送扫描机械的结构发送扫描机械的作用是配合光学系统和光学器件完成文件的扫描工作。
发送扫描机械包括步进电动机、稿件台、馈稿和分页系统、文件扫描、稿件排出、传动装置等。
传真机的先学系统传真机的光学系统主要包括光源（荧光灯或发光二极管阵列）、聚焦镜头、反光镜等设备。
光学系统的作用是向文件原稿提供照明，并将反射的文件原稿影像聚焦于光电转换器件。
复印机
3.1复印机的种类和技术指标
3.1.1复印机的种类一般地讲,复印技术按其原理的不同,可大致分为五类:
重氮法、银盐法、蓝图法、红外光法和静电法。
静电复印法利用静电摄影原理制出复印品。
静电摄影是电摄影技术的一个主要分支。
在静电摄影中，摄影过程没有任何化学反应,是一个纯物理过程,这是与银盐摄影不同之处。
通常,静电复印机按机中的各种工作功能,可以划分成四大系统:
曝光系统、成像系统、输纸系统、控制系统。
1.充电通常是采用电晕放电的方法（或称为电晕充电法）对硒鼓进行充电的。
在静电复印机的复印过程中,利用电荷同性相斥、异性相吸这一静电特性,使带电的显影剂附着到静电潜像上而形成清晰可见的图像。
在复印过程的“充电”这一工序,利用静电的电晕放电这一静电现实。
2.曝光把待复印的稿本倒扣在原稿台上,原稿台与硒鼓同步运行,原稿受到光源的扫描,照在稿本上的光反射回来,经过镜头（透镜）,再经过反射落到已经充电的硒鼓上,稿本上有字（或有图线）的部分吸收了照射光,在硒鼓上形成阴影,保住了那里的电荷,而空白处反光性好,把光线反射到硒鼓上,受光部分的硒鼓变为导体,电荷通过接地的金属辊而被放走了。
这样,稿本上的字迹、符号、图表等,就被电荷准确地保存在硒鼓表面。
硒鼓表面上的这种“电字”称为静电潜像,这一工序称为曝光成像。
曝光时所用的光源一般是碘钨灯。
3.显影硒鼓继续转动,鼓面上静电潜像转到显影剂箱的位置,箱内有一根带磁性的圆辊（一个旋转的空心套筒,其内部有几排磁铁固定在轴上）。
由于箱内装的墨粉掺入了经过防氧化处理的铁粉,铁粉上的一些电子碰到墨粉就跑了过去,使墨粉带上负电,铁粉带上正电。
磁铁吸引铁粉,铁粉吸引墨粉,一串串地挂在此圆辊（空心套筒）上,就形成了所谓磁刷。
磁刷上的墨粉遇到静电潜像,由于静电潜像的电场吸引力比铁粉与墨粉间的静电吸附力大,因此把墨粉吸附到静电潜像上。
至于没有电荷的空心地方,自然不会吸引墨粉,这样,墨粉就在硒鼓表面形成墨粉图像。
由于铁粉的电性与静电潜像的电性相同,同性电荷相斥,于是又落回显影剂箱里。
这一工序为显影。
4.转印带有墨粉图像的硒鼓表面与输纸机构送来的空白复印纸接触时,它们彼此贴合,在纸的背后,从转印电极的电场给纸充以比硒鼓更多的正电荷,把在硒鼓表面上的带负电的墨粉吸附到纸上,在纸上形成墨粉图像,这一工序称为转印。
衡量转印效果的主要指标是转印率。
转印率是指光导体上墨粉图像（或字）转移到纸上的百分率。
转印率高时,复印品上的图像（或字迹）墨度浓且清晰;
5.定影转印到纸上的图像,很容易被揩抹擦掉,因此必须把图像固化在纸上。
将墨粉图像用加热的方法（或者采用冷压的方法）,使墨粉融化并渗入纸中,从而形成牢固、耐久的图像,这一工序称为定影。
定影分加热定影和压力定影。
加热定影有三种方法：
热板定影、热辊定影和热辐射定影。
压力定影也称冷压定影。
3.3.1静电复印机的选购
1.质量与速度1）质量要求
（1）文字:
分辨率高、无畸变、无底灰、反差大。
（2）图像:
分辨率高、无畸变、无底灰、中间层次丰富。
2）速度要求一般要求复印速度为（A4）10张/分以上。
2.幅面与比例目前,一般静电复印机的最大复印幅面大多为B4（257mm×364 mm）和A3（297mm×420mm）两种幅面规格。
3.稿台的型式目前静电复印机的稿台有两种型式。
一种是稿台移动式,它只能复印单页（或散页）稿,而不能够复印书本。
另外一种是稿台固定式,它既能复印单页,又能复印书本。
4.主机的型式
主机的型式有两种。
一种是台式,其体积较小,重量较轻,机器运转的噪音也比较小,但复印量亦比较小。
另一种是落地式,其体积较大,质量较大,机器运转的噪音也比较大,但其复印量比较大。
5.价格
对价格的考虑,不能只是看复印机的价格高低,应该与复印纸的价格、电能的消耗等问题联系在一起,作全面的分析和考虑。
6.自动化程度
7.特殊需要
复印机的基本操作程序
1）预热2）检查原稿3）检查机器显示4）放置原稿5）设定复印份数6）设定复印倍率使用放大健和缩小键,使用无级变倍键进行无级变倍复印使用自动无级变倍键,实行自动无级变倍。
7）选择复印纸尺寸
复印机特殊功能的使用1.自动送稿器的使用2.自动分页器的使用3.大容量供纸箱的选用
4.自动复印功能的利用5.插入复印和停止键的使用
复印机的日常保养
1.基本保养程序
（1）查阅维修档案,根据机器的复印数量（使用时间）检查达到时限的易损零件。
（2）向操作人员询问机器工作情况,根据其意见检查复印机的工作状况。
（3）记录计数器的读数（4）清洁复印机的内部、外部及稿台盖板的白色内面。
（5）检查并修复有故障的部分,更换性能不良的零件。
（6）安装好机器,复印数张复印品,留一张存档。
（7）填写维修卡片,向操作人员报告保养结果。
2．定期保养程序
（1）取出废粉盒,倒掉废粉,将盒擦净后装入机内。
（2）抽出各电极,擦拭电极丝、栅极丝和电极架。
（3）清洁显影器底部,上、下导纸板,分离辊,分离带。
（4）用蘸酒精的棉花清洁稿台玻璃。
3．保养应注意的问题
（1）保养时应关上机器主电源开关,拔下电源插头,以免金属工具碰触,使机器短路。
（2）使用各种溶剂时应严格按要求操作,不耐腐蚀的零部件切不可作为溶剂清洁。
使用时应避免明火。
（3）一些绝缘部件用酒精等擦拭后,一定要等液体完全挥发后再装到机器上试机,否则会使其短路甚至击穿。
（4）使用润滑剂时,要按说明的要求进行。
一般塑料、橡胶零件不得加油,否则将会使其老化。
3．1控制与驱动电路
3．1.1组成
（1）控制电路
采用CPU（微处理器）、在ROM中存储有点阵字库和控制程序、用户自定义的字符存储在行缓存RAM中。
（2）驱动电路驱动电路的功能是在控制电路的控制下，由高压驱动走纸电动机、字车电动机和打印外出针动作。
（3）接口电路打印机与主机的连接有串行接口和并行接口两种，串行接口是选配件，一般用于300m以内的通信；并行接口一般用于3m以内的通信，每次传送8位数据，所以通信速度高
（4）直流稳压电路为打印机提供各种直流电源。
针式打印机
6.1.1针式打印机的组成
1．打印机械装置
1）打印头
打印头（印字机构）是成字部件,装载在字车上,用于印字,是打印机中的关键部件。
打印机的打印速度、打印质量和可靠性在很大程度上取决于打印头的性能和质量。
2）字车机构
（1）字车机构是串行式打印机用来实现打印一个点阵字符/汉字及一行字符/汉字的机构。
字车机构中装有字车,采用字车电机作为动力源,在传动系统的拖动下,字车将沿导轨做左右往复直线间歇运动,从而使字车上的打印头能沿字行方向、自左至右或自右至左地完成一个点阵字符/汉字以及一行字符/汉字的打印。
（2）字车机构的传动方式大体上可以归纳为两类:
挠性传动和刚性传动。
挠性传动采用同步齿形带传动或钢丝绳传动。
3）输纸机构
4）色带机构
2．控制电路
1）控制电路的功能控制电路是打印机的控制中心。
其主要功能是:
（1）连接到计算机,并与计算机通信,即通过并行接口或串行接口接收来自计算机的打印信息和控制命令,把打印机的状态信号和应答信号送给计算机。
（2）控制字车横向左、右移动。
（3）控制输纸机构工作。
如输纸、换行、换页、调整行距以及反向输纸等。
（4）控制打印头出针操作。
按照控制命令打印各种字符、数字、汉字、图形,并变换字体、字形大小和格式等。
（5）通过操作面板上的开关状态控制打印机联机/脱机、换行、换页等。
（6）检测DIP开关状态。
（7）检测各个检测器的状态。
（8）控制打印机的自检功能。
2）控制电路的组成
打印机的主控电路本身是一个完整的微型计算机,一般由微处理器（通称CPU）、读写存储器（RAM）、只读存储器（ROM）、地址译码器和输入/输出（I/O）电路等组成。
另外还有打印头控制电路、字车电机控制电路和输纸电机控制电路等。
微处理器是控制电路的核心,
3．检测电路1）字车初始位置（HomePosition）检测电路2）纸尽（PE）检测电
3）机盖状态检测电路4）输纸调整杆位置检测电路5）压纸杆位置检测电路6）打印辊间隙检测电路7）打印头温度检测电路
4．电源电路
5．操作面板
6.1.2针式打印机的基本工作原理
（1）启动字车;
（2）检查打印头是否进入打印区;（3）执行打印初始化;（4）按照字符（汉字）或图形编码驱动打印头打印一列;（5）产生列间距;（6）产生字间距;（7）一行打印完毕后,启动输纸电机,驱动打印辊和打印纸输纸一行;（8）换行（若是单向打印,则回车）,为打印下一行做好准备。
选购针式打印机时，应考虑下列因素：
（1）打印速度,这也是购买针式打印机的一个关键。
（2）多层拷贝的拷贝份数。
（3）打印区域。
（4）打印头寿命。
（5）应检查是否有保修卡,资料是否完整,这样才能保证使用和维护的方便。
2.色带的选购
（1）带基质量。
这是衡量色带质量的主要指标,目前制造色带所选用的带基材料一般是尼龙66,经纬密度为130支,
（2）油墨。
（3）接口的焊接方式。
接口的焊接方式有三种:
普通焊接、超声波焊接和无接口色带 （4）接缝方式。
接缝方式有平接和扭接两种方式。
（5）色带的长度。
（6）色带的互换使用。
喷墨打印机
7.1.1喷墨打印机的分类
喷墨打印机的喷墨技术有连续式和随机式两种。
所用的墨又分为液体墨和固体墨。
喷墨打印机的优缺点
1.优点
（1）具有高分辨率,可高达236印点/厘米（600DPI）
（2）印字噪声低,工作宁静（印字头噪声仅为10～35dB）（3）印字机构的可动部件少,可靠性高（4）印字速度快（5）整机功耗低,成本低（6）容易实现彩色印字,印字质量高,运转费用低（7）印字头无磨损或很少存在磨损现象（8）可实现大幅面印字输出（9）整机设备规模小,占用空间小。
2．缺点
（1）喷墨印字技术同其它非击打式印字技术一样,不具备拷贝能力
（2）打印质量与打印速度有关,墨滴喷到纸面上有浸润现象（3）耗材成本高。
喷墨打印机的基本工作原
其喷墨过程可分为七步。
第一步:
喷嘴在未接收到加热信号时,喷嘴内部的墨水表面张力与外界大气压平衡,处于平衡稳定状态第二步:
当加热信号发送到喷嘴上时,喷嘴电极被加上一个高幅值的脉冲电压,加热器元件迅速加热,使其附近墨水温度急剧上升并汽化形成气泡第三步:
墨水汽化后,加热器表面的气泡变大形成薄蒸气膜,以避免喷嘴内全部墨水被加热第四步:
当加热信号消失时,加热器表面温度开始下降,但其余热仍使气泡进一步膨胀,使墨水挤出喷嘴第五步:
加热器元件的表面温度继续下降,气泡开始收缩。
第六步:
气泡进一步收缩,喷嘴内产生负压力,气泡消失,喷出的墨水滴与喷嘴完全分离
第七步:
墨水由墨水缓存器再次供给,恢复平衡状态。
1.如何选购喷墨打印机
（1）首先要选购高质量的喷墨打印机
（2）购买喷墨打印机的另一个关键是看它的打印速度,如果主要是打印汉字,则应该看它的汉字打印速度。
（3）喷墨打印机的兼容性也是用户应该关心的问题（4）购买彩色打印机时,应注意其是否经过Pantone认证,看其打印出来的彩色是否明亮,是否逼真。
（5）购买喷墨打印机时应检查是否有保修卡,资料是否完整,这样才能保证使用和维护的方便。
（6）购买喷墨打印机要注意消耗品,如墨水、纸张等,看看消耗品是否容易买到（7）彩色喷墨打印机用户一般都喜欢打印的色彩鲜艳,而目前许多厂商的彩色喷墨打印机都是采用标准调色板,这样在打印彩色文字时某些色彩不完整,因此在选购时要注意测试。
激光打印机
8.1.2激光打印机的特征
1．优点
（1）具有高分辨率,目前有600DPI甚至1200DPI的分辨率;
（2）打印速度快;（3）打印噪声低;（4）大量打印时,其平均打印成本最低。
2．缺点
（1）价格昂贵;
（2）打印的耗材（碳粉和碳粉盒）价格昂贵;（3）对纸张的要求很高,要求使用专门的激光打印纸,不能用打印复写纸。
8.2.1激光打印机的组成
1．机械结构
激光打印机的内部机械结构十分复杂。
这里就其主要部件墨粉盒和纸张传送机构进行介绍。
2．激光扫描系统
激光打印机的激光扫描系统的核心部件是激光写入部件（即激光印字头）和多面转镜。
3．电路
1）控制电路
激光打印机的控制电路是一个完整的被扩展的微型计算机系统。
计算机系统主要包括CPU、ROM、RAM、定时控制、I/O控制、并行接口、串行接口等。
4．开关及安全装置
扫描仪
9.1.1扫描仪的种类
（1）按扫描原理划分,可将扫描仪分为以CCD为核心的平板式扫描仪、手持式扫描仪和以光电倍增管为核心的滚筒式扫描仪。
（2）按扫描图像幅面的大小划分,可分为小幅面的手持式扫描仪,中等幅面的台式扫描仪和大幅面的工程图扫描仪。
（3）按扫描图稿的介质划分,可分为反射式（纸材料）扫描仪和透射式（胶片）扫描仪以及既可扫反射稿又可扫透射稿的多用途扫描仪。
（4）按用途划分,可将扫描仪分为可用于各种文稿输入的通用型扫描仪和专门用于特殊图像输入的专用型扫描仪（加条码读入器、卡片阅读机）等。
（5）按接口方式划分,有SCSI卡接口方式扫描仪、EPP接口方式扫描仪、USB接口方式扫描仪等。
.2.1扫描仪的组成
扫描仪是光机电一体化的产品,主要由光学成像部分,机械传动部分和转换电路部分组成。
9.2.2扫描仪的基本工作原理
当机械传动机构在控制电路的控制下带动装有光学系统和CCD的扫描头与图稿进行相对运动时，将图稿全部扫描一遍。
光源将光线照在欲输入的图稿上，产生表示图像特征的反射光（反射稿）或透射光（透射稿）。
光学系统采集这些光线并将其聚焦在CCD上,由CCD将光信号转换为电信号,然后由电路部分对这些信号进行A/D转换及处理产生对应的数字信号输送给计算机。
一幅完整的图像就输入到计算机中去了。
9.4.2扫描仪的基本操作
1.使用TWAIN
2.扫描步骤
其中主要包括以下几个步骤:
（1）预扫描图像;
（2）设置要扫描图像的尺寸;
（3）选择适当的扫描模式;
（4）选择适当的分辨率;
（5）上述工作做完后再正式扫描
3.预扫描（Prescan）
具体步骤如下:
（1）将要扫描的原稿面朝扫描仪玻璃窗放置;
（2）在驱动界面中按动预扫描（Prescan）按钮,经过预扫后的图像出现在预视窗口中。
通过预扫描,可以精确地选择最终要扫描图像的区域。
4.设置图像尺寸大小
在预视窗口中用裁剪工具框来选择要扫描图像的区域。
用鼠标单击裁剪工具框的边或角,并向外或内拖拉为预定的长和宽。
要想移动整个裁剪框,可将鼠标放入框内,同时按住鼠标左键拖拉即可。
5.利用缩放工具（Zoom）
缩放工具可以双倍地改变图像缩放比例。
在放大状态时,可以拖拉裁剪框来浏览要扫描图像的精确区域。
6.设置扫描模式（ScanMode）
通过设置扫描模式,可以决定扫描仪扫描图像的色彩。
7.设置扫描分辨率（Resolution）
图像分辨率代表图像中存贮的信息数,以每英寸的像素点数衡量。
分辨率（Resolution）的设定在驱动界面内的滚动条内设定,按动滚动条一边的箭头
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