GFICB15部门信息资料资产治理制度.docx

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GFICB15部门信息资料资产治理制度

部门信息资料、资产治理制度

1.目的：

标准部门信息资料、资产的治理制度，保证部门资料的有序及完整，部门资产的齐全。

2.工作范围：

本钱部信息资料及资产的治理工作。

3.工作职责：

项目信息资料治理员

负责搜集、整理所属项目的工程资料；

负责项目工程资料电子文档的保留及保留清单的编制工作；

负责本钱信息库中相关项目数据的录入工作；

负责项目完成后资料的移交工作；

部门资产治理员：

负责部门资产的调配工作；

负责按期清查及清点部门资产；

部门行政秘书：

负责部门行政资料的传签及存档工作；

负责部门工程相关资料的传签工作；

4.工作程序：

资料治理：

项目信息资料治理：

项目信息资料治理员负责对项目即时发生及有规律性发生的本钱资料进行搜集、整理、记录、编号、制作清单、存档、入库、借阅及质量清单的编制工作。

合同资料：

合同经手人签定合同（施工、设计、采购、营销）时应先将合同交给项目信息资料治理员，由其编制《××项目合同一览表》并给合同附上编号（编号原那么附后）。

合同传签完毕一天内合同经手人应将一套完整合同资料『详招投标（议标及直接委托）及其合同治理作业指导书』原件及其相关电子文档交给项目信息资料治理员存档，项目信息资料治理员应注意记录合同最后签定日期，并在每一个月5日前按信息库治理细那么要求将上月发生的合同相关信息录入本钱信息库；

招投标资料：

项目招标开始前，项目信息资料治理员对招标项目进行编号（编号原那么附后），招标工作完成后，招标经手人应在招标工作完成后2个工作日内将招标项目完整的招标资料（见招投标及其合同治理工作作业指导书）原件及相关电子文档交给项目信息资料治理员存档。

项目信息资料治理员在收到到招标资料1个工作日内按信息库治理细那么将招投标相关信息录入本钱信息库；

工程款审核资料：

部门领导审核完工程进度款审核表和工程付款申请单后，将《××工程进度款审核表》及《工程付款建议书》交给项目信息资料治理员，项目信息资料治理员必需按部门治理制度要求在半天内完成记录工作，并交给部门行政秘书。

项目信息资料治理员在每一个月5日前按信息库治理细那么将上月发生的工程款审核相关信息录入本钱信息库；

甲定乙购材料采购通知单、设计变更单、补充设计单及现场签证单：

工程部每一个月5日前将上月实际发生的甲定乙购材料采购通知单、设计变更单、补充设计单、现场签证单复印件及其清单提交给本钱部行政秘书，行政秘书按项目别离交给各项目信息资料治理员。

项目信息资料治理员将其编号、存档，并按信息库治理细那么要求入库；

结算书及结算协议书：

项目信息资料员依照部门领导安排的结算工作任务填写《××项目结算任务表》，并依据合同编号；部门行政秘书将总领导审批下来的结算书分项目交给项目信息资料治理员，项目信息资料治理员应及时与施工单位办理《合同结算协议书》，并将结算书及结算协议书（含电子文档）存档，按本钱信息库治理细那么要求入库。

本钱月报：

项目负责人每一个月5日前负责编制《项目本钱动态操纵表》，项目信息资料治理员每一个月8日前负责统计本项目上月发生的合同信息、招投标信息、工程款支付情形、甲定乙购材料采购通知单、设计变更、补充设计、现场签证、结算任务、结算费用及项目本钱动态操纵表等并将相应信息填入本钱月报中，部门领导负责整合完成《部门本钱月报》，报总领导审阅后，上报集团。

每一个月15日前由部门行政秘书负责按信息库治理细那么入库。

资料备份：

每季度项目信息资料员负责将本项目的相关电子文档在内部网进行备份，以防电脑显现问题而造成的数据丢失；

资料的存档：

以下资料要求必需存档：

a、合同文件（详招投标（议标及直接委托）及其合同治理作业指导书）；

b、招标文件（见招投标及其合同治理作业指导书）；

c、甲定乙购材料采购通知单；

d、设计变更单；

e、补充设计单；

f、现场签证单；

g、结算书及结算协议书；

h、进度款审核表；

以下资料应该留底，以便查阅：

a、项目工作传签单；

b、项目各时期本钱分析报告；

所有存档的资料柜必需编号、标识清楚、上锁；

资料的查阅及借阅：

本钱信息库中已有的信息资料原那么上不能再查阅及借阅，其他资料的的查阅和借阅都要知会项目信息资料治理员，如需借阅必需按要求填写《借阅资料记录表》，如需复印者用完后请及时归还。

资料的移交：

项目结算完成一年后，由项目信息资料员配合行政秘书按地产公司档案治理要求移交给公司资料室，其他资料移交给部门行政秘书。

部门行政信息资料的治理：

部门所有资料的发送和传签都必需以部门行政秘书为接口，由部门秘书做好记录并要求对方签收；

行政秘书负责所有部门行政治理资料的存档工作：

行政打算、本钱月报、行政治理工作传签单、行政会议记要、其他行政往来文件。

考核要点：

为了保证项目信息资料的及时性及真实性，部门领导将每一个月对本钱信息系统信息录入的准确性、及时性进行考核。

资产治理：

部门资产治理员负责不按期对部门资产进行清查及清点，并配合地产公司内部年关的部门资产清点工作；

如有新同事加盟本部门，部门资产治理员应该事前给新同时申请好其工作所需的资产；

如有同事调离本部门，部门资产治理员应该做好资产的清点和转移工作.

5.编号原那么

合同编号原那么：

按工程项目进行分类，以大写的拼音字母表示，如GW（国网）、LH（龙华）；然后按合同的类别进行分类，以大写的拼音字母表示，如SJ（设计合同）、SG（施工合同）、CG（采购合同）；最后按合同签定的前后顺序进行排序，以阿拉伯数字表示，如：

0一、02；具体如：

GW-SG-01。

招投标编号原那么：

按工程项目进行分类，以大写的拼音字母表示，如GW（国网）、LH（龙华）；按招投标的前后顺序进行排序，以阿拉伯数字表示，如：

0一、02；具体如：

ZTB-GW-01。

甲定乙购材料采购通知单、设计变更单、补充设计单、现场签证单合同编号原那么：

合同编号＋流水编号。

合同编号原那么详第1条，流水编号依照单据发生的前后顺序进行排序，以阿拉伯数字表示，如：

0一、02；具体如：

GW-SG-01-01

6.附件：

GFI-CB-15-F1《项目合同一览表》

GFI-CB-15-F2《项目招投标项目一览表》

GFI-CB-15-F3《项目结算任务表》

GFI-CB-15-F4《甲定乙购材料（设备）采购通知单》

GFI-CB-15-F5《设计变更清单》

GFI-CB-15-F6《补充设计清单》

GFI-CB-15-F7《现场签证清单》

GFI-CB-15-F8《甲定乙购清单》

××项目合同一览表

工程分判方式

合同编号

合同名称

合同价款

乙方单位

负责人

生效日期

××项目招投标项目一览表

序号

编号

项目名称

项目

经手人

时间

电子文档

文本文件

××项目结算任务表

保存情况

序号

项目名称

编号

工程名称

施工单位

施工队报价

接收日期

安排时间

计算人

校对人

完成日期

审定造价

合同价格

合同暂定部分调整

合同调整部分

暂定量

暂定价

暂定材料

设计变更

现场签证

增加工程

金地（集团）深圳地产公司

甲定乙购材料（设备）采购通知单

工程名称：

合同编号：

NO：

第页，共页

序号

材料名称

用途说明

生产厂家

规格型号

数量

单位

单价

价格组成

总价

进货时间

备注

备注

经办人

设计部经理

成本部经理

日期

日期

日期

设计变更清单

编号

合同流水编号

名称

签认日期

备注

说明：

1、本清单用于设计变更资料移交，设计变更指原有设计进行修改。

2、每一个月5号前工程部提供上月所有已发生的设计变更复印件及清单（含电子文档）。

3、合同流水编号原那么：

BG-合同编号-流水编号（流水编号指对应合同的流水号）。

补充设计清单

编号

合同流水编号

名称

签认日期

备注

说明：

1、清单用于补充设计资料移交，补充设计指新增设计。

2、每一个月5号前工程部提供上月所有已发生的补充设计复印件及清单（含电子文档）。

3、合同流水编号原那么：

BC-合同编号-流水编号（流水编号指对应合同的流水号）。

现场签证清单

编号

合同流水编号

名称

签认日期

备注

说明：

1、清单用于现场签证移交。

2、每一个月5号前工程部提供上月发生的所有现场签证单复印件及清单（含电子文档）。

3、同流水编号原那么：

QZ-合同编号-流水编号（流水编号指对应合同的流水号）。

甲定乙购清单

编号

合同流水编号

名称

签认日期

备注

说明：

1、本清单用于甲定乙购单的移交。

2、每一个月5号前工程部提供上月所有已发生的甲定乙购单复印件及清单（含电子文档）。

3、合同流水编号原那么：

CG-合同编号-流水编号（流水编号指对应合同的流水号）。