行政事务管理文书与方案工作计划出差办公室管理考勤管理.docx
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行政事务管理文书与方案工作计划出差办公室管理考勤管理
行政事务管理文书与方案
行政事务管理文书
行政工作计划书
文书名称
行政部年度工作计划
编号
受控状态
一、计划背景
根据公司本年度的实际经营情况和公司现有的组织架构管理体系，公司行政部对___年度工作计划是针对公司后勤、外联、安全保障、车辆管理等工作进行指导、协调、监督、管理，执行公司各项规程、工作指令而安排部署。
二、总体目标设定
根据本年度工作情况与存在的不足，结合目前公司发展的状况和今后的发展趋势，行政部从以下几个方面开展___年度的相关工作：
1．行政部制度机制建设工作方面。
制度保障方面：
行政部在___年度将进一步完善公司行政部于___年起草的各项规章管理制度，以保证公司的运营在既有的管理体系中运行。
行政部内外沟通机制建设与完善：
行政部将在___年完善本部门内部的横向、纵向沟通机制，调动本部门全体员工的主观能动性，建立和谐、融洽的内部关系。
2．行政部日常工作方面。
___年行政部将严格执行本部门的日常行政工作，完善和改进行政部在___年度所存在的不足，保证公司行政工作正常开展。
三、计划编制原则
1．实行行政部职责。
2．立足公司的经营现状与发展方向，突出提升管理的重点。
3．集中管理，统筹安排，责任明确。
4．充分利用资源，注重实效。
四、行政管理制度机制建设
（一）制度保障。
1．目标概述
公司迄今为止的制度体制严格来说是不完备的。
而公司的制度体制的建设决定着企业的发展方向。
鉴于此，行政部在___年首先应完成公司制度体制的完善。
基于稳定、严格、合理、健全的原则，通过对公司未来管理体制发展态势的预测和分析，制定出一套科学的公司制度体制，保证公司的运营在既有的管理体制中运行良好、管理规范、不断发展。
2．具体实施方案
（1）自___年___月___日起试行公司行政部于___年基于公司原有制度进行修订并经公司办公会、总经理室讨论、审批后的公司制度。
拟定试行期为___个月，在新制度试行之前原有公司制度仍应继续执行。
（2）自___年___月___日起，至___年___月___日止，公司行政部将征求公司各部门意见和建议，对现有制度内容在实际工作中出现的不可行、不切实际和妨碍正常工作的部分进行整理、修订，针对具体章节进行修改或废止。
（3）公司制度汇编中涵盖内容除公司通用制度外，还应包含公司各部门的内部制度。
行政部对此部分内容进行汇总整理后，将编入公司制度汇编中。
（二）行政部内外沟通机制建设与完善。
1．目标概述
建立行政部横向、纵向沟通机制，保证公司各部门与行政部的信息交流和行政部内各层次员工的信息交流通畅。
2．具体实施方案
（1）行政部横向沟通机制建立：
行政部将公布本部门现行的工作流程、工作制度和各岗位人员名单，使公司其他各部门可以互相了解、熟悉行政部的工作内容，方便公司各部门之间的配合与协作。
（2）行政部纵向沟通机制完善：
进一步完善行政部各岗位员工应定时对本部门上级主管领导日汇报的纵向沟通机制。
进一步做好行政部晨、夕会议纪要、周例行培训会议纪要等相关文档文件的记录；进一步严格执行行政部工作汇报流程制度等相关工作内容，保证公司行政部内部的信息通畅。
五、行政部日常管理工作
（一）考勤管理
1．行政部分管考勤管理工作的行政专员每日将公司员工出勤情况、请假情况、休息情况进行记录，严格遵守公司《考勤管理制度》。
2．行政部分管考勤管理工作的行政专员每月将对公司全体员工未打卡情况进行___次统计，并进行公示。
（二）车辆管理
1．行政部分管车辆管理工作的行政干事，将根据公司《车辆管理制度》和《驾驶员管理制度》等相关规定，每日对车辆油耗、车辆内外卫生、公司各车辆出车情况、公司车辆出车后使用情况、车辆油量情况、车辆维修情况和车辆保养情况进行统计，并上报至公司行政部总监。
2．车辆管理干事每月将对公司各车辆违章情况进行___次统计，并进行公示。
3．车辆管理干事每月核实公司所属各车辆的年检和保险情况，对于车辆到检时间进行统计。
4．车辆管理干事必须保证公司各部门正常的车辆使用。
（三）卫生管理
1．行政部分管卫生管理的行政干事将对公司保洁员每日的日常工作进行检查、指导和考核，随时发现卫生问题随时进行解决。
2．行政部分管卫生管理的行政干事将严格按照公司《卫生管理制度》、《保洁员工作管理制度》、《客户休息区工作细则》等相关规定对公司公共区域和公司各部门进行卫生和环境检查。
（四）档案管理
行政部分管档案管理的行政专员将根据公司档案管理要求，对公司档案分别以时间、类别和存档级别的不同进行分类存放，保证公司存档档案安全。
（五）服装管理
1．行政部分管服装管理的行政干事将根据公司人员变动情况确定是否发放公司工装。
2．分管专员每季度统计___次公司员工工装使用情况，做好公司员工工装的换季统计工作。
（六）办公用品管理
行政部分管统计公司各部门每月办公用品需求的行政干事，将根据公司各部门每月所提交的物料申请单进行办公用品数量和金额的统计，并上报行政部总监和总经理审批。
每月___号之前交至公司工程采购部采购员。
（七）办公设备维修与保养
行政部分管办公设备维修与保养的人员做好办公设备维修与保养工作。
（八）公司相关证照办理。
___年___月___日之前办理完毕公司营业执照和公司组织机构代码证和税务证。
（九）临时事宜办理
公司行政部有办理公司领导交办的临时事物的职责，公司行政部在接到领导的相关指示后必须第一时间予以办理。
六、计划执行注意事项
1．行政工作是一个系统工程，不可急于求成。
因此，行政部在设计、制定年度目标时，按照循序渐进的原则进行。
2．行政工作对于一个不断成长和发展的公司而言，是一项非常重要的基础工作，也是需要公司上下通力合作的工作，需要各个部门之间的配合，因此，需要公司领导予以重视和支持。
所以行政部在制定年度计划后，在完成过程中恳请公司领导与各部门予以协助。
3．此工作计划仅为公司行政部___年全年工作的基本文件，而非具体工作方案。
鉴于企业行政建设是一个长期工程，针对每项工作行政部都将制定与目标相配套的详细工作方案。
但必须等此工作目标经公司领导研究通过后方付诸实施，如遇公司对本部门目标的调整，行政部将按调整后的目标完成年度工作。
同样，每个目标项目实施的具体方案、计划、制度、报表等，也将根据公司调整后的目标进行具体落实。
4．___年度是公司发展的关键性一年，公司行政部将会按照公司各项管理制度的要求做好本年度的一切相关工作。
为公司在___年度的运营中能够各方面的取得更好的成绩而努力。
编制人员
审核人员
审批人员
编制时间
审核时间
审批时间
出差总结报告书
以下是××公司大区经理出差总结报告，供读者参考。
文书名称
大区经理出差总结报告
编号
受控状态
一、出差主题
落实2013工作计划。
二、出差地点
吉林――辽宁――黑龙江
三、出差计划时间
2012年12月5日至2012年12月27日。
四、实际出差时间
2012年12月5日至2012年12月27日。
五、出差计划完成进度
计划完成进度详见下表。
计划执行进度表
地点
天数
计划事项
完成进度
吉林
10天
1．落实2013年市场拓展计划
完成
2．与区域负责人沟通，确定按公司规范化运做的方式、方法
完成
3．将区域库存进行分类，并计划出具体处理方式
完成
4．计划出该区域2013年人员编制，工作岗位及职责
完成
5．建立初步自营管理体系方案
完成
辽宁
6天
1．落实2013年市场拓展计划
完成
2．将区域库存进行分类，并计划出具体处理方式
完成
3．完善自营管理体系方案
完成
4．公司相关的其它工作事宜
完成
黑龙江
7天
1．落实2013年市场拓展计划的实施
完成
2．与区域负责人沟通，确定按公司规范化运做的方式、方法
完成
3．市场所需人员引进的计划方案的制定
完成
4．相关的其它工作事宜
完成
六、出差总结
各区域主要存在问题与解决方法和建议如下表所示。
主要问题与解决方法和建议
主要存在问题
解决问题的方法和建议
重市场轻管理
建立制度管理的体制，任贤避亲。
引进专业的市场管理人才，先完善自我，在完善市场
库存偏高
选择适当的渠道和采用促销方式降低库存
数具掌控、分析专业人员缺少
建议销售部或者信息部专业人员来把握货品比率，帮助各区域及时了解当前货品状况，以便即使做出反映
总公司货当季度到达太慢，极大的影响了销售和增加了库存
总公司能按计划发货，给所有的网点第一货品资源
货品质量
总公司正在努力减少出现的货品质量问题，严把第一关口和代加工程序
此次出差，按照2013年公司目标并结合各区域实际发展情况，制定并初步落实了各区域2013年的重点工作。
2013年，将重点监督并协助各区域严格按照计划将各项工作落实到实处，确保公司目标的达成。
编制人员
审核人员
审批人员
编制时间
审核时间
审批时间
行政事务管理方案
办公室管理方案
以下是××公司办公用品管理方案，供读者参考。
方案名称
办公用品管理方案
编号
受控状态
一、管理目标
明确办公用品的采购、发放等日常管理工作，方便公司员工领用办公用品，合理控制办公用品的费用支出。
二、办公用品采购
（一）办公用品采购程序
1．行政工作人员须及时掌握办公用品的库存情况，并根据平时的消耗水平制订采购计划，明确订购数量，填写《办公用品申购单》。
2．行政工作人员将经行政部经理审核的《办公用品申购单》，提交公司总经理审批。
3．《办公用品申购单》审批通过后，根据审批意见，行政部负责采用订购或直接购买的方式实施购买。
4．所订购办公用品到货后，行政部应严格按照送货单进行验收，核对型号规格、品种、数量和质量，以确保不存在任何问题。
5．验收人员在《办公用品验收单》上填写验收结果并签字确认。
6．针对直接购买的办公用品，经办人可凭《办公用品申购单》以及有效发票，到财务部办理报销手续；针对采用订货方式购买的办公用品，经办人凭《办公用品申购单》以及《办公用品验收单》，到财务部办理领款手续。
（二）办公用品采购规定
1．经办人应本着“合理节约”的原则实施采购，避免重复购买造成库存积压；选择供货商时应货比三家，尽量选择优质廉价的办公用品。
2．各部门如因工作原因而对某种办公用品的需求量或规格发生更改时，需向行政部提出书面申请，以便行政部及时对订购计划进行调整。
3．行政部应填写《办公用品订购计划控制表》，表中应详细地记录订购日期、数量、单价、供应商信息以及到货数量和日期。
4．如遇特殊情况，办公用品需求部门可采用电话或传真的方式通知行政部后，自行选择购买所需物品，但事后需及时补办相关手续。
否则，所产生的费用公司将不予报销。
5．验收结果为不合格时，由行政部负责与供应商沟通协商，进行托换货等相关事宜的处理。
6．对于验收结果为不合格的办公用品，财务部有权拒绝支领相关费用。
7．经办人应秉公办事，采购过程中严格收受回扣及其他礼品。
确实无法拒绝时，应上交公司。
如有违反，一经发现，公司将根据情节轻重对违反者处以警告、罚款、降薪甚至辞退处理。
三、办公用品的领用和发放
（一）办公用品领用和发放方式
1．领用办公用品时，需以部门为单位，在规定的时间内向行政部提交《办公用品申领单》，写明所有领取的用品名称及数量，并由部门主管签字核准。
2．公司规定每月的1—3日为统一的提交申领表时间，遇节假日顺延，其他时间均不予受理。
3．行政部根据申领表的内容备齐所需物品，于每月5日前向各部门发放。
同时进行办公用品发放的登记工作，写明分发物品的名称、数量、型号规格及分发日期，最后由申领人签字确认。
4．员工离职时，其已领取或保管的订书机、计算器等耐用品必须交换行政部。
如有丢失或损坏，行政部负责折价后向其索取补充。
5．经公司总经理批准的特殊办公用品可随时申领。
（二）新员工入职领取物品
新员工入职时，可按照核定的岗位标准领取一套办公用品。
具体如下表所示。
办公用品岗位领用标准一览表
岗位
标准配置
员工
水性笔、记事本、文件夹各1个
财务部员工
水性笔、记事本、文件夹、计算器各1个
部门主管
铅笔、水性笔、记事本、文件夹、计算器、订书机各1个
部门经理级以上人员
铅笔、圆珠笔、水性笔、皮面笔记本、计算器、笔筒、书架、活页夹各1个
备注
因工作原因需领用标准配置以外的办公用品时，需按照常规的办公用品申领程序进行申领
四、办公用品的保管与使用
1．行政部应建立库存办公用品台账，明确掌握办公用品的库存情况。
2．办公用品仓库须经常清扫整理，并定期进行盘点。
盘点时如有账务不符的情况，应及时查明原因，做到帐物相符。
3．行政部应根据办公用品的采购价格核算出物品单价，并根据各部门的领用情况计算出相应的费用，将其作为年度考核依据，并定期进行整理、汇总及存档。
4．水性笔、圆珠笔等首次领用后三个月内，只能领用笔芯，不得重复领用。
5．离职人员交回的耐用办公用品由行政部安排重新发放，申领人不得以其新旧为由拒绝领用。
6．行政部对已无使用价值、决定报废的办公用品应做好登记，写明用品名称、价格、数量及报废处理等事项。
7．树立节约意识，提倡无纸化办公，尽量使用网络资源，降低易耗资源的消耗。
五、办公用品使用的监督
1．各部门经理负责监督本部门办公用品的日常使用情况。
2．行政部应定期对各部门办公用品的领用申请以及实际使用情况进行核对。
3．行政部每月填写《办公用品使用情况汇总表》，一式两份。
一份存档用于年终各部门的绩效考核，另一份提交各部门经理，使其了解本部门办公用品的消耗情况。
4．实行“走动管理”，发现问题及时提醒解决，杜绝浪费。
编制人员
审核人员
审批人员
编制时间
审核时间
审批时间
日常办公考勤方案
方案名称
日常办公考勤方案
编号
受控状态
一、目的
为了维护公司良好的工作秩序，确保各项工作顺利开展，提供工作效率，特制订本方案。
二、管理职责
1．公司行政部负责考勤统筹管理。
2．各部门主管分别负责本部门员工的考勤管理工作。
3．公司员工均需严格公司考勤要求执行。
三、考勤种类划分及要求
1．工作时间：
每周一至周五9:
00—18:
00，其中中午12:
00—13:
00为午餐时间。
2．法定假日按照国家相关规定安排休息，如遇特殊情况需做调整的则另行通知。
3．考勤设置种类如下表所示。
考勤设置种类
考勤种类
说明
迟到
上班时间开始后30分钟以内打卡的。
早退
下班前30分钟以内打卡的。
旷工
上班时间开始后超过30分钟打卡或无故缺勤的。
请假
出差
外勤
需在公司以外办理公事的。
4．全体员工必须亲自打卡，任何人不得代替。
如有违反，一经发现，代替人和被代替人每次各处以100元罚款。
5．因公事临时外出，无法按时打卡的，应在返回后及时填写《员工未打卡记录单》，经部门经理确认签字后交行政部存档备查。
6．因公出差时，须向行政部提交经主管签字核准的《出差申请表》，以备查核。
7．忘记打卡的需填写《员工未打卡记录单》，经部门经理确认签字后交行政部备查。
每月忘记打卡次数累积不得超过3次，否则以旷工论处。
8．工作时间需外出办事时，应填写《员工未打卡记录单》，经部门经理批准且在行政部登记后方可外出。
9．中午下班、上班时的两次打卡的时间应超过30分钟，否则以迟到论处。
10．考勤卡如有损毁或丢失，应及时联系行政部进行补办。
11．擅自离职或故意不打卡的，以旷工论处。
12．严禁擅自涂改考勤卡。
如有违反，一经发现，将严肃处理。
四、考勤管理及结果应用
1．公司全体员工必须严格遵守上述条款，努力做好本职工作。
2．每月的最后一个工作日，各部门经理须将本部门的考勤情况进行整理汇总，并填写《月度考勤统计表》，交行政部存档备查。
3．员工申请休假时，必须完成工作交接，以确保工作的连续性。
4．考勤结果将作为员工年度考勤评定等级的依据，并与年终奖金挂钩。
5．公司将不定期地对各部门的考勤情况进行抽查，抽查结果将作为各部门年度考评的内容之一。
6．对严重违反考勤制度的人员，公司将根据情节轻重给予批评、警告、罚款、辞退处理。
7．考勤统计结果被查实严重失实的员工，考勤人员和部门经理承担连带责任，与责任人一并受到同等处罚。
五、奖惩措施
1．迟到一次，罚款___元；每月迟到累积三次，罚款___元。
2．早退一次，罚款___元；每月早退累计三次，罚款___元。
3．旷工半天扣发当月___%的薪金；旷工1天扣发当月___%的薪金；旷工2天扣发当月___%的薪金；旷工3天或以上，扣发当月全部薪金。
当月连续旷工5天或1年内旷工累计10天以上的，公司将予以辞退。
4．全年迟到、早退累计___次以上的，或者有旷工记录的，年度考核不得评为优秀；全年迟到、早退累计___次以上的，扣发___的年终奖金。
5．当月出满勤者可发全勤奖，随当月工资一并发放。
六、考勤管理特殊情况说明
公司实行上下班打卡登记的考勤办法。
除下列几种情况外，其余员工须严格遵守公司的打卡规定。
1．经总经理批准免于罚款的员工。
2．因出差并向行政部提交经主管签字批准的《出差申请单》的员工。
3．因故请假并完成相关请假手续的员工。
4．因临时原因未能打卡，事后经主管批准的员工。
编制人员
审核人员
审批人员
编制时间
审核时间
审批时间
员工出差管理方案
文书名称
员工出差管理方案
编号
受控状态
一、出差管理申请手续要求
1．员工因公到外地出差，无论使用何种经费都必须办理批准手续，未得到允许任何人不得办理差旅费用的报销手续。
2．出差员工回到公司后，应于3日内填写“差旅费用报销单”，经部门经理审核后，提交财务部，差旅费的报销期限为员工返回后15日内。
二、员工出差种类划分
出差分为“近距离外出”、“当日出差”（当日回来）和“住宿出差”三类。
具体说明如下表所示。
员工出差种类说明
出差类别
说明
近距离外出
指利用交通工具，以公司总部为中心，在半径___千米范围内的外出。
外出范围由部门主管与总经理协商决定。
在必要时，近距离外出可变更为当日出差，或作住宿出差处理
当日出差
指从公司出发后，当日可返回的出差。
当日出差的地域范围由部门主管与总经理协商决定，但不得与前条所述地域重复。
员工去往地理位置偏僻或交通不便地区出差时，可按住宿出差处理
住宿出差
指出差到较远的地方，通常需要住宿。
因出差内容和需要时间的差别，有些住宿出差也可以作近距离外出或当日出差处理
三、出差费用报销
（一）出差费的内容
1．火车、轮船、飞机及其他交通工具的费用。
2．出差补贴。
3．住宿费。
4．通信费。
5．其他出差中发生的正当费用。
（二）费用报销的标准
公司费用报销标准一览表
人员
报销费用类别
高层领导及高级技术人员
中层领导
其他人员
交通工具
飞机、软卧
软卧（12小时以内）
飞机（超出12小时）
硬卧（12小时以内）
软卧（超出12小时）
若因工作需要确实需要乘坐飞机者，须事先报领导审批
住宿
实报
1．经济特区___元内
2．一般地区___元内
1．经济特区___元内
2．一般地区___元内
补贴（伙食、饮料及其他杂费）
实报
1．经济特区___元内
2．一般地区___元内
1．经济特区___元内
2．一般地区___元内
（三）特别差旅费处理
1．员工出席招待会、客户接待、投宿于公司驻外机构时，不支付住宿费。
2．员工来往于公司总部和各分公司之间的出差，原则上必须利用公司的住宿设施。
3．员工投宿于亲友家时，支付___%的住宿费。
4．员工在同一地区连续停留超过___日时，视为长期滞留出差。
5．出差目的与内容跟一般出差有区别的，视为特殊业务出差，如参加研讨会、招待客户、随客户出差、到分公司就职等。
6．因特殊业务出差的差旅费支付标准如下。
（1）员工出席研讨会时，对于火车票、轮船、飞机票、住宿费及其他必要的费用，原则上实报实销。
（2）员工因招待客户出差时，原则上实报实销。
（3）员工异地就职则按规定另行处理。
四、其他补充说明
1．一般人员随同高一级领导出差，可按高一级领导的同等待遇予以报销。
2．当有客户、相关公司人员或公司管理人员随行，或因不得已的原因而使出差费超出规定时，经随行管理人员或公司财务主管批准后，按实际费用报销。
3．驾驶或搭乘公司车辆出差时，不报销交通费。
4．员工应选择最短且最方便的出差线路，尽量减少出差所用时间。
由于自然灾害或其他不可抗力，使出差员工不得不改变路线时，需由本人向部门经理说明情况，按实际花费报销。
5．出差过程中，利用出租车仅限于有客户通行、紧急情况、有可能耽误出发时间或携带物品过重、下天访问客户等情况，按实际额支付出租费，但必须在“差旅费报销单”中说明理由，并经管理人员或主管批准。
6．出差过程中，如遇贡公休日，员工应以公务为重，继续执行出差任务。
但是，如遇出差单位公休日，无法开展工作时，可安排休息。
为避免出现这种情况，出差前，出差员工应与有关单位联系。
出差归来后，可补足休息日。
7．出差过程中，因生病、交通中断或其他意外情况超过预定期限停留时，在查清事实的基础上，员工可按长期滞留标准报销费用。
8．在出差过程中，如需向客户提供礼金（用于庆贺、吊唁、探望等），或赠送土特产时，员工应将金额控制在___元以内。
超出此金额时须经上级主管批准。
9．如果需要在出差地招待客户，原则上应事先在“出差计划表”中提出具体预算，并经上级主管批准。
其金额一般限定在___元之内，部门主管以上限定在___元以内。
10．关于私事绕道的报销规定：
员工借出差或调动工作之便，事先经公司领导批准就近回家省亲、办事时，所发生的车船票，一律按直线距离报销，多余部分个人自理，不发放补助费。
编制人员
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审批人员
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