总务工作职责及管理办法.docx

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总务工作职责及管理办法

《天天购总务工作职责及管理办法》

目的加强公司办公管理，提高工作效率，降低办公成本

原则办公管理贯彻“规范、效率、效益”的理念

规范以制度规范办公管理

效率有助于提高整体工作效率

效益减少资源耗费，降低成本

目录：

1.办公环境管理

2.顾客接待管理

3.电话及邮件管理

4.办公用品及设备管理

5.日常事务管理

6.时间管理

7.印章管理

8.钥匙管理

9.会议管理

10.档案管理

1.办公环境管理

1.1办公环境管理的范围为公司前厅、会议室、洽谈室、花盆、走廊、门窗等处的环境卫生。

1.2总务人员看到大厅地上有污渍应立即指示保洁员处理干净，当保洁员不在时，应亲自处理。

确保公司的卫生整洁。

1.3注意安全用电：

电线、电器残旧不符合规范的，应及时更换；严禁擅自私接电源和使用额外电器，不准在办公场所使用电炉。

1.4每日安排值日人员在下班后要关好公司所有门窗，关闭电源。

1.5每天早上来公司后应打开办公区域空调，下班后离开公司前应检查关闭所有空调。

1.6会议室、洽谈室等处无人时应将空调关闭。

。

1.7中午午休，大部分员工离开公司时，可关闭部分空调，然后打开窗户透气。

下午上班后将窗户关闭。

1.8注重办公场所的清洁,使用过的纸张,废物不得随意乱扔.每位员工负责清理并保持个人办公区域的干净整洁,井然有序;

2.顾客接待管理

公司来客由前台接待负责。

接待人员应热情大方，遵守员工文明礼仪规范，维护公司形象和利益；并根据来访意图正确及时引导来客。

2.1接待人员必须仪表端庄、整洁。

具体要求是：

2.1.1头发：

职员头发要经常清洗，保持清洁。

2.1.2指甲：

指甲不能太长，应经常注意修剪。

涂指甲油要尽量用淡色。

2.1.3口腔：

保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品。

2.1.4化妆：

应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。

2.2前厅包括前台、沙发区、大厅等处。

前厅环境应该清洁、整齐、明亮、美观，无异味。

2.3前台桌上的文件、文具、电话等物品应摆放整齐。

不常用的东西和私人用品，应放置在抽屉中。

2.4茶叶、杯具要准备齐全。

客人走后，应及时清洗茶具和烟灰缸，并重新摆放好。

2.5接待区的报纸应定期更新。

2.6接待来访者的工作程序：

2.6.1前台要时刻注意公司大门，发现有客人朝门口走来，应站立面带微笑迎接来访者，为公司树立良好的形象。

2.6.2了解客人的来访缘由，并及时了解被访人。

如果被访人临时不在或有事，应请其入座，款待茶水，递送报纸以派遣时间，如果实在无法接待客人，应立即向对方说明情况，应主动请对方留言并尽快将留言传达给被访人。

2.6.3客人离开时，应礼貌送客。

对于重要的客人，应送至大门处。

2.7接待人员要留一份公司内部电话簿；并按一定规律分类归档访客名片。

应记住常来的客人，看到对方应及时喊出姓氏。

2.8向客人递交物件时，应双手递交，如递文件等，要把正面、文字对着对方的方向递上去，如是钢笔，要把笔尖向自己，使对方容易接着；至于刀子或剪刀等利器，应把刀尖向着自己。

2.9如遇有客人进入隔断区应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）前厅内都应保证有人接待。

3.电话及邮件管理

＜电话管理＞

3.1电话来时，听到铃响，至少在第二声铃响前取下话筒。

如果耽搁了一小会，拿起电话后，要先向对方真诚致歉。

说话应稍慢而清晰，同时面带微笑。

3.2通话时先问候，并自报公司、部门。

对方讲述时要留心听，并记下要点。

未听清时，及时告诉对方，结束时礼貌道别，待对方切断电话，自己再放话筒。

3.2对不指名的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人。

在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接听人。

3.3暂时离座时,同部门或邻座同事请主动接听来电并作好电话记录。

3.4打电话时简明扼要，抓住关键，并尽可能降低音量。

3.5行政人员应训练自己的听辨能力，当老客户打来电话时，应能立即使用合适的称谓问候对方。

3.6若无特殊理由,上班时间内尽量避免拔打私人电话,禁止长时间拔打私人电话.

3.7与工作无关的来电应尽快结束通话，或告知对方另约时间通电话。

3.8如果此时不便谈话，应直言相告，或者稍后再回电话，并说明回电话的准确时间。

3.9正在与客人交谈时接来电，应先向客人致歉并尽快结束通话。

3.10接听客户的投诉和抱怨电话切忌不可争辩和随意承诺，而应先致歉意然后再通过相关手续解决问题。

＜邮件管理＞

3.11公司收发的所有邮件都应登记在册，并注明详细时间。

3.12对于一些重要的,保密的,紧急的文件可用特快专递寄发,对于一些不紧急的邮件则用挂号,平信或普通快递寄发。

3.13寄往相同位置的特快邮件请放在同一信封一起寄出,以免发生不必要的开支。

3.14公司寄发的邮件均为公司往来文件或单据,切勿在公司邮件中加入私人邮件;

3.15对于重要的信件，在转送至收信人前最好复印一份保存，以备查询。

4.办公用品及设备管理

所有办公用具、用品的购置统一由行政总务部门制订计划、报经上级领导批准后方可购置。

办公设备由行政总务部门负责管理和维护。

＜办公用品管理＞

4.1在每月的20日前,各部门必须把本部门下月所需的办公用品预算清单报送行政部专员处,办公室根据各部门所报预算按需购买;

4.2加强领用登记制度,所有办公用品的领用,须按实际领用数量作出登记并签字确认;

＜领用办公用品注意事项＞

4.3合理发放个人办公用品数量,不得囤积和浪费;

4.4部分文具领用需以旧换新,如各种笔类;

4.5员工在调动或离职时,须交还计算器,直尺,订书机等耐用物品;

4.6如有遗失,需赔偿遗失物购置价格的50%后方可办理调动或离职手续;

4.7采用固定时间领用办公用品；

4.8对于新入职员工,办公室人员会在员工入职的第一日准备好相关办公用品后通知其前来领取;

4.9对于墨盒打印纸等办公耗材,需预先准备适量备用,避免由于耗材的不足而影响正常运作.

4.10办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。

4.11所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。

＜电脑、打印机、传真机管理＞

4.12打印室设有扫描、打印、复印、传真为一体的数码打印机，使用时打开开关，不使用则应关闭电源。

4.13打印纸分为两层放置：

第一层为A4，第二层为A3，手送台放用过一面的回收纸。

4.14坚持勤俭节约，对于还未完全定稿仍需打印出来的文稿，可利用已用过一面的打印纸。

也可把打印过的纸张装订起来在公司内部用作便签纸。

4.15严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。

4.16指定专人使用传真机，做登记并保留所有发送记录。

4.17文件、传真等应及时发送给有关人员,不可拖延。

5.日常事务管理

5.1行政人员应尽量坚持记工作日记，详细记录工作时间和活动，合理安排时间。

5.2协助需要印制名片的同事统一印制，收下名片样张后，问清对方需要时间，了解印刷单位，同时负责校对和及时通知需求者前来领取。

5.3应提前到岗，监督管理出勤登记和打卡。

6.时间管理

6.1公司周一至周五为工作日，具体作息时间如下:

6.28：

50之前打卡报到,8:

50—9:

00作好上班前的一切准备;

6.38:

00—12:

00上午上班时间；

6.412:

00—13:

00午饭休息时间；

6.613:

00—18:

00下午上班时间；

7.印章管理

7.1行政部负责公司印章的管理工作，应建立印章管理台帐，对用印情况进行督导。

7.2印章保管人必须认真履行用印登记制度，注明用印人姓名、用印事由（内容）、用印日期、领导签字等主要事项。

7.3凡以公司名义制发的文件，须有相关领导签字确认，方予用印并填写用印登记。

文件用印后，文稿连同加盖印章的两份正式文件存档保管。

7.4合同（协议）的用印应经公司总经理签批，方可加盖我司合同专用章，并将公司领导的批示连同已盖章的合同（协议）的原件和复印件一起存档；并要求合同内容完整，经办人签字。

7.5公司原则上不出具空白用印件。

确需空白加印件时必须经总经理和副总经理审批。

7.6借用公司印章外出办事必须经公司总经理签批，并按所规定的时限交还。

7.7对于私自使用印章或借出印章后使用超出签批范围的，要根据情节轻重予以处理。

7.8印章保管人所属部门经理对印章保管人运用印章负有监督责任，并相应承担领导责任。

7.9其他部门如需使用印章，应向总经理申请。

行政部不得将印章带出办公室，也不得委托他人代盖印章，更不得随意交给他人拿走使用。

8.钥匙管理

8.1公司所有钥匙由行政主管统筹管理、复制，各部门钥匙由部门负责人管理。

8.2如因公需使用钥匙，得向保管人说明使用目的，用毕后应立即归还。

8.3部门负责人负责管理钥匙的使用，不得任意复制或允许同仁借予他人使用，否则负连带赔偿责任。

8.4钥匙保管人应遵守下列条件，否则所受损失由保管人负担责任，并视情节

重论处或依法查办。

8.4.1离职时应将钥匙缴交办公室负责人。

8.4.2钥匙遗失时，应立即向行政部报备。

8.4.3未经行政部同意不得复制。

8.4.4不能任意借予外人使用。

9.会议管理

＜会议室管理＞

9.1爱护会议室设备,未经许可不得擅自将会议室内一切设备、物品等移至它处使用.

9.2会议结束后,将各自座椅归位,摆放整齐,以便下个会议人员使用.

9.3行政人员应随时检查会议室,关闭所有电源,包括使用的电脑,投影仪等.若发现会议室内设备等物品不能正常使用时,应及时记录并了解维修人员.

＜会议与接待＞

9.4行政部门负责公司召开的各种会议的组织和服务工作。

9.6准确了解领导的意图，掌握会议主题、会议时间、会议地点、要求出席人员、与会人员应准备的材料等，及时通知到位，必要时留下通知记录。

9.7会议期间，根据不同层次的会议要求，提供相应的会议服务：

会场准备与布置、会议记录、茶水供应、满足领导临时需求等。

9.8会后清理会场，打扫卫生，根据需要编制会议纪要，做出会议总结等。

10.档案管理

为对公司的文件档案实行规范化管理，提高存档文件材料的质量，方便查寻和参阅，特制订本规定。

本规定所指文件档案，为公司在经营活动中形成的以文件资料、传真、书信、图表、簿册、像片、录音带、电脑盘片等载体记载的各种有价值的记录资料。

10.1凡与公司项目经营、业务拓展活动相关的，具有查考、利用价值的文件材料均应列入归档文件的范围。

10.2对拟归档的文件资料，在归档之前,应根据该文件的时间、内容、形式和签发部门，进行准确分类。

10.3为了方便查寻，对已经分类好的文件要登记、立卷，并填写详尽的《卷内文件目录》和《案卷目录》。

机密文件另类归档。

10.4对同一卷内的文件的排列要遵循如下原则：

10.4.1保持了解，便于查找；

10.4.2按重要程度或形成时间排列；

10.4.3批复、批示在前，请示、报告在后；

10.4.4正件在前，附件在后；

10.4.5正本在前，定稿在后；

10.4.6转发件在前，被转发件在后；

10.5归档的文件原则上要求为原件,并要求字迹清楚、无污损或残缺,特殊情况只能存复制件或残损件的,要在目录的备注档内注明原由。

为使入卷的文件整齐、美观、方便查阅，文件的签发件和印发件可分开存放。

10.6归档资料应包括下列内容：

公文资料：

重要会议纪要、公司经营决策、人事任免、规章制度、重要外来文件、法律法规、合同等等；

人事档案：

履历表、身份证、学历证明、资格证明、业绩证明、简历、担保函、聘用合同书、考核记载、重大活动记载、重大奖惩记载、照片、培训记载等等；

办公设备资料：

电脑相关软件，打印机、传真机等驱动程序及说明书。

其它：

经营许可证、房屋租赁合同等。