卫星会操作指引12.docx
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卫星会操作指引12
卫星会操作指引
流程安排是纲领
前期准备是基础
合作执行是关键
控制应变是保障
细节把控成效果
后期跟踪是起点
前言
卫星会是提高产品和企业在专业渠道的知名度及品牌度，维护和拓展权威专家资源，增加现有已开发医院的销量，提高空白区域及空白医院的覆盖率的重要手段。
卫星会的工作看似简单，但涉及人（主讲专家、大会主席、受邀专家、员工、场地人员等）、物（礼品、宣传物料、专家课件等）、时长、突发事件等，因此，卫星会也需要制定严谨周密的活动执行方案，本执行手册仅为卫星会提供原则性指导，以做到流程标准化，操作灵活化。
本手册将活动执行分为立项筹备期、现场执行期、后续跟进期三个部分，立项沟通、方案制定、开会分工、活动筹备、现场执行和会后跟进六个环节，以供执行负责人把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差，实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美的现场执行和持续到位的会后跟进，最终完成一个完美的活动执行过程。
第一部分立项筹备期
一、筹备流程
二、具体内容
1、立项沟通
立项沟通是卫星会执行的第一步。
活动执行负责人须与领导和同事进行充分沟通后筹划下一步工作。
2、制定方案
基本要素：
1）卫星会背景、目的、意义；
2）卫星会时间、地点；
3）卫星会与会领导、嘉宾、员工及人数；
4）卫星会流程；
5）卫星会专家（讲课嘉宾、大会主席、受邀专家及其人数）；
6）卫星会分工（总指挥；执行指挥；各组负责人及组员、工作内容等）；
7）前期筹备事宜（筹备事宜列项;人员分工安排；礼品选择等）；
8）现场执行事宜（现场布置说明；现场活动流程；现场任务列项；人员分工安排等）；
9）卫星会后期工作（后期事项明细；人员分工安排；完成时限要求等）；
10）卫星会预算；
11）卫星会应急方案；
12）其它事项。
3、审批（方案|费用）
费用借支|核销
4、分工管理
成立卫星会活动组，由总指挥定期召开活动信息沟通会议，明确分工及会前筹备工作进度。
组别
职 能
责任人
备注
总指挥：
总控、总协调；执行指挥：
活动的总体策划、监督、协调、控制
会务组
1、各部门协调
2、召开协调会
3、执行中期工作安排
组长
组员
接待组
1、领导邀请（名单）、餐宿、签到、用车、礼品
2、嘉宾邀请（名单）、餐宿、用车、礼品、演讲稿等
组长
组员
对接：
后勤
后勤组
1、吃、住、车等安排调度
2、礼品/样品申请|采购
3、其他
组长
组员
品宣组
1.文案撰写
●新闻通稿
●领导演讲稿
●主持人串词
●专家课件
●通讯录等
2.物料设计、制作
3.官微、官网等自有媒体及收费媒体宣传
4.摄影影像等
组长
组员
外联组
1.主办方联络沟通（确定卫星会地点、时间等）
2.联系讲课专家、大会主席
3.酒店方、物料制作方、租车方等联系
组长
组员
5、外协管理
6、筹备推进
③活动进度表
示例1：
三、注意事项
1、费用申请要提前。
尤其是借支费用要提醒事业部总经理提前打呈核（呈核内容要写给总经理）给管理中心，而非个人。
2、讲课嘉宾很重要。
要尽早让小组长联系省区沟通确认，内部人员做好课件后及时反复与专家沟通修改、确认稿件。
3、受邀专家很关键。
要让小组长督促省区在规定时间上报嘉宾名单，提前邀请。
4、事事沟通很必要。
会前会是了解各项工作进度的必要手段，会前1个月最好每周都召开。
第二部分现场执行期
一般情况下，一个场地会有多场卫星会相继召开，且间隔时间非常短。
只有周密的安排，才能保证活动顺利开展。
一、工作事项
二、具体内容
1、执行分工
卫星会开始前1天|卫星会开始前1个小时会前会
卫星会前，总指挥/执行指挥一定要召开会前会，对现场工作人员做细致的工作安排，明确到人。
现场人员务不得私自离岗。
执行分工详见分工职责表。
一场卫星会成功召开，至少9人以上，涉及指挥（1人）、主持（1人）、签到（3人）、嘉宾接待（1-2人）、秩序维持（3人）、摄影摄像（主持或总指挥兼）、礼品发放（9人）等多个环节。
事项
人员
职责
布场
全员指定时间到达卫星会场地
礼品装袋、布场等
主持C
C1
1.会前10分、5分、3分报幕提醒
2.流程把控
接待组A
A1|A2
●会前会后嘉宾接待
●费用支付
●接待完毕后协助维持秩序
签到组B
B1|B2|B3
D1|D2|D3
●引导书面或二维码签到协助秩序维持
●礼品管理
拍摄组
主持兼，会前10分钟交与总指挥对接
●与摄影摄像方对接
●确定拍摄要求
●指导拍摄内容
礼品发放组
B1|B2|B3
D1|D2|D3
A1|A2
●发放礼品
秩序维持组D
D1|D2|D3
B1
●协助签到秩序
●控制会场纪律，活动开始后严禁人员进出等
●协助派发礼品
注：
以上人数基于在卫星会场外签到、场外派发礼品的情况下而设置，实际会有出入。
2、布场安排
①展位周边、通往卫星会场地的各要道等地：
会前1天摆放卫星会宣传展架。
②卫星会场外：
签到台、签到处立牌、排队栏、签到流程展架|单页、卫星会展架、产品宣传展架等。
③卫星会场内：
嘉宾等铭牌、讲台产品宣传牌、企业视频展播、签到流程PPT|展牌、产品彩页等。
注：
员工需按分工各司其职。
宣传物料的数量、人员多少的安排根据卫星会场地内外空间大小、卫星会间隔时间而调整。
3、入场签到☆
①排队签到。
电子签到（扫官微二维码）为主，纸质签到为辅。
签到时间一般为20-30分钟，可通过下列方式加快签到进度：
Ø工作人员多/排队空间大时：
多列签到；多地签到；工作人员分段签到。
Ø工作人员少/排队空间小时：
场内外签到（宣传屏循环播放签到流程；会前报幕增加签到及流程提醒；每个座位上放一张签到流程及礼品领取单页）。
Ø增加签到流程物料（单张|展架|PPT等）。
②秩序维持，提醒扫码签到。
4、嘉宾接待（讲课嘉宾和大会主席）
①会前1天，接待的专人（一般为省区经理）一定与讲课嘉宾和大会主席见面，再次沟通和提出需求（PPT课件拿回公司）。
②费用支付。
嘉宾费用为会前现金给付（省区经理给嘉宾），没有发票，故需自找发票以报销该笔费用。
5、会议管理☆
①报幕提醒。
公司安排主持人控场，同时报幕提醒（卫星会倒计时；提醒签到；手机调音、礼品发放、提醒上洗手间、纪律等）
②会议议程。
Ø时长：
1个主讲嘉宾的卫星会总时长控制20-30分钟；2-3个主讲嘉宾的卫星会总时长控制在60分钟以内。
Ø议程：
大会主席介绍卫星会背景、厂家致辞、专家介绍、专家讲课、点评、专家互动等。
③结束提醒。
公司主持人提醒礼品发放地点、发放方式等。
④纪律维护。
出于对讲课嘉宾的尊重，工作人员可以举牌、现场制止等方式提醒参会人员遵守会议纪律。
Ø控座。
提醒前排就座，前排坐满后再往后。
Ø控声。
不要随意讲话；专家讲完课要予以掌声回应；不要随意走动等。
Ø控门。
会议开始后和结束前，禁止人员随意进出；会场内座位坐满时，严禁其他人入内。
6、礼品发放☆
①礼品管理。
②礼品发放（凭电子签到成功页、礼品卡等领取）。
礼品发放的地点取决于后一场卫星会的时间间隔。
A.间隔时间超过1.5个小时以上，在卫星会现场（场内或场外）发放。
Ø卫星会场内发放。
会议结束后，公司主持人提醒参会人员不要离开，工作人员以横排为单位派发礼品。
B.间隔时间超过1.5个小时以内，展位（首选）或与主办方沟通的礼品派发点、或主办方指定的礼品派发点发放。
Ø展位发放。
Ø其他地方发放。
③秩序维持。
第三部分后续跟进期
第四部分附件
附件1：
物资准备表
序号
物资名称
数量
备注
1
礼品
可现场派发小礼品；会后跟进送大礼品
2
礼品领取卡
根据实际情况设置
3
专家展架
展区及卫星会场地周边等
4
产品展架
展区及卫星会场地周边等
5
签到处立牌
6
签到笔
7
纸质签到表
以电子版为主
8
电子签到流程展架/单张
9
嘉宾铭牌
10
讲台产品宣传板
11
会议流程表
12
场内纪律提示牌
13
展位现场派发邀请函
14
提前派发邀请函
15
手提袋
16
产品折页
17
主持稿
报幕提醒（签到、纪律等）、流程串词等
18
领导致辞稿
19
签到流程PPT
20
专家课件PPT
21
暖场视频
企业介绍、产品介绍、过往卫星会剪辑等
22
饮料
根据实际情况设置，如购买，必须是透明色
23
信封
附件2：
住宿安排表
序号
时间
姓名
房号
备注
1
2
3
4
5
6
附件3：
总部人员订票建议（示例）
附件4：
通讯录（员工|外联|嘉宾）
序号
职位
姓名
手机
接时间|地点
送时间|地点
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
附件5：
参会专家名单表（省区提报）
序号
区域
姓名
联系电话
医院
职位（主任/主治）
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
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