山东胜利通海集团物资配送中心组织架构及相关工作流程.docx

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山东胜利通海集团物资配送中心组织架构及相关工作流程

一、中心概述

物资配送中心作为集团公司生产运营的核心工作和职能部门之一，在企业经营中越发凸显其重要性，集中的账务核算、资金的统收统支、财务资源的统一调配强化了集团公司的管理，每年为集团公司节省大量的费用。

为进一步加强管理、深化改革，做为企业管理三大核心要素之一的物资采购业已备受集团高层领导的关注。

现代企业中，物资采购已成为企业重要的第三利润源，物资采购及供应链管理在企业中也越来越显得尤为重要。

为加强集团公司物资采购管理，节约采购成本，完善各项运行机制，为集团决策和物资采购管理做好采集储备工作，同时更好的服务于基层，作为实现降本增效的较为有利的一项工作措施，逐步提高全公司对物资采购信息的整合能力，最终实现集团公司真正意义上的ERP科学化信息管理。

二、主要业务

1、全面负责集团公司ERP系统运行及维护工作。

2、负责制定和完善材料采购管理制度和业务流程。

3、收集市场信息，建立材料和供应商信息库。

4、负责对供应商评审、考核，建立供应商档案和合格供应商名册。

5、制订项目总体的材料采购计划。

6、负责组织制定各类材料的采购准备文件和材料采购合同的谈判和拟订、报审和修改。

7、负责材料采购的招投标工作。

8、协调施工过程中与供材供应商的关系。

9、负责跟踪记录材料的使用情况。

10、负责收集整理各种质量合格证书和检验试验文件和材料的进场及进场检验，参与材料质量验证、比对的对外送检工作。

（二）中心框架图

综合管理员（2人）

三、各岗位划分及职责

（一）物资配送中心主任岗位职责

1、全面监督和指导集团公司ERP系统完善运行和物资平台维护。

监督组织采购相应的数据建立平台，并进行维护和管理。

监督指导采购业务的标准化，并进行推广和更新。

2、负责与集团公司外联供应商、政府主管部门、行业协会、检验检测部门、获得相关采购信息的媒介、流通单位等的沟通协调工作。

3、负责集团公司内联部门人力资源部、经营管理部、审计、预算、财务及各子分公司等直接相关部门的沟通协调工作。

4、指导制度流程及信息系统建设，根据集团管理发展要求，指导采购制度流程及信息系统的持续改进工作，审核其改进方案及建议，为采购业务提供有效的指导和高效的工具。

5、指导并监督集团公司材料采购全过程工作的开展。

指导项目公司甲供物资的采购及甲指乙供物资的管理工作，全面监控公司的采购工作，对可能或已经存在的风险或控制缺失提出解决方案并负责实施，保证采购业务合理、有序地开展。

6、负责审核并优选材料供应商。

7、组织采购业务的招投标工作，进行监督控制及管理

8、负责审核材料采购合同。

9、负责审核供应商评价管理工作。

指导供应商评估体系的完善，审核各种针对评估结果的整改方案或建议，并监督实施。

10、组织市场调研，组织采购工程师开展专项市场调研和采集行业信息，审核市场分析报告和行业信息分析报告，向管理层提交专项研究报告、建议、方案，为相关决策或需求提供全面详尽的信息支持。

11、负责审查材料履约完成证明，对材料设备价款支付出具意见。

负责处理材料进场和施工过程中的重大事件。

12、完成集团领导交代的其他工作。

（二）物资配送中心副主任岗位职责

1、协助主任维护物资平台产品优化运行，根据评估结果，结合产品的实际供应情况，跟踪、督促供应商及时改进供应服务，必要时，重新组织招标，更新平台产品，以保证物资平台产品的品质和价格的合理性。

2、指导并协助项目公司做好各项分类物资的采购工作，提供完整、准确的信息咨询及跟踪服务。

3、积极负责采集行业信息，就所负责的产品，从产品和供应商两个维度采集行业内的采购信息，及时掌握市场行情和动态，为相关决策提供有效的信息支持。

4、开展专项市场调研，面向集团核心产品，特别是针对能够突出体现时尚和技术先进性的产品，开展专项市场调研，提供及时有效的新技术、新产品信息。

5、组织招标评标工作，根据《物资采购管理制度》，编制招标文件，组织招标、评标过程，并负责过程记录的完整性。

6、指导采购业务的标准化，并进行推广和更新。

7、按照相关要求，全面发布并及时维护所负责产品的物资资料。

8、完成上级领导交代的其他工作。

（三）采购专员岗位职责

1、持续维护产品采购渠道，据评估结果，结合产品的实际供应情况，跟踪、督促供应商及时改进供应服务，更新平台产品，以保证产品的品质和价格的合理性。

协助物资配送中心做好各项物资的采购工作，提供完整、准确的信息咨询及跟踪服务。

2、按照审批后的材料计划，负责材料提供方的质量情况资料的收集、分析、记录工作。

根据施工要求组织所需材料并对各类材料的供应、运输工作负责。

采集行业信息，就所负责的产品，从产品和供应商两个维度采集行业内的采购信息，及时掌握市场行情和动态，为相关决策提供有效的信息支持。

3、发现所购材料出现质量问题时，要立即退场禁用并及时上报，杜绝伪劣材料进入施工现场。

发现所购材料出现数量问题时，要立即协调供应商补齐解决并上报。

4、对于大宗材料的选购，必须有两名以上材料员进行市场调查，坚持货比三家原则，增加透明度的原则，从而掌握市场价格的准确信息，真正做到择优定货。

及时为物资配送中心领导提供现行的市场价格信息。

5、建立积累有效完整的材料供应商资料档案；认真执行财务管理手续，及时准确完成各类相关报表，通过逐级签字审核手续。

6、根据材料计划保质保量及时供应，杜绝工地停工待料现象发生。

7、开展专项市场调研，就负责的产品，针对时尚和技术先进性，开展专项市场调研，提供及时有效的新技术、新产品信息。

8、配合组织招标评标工作，根据《物资采购管理制度》，编制招标文件，组织招标、评标过程，并负责过程记录的完整性。

9、拟订采购平台的标准化，就负责的产品，拟订采购业务的标准化制度。

发布并维护各类物资资料，按照相关要求，全面发布并及时维护所负责产品的各项物资资料。

10、完成领导交代的其他工作。

（四）质量验收员岗位职责

1、负责材料样品的取得，质量标准的制定。

2、负责质量信息的搜集整理和反馈。

3、负责重、大、新、特材料的质量检验和鉴定；

4、负责材料分类标准的制定和材料的分类；

5、材料技术标准的制定、判断、评价；料质量检验结果与合同规定的相应标准进行对照，以确定是否有误。

6、负责质量监督；参与材料验收的人员需严把质量检验关，遇有不合格材料应及时通知经营管理部或施工方进行相应的处理，不得私自放宽质量验收标准。

7、负责质量问题的协调、谈判、报告和处置；按有关规范交底情况组织检查及控制到场材料质量。

杜绝不合格材料，并对该项资料进行保存。

负责检查原材料、成品、半成品的质量，发现不合格物品有权禁止使用，并及时向上级报告。

8、负责供应商技术、质量项目的考察、评审。

组织供应商评估工作，完善供应商评估体系，有效地组织供应商评估工作。

9、完成领导交代的其他工作。

（五）综合管理员岗位职责

1、编制并维护制度流程，建立、健全集团采购管理制度体系，保证集团采购工作有序、高效地开展。

协助主任推进系统建设，建设、维护和持续改进供应管理信息系统，使之切实成为集团采购工作有效的管理工具。

模板、工具建立与维护，提供指导和应用工具，并不断改进长期供应协议、合同、及相关模板，最大限度地提高工作效率。

根据现有的编码体系，审批物资编码和供应商编码，并维护上述基础数据，保证系统数据的有序、安全。

2、维护系统运行监控，监控系统的运行，发现信息完整可靠性控制缺失和风险暴露，并提出控制设计方案。

及时采取各种必要的应对措施，保证系统的正常运行。

监控制度执行及系统使用，监控项目公司采购流程的执行情况和信息系统的使用情况。

组织供应商评估工作，完善供应商评估体系，有效地组织供应商评估工作。

编制培训计划，组织集团采购系统内人员的在系统和采购业务方面的培训。

3、负责实时监控系统中的关键控制点数据，建立相关工具和模板，提交监控和统计分析报告，为相关决策提供基础信息。

物资配送中心的各类文件收发、登记、传递与整理归档工作。

建立健全材料采购月、季、报、合同等台账。

及时收集系统使用中所发现的各种问题或改进建议，提出改进方案。

就系统新增功能或针对新的项目公司开展操作培训，持续更新并完善培训资料及用户手册。

4、负责部门文档管理，包括内部文档及收发文档，保证其的有效保存和完整记录。

参与有关材料采购合同、协议、契约等文书材料的办理工作；负责填报部门资金使用计划；负责部门各种报表的统计工作，协调做好物资采购的结算工作；

5、协助物资采购员做好材料的询价、比价工作；

6、负责部门物资价格信息和供应商信息库的建立和维护；

7、负责部门成员考勤工作，并及时向人力资源部提交。

负责部门会议的会务工作。

办理日常财务报销手续，并做好相关记录。

8、完成领导交代的其他工作。

四、工作流程

（一）ERP物资采购管理系统

ERP物资采购管理系统能够帮助集团采购部门控制并完成采购物料从需求计划——>采购计划——>比质比价——>订单下达——>到货接收——〉检验入库——>发票核销的全部采购过程。

可以有效地监控采购计划的执行、采购价格的比较以及供应商交货履约情况，从而帮助采购部门选择最佳的供应商和订货策略，提高采购工作质量和工作效率，降低采购成本。

本系统与生产、库存、应付、财务管理子系统均有良好的接口。

系统入口从生产、库存等其他部门下达的需求计划开始，相关联的业务单据都支持合并生成或参考功能，许多信息可以自动形成，方便用户灵活使用，加强了业务的关联,最大限度的实现了系统内部数据共享。

采购物品收货后可以直接转到库存管理子系统进行处理，并同时登记采购计划、采购订单、采购到货单。

采购发票可以结转到应付系统，同付款单核销，采购发票与付款单支持多币种采购，支持国际采购业务。

根据自定义生成凭证规则，能够自动生成记账凭证，无需财务人员重复录入。

系统流程图：

（二）下属实体企业采购业务流程

1、应用模式流程图

2、应用流程图说明

1）企业采购部门编制年度采购计划，并分解到每月的采购数量。

2）将年度采购计划提交公司领导审批。

3）对于年度计划内每月的计划采购数量，在每月进行修正，建立月调整表。

4）每月采购部门提出采购申请，采购部门汇总采购申请，进行库存平衡后，形成企业的采购申请。

5）将采购申请提交相关部门人员逐级审批（采购部、财务、总裁等）后，形成生效的采购订单。

6）供应商送货到达后，采购部门通知计量部门，进行货物的检验、计量。

7）计量部门针对该次交货登记验收计量记录。

8）计量部门计量检验后仓库收货入库。

仓库收货后，收货信息自动转存货核算系统，仓库通知财务对物料入帐。

财务部门对未到发票的采购入库，做暂估处理；对同时到达发票的收货入库，做应付帐处理。

9）采购订单到货检验、入库后，接收供应商的采购发票，采购部门依据采购订单或收货单核销发票。

核销发票后，信息自动转应付系统，登记应付帐款；转存货核算系统，做暂估冲销及存货入库成本核算。

10）采购部门根据采购订单付款条款，申请付款，填写付款申请单并提交审批，对审批通过的付款申请，财务付款处理。

付款后，财务做应付帐核销。

（三）集团集中采购应用流程

1、应用模式流程图

2、应用流程图说明

1）集团企业中下级公司根据各部门采购申请，生成下级公司的采购申请汇总表，并提交集团采购部门，形成下级公司的采购申请。

2）集团采购部门接收、确认集团企业各下级公司采购申请汇总，或具体的采购申请，并通知各下级公司。

3）集团采购部门负责汇总各下级公司采购申请，包括集团公司本身的需求计划，生成集团公司的采购申请汇总。

4）集团采购部门负责供应商管理、采购价格管理，指导采购业务的执行。

5）集团采购部门对汇总后的需求进行检查，最终确定物料的采购计划数量。

对于未通过检查的下级公司的采购申请，通知下属公司更改采购申请或者直接修改下级公司的采购申请。

6）集团采购部门对检查后的采购需求进行审核，最终提交集团公司领导审核。

7）对于审核通过的采购需求，形成采购订单，提交供应商。

8）各下级公司进行入库确认，供应商与集团财务部门进行结算，结算后传应付系统计应付及传存货核算系统计存货入库成本。

（四）招投标管理流程

采购领导小组

评标委员会

物资配送中心

投标单位

开始

评委组审核

准备招标文件

编制招标书

发布招标广告

接收资格审查文件

资格审查

填报资格审查文件

确定合格供应商

发售标书

购买标书

接收投标书

填报标书

组织论证、评标

初步评审

参与评标

审核

选取中标者

宣布中标单位

签订合同

结束

（五）投资管理流程

董事会

总经理

物资配送中心

分（子）公司

项目部

项目审批表

项目建议书

立项

否

重新立项

5万元以下

5万元以上

是

审批

调查结论

实施

同意

审批

50万

审批

以上

初步可行性论证报告

同意

指定成立项目部

实施

同意

实施

施工、竣工、验收

（六）物资采购管理流程

采购领导小组

物资配送中心