秘书四级考试重点.docx

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秘书四级考试重点

第一章会议管理

第一节会前筹备

一、拟定会议议程、日程

1、如何制定会议议程

（1）明确目标和参加者

（2）安排各议程事项的时间

a.会议长短以2小时内，效率最佳；

b.对待报告长的，建议用书面报告；

c.口头报告的需涉及重要项目的或需要集体讨论的事情

d.（敏感话题）把重要的事项安排在开头；把涉及秘密事项安排最后

e.（编排议程的原则）按议案的轻重缓急编排处理先后次序；预估所需的处理时间

（3）确定每一项议程

（4）决定会议讨论形式

a.典型的会议形式：

自由讨论、持续时间长、难于有结果

b.头脑风暴式

c.团队列名法

d.小型团队

（5）决定会议决策方式

2、如何编制会议日程

（1）制定议程表要注意公司有无对相关会议议程顺序的明确规定

（2）明确会议活动人员、时间、地点

（3）宣布议程

（4）同类性质的问题集中

（5）保密性强的议题，放在后面

3、处理会议临时动议的方法

A一般情况下不应搞临时动议

B需要研究临时动议，先与会议主要负责人及时沟通，不能上会时要认真沟通

C确定要临时动议，要与相关人士解释清楚，节约时间，提高效率

二、会议地点的选择

1.会议地点的选择要求

交通便利

会场的大小应与会议规模相符

场地要有良好的设备配置

场地应不受外地干扰

考虑有无停车场

成本合理

2.选择会议地点的步骤

1）明确会议目的与形态

2）了解实质上的需求，与会者的期望

3）列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地

4）对会议地点进行确认

5）签订书面合同

三、布置会场和安排座次

1、主席台的座次和场内座次安排

1）依职务的高低和选举

2）设主席台，体现庄重气氛和有利于会议主持者主持会议（座谈会和日常会议不设）

3）会议主持人或会议主席位置应远离入口处和正对门，避免同与会人员背向

2、会议整体布局要求

（1）庄重、美观、舒适

（2）整体格局要创造出和谐气氛

（3）大型会议要保证一个绝对中心，突出主持人和发言人（多采用半圆和大小方形）

（4）小型会场要注意集中和方便

四、发布会议信息的工作程序

1.传递会议通知信息

2.分发传递会议文件

3.沟通传递会议有关情况

第二节会中服务

一、安排会议值班

1、安排会议值班工作的内容

值班电话记录

值班接待记录

值班日记

做好信息传递

2、会议值班意义：

沟通上线、联系内外、协调左右

3、安排会议值班的工作程序

1）制定值班工作制度：

信息处理制度、岗位责任制度、交接班制度

2）明确值班工作任务：

传递信息、出入控制、坚守岗位、监督服务人员、协调矛盾

3）编制会议值班表：

时间、地点、负责人或带班人姓名、工作内容等

二、如何妥善处理新闻媒体的负面报道

1.快速作出反应

2.联合或聘请专业公关公司处理危机

3.负责人出面

4.不要推测未知事实

5.不要隐瞒真相

6.为媒体采访敞开大门

7.统一口径，一个声音说话

8.频繁沟通

三、做好会议记录工作和简报工作

1、会议记录的准备：

1）准备足够的笔、纸、录音机、议程表、相关资料

2）开会前提前到达会场，安排做会议记录的地方

3）做与会人员座位图，便于识别发言者

4）参阅其他会议记录

2、会议记录内容

（1）会议类型、时间、日期、地点

（2）与会者姓名

（3）缺席者请假条

（4）宣读上次会议记录

（5）会议记录中产生的问题

（6）通讯情况

（7）一般事务、其他事务

（8）下次会议日期、主席签名。

3、会议记录要求：

速度要求、真实性（准确、清楚、完整、突出重点）、资料性

4、会议简报要求：

真实准确、短小精悍、快（质量的体现）、生动活泼。

四、收集会议信息的要求：

齐全、及时、准确、有效

五、反馈会议信息：

准确、及时、到位。

第三节会后落实

一、会议文件资料的收集整理

1.要求

1）确定会议文件资料的收集范围

2）收集要及时

3）选择收集渠道

4）履行严格的登记手续

5）收集过程中注意保密

2.内容：

会前准备并分发的文件（宣传交流性文件）、会议期间产生的文件（决定）、会后产生的文件（会议纪要）

3.会议文件归档的意义

1）保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用

2）保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程

3）保护会议文件的完整与安全

4）保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础

四、会议纪要的内容和要求

1.内容：

会议情况简述、对会议主要精神阐发

2.要求：

实事求是，忠于会议精神；内容集中概括；有条理，眉目清楚

五、会议经费的结算方法

1.通知与会人员结算地点

2.清点费用支出发票

3.核实发票

4.填写报销单，贴上发票

5.领导签字

6.到财务部报销

7.与相关人员结清费用

六、跟踪反馈落实会议精神

1.会议决定事项催办的意义和目的

1）落实会议议决事项办理情况的检查和催促

2）使会议精神落到实处，防止有关单位或部门不重视会议交办事项

3）使领导及时掌握会议决定事项的办理情况

2.检查催办工作的要求

1）明确催办人员

2）健全登记制度，建立催办登记簿，定期记载催办事项的进展状况

3）建立汇报制度，汇报催办事项的落实情况

3.会议决定事项催办的方式:

发文催办或称发函、电话、派员或约请承办部门来人汇报

4.会议决定事项催办的基本程序:

对会议决定事项传达→根据催办与登记制度进行催办→进行反馈

第二章事务管理

第一节接待

一、如何指定接待工作计划

1.了解掌握背景资料：

来访目的、来访者基本情况

2.草拟接待计划

3.与本单位相关部门沟通

4.与来访者沟通

5.报请上司审批

*注意事项：

a.如单位有接待制度，秘书应严格遵照执行，不得擅自更改接待标准

b.注意了解来宾的饮食习惯，特别是与宗教相关的忌讳

c.接待过程中注意做好保密工作

二、安排来访者食宿、交通、行程需知

1.了解情况：

宗教、饮食忌讳等

2.确定餐饮、住宿、用车标准

3.预定餐厅、住宿房间

4.根据对方要求调整方案

三、安排来访者的参观、娱乐活动

1.有代表性的内容，满足来访者要求

2.不会影响正常的工作及生产

3.不会泄露核心机密

第二节办公环境管理

一、如何布置办公室

1.明确各部门及员工间的关系，以此来确定各部门及员工的位置关系

2.将各部门工作人员及其工作分别记载下来

3.根据工作的需要选配相应家具、桌椅等，列表详细记载

4.绘制办公室居住布置图，依图布置

5.对设备的安放提出合理建议

二、进行办公室安全检查的办法

1.确定安全检查周期，定期检查

2.发现隐患立即报告，并解决个人能力范围内能解决的危险

3.有责任报告个人无法解决的危险

第三节办公室日常管理事务

一、管理印章

1.秘书应掌管的印章类型

（1）单位印章（含钢印）<对外使用权力的标志>

（2）单位领导“公用”私章

（3）秘书部门的公章

2.印章的作用：

标致作用、权威作用、法律作用、凭证作用

3.印章的种类：

正式印章（法人章）、套印章（大量印刷）、钢印（照片、证件）、领导人签名章（代替手写）

4.印章的构成样式：

质料、形状、印文图案、尺寸规格

5.印章的管理与使用要求：

专人负责、确保安全、防止污染

6.印章的使用程序

（1）刻印：

a.选定启用时间

b.发出正式启用的通知并附上印模

c.填写两份印模卡，一份留存，一份交上级备案

d.在规定启用生效日期前不能使用

（2）启用：

a.为确保安全须双人同行制

b.取回后交办公室负责人拆封检验，专人保管

c.启用时将印模和启用日期报送上级主管部门，上级主管部门和使用单位都要将印模和启用日期的材料立卷归档，永久保存

（3）使用：

申请—填写用印申请单—与专人审核签名—用印—登记

（4）停用与销毁：

上级批准—登记送缴—制发机关封存或销毁

二、安排值班工作

1.值班工作的任务与要求

（1）办理上司交办的事项

（2）上传下达，沟通内外

（3）认真处理来函来电

（4）负责接待工作

（5）掌握上司的外出情况

（6）协调处理安全保卫工作

2.值班的工作规范

（1）坚守值班岗位

（2）认真处理事务

（3）做好值班记录

（4）热情接待来访者

（5）加强安全防卫

3.记录值班的内容

（1）值班日志

（2）值班报告

（3）来人登记与接待记录

（4）电话记录

（5）处理值班电话

（6）交接班

三、零用钱的管理及报销

1.申请人提交申请报告或填写费用申请表

2.经授权人同意后签字批准

3.将获批的费用申请表提交财务部门

4.使用现金进程中要索取发票

5.发票附在报销单后，由出纳部门结算

6.若计划费用不够需超出时，上级批准后才可报销

四、领用现金管理

1.建立领用现金账簿

2.使用要填写“零用现金凭单”

3.认真核对，经审批后再发放

4.核对后将发票附在零用凭单后

5.每一笔支出都应及时记录

6.支出费用达一定数额时去财务部报销

五、完成上司临时交办事项

1.上司临时交办事项的特点：

广泛性、临时性、具体性、紧迫性

2.文字记录的工作程序

（1）准备笔和纸

（2）认真听，快速记

（3）及时补充修改，认真整理

六、管理时间

1.上司工作日志的内容

（1）单位内的会议、活动情况，记清时间、地点、内容

（2）单位内接待的来访者，记清姓名、来访时间

（3）外部参加的会议、约会等，记录时间、地点

（4）个人安排如约会，不在此时安排其他事

（5）上司私人信息，如亲属生日，做好提醒工作

2.秘书工作日志的内容

（1）包括上司工作日志的五项内容

（2）上司活动需秘书准备的事项，如发言稿

（3）交办的工作，如联系签字仪式某地

（4）自己职责内应做的，如值班

3.管理工作日志的注意事项

（1）注意保密信息

（2）保持两本日志准确

（3）熟悉上司工作习惯和用餐、休息时间

七、商务旅行计划包括的内容

1.出差的时间、启程及返回日期，接站安排

2.出差路线、终点及途径地点和住宿安排

3.会晤计划（人员、地点、日期和时间）

4.交通工具的选择

5.需要携带的文件、合同等资料

6.上司或接待人的特别要求

7.上司旅行区域的天气状况

8.行程安排，会议、约会计划

9.差旅费用、现金、办理旅行支票

10.上司的住宅电话号码

第四节办公用品与设备的使用和管理

一、订购、接收、管理办公用品

1.选择供应商：

价格和费用、质量和交货、服务和位置、安全和可靠性

2.保管：

（1）存储间上锁

（2）贴上标签

（3）新物品在旧物的下面或后面

（4）体积大、分量重的放最下面

（5）轻小、常用物品放在大的、不常用的前面或上面以便寻找

（6）要有良好的通风和照明

二、数码相机的使用

1.数码相机与传统相机的区别：

感光、存储介质、图像质量、输入输出方式

2.数码相机使用的注意事项

（1）数码相机不适宜拍摄自然风光

（2）拍摄时尽量靠近被摄体

（3）取景要准确

（4）逆光拍摄要用闪光灯补光

三、扫描仪使用的注意事项

1.必须锁定扫描仪

2.注意清洁

3.不带电插扫描仪

4.注意更新扫描仪驱动程序

5.不要使用太高的分辨率

6.不要在震动环境中使用

7.不要频繁开关

四、光盘刻录机的使用注意事项

1.安装时注意散热

2.保持清洁

3.避免刻录机长时间工作

4.刻录过程中不要执行其他程序，不要对刻录机面板进行任何操作，不随意关闭刻录软件

*性能指标：

数据传输速度、缓存容量、兼容性

五、投影仪使用的注意事项

1.保持投影仪镜头的清洁

2.投影过程中不能用镜头遮住画面

3.不要关机后立即断电

4.不要带点插拔电缆

5.不要频繁开关机

六、摄像机的使用技巧

1.拍摄第一个镜头应使用广角方式

2.保持摄像机水平状态

3.不要过多的使用变焦

4.拍摄同一主题时间要适当

第五节信息管理

一、信息的收集

1.信息的特征：

常规性、时效性、可塑性、共享性、依附性、传递性、开发性、无限性

2.信息的种类

（1）按信息源分：

语言信息、声音信息、文字信息、计算机语言信息、微缩信息

（2）按表现形式：

自然信息、社会信息

（3）按内容涉及的社会领域：

政治、军事、科技信息……

（4）按稳定状态：

静态信息、动态信息

（5）按来源：

横向信息、纵向信息

（6）在秘书工作中的作用：

预测信息、动态信息、反馈信息

3.信息工作的程序：

收集—整理—传递—存储—反馈和利用

4.收集信息的渠道：

大众传播媒介、图书馆、联机信息检索、供应商和客户、贸易交流、信息机构、关系渠道、调查渠道

5.信息收集的要求：

价值性、时效性、层次性、针对性、全面性

6.信息收集方法：

观察法、阅读法、询问法、问卷法、交换法、网络法、购置法

二、信息的筛选的要求

1.对工作有意义、与业务有关的信息

2.带有倾向性、动向性或突发性的信息

3.能预见未来发展趋势，提供超前信息的

4.剔除虚假、过时、重复无用的信息

三、信息分类的方法：

字母、地区、主题、数字、时间

四、信息的校核方法：

朔源法、比较法、核对发、逻辑法、调查法、数理统计法

五、信息的传递

1.信息的传递要素：

信源、信道、信宿

2.信息的传递要求

（1）按不同需要把握信息传递的对象、时间、方式

（2）主动、适时的传递

（3）保密信息依照保密范围传递

（4）传递过程中保证内容不失真

六、信息的存储载体：

纸质、磁性（软盘、硬盘、磁带、光盘、缩微品）

第三章文书处理

第二节收发文处理

一、缮印文书

1.文书缮印的含义：

对文件进行誊抄缮写和打字、油印、铅印以及复印机复印等工作

2.文书缮印的要求

（1）文字准确，字迹工整清晰；

（2）符合规定体式，页面美观大方；

（3）不随意改动原稿；

（4）装订齐整牢固；

（5）注意保密。

3.文书缮印的工作程序

（1）确定印制的文书：

以定稿为依据

（2）确定印制格式：

字体、大小

（3）完成印制：

进行文书的缮写誊清、打印、复印

（4）交付印制的文书：

将印制好的文书交文书管理人员或送印人

二、校对文书

1.校对的含义：

校对是根据定稿对文件校样进行核对校正

2.校对要求

1）把握原则，仔细校对

2）认真仔细、一丝不苟，对易错的反复校对

3）校对文稿时正确使用校对符号

4）校对一般要进行一校、二校、三校3次校对。

3.如何进行文书校对

1）准备好原稿和校样：

校对是进行定稿和校样的核对

2）选定校对方法：

看校、对校、读校、折校（发现原稿有错，应与撰稿人联系）

3）核对校正

三、传阅文书

1.传阅文书的要求

（1）迅速、准确地将文书送达阅文人；

（2）文书的传阅要区分内容的轻重缓急和职责分工；

（3）传阅的顺序是由管理层到一般人员。

2.传阅文书的工作程序

1）确定传阅对象

2）选择传阅方式：

开阅文室、集中传达、复印副本、内部刊物公布、现代技术如网络

3）进行文书的传递

4）履行传阅手续：

填写传阅登记单

5）检查清理文件

3.传阅文书的注意事项

（1）严格传阅范围

（2）严禁文件横传

（3）调控文件运行

第三节文档管理

一、档案检索工具的类型

1.归档文件目录

2.分类目录（分类卡片）

3.主题目录

4.人名索引

5.全宗指南

二、档案鉴定

1.档案鉴定工作的要求

（1）逐件、逐页阅读档案内容

（2）综合分析文件的各方面特征

（3）结合档案的需要判定档案价值

2.档案鉴定的工作程序

1）判断文件是否需要保存

2）分析档案的价值

（1）分析档案来源

（2）分析档案内容。

分析其重要性、独特性与实效性，判定价值

（3）分析档案的形式特征

（4）分析档案的技术因素

（5）分析档案的功能要素

*价值鉴定原则：

从整体利益出发，用全面的、历史的、发展的观点判定档案的价值

3）确定文件的保存期限

4）对保管的档案进行复审

三、档案保管工作的要求

1.防火防水防潮防霉防虫防光防尘

2.保持库房清洁卫生

*建立档案保管制度：

档案定期检查制度、安全制度、档案进出库房等机制度、设备管理制度、卫生制度等。