工程文档管理制度.docx
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工程文档管理制度
工程管理手册
工程文档管理制度
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1.适用范围
适用于同信集团各项目公司工程部及各项目工程部资料员对项目工程文件收发、流转、归档、备案、查阅、销毁等各环节文控管理，以及对项目工程电子文件的收集、整理、备份管理。
2.控制目标
规范同信集团各项目公司开发项目工程档案（含纸质档案、电子档案）管理，对各项目公司工程部新入职的资料员提供工程档案管理指引。
3.引用文件
3.1《城市建设工程档案管理规定》
3.2《建设工程文件归档整理规范》（最新）
3.3《建筑工程资料管理规程》（最新）
4.管理原则
4.1工程档案应与工程建设过程同步形成，并真实反映工程建设情况和实体质量。
4.2工程档案验收后，工程各参建单位按规定进行档案移交及工程实施过程资料的销毁。
4.3工程各参建单位应确保各自工程档案的真实、有效、完整，不得随意对工程档案进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失。
5.管理职责
5.1项目工程部：
从职能角度，组织与当地建设局、城建档案馆的沟通联系，明确当地建设工程档案管理相关规定，并组织相关培训；针对公司发布的资料管理制度，组织具体事项的细化梳理；对项目工程部文档管理进行指导、监督、检查。
5.2项目工程经理：
作为项目工程实施及现场管理的责任人，组织开展项目工程档案管理工作，确保项目资料员各项工作的顺利开展。
5.3主管工程师：
作为项目工程实施及现场管理的执行者，负责本专业工程档案（技术资料、图纸、施工资料）的及时、真实、有效、完整，配合项目资料员开展档案管理工作。
5.4项目资料员：
作为项目工程档案管理的执行者，负责项目开发建设全过程工程档案的收集、整理、归档工作；负责项目总包施工单位、监理单位进场后的档案管理交底，并在项目实施过程中监督、检查施工、监理单位对所负责项目的工程档案收集、整理、归档工作；工程档案验收后，在规定时间内组织参建各方进行竣工资料（含竣工图）移交及工程实施过程资料销毁工作。
6.管理内容
6.1建设工程档案分类
6.2建设方项目工程部工程档案管理分类
6.2.1工程纸质档案管理分类
由建设方项目工程部资料员负责收集、整理、归档、移交、销毁的项目工程文件。
6.2.2工程电子档案管理分类
结合项目施工情况、标段划分情况，建设方项目工程部资料员负责收集、整理、备份的工程电子文件。
6.3项目工程档案管理交底
6.3.1交底对象
①项目工程部所有成员：
由项目部资料员在项目部成立后，向项目工程部全体成员就本项目的文档管理进行交底。
②总包施工单位、监理单位：
由项目资料员在项目总包施工单位、监理单位进场后一周内，对总包施工单位、监理单位进行项目工程档案管理交底。
③分包施工单位（含景观、装饰工程）：
分包施工单位进场后一周内，总包施工单位对其进行工程档案管理交底。
6.3.2交底要求
①总包施工单位项目经理、预算人员、资料员及监理单位项目总监、资料员必须参加项目工程部组织的项目工程档案管理交底。
交底会议纪要抄送项目工程部备案。
②分包施工单位项目经理、预算人员、资料员及监理单位资料员必须参加总包施工单位组织的项目工程档案管理交底。
交底会议纪要抄送项目工程部备案。
6.4项目工程设计文件管理
项目工程设计文件分为概念、方案、初步设计、施工图设计四个阶段成果。
各阶段设计成果管理、发放由设计管理部门（研发部）直接负责。
6.4.1设计文件签章管理
无论是项目公司内部各部门或是设计单位发送的各阶段设计文件，项目资料员签收前，须按要求核对数量，检查设计单位签章。
完成清理后，项目资料员须与相应的项目设计专业工程师明确每次设计文件的用途等信息，并在相应的设计文件封面清晰标注。
6.5项目工程纸质档案管理
6.5.1流转管理
①管理流程
各项目公司梳理项目工程文件流转流程，具体为：
工程文件提交标准模版、提交数量、提交时间、会签审批流程、会签审批时限等。
②文件收、发、流转
✓收文——施工单位报送文件
✓收文——监理单位报送文件
✓监理单位报送文件选用正确的报审表，由监理单位内业完善报送文件的编号
✓流转电子跟踪台账
✓项目资料员须建立本项目工程文件收发登记电子台账，对项目实施过程中的工程文件收、发、流转进行登记，跟踪、催办流转过程，使文件流转处于受控状态。
✓项目资料员须建立发文簿，对外发文（含图纸）要求必须进行分类签收。
6.5.2归档管理
项目实施过程中，建设单位、施工单位、监理单位应按《建设工程文件归档整理规范》（最新）及各地区建设局、城建档案馆的要求，收集、整理、归档各类工程档案。
建设方项目工程部资料员应定期按规范及档案馆关于竣工资料的相关要求对监理和施工单位资料进行检查，确保项目建设过程中工程档案与现场实施进度同步。
①归档要求
分项
规范要求
案卷
档案柜内案卷依序摆放整齐
案卷档号、题名完善
卷内目录
卷内目录清晰，内容（序号、责任者、文件材料题名、编制日期等）完善
组卷
分类组卷，整齐、有序
卷内文件
编号连贯
文件完整（附件完善）
签章完善（鲜章）
文件排列有序（按建设流程先后顺序排列）
卷内文件与卷内目录一一对应
借阅需有记录或标注
②案卷题名编制要求
按建设方项目工程建设情况，写明项目、文档分类。
针对同一项目不同分期的情况，涉及到项目整体的资料（如：
政府批文、地质勘察文件、参建各方资质、参建各方组织架构及责任书、监理通知、监理月报、合同与其他事项管理——合同奖罚通知、其他往来函件、生产例会纪要、安全文明检查、物业管理、项目移交、项目荣誉）不用按运营分期组卷外，其余工程档案资料均需按运营分期、标段进行组卷。
③卷内目录
按《建设工程文件归档整理规范》（最新）要求，必须具备文件编号、责任人、文件题名、归档日期等要素。
卷内目录要求必须以归档文件为依据，及时编制、更新。
④归档编号
所有归档资料，必须具备归档编号，此编号统一要求写于归档文件封面左上角。
从简化管理出发，归档编号为流水号，不允许出现断号、重号现象。
⑤为便于项目成员查阅归档文件，档案柜外应标注档案柜标签。
档案柜内的各案卷文件，依序摆放。
6.5.3移交、销毁
按《建设工程文件归档整理规范》（最新）规定，工程竣工验收后三个月内将工程档案移交城建档案馆。
①项目工程竣工资料移交时间及要求
竣工资料（含竣工图）必须确保版本的唯一性。
项目当期工程完成，即应进行当期工程各类竣工资料（含竣工图）的移交工作。
向城建档案馆及物业项目公司移交的竣工资料（含竣工图）须填写相应的移交书，并附移交目录。
景观工程：
因景观工程实施的特殊性，其完工一般会迟于建安工程，为此其竣工资料移交原则上不与建安工程一并进行。
精装修工程：
针对各地区对精装修工程的管理要求，精装修工程竣工资料单独移交或与建安工程一并移交。
责任人
竣工资料移交节点/内容
移交时间
移交要求
备份
项目工程部资料员
由项目工程部负责管理实施的建安工程，依据《建设工程文件归档整理规范》（最新）及各地档案管理要求，需提供的竣工图、竣工资料
项目建安工程完成档案验收之后，竣工备案前，同时向档案馆、物业项目公司移交
对移交的竣工图、竣工资料进行逐项点交，移交完成，移交各方完善签章手续
签章手续完善的向档案馆、物业项目公司移交的竣工图、竣工资料移交清单，在项目当期竣工交房后一个月内抄送项目公司档案室及工程部备份
依据《建设工程文件归档整理规范》（最新）及各地档案管理要求，景观工程需提供的竣工图、竣工资料
－集中交房结束7天内，进行景观工程竣工验收
－景观工程竣工验收后两个月内,进行景观工程竣工图、竣工资料移交
对移交的竣工图、竣工资料进行逐项点交，移交完成，移交各方完善签章手续
签章手续完善的向物业项目公司移交的竣工图、竣工资料移交清单，在项目当期景观工程竣工图、竣工资料移交后一个月内抄送项目公司档案室及工程部备份
依据《建设工程文件归档整理规范》（最新）及各地档案管理要求，精装修工程需提供的竣工图、竣工资料
精装修单独报建：
项目精装修工程完成档案验收之后，竣工备案前，同时向档案馆、物业项目公司移交
对移交的竣工图、竣工资料进行逐项点交，移交完成，移交各方完善签章手续
签章手续完善的向档案馆、物业项目公司移交的竣工图、竣工资料移交清单，在项目当期竣工交房后一个月内抄送项目公司档案室及工程部备份
精装修不单独报建：
同项目建安工程一并进行档案验收和移交
②项目工程文件销毁要求
项目工程部收集、整理、归档的工程档案，在项目竣工备案后，按要求进行移交。
除移交外的涉及项目实施过程中的其它工程文件，项目部须根据本项目具体情况，确定其处理措施，以“工作联系单”报工程部职能审批后，按处理措施执行。
项目工程文件销毁前，必须有审批通过的销毁清单。
销毁时，须有项目公司档案室档案管理员或工程部职能资料员现场监销。
为确保相关机密，对销毁的工程档案必须化为纸浆或焚烧，严禁出卖和作它用。
7.项目工程档案管理检查
为加强工程档案的监督管控，提高工程档案管理水平，从内业资料角度加强对技术资料的管理工作，结合本管理制度，项目工程部应定期对在建项目工程档案管理进行检查。
7.1检查内容
检查分为“文控意识行为”、“内业管理行为”两部分。
7.1.1文控意识行为为：
主要检查项目工程部资料员工作行为习惯。
7.1.2内业管理行为：
提升项目资料员在项目实施全过程中参与程度；强化项目实施过程中项目工程部整体对工程档案管理的配合意识；加强项目实施过程中对分供方的工程档案管理。
7.2检查标准
国家规范及相应标准
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