温州医科大学附属第一医院科研经费报销指南模板.docx
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温州医科大学附属第一医院科研经费报销指南模板
温州医科大学附属第一医院科研经费报销指南
流程图
温州医科大学附属第一医院科研经费使用及报销细则
一、经费使用基本原则：
1、纵向经费或协作单位经费：
按照课题计划书拟订的预算执行，如果确实需要调整，需要在经费使用调整允许范围内由项目负责人提出经费预算调整方案，报科教处审批备案后再按新的预算执行；
2、配套经费使用原则：
参照温医一院2015【3】号温州医科大学附属第一医院科研配套经费使用管理办法；
二、票据审核要求：
1、原始票据的付款单位必须注明“温州医科大学附属第一医院”，票据各项内容填列清楚，大小写金额一致。
2、原始票据背面须有经手人签名、项目负责人或学科带头人签名、实物验收人签收或证明人签名。
3、已完成业务项目所开具的发票必须1个月内报销，跨年度不予受理。
4、鉴于国内真伪发票并存，请各项目负责人在经费报销的发票进行真实性查询，发票真伪查询方式见附件1（关于要求自行查询发票真伪的相关说明）查询合格后的发票，请在报销凭证上写上“经核查该发票为真”并亲笔签名，方可报销。
5、若一次性支付同一单位的款项超过1000元的，应办理银行转账或汇款结算，原则上不予现金支付，异地汇款的须提供收款单位的名称、开户行和银行账号等信息。
三、科研经费购置固定资产：
1、如果科研所需的仪器设备等数额超过1000元的固定资产，需事先填写《科研用仪器设备购置申请表》（附件2），经科教部审核、主管院长审批后，由资产管理科或采购处统一采购，凭采购落实单到科教处办理报销手续。
2、购买的图书类资料报销需到图书馆入馆登记验收后，凭发票和图书馆出具的《温医一院图书入库验收单》到科教处报销。
3、科研所需小型仪器、计算机、通讯、影像等设备及移动硬盘、U盘等配件数额小于1000者，凭发票及货物出库单经经手人签名、项目负责人或学科带头人签名后到科教处报销。
四、其他经费报销注意事项：
1、劳务费发放对象仅限于：
在项目研究过程中支付给直接参加项目研究人员中没有工资
性收入的相关人员和临时聘用人员等劳务性费用，“不允许现金形式支付”，发放标准请
按“合同”预算执行；具体表格见附件3
2、临床研究科研经费报销需提供检查单原件以及病患的姓名、身份者号码、检查项目、金额以及病患确认签名，具体流程及表格见附件4
3、院内科室间的临床协作流程及表格见附件5
4、因科研需要出差，需事先上院内OA网站填写《学术会议审批表》经科主任、医务处/护理部、科教处、主管院长审批后，凭网络完成的审批单到科教处报销；确因情况紧急未能及时填写者，需事先口头请示后，出差回来后补填《行政出差申请表》（附件6）经科主任、科教处、主管院长审批后报销；科研经费报销差旅费标准按温医一院〔2014〕162号差旅费管理暂行规定执行。
5、与外单位的协作经费支付测试化验加工费需要提供：
科研活动中产生的涉及外包测试化验加工等服务类项目，年度预计投资总额小于等于5万元，科教处负责科研活动在医院自行采购内部控制管理，配合医院监督管理部门对采购行为的全程监督，防止因管理缺失而导致相关人员徇私舞弊。
需提供以下材料至科教处：
①外拨测试化验加工的必要性说明（如课题计划书内涉及需要外包测试化验加工服务的具体内容，并提供三家测试化验加工单位的服务内容、初步报价、联系人、联系电话，由项目负责人签字确认）（附件A）②提供备选的1-3家测试化验加工单位的资质证明材料；科教处对以上材料真实性进行审核，并确定告知项目负责人，项目负责人与入选的测试化验加工单位签订服务合同书。
在合同书签订过程中，要求如下：
①负责人需登陆OA-新建流程-合同编号申请，填写并发起流程，最后至职工服务中心（院办）盖章。
②负责人与科教处签订相关承诺书（附件A）。
③凭支付发票及合同书完成报销流程。
支付完该笔经费要求半年内返回外包服务结果，否则将冻结项目负责人一切科研经费使用。
科研活动中产生的涉及外包测试化验加工等服务类项目，年度预计投资总额大于等于5万者，请按以上内容提供给采购处，统一进行政府采购。
6、科研材料费报销：
①在医院内实验室开展的研究，项目负责人购买试剂和耗材后，由采购人或经销商携带送货清单及发票至附一医新院四号楼四楼前台进行验收后再使用。
课题组成员在医院综合信息管理系统网上申报（详见附件）后，携带有完整签字的试剂发票于周二周五至附一医新院四号楼四楼前台进行报销。
（采购处联系人陈奇********）
以下特殊情况：
*现金报销需另附现金支付情况说明书，并在发票背面注明卡号等转账信息
*发票遗失需在遗失申明补财务处处长，科教处处长及经费负责人的真伪验证签名
*已预支现金的在发票明显位置注明发票已预支
②在院外实验室开展的研究：
项目负责人在院外开展研究工作之前，向科教处递交研究工作具体预算并备案，填写实验情况必要性说明（详见附件11），研究工作结束后，凭试剂发票（附发货清单）以及预算备案计划到科教处科研经费报销。
7、专家咨询费，发放标准参照温医一院2018【245】号抄告（详见附件12）执行：
①课题验收时产生的专家评审费，需要附课题验收/鉴定证书及会议验收评审费发放清单（附件7），如果是通讯验收请附银行评审费转账凭证；
②专家讲课费发放清单（附件8）
8、重点学科外聘专家产生的住宿费和交通费等请在邀请前将计划和费用预算报送国际合作处（国外专家）和科教处（国内专家），详见《邀请专家来院学术交流申请表》（附件9），经主管部门登记备案、主管院长审批后，凭《申请表》及相应发票或支付凭证报销。
申请医院报讲课费和专家差旅住宿费请分别加填讲课表（附件8）和公务接待表（附件10）。
9、出租车费等交通费：
非调研课题一般不予报销。
若确有需要如①送标本，需注明“时间、地点、事由”；②病例随访，要提供随访病人的资料作为依据（时间、地点、病人情况）
科教处财务处
关于启用论文投稿备案OA流程的通知
自即日起，论文投稿前均需在医院OA系统（内外网均可）工作流程-新建流程-论文投稿备案申请，步骤详见备案表下流程提示，即
第1步由申请人（一作或通讯）完成所有信息填写后提交至科负责人审批；
第2步由申请人打印备案表首页（所有作者纸质签名后在待我批阅中作为附件上传）后提交；
第3步由科教处备案并打印介绍信盖章待取（外文无）；
备案表原件请妥善保存，待论文发表后申请奖励、报销时附上。
2017.10.9
特别注意：
关于OA论文投稿备案申请补充说明，论文投稿备案申请（流程发起）日期必须早于论文见刊日期，未备案的论文报销版面费和奖励需要大量的原始数据上传。
未及时备案的文章，尽快完成备案，请各科室做好宣传工作，传达到每一个职工、信工学院、研究生、外聘专家。
谢谢。
温州医科大学附属第一医院论文著作专利报销奖励流程
提供论、著原件、版面费发票（发票真伪自行核实，并在正右上角签“发票真实”并署名）至科教处；SCI论文另须提供图书馆开具的IF检索证明和OA备案表原件及论文PDF电子版发【邮箱地址】
两周内科教处取随录随取每月1次打工资卡
SCI等论文提供上述材料；著作另附出版社字数证明；专利附证书或通知扫描件（发明专利附年费发票复印件）
由科研经费报销的版面费发票（国外发票另需提供含汇率的柜员机业务回执或个人账户支出交易明细加盖银行公章）由经费负责人在发票背面签名并内网综合业务提交
由医院报销的版面费发票由内网OA财务专栏提交费用
科教处审核、列表、报各级领导签
科教处报财务打工资卡发放
科教处短信或电话通知报销人取件、奖励人金额
温州医科大学附属第一医院参加学术会议及报销流程
外出参加学术会议申请者OA上发起流程
科主任审核
护理部审核医务处审核办公室审核
科教处审核
分管院长审核
申请者获批出差
科教处管理打印审批单盖章
申请者凭审批单和差旅费发票去财务核算总费用
医院经费报销途径科研经费报销途径
申请者在内网OA财务专栏提交费用申请者在内网综合业务科教系统提交费用
科教处管理网络审核科教处处长审核打印签字
申请者凭审批单、差旅费发票、会议通知去财务处报销
附件1
关于要求自行查询发票真伪的相关说明
鉴于国内真伪发票并存，假发票大量泛滥的情况，为了保障单位的经济利益不受损害，业务部门在收取对方单位开具的发票时，请及时查询该发票的真伪，并对发票的真伪性签字确认。
发票真伪查询主要有三种途径：
1、网络查询；2、电话查询；3、观察识别。
1、网络查询的具体方法如下：
（1）可从网站上搜索***国税或地方税务局网页——再点击网页内的发票真伪查询，可以查询全国各地的国税、地税发票（大部分发票背面有查询发票真伪的网址）。
按照手持的发票类型找到并点击要查询的发票的相应的地区，按照要求输入发票相对应的要素，就可以查到要查询的发票的信息了。
现以浙江省为例演示如下：
①国税发票查询
Step1、进入浙江省国家税务局（【网址】），找到发票查询
Step2、点击零散查验
Step3、选择发票类型，输入发票代码、发票号码、开票方识别码、开票日期、价税合计金额，点击查验即可
②地税发票查询
Step1、进入浙江省地方税务局（【网址】），找到发票查询
Step2、选择类型，如省内地税发票查询
Step3、输入发票代码、发票号码、发票金额即可查询
（2）利用发票真伪查询工具进行查询，如友商发票查询，该网站提供全国各地发票真伪查询服务，可以查询国税和地税发票。
第一步、打开《友商发票查询》网址【网址】
第二步、在发票代码、发票号码的输入窗框中分别输入所查询发票的代码和号码后，点击查询。
第三步、通过查询需要可在发票类型选框中选择“发票领购单位信息查询”、“电子发票”两项查询内容。
一般情况建议选择“电子发票”类型。
第四步、选择“电子发票”类型查询，输入开票金额和验证号后，点击查询，信息栏中就会列示出该张发票的查询结果，以此判定该发票的真伪情况。
2、电话查询：
拨打各地的12366纳税服务热线进行查询。
按照语音提示进入“发票查询”按提示一次输入“发票代码”和“发票号码”，输入“密码”进行查询或选择人工方式查询。
如果是员工出差地取得的发票，选择电话方式查询发票真伪时，应选择（出差地区位号）+12366，如上海员工去西安（区位号029）出差，返沪后应拨打********对相应发票进行查询。
3、观察识别：
2011年新版发票采用全新的多重防伪技术印制，可通过手摸、眼看等方式识别发票真伪，也可以借助专用仪器设备识别。
主要防伪特征有：
（1）水印：
除另有规定外，新版发票使用黑白水印防伪专用纸印制，手摸水印图案有凹凸感。
在背光条件下可见“GDLT”英文字母深色水印和税徽图案浅色水印，水印清晰；
（2）奖区：
新版有奖发票的奖区票覆盖层为半全息激光烫金膜，其椭圆形框内呈亮光，左为金色，右为银色，其椭圆形外呈亚光，左为银色，右为金色。
（防伪说明见发票背面）
（3）热感应区：
有些发票带有热感应区，将35℃（摄氏度）以上的热源（如：
手指）置于发票联背面的热感应区，3秒钟左右后，发票联正面的“税徽”团颜色变浅或呈无色，此方法可以初步辨别发票的真伪。
（4）防伪检测区：
新版发票印有专门的防伪检测区（面额在5元以下、含5元的定额发票除外），可用MR标签识别器检验,税务局各办税大厅可提供检验服务，纳税人可到办税大厅检验或自行购买仪器检验。
若无法确定发票真伪，烦请联系财务科出纳，联系电话：
********（********）
温州医科大学附属第一医院
2014.3.18
附件2、
温州医科大学附属第一医院科研用仪器设备（含耗品）购置申请表
设备名称
预计价格（元）
制造商
经销商
规格型号
购置数量
申请部门
申请人联系电话
经费来源及编号
主要技术参数和配置要求：
用途：
水电、人员、场地等配套设施：
学科（项目）负责人签字
申请日期
申请部门负责人签字
申请日期
经费主管部门意见
经费主管院长意见
采购部门意见
采购分管院长意见
注：
打印一式三份，科教处、采购部门和财务科各留一份。
附件3、
研究生劳务费发放流程
1、确认报销经费劳务费经费余额充足
2、经费负责人发起OA流程（OA-行政-研究生课题劳务发放表），发放人员仅限温州医科大学学生且只能发放上个月劳务费。
3、科教处经费审核人OA审核，打印表格并盖章。
4、报销人员携《研究生课题劳务发放表》及《合同经费预算页》继续原来的劳务费报销流程。
备注：
如OA流程由研究生发起，则由研究生打印《研究生课题劳务发放表》并经课题负责人签字审核再递交到科教处经费审核人处审核。
附件4、
临床研究科研经费报销流程
临床研究项目检查费发放清单
课题名称及编号：
项目负责人签字确认：
姓名
身份证号
检查项目1、2……
合计（元）
银行卡号（注明什么银行）
确认签名
各项目合计（元）：
总合计（元）：
附件5、
院内临床协作课题申请流程
1、有关病理蜡块的临床协作流程如下：
2、涉及人体血标本和组织标本采集的临床协作流程如下：
3、进入各实验室做实验或者检测标本等：
下载各实验室入室申请表并直接向相关实验室提出申请
温州医科大学附属第一医院
临床协作课题申请表（病理蜡块）
姓名
所在科室
联系电话
研究生
情况
姓名
年级
专业
联系电话
硕士□博士□
导师
导师联系电话
项目名称
项目编号
项目来源
立项时间
项目经费
（万）
合作单位
合作项目负责人及职称职务
申请在本室工作起止时间
年月日至年月日
课题简介：
拟在本科室开展的实验工作：
（提供病人姓名、住院号、病理切片号）
是否同意遵守本科室各项规章制度，同意遵守执行者请签名。
签名：
申请人/导师/
课题负责
实验室/
病理科意见
医务处意见
科教处意见
申请人签名：
导师/课题负责签名：
年月日
签名：
年月日
签名：
年月日
签名：
年月日
本申请表签字后复印3份，申请人、实验室/病理科、医务科各留底一份。
温州医科大学附属第一医院
临床协作课题申请表（血标本\组织标本）
姓名
所在科室
联系电话
研究生
情况
姓名
年级
专业
联系电话
硕士□博士□
导师
导师联系电话
项目名称
项目编号
项目来源
立项时间
项目经费
（万）
合作单位
合作项目负责人及职称职务
申请在本室工作起止时间
年月日至年月日
课题简介：
拟在本科室开展的实验工作：
（包括提供标本采集的时间、地点、采集对象的数量和要求、采集者）
是否同意遵守本科室各项规章制度，同意遵守执行者请签名。
签名：
申请人/导师/
课题负责
实验室/
病理科意见
医务处意见
科教处意见
领导审批意见
申请人签名：
导师/课题负责签名：
年月日
签名：
年月日
签名：
年月日
签名：
年月日
签名：
年月日
本申请表签字后复印4份，申请人、实验室/病理科、手术室、医务科各留底一份。
附件6、温州医科大学附属第一医院行政管理出差申请表年月日
姓名
科室
职称（职务）
出差地点
行
出差路线
出差事由
1.学术交流2.学习培训3.行政会议4.其他
附加说明
（会务费、培训学习费等）
预计出差时间
年月日至年月日预计天数天
科室
意见
有关
部门
意见
院领
导批
示
注：
出差外出人员，须填好本表，经科室负责人及有关部门签具意见，并经院领导批准。
会务费、培训费等需事先在本表上如实填报，没填写视为无该项费用，出差回来时一律凭本表结算。
附件7、
项目验收专家咨询费补助
项目编号：
项目负责人（签名）：
项目名称：
验收小组成员名单
姓名
职称
工作单位
金额（元）
签名
合计
人民币：
标准如下
附件8、
专家讲课费发放清单
制表人：
制表日：
年月日
专家姓名
职称
性别
学术报告地点
日期
具体起止时间
报告题目
专家身份证号或护照号码
专家来自单位
银行卡号
开户行
讲课费税前金额（元）
个人所得税金额（元）
讲课费税后净额（元）
领取签名
注：
专家讲课费税后标准按温医一院[2018]42号标准填报，1000元、2000元、3000元的，所得税分别填50元、300元、550元。
根据财务关于纳税的规定，同一个月内同一专家须按讲课地点、时间、内容不同填报同一张发放单。
财务分管院领导：
科教分管院领导：
财务处：
科教处：
参照标准如下：
学术讲座申请表
申请人
申请日期
科室
联系电话
主讲人姓名单位、科室
职称、职务
主讲题目
内容摘要
拟开设对象
拟开设时间及地点
科主任
意见
科教处
意见
注：
由科主任签字同意后至少提前一周交科教处，审批通过后通知申请人具体讲座安排情况。
温州医科大学附属第一医院科教处制
附件9、
邀请专家来院学术交流申请表
申请科室
联系人
电话
专家姓名
陪同来访人数
及其与专家
关系
主要专家情况（请简要介绍其学术地位、行政职务、学术兼职等，可附页）
来访目的（请说明对学科建设、人才培养、科研协作等的促进作用及预期成果）
拟来访日期
月日至月日
申请日期
年月日
来访初步日程
日期
时间
议程（含地点）
拟参加的院领导
拟参加人员
经费预算
项目
金额
经费来源
项目
金额
经费来源
路费
住宿
讲课费
特别需要说明的事宜
饮食习惯
车辆接送
翻译安排
住宿要求
协议、聘书
学科带头人/
科主任
科教科/国际合作处意见
院领导
附件10
温州医科大学附属第一医院国内公务接待审批表
接待部门：
年月日
来访单位
来访人员
姓名
职务
陪同人员
公务活动内容
经费来源及预算
接待部门
负责人签字
接待部门
分管院领导签字
医院办公室意见
行政分管
院领导签字
备注：
来访人员较多，名单可附后。
附
温州医科大学附属第一医院国内公务接待清单
接待部门：
年月日
来访单位
来访时间
公务内容
来访人员
姓名
职务
接待费用明细
时间
场所
费用
费用合计（大写）：
叁仟叁捌柒拾伍元整￥：
接待部门负责人签字:
备注：
来访人员较多，名单可附后。
附件A、
科研对外委托采购管理制度
一、适用范围
为规范医院各类科研对外委托服务的采购行为，提高工作效率，促进采购各方当事人廉洁自律，特制定本制度。
本制度适用于各类科研相关的测试化验、专利代理、出版物代理等对外委托服务的采购管理工作
二、制度依据
本制度依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、《温州医科大学附属第一医院采购管理制度》、《医院对外委托服务项目管理制度》和其他相关法律法规及规章制度制定
三、科研对外委托采购限额标准
1、年度预计单项采购总额小于等于5万元：
科教处按科研对外委托采购管理制度；课题负责人提出采购需求，课题组成员作为项目采购员，科教处设专职人员作本采购流程的专管员负责登记备案、审查该采购流程，并在每年度负责跟进每个对外委托服务项目的质量，并做检查、分析、反馈；
2、年度预计单项采购总额大于5万元：
科教处委托采购处或者国有资产采购处按规定进行采购；
四、科研对外委托采购具体流程
1、在科研活动中产生的涉及测试化验加工、专利代理、出版物代理等对外委托服务类项目，课题组在对外委托服务前，需提供以下材料：
①对外委托服务必要性说明（附件1）：
包括采购经费来源、采购具体服务内容、能提供对外委托服务的3家单位名称、服务内容、初步报价、联系人、联系电话、最符合本研究要求的服务单位（并陈述相关理由），以上内容由课题组经办人填写后由项目负责人签字确认；
②备选的1-3家能提供对外委托服务的单位资质证明材料
③提供备选的对外委托服务合同：
合同内容包括服务的类型、数量、服务时间、服务方法、付款方式等
2、根据采购限额标准，完成以下流程
年度预计单项采购总额小于等于5万元：
以上材料递交科教处，科教处指定专管人员负责对外委托申请的受理，对可以提供服务的3家单位进行询价确认，并对课题负责人提供的对外委托合同书的内容进行登记备案，并报请科教处处长、分管科研院长审核签字；课题负责人与入选的服务单位签订对外委托合同书（盖有审核章的合同正本由科教处专管人员留档管理）
年度预计单项采购总额大于5万元：
课题负责人提供对外委托服务具体项目及其相关技术要求，经科教处负责人、分管院领导签字确认后，连同以上材料递交采购处，进行医院统一采购，凭中标通知书课题负责人与中标服务单位签订对外委托服务合同。
五、采购支付管理
1、课题负责人根据合同进行对外委托服务，并要求被委托单位出具发票，课题负责人经专门网站核查后签字确认该发票合法真实。
2、课题负责人从科研经费管理系统里提交经费申请后，凭以下材料到科教处申请科研经费支付①对外委托必要性说明；②对外委
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