工作流及项目管理系统初步解决方案.docx

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工作流及项目管理系统初步解决方案

山西电力勘测设计院

工作流及项目管理系统

初

步

解

决

方

案

（草案）

北京科讯立达网络技术有限公司

2001年12月

山西电力勘测设计院

工作流及项目管理系统初步解决方案

1背景现状

随着中国加入WTO的临近，作为传统行业的电力行业也将面临着越来越严峻的市场竞争环境。

一方面，传统企业积重难返，经营方法、管理模式不能完全适应市场经济的需求，经营和服务的种类还不够多样化，经营管理的自动化、信息化程度还没有完全赶上信息时代的发展步伐，科学的经营管理的理念和手段还不够普及。

所有这些，造成了电力企业生产效率不高，企业效益低下，甚至亏损。

另一方面，国外的一些相关的竞争企业等即将进入，他们有十分丰富的市场竞争经验，科学的管理理念，高度自动化、信息化的经营管理手段，必将对我们的某些服务甚至对整个行业造成冲击，使我们电力企业的发展面临越来越大的困难。

在这样的背景下，为了提高经营效益、增强企业竞争能力，山西电力勘测设计院的领导高瞻远瞩，制定了全局经营和管理系统的发展战略，逐步实施电力勘测设计管理的自动化、网络化，向管理和经营的科学化要效益。

2发展方向

客户是服务行业的上帝，为客户提供更多的方便的服务窗口、创造优良，惬意的服务环境，吸引更多的客户，争取更大的效益，是企业经营的一个重要手段。

。

因此，建设《工作流及项目管理系统》是电力行业网络化、信息化的一个非常重要的环节。

它不仅可为企业领导提供一个管理、监督和服务的窗口，为企业提供更多的信息交流和共享的渠道，而且有助于电力企业宣传自己的服务内容、企业文化和经营手段，从而，达到提高业务收入，服务社会用户，扩大企业影响，完善企业形象的目的。

3系统设计方案

3.1设计目标

一个功能全面的基于B/S（浏览器/服务器）模式的，界面美观、使用方便、功能强大的工作流及项目管理系统。

它将实现

Ø实现办公流程的计算机辅助管理；

Ø实现人事信息管理及人力资源的绩效考核；

Ø实现固定资产台帐及状况信息的管理；

Ø实现工程项目流程信息及资金使用的管理；

Ø实现经营信息化的计算机辅助管理；

Ø实现基于Web的领导信息查询；

Ø公司内部的信息流畅通及最大程度共享；

公司内部的人、财、物、事的有序管理；

对员工，系统将成为一个方便、实时而美观的进度控制和工作交流的网上环境。

对企业，系统将成为一个全天候的、友好的项目管理窗口，高效的信息采集和分析工具，经营决策的数据仓库。

随着管理信息系统的逐步实施，山西电力勘测设计院必将成为我国电力行业信息化建设的典范。

3.2设计原则

山西电力勘测设计院工作流及项目管理系统作为大型的企业级应用系统的一部分，为保证其圆满达到设计目标，在设计、建设中遵循以下原则：

⏹实用性

⏹本系统遵循的主要原则是应用系统的实用性，在系统的设计中一定要根据山西省邮政客户服务的特点，开发出真正满足其需求的应用。

在应用的开发中一定要满足界面友好、使用方便，并且要有长期服务的思想。

并考虑到现实工作的特点，本系统充分体现计算机自动化与人为干预相结合，网上和网下相结合的特点。

⏹先进性

⏹采用的设备和技术必须是先进成熟的，在开发应用系统时不仅要满足当前的工作需求，而且要考虑到今后的发展要求，做到系统性能和可扩充性方面的先进性。

⏹安全性

⏹数据的安全性对于管理信息系统尤为重要；故在操作系统的选择上、网络结构上、应用软件上要格外注重其安全性的设置和开发。

⏹规范化

在应用系统的开发过程中，应考虑系统要长期稳定运行这个特点，以及计算机、操作系统及网络系统升级这一事实，故从项目规划开始，要保证系统的模块化、规范化及可维护性。

⏹利用原有资源

⏹应用系统要充分利用现有的软硬件资源，尽量做到原有设备及数据的再利用，节省系统费用，避免重复投资。

3.3硬软件要求

3.3.1运行环境

3.3.1.1硬件系统要求

3.3.1.2软件系统要求

3.3.1.2.1服务器端

☐Windows2000AdvanceServer

☐LotusDominoServer

☐JbossApplicationServer

☐OracleDatabaseServer

3.3.1.2.2客户端

☐Window9x/2000

☐MSInternetExplorer

☐JavaRuntimeEnvironment1.3

3.3.2开发环境

Ø操作系统：

Windows2000Server。

ØWeb服务器：

IIS5.0。

Ø活动页面：

JSP（开发工具：

MicrosoftInterDev6.0），NSF（开发工具：

LotusDominoDesignerR5），DLL与ActiveX插件（开发工具：

VisualC++6.0）。

Ø数据库：

SQLServer7.0，LotusDominoR5ApplicationServer。

3.3.2.1软件系统要求

3.3.2.1.1服务器端

☐Windows2000AdvanceServer

☐LotusDominoServer

☐JbossApplicationServer

☐OracleDatabaseServer

3.3.2.1.2客户端

☐Window9x/2000

☐MSInternetExplorer

☐JavaRuntimeEnvironment1.3

☐LotusNotesDesigner

☐页面制作工具

☐J2EE开发工具

3.4结构设计

3.4.1硬件结构

3.4.2逻辑结构

3.4.2.1系统逻辑结构图

3.4.2.2系统逻辑结构说明

客户/服务器模式（即C/S模式）作为一种流行的分布式数据处理体系结构在技术上已日渐成熟，在此基础上发展起来的浏览器/服务器模式（即B/S方式）也逐渐为人们所接受，并日益发挥出其强大优势。

本系统选择B/S的体系结构，由WEB服务器和数据库服务器组成系统的核心，提供面向INTERNENT和INTRANET的WEB服务，存储在WEB服务器上的脚本程序，形成系统的应用逻辑层。

所有的使用者（包括一般客户和工作人员）都是系统的用户，但他们的权限是各不相同的，通过为客户安排权限来控制用户可以看到和使用系统的不同功能。

3.4.3系统功能结构

3.4.3.1系统功能结构图示

图5-4.1山西电力勘测设计院系统功能结构图

3.4.3.2系统功能结构说明

3.4.4系统用户结构

系统的用户结构如图4-4所示，分为一般用户（注册客户）和系统用户（工作人员）两部分。

一般用户具有最低的权限，只能完成其权限所限的浏览等功能。

系统用户具有更高的权限，可以使用系统提供的文档信息录入查询统计，项目信息处理查询统计等功能。

系统用户中又有不同级别的权限。

具有最高级别权限的用户是超级用户——系统管理员，他可以增加其他系统用户并分配其权限。

在这些用户中有各处室的系统管理员，他们将可以注册其所在处室的系统用户并分配权限。

一般系统用户权限的区别在于两方面，一是，是否可以看到其他地区的信息，一是，是否有对信息的增加、删改的权力。

3.5功能设计

3.5.1用户管理

3.5.1.1组织结构图及说明

系统主要供山西电力勘测设计院各部门领导和员工使用，其用户结构如下图所示。

3.5.1.2人员权限情况说明

3.5.2办公工作流

3.5.2.1功能结构图

3.5.2.2功能描述

3.5.2.2.1流程定义

☐流程类型定义

☐基于流程类型级别的自由定义。

用户可以自己新增定义收发文、申购、等流程类型。

☐路由选择

☐提供了在流程中定义条件步骤（ConditionalStep）的功能,判断的参数可由系统管理员预先设定。

☐流程跳转

☐提供了在当前流程根据一定条件向相关流程跳转的功能，从而实现了流程的分割，一个具体的流程可由几个子流程组成，同时提高了流程的利用率，使得流程的定义更为轻松自由。

☐重定位功能

☐提供了由于某些特殊原因，流程中的文件不能流转下去时，可由该流程管理员人工干涉，重新将其定位于某一步骤的功能。

☐委托功能

☐提供了委托人机制，当用户出差、休假等原因不能处理工作事务时，他可以事先指定委托人，在委托时间里，所有待处理事务文件将另外发送一份到委托人的事务待办箱。

从而保证了流程事务文件的顺利流转。

☐非固定流程的实现

☐工作流程的应用市场主要分为“生产型”和“特别型”，“特别型”相对于“生产型”来说，其特点是非固定的、非结构化的、难以预先定义的，因此很难实现。

本系统提供了拟办实办功能，加上流程的跳转功能，实现了非固定流程的定义，铸就了“生产型”和“特别型”的完美结和，从而实现了真正的流程智能流转。

3.5.2.2.2文档的流转审批

☐文档流能按照预先规定的规则和过程自动进行流动

☐通过密码和数字签名确定用户的身份和文档的来源，以决定何人可以看到何类文档，文档在传输过程中，是经过加密和签名的，确保文件的机密性和不可伪造性

☐进入系统首先应看到所有的待处理文档，加以醒目标记，必要时，可以声音等方式提醒

3.5.2.2.3文档的起草编辑

☐对一般的文本文档，可实现B/S模式下，在浏览器内集成Word等Office工具的功能，保留编辑审批的痕迹，包括改动的内容、作者和时间等；对于其他类型的文件，可通过控件等，把浏览器和文件编辑器结合起来，或者利用附件的形式，传递文件，尽最大可能方便用户使用

3.5.3项目管理

3.5.3.1功能结构及流程图

3.5.3.2功能描述

3.5.3.2.1功能模块描述

☐制定计划、资源管理及排定任务日程

◆用户对每项任务排定起始日期、预计工期、明确各任务的先后顺序以及可使用的资源。

◆根据任务信息和资源信息排定项目日程，对每项任务安排相应人员执行，并随任务和资源的修改而调整日程。

◆里程碑的设定。

◆可以把项目进度安排中的关键节点设为里程碑，可以设定为由重要的事件或任务的完成来标志此里程碑的到达与否。

◆项目内嵌流程，项目中某一任务，可能包含着流程，那么由流程的开始和终结，自动标示这一任务的起始和完成，从而自动生成相应图表

☐质量管理体系的嵌入

☐项目的里程碑或某些节点的完成条件可以设为某些任务流程的完成，而流程的完成可以体现在某些文档的完成，如果，这是某些质量标准所要求的文档，那么就把质量控制标准嵌入了项目和流程管理之中

☐方便的资料交换手段

☐允许用户从其他应用程序中获取资料，这些应用程序包括AutoCAD、Word、Excel、Access等。

☐虚拟工作区的建立

☐同一个项目组的成员根据专业小组的不同和权限设定，可以浏览查询相关项目的信息，使用本工作区的流程和通讯工具等。

☐灵活的沟通手段

◆除浏览项目信息外，还可以通过电子邮件发送项目信息，项目人员通过电子邮件获取信息，如最新的项目计划、当前任务完成情况以及各种工作报表。

◆项目虚拟工作区内任何变动，可以自动以弹出窗口方式提醒相关人员，直至处理为止。

◆公告栏实时发布公共信息

☐监督和跟踪项目

☐跟踪多种活动，如任务的完成情况、费用、消耗的资源、工作分配等。

☐图表报表生成

☐根据用户定义的基准计划，在实际执行过程中，根据输入当前资源的使用状况或工程的完成情况，自动产生多种报表和图表，如资源使用状况表、任务分配状况表、进度图表、甘特图、网络图、资源图表、日历等。

在进度图表等时间相关的图表上，表示实际执行情况与计划的差异。

☐安全性

☐具有安全管理机制，可对项目管理文件以及文件中的基本信息设置密码，限制对项目文件或文件中某些数据项的访问，使得项目信息不被非法之徒盗取。

☐

3.5.3.2.2工作流程描述

1.1.1.1.1.任务单的下达

1.1.1.1.2.市场部根据合同，制定任务单，输入项目的名称、工程号、类别、事件进度要求、合同额等信息，然后用邮件或必要时按预先设定好的流程，提交到项目部。

3.5.3.3项目部制定项目计划

项目部负责人安排项目经理

项目经理制定初步设计计划，安排进度，指定参与处室专业与主要设计人，向生产部门发生产安排通知单

生产部门各个处制定计划，根据自动显示的本专业的人员的专业资格情况，按可预先设定的规则，设定安排所需专业的设计人、校核人、审核人等。

项目经理指定批准人，虚拟工作区初步建立。

各处室专业交流资料，可以建立虚拟共享目录，交流流程等，进行沟通与交流，从而安排各个子项目的计划，包括进度、人员、资源、里程碑、相关流程设定等。

项目经理根据各处室的各自项目计划，安排调整整个项目计划，包括可以调整各个子项目计划，同时按调整流程，向各项目组发出调整通知，项目组给出反馈，协调通过后，完成整个项目计划的制定，项目正式开始实施。

此期间，对于那些可以确定的子项目，可以给于许可，先期执行。

项目实施过程

项目实施开始，项目经理、各子项目负责人、各设计任务负责人、设计人员可以按自己所拥有权限，使用设计流程，设计图纸，保留中间过程的必要的修改痕迹，直至完成。

此期间，还可以按权限查看项目信息，如进度执行情况，流程运转情况等，使用虚拟工作区内的预置流程和各种交互工具相互沟通。

根据实际情况，各负责人可以按照“项目调整工作流程”，申请项目调整，由项目经理审批后，调整项目计划，调整过程记录在案。

项目实施完毕，项目经理启用归档流程，把未归档文件归档。

那些类别明确的文档，在项目实施过程中自动归档.

3.5.4邮件管理

邮件管理模块为每个员工及每个部门提供各自独立的基于LotusNotes邮件数据库的邮箱管理功能。

在整个OIS中起到非常关键的作用，所有的审批通知和催办通知都是通过邮件来完成，它不仅是系统各种流程衔接的纽带，同时可以方便各个工作人员之间的交流。

LotusNotes邮件系统本身支持多种文件格式和字符集，能够方便的与Internet邮件结合起来，并可以通过SMTP/MTA将外部的Internet邮件与局域网内部的Notes邮件统一在一个Notes邮件数据库中。

3.5.4.1功能描述

Ø登录、注册：

系统管理员将为每个用户及每个部门设立电子邮件信箱，并为每个信箱配备相应的密码。

Ø收邮件：

系统通过用户注册的邮箱来接收他人或其他部门发来的公文或其他信息，并可随时把邮件转移及删除。

Ø发邮件：

系统通过用户注册的邮箱来给他人或其他部门发送公文或其他信息。

并同时具有保存原稿、粘贴附件、是否电子签名、邮件优先级（普通、缓慢、紧急）、发送等功能。

Ø垃圾邮件处理：

可以存放一些不需要的邮件。

可清空（完全删除），也可找回又需要的邮件。

并可随时把邮件转移及删除。

Ø邮件地址本：

可以方便查询个人、部门邮件信箱地址。

Ø查找邮件：

可以根据时间、发件人、主题等要素查询邮件。

3.5.4.2用户描述

电子邮件模块的用户为个人及各职能部门，拥有邮箱的用户权限都一样。

3.5.4.3数据描述

收邮件数据项包括：

每份邮件的发件人、主题、日期、字节、邮件正文、附件、邮件状态（已阅读，新邮件、已删除）。

发邮件数据项包括：

收件人信箱名、主题、抄送、暗送、附件、邮件正文、附件。

邮件地址本数据项：

类别（个人、部门）、名称、信箱地址。

3.6管理信息系统

3.6.1功能结构图

3.6.2功能分述

3.6.2.1

人力资源

人力资源子系统是山西电力勘测设计院管理信息系统核心的一部分，主要实现公司员工基本信息的查询与维护、基于计算机的员工绩效考核、员工培训信息的管理、员工流动信息的查询与维护以及员工福利信息的管理。

其功能结构图见图4-2-1。

人力资源子系统具有如下特点：

Ø功能全面。

涵盖电信分公司的人事管理各方面，各模块都基于人事基本信息管理模块，与其他模块之间能自由跳转，人力资源管理的信息涉及到基本信息到绩效考核、培训、福利等诸多方面。

Ø通用性强。

除每个职工的必要信息外，用户还可以自己定义表结构，可以添加本单位特有内容。

Ø广泛的数据接口。

在该子系统中还提供了与OFFICE接口的功能，方便用户使用OFFICE软件生成各种文档（WORD文档、电子表格等）进入该系统，同时还可以接收其他系统产生的考勤、福利等数据。

Ø历史记录跟踪。

对重要数据的变更实时监测，从而形成人员调动履历、工资变更履历等。

Ø强大的查询统计功能。

可以用与或等方式任意组合查询条件；可以对单位内员工根据文化结构、职称、性别、部门、设定的年龄区间、人员身份、职务等进行统计出人数、所占比例等。

Ø严格的权限划分。

对于不同的使用人员，可以灵活的设置并调整处理数据的不同范围及各人员对模块的操作权限；不同等级的操作人员具有不同的权限，分工具体，并确保系统的安全性、关键数据的保密性。

3.6.2.1.1员工信息维护

功能描述

员工信息维护模块主要实现员工基本信息的添加、删除、修改、查询及统计等管理功能。

该模块的功能具体包括：

Ø自动分页（按10个人的记录为一页）列出每个人的摘要信息（如姓名、年龄、性别、所在部门、职务）；

Ø浏览每个员工的详细信息；

Ø查询或检索，可以基于人名、职务、部门、籍贯等信息进行查询或检索；

Ø添加员工信息，提供员工基本信息的输入界面；

Ø员工信息的修改和删除；

Ø在员工信息的输入和修改界面中提供员工照片、员工简历WORD文档以及其它二进制文件的上传功能；

Ø数据的关联与自动维护功能：

即员工基本信息发生变化或删除时，将自动提示或修改人力资源子系统中其他模块中的信息和数据；

Ø与其他模块的自动关联和跳转：

在显示每个员工基本信息的页面中可以自动连接到该员工的绩效信息、培训信息、流动信息、福利信息页面中；

Ø打印功能：

能对员工基本信息表、员工基本信息查询和检索的结果进行打印。

用户描述

表4.2.1.2-1员工信息维护模块用户权限表

基本信息

查询与浏览

基本信息

添加

基本信息

删除

基本信息

修改

人力资源部主管

Δ（所有员工）

人力资源部

劳资与档案组

Δ（所有员工）

Δ（所有员工）

Δ（所有员工）

Δ（所有员工）

其他部门主管

Δ（本部门员工）

总经理

Δ（全部员工）

一般员工

Δ（自己）

数据描述

员工基本信息数据项包括：

员工编号、姓名、员工类型（分员工和工人两种）性别、民族、政治面貌、出生日期、照片、籍贯、学历、出生地、家庭地址、传呼、手机、办公电话、家庭电话、EMAIL、学位、职务、所在部门、岗位名称、岗位职责、身份证号码、健康状况、职务工资档次、职务工资额、级别工资档次、级别工资额、备注、详细简历。

其中：

照片以图像文件保存；备注是人力资源部门用来记录该员工的一些重大事件等信息，以文本形式存入数据库；详细简历是指员工的学习简历、工作经历等，以WORD文档保存；性别、民族、政治面貌、籍贯、学历、学位、职务均由相应的代码表产生，在界面上表现为下拉选项框，供用户选择。

员工类型分为员工和工人两种，员工是指为公司长期并相对稳定做出贡献的职员，是公司真正的一员，而工人则指在一定时期内与公司有合作关系的务工人员。

如果员工类型为工人，则人力资源信息中的其他属性表（绩效、培训、福利等）中没有其相关记录，在该系统中员工类型默认值为员工。

3.6.2.1.2绩效管理

功能描述

绩效管理模块根据公司的管理制度，量化管理员工的“德、勤、绩、能”考核，动态管理各个部门考核办法以及管理岗位描述信息。

该模块将严格明确考核权限，并采用多级考核的方法，第一级考核为部门主管或经理，第二级为人力资源部，第三级为公司领导。

当员工对考核提出疑义时，由公司领导来裁决，裁决结果通过人力资源部输入。

系统将记录每个员工的考核人以及考核时间等信息，并在系统中备份历史记录。

该模块主要实现以下五个方面的功能：

Ø员工岗位信息管理：

I、输入各个部门各个岗位的描述信息；II、修改岗位信息；III、查询岗位信息。

Ø员工岗位考核办法管理：

I、输入各个部门各个岗位的考核办法（包括各个大项信息与评分、细项内容与平分标准）；II、修改岗位考核办法；III、查询岗位考核办法

Ø员工考勤信息（含岗位考核信息）管理：

I、自动读取员工的出勤信息；II、实现每个员工的岗位考核（选定每个员工后，将自动根据其岗位名称，列出需要评估的项目内容和评估标准，并逐项打分，计算机自动与手工结合的方法。

）；I、查询与浏览员工的考勤信息；IV、修改员工考勤信息；V、量化员工考勤结果。

Ø员工德情信息管理：

I、输入员工的德情记录；II、查询与浏览员工的德情记录；III、修改员工德情记录；IV、量化员工德情信息。

Ø员工业绩信息管理：

I、输入员工的业绩记录；II、查询与浏览员工的业绩记录；III、修改员工业绩记录；IV、量化员工业绩信息。

Ø员工能力考核信息管理：

I、输入员工的能力考核信息；II、查询与浏览员工的能力考核信息；III、修改员工能力考核信息；IV、量化员工能力考核信息。

统计与计算员工绩效：

将员工的一段时间（可以按月、季、年）四项考核内容进行量化统计，计算每个员工的奖惩。

同时支持按员工、部门、时间进行统计。

用户描述

绩效考核模块的用户权限见表4.2.2.2-1。

功能

用户

绩效信息

查询与浏览

考勤

德情

考核

业绩

考核

能力

考核

绩效

量化统计

人力资源部考核组

Δ（所有）

Δ（所有）

Δ（所有）

Δ（所有）

Δ（所有）

Δ（所有）

人力资源部负责人

Δ（所有）

其他各部门负责人

Δ（本部门）

Δ（本部门）

Δ（本部门）

Δ（本部门）

Δ（本部门）

总经理、副总

Δ（全部）

一般员工

Δ（自己）

数据描述

考勤信息数据项包括：

员工姓名、考勤内容（迟到、早退、旷工、事假、病假、加班等）、考核期间（以月为单位，记录该月）、考核具体时间（指该事件发生的具体时间，记录何年/何月/何日）、持续时间（是指迟到多少时间、早退多少时间、矿工多少时间等，以小时为单位）、备注（对该事件的说明）、考核分（指根据人事管理规定对该项事件的考核分，可以为正、负数）、一级考核人、一级考核记录时间（如果该数据来源于自动考勤系统，则指系统生成该项数据的时间，如果考勤记录来源于人工输入，则指输入该记录的时间）、二级考核人、二级考核记录时间、修改人、修改时间、修改意见。

（每当记录发生修改时，都将记录当前修改人和修改时间，并备份历史记录）。

德情信息数据项包括：

员工姓名、考核事件性质（主要反映团队精神的事件，可以分为好事、坏事）、考核期间（以月为单位，记录该月）、考核具体时间（指该事件发生的具体时间，记录何年/何月/何日）、事件标题、事件内容（该事件的描述）、考核分（指根据人事管理规定对该项事件的考核分，可以为正、负数）、一级考核人、一级考核记录时间（如果该数据来源于自动考勤系统，则指系统生成该项数据的时间，如果考勤记录来源于人工输入，则指输入该记录的时间）、二级考核人、二级考核记录时间、修改人、修改时间、修改意见。

（每当记录发生修改时，都将记录当前修改人和修改时间，并备份历史记录）。

业绩信息数据项