办公及后勤管理制度 推行.docx
《办公及后勤管理制度 推行.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公及后勤管理制度 推行.docx（9页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
办公及后勤管理制度推行
办公及后勤管理制度（推行）
5S
正确的制度需要正确的步奏与方法来确保制度的坚持与实施
A．目的
1.提高所有人对规则的重视程度，逐渐养成良好的遵守习惯。
2.要让企业组织的每个成员都能由内而外地散发出团队及合作精神，就会形成一种自主改善的机制。
3.一目了然的工作场所，没有浪费，无勉强而不拘束，岗位明确、干净，没有灰尘、垃圾；工作已成为一种乐趣，员工不会无缘无故地旷工。
为了培养人员的积极性和主动性.
最终目的是提升人的品质:
★遵守规定的习惯
★自觉维护工作环境整洁明了的良好习惯
★可以改善企业的品质同时还能确保员工们高昂的士气
★使办公室管理及文化建设提升到一个新的层次
★文化能推动你做事的方向
B.要点：
★是否可以同时推进?
不要同时推进，都是从整理、整顿开始，要做好整理、整顿，之后就可以进行部分清扫。
清扫到了一定的程度，导入清洁这一最高的形式。
★各种管理手段和推进手段、方法、制度、措施公开化，透明化。
★领导挂帅，一个月要举行一次全员大会，总经理要表态和总结。
★活动过少达不到预期的效果，过多又会影响到正常工作，最好是一个礼拜进行一次汇总，或进行一次会议。
★领导者要赋予权利，配备齐足够的资源，比方说经费、办公的文具。
★在5S的整个推进过程中，要特别注意及时总结报告，让公司的每一个人都能及时地把握工作的进度，高层领导的正确决策，基层对5S获得新的理解，形成新的推动力。
★对于报告，我们指的不是打小报告。
就日常管理而言，报告是十分重要的。
无论是对具体的事实，还是上下级之间的消除误解，经常报告，就能使上司了解你在做什么，以及你努力的程度，取得了怎样的效果，并给予必要的支持，指导。
即使失败了，上司也会觉得部下已经尽了力，谁会料到失败呢。
目前可以目视的问题（例）：
客厅烟灰缸的烟头，进门最显眼的位置曾经留香2周
邮件、账本等物品一并存储。
推行步奏：
1.对所有人员进行讲解（传达管理层的信心、决心和期望。
）
1.1）首先，实施5S的公司的董事长或总经理，要将实施5S的
目的（始公司标准化）、
必要性（规范化），明确地向员工宣示；将公司内的全体员工之想法、价值观，都统一到公司的企业精神内。
1.2）倡议书宣传语：
（为了使公司步入标准化。
本人意见）（召开动员大会）
如大家所见，我们公司目前虽然发展的还算不错，但是像人员的社保、制度的完善等等方面都依然做的很不够，为了使公司可以更好的发展，我们现在正在逐渐推进公司标准化的进程。
对于全体人员现在要做的就是使我们能拥有一个更加良好的环境；前一段时间的环境虽然我们做的非常好，但显然还不够完善，环境不仅可以使我们拥有良好的心情，而且能使我们的工作变的更加有序、井井有条。
为了这个目标,让我们大家一起来努力吧。
2.成立推行人、建立推行体系。
要推动5S就必须有一个准备，这个准备就是要有一个组织构架，也就是要成立一个模拟部门，作为核心力量来推动，当5S成为每一位员工的习惯时，该部门的５S活动的推动功能自然就会相应地减弱。
框架：
3.拟定推行方针。
推行计划一般分三个阶段。
第一个阶段：
准备阶段（让员工们都主动积极地去做，而不是用命令去强制地执行）
对所有人员进行教育和策划内容，建立推行组织，每周制定方针调整。
★每周的例会上总经理进行一次讲解，培训教育（包括:
要做的下一步的目的、意义、方法、步奏、以及目标，和检查的东西，参与人员的建议），本周任务、考核。
★两日一晨会（3分钟会议）：
部门总结这2天的情况（简明扼要），
提出和
理化建议，完善方案，不足的地方修改计划。
按照工作进程布置今天要做的。
（评价是否成功，不是看它做了多少，而是看大家都做得怎样）。
当养成习惯后就可以渐渐减少晨会次数。
要鼓励提出建议，有问题是最好的情况。
（报告上不仅要讲明做了什么，还要讲明还有什么没做）
★制订一份一周和每2日的计划表，并严格地按照计划进行实施。
1.先予设定期望之目标
2.日程计划做为推行及控制之依据
3.5S活动实施办法
目标要
明确而又可操作，不能含糊不清（比如，第一天目标是整理所有物品，分清自己办公室要与不要）。
明确说礼拜一、整理、整顿、清扫等各方面都怎么做，要做什么。
要明确做到可以量化：
直接讲今天要吧所作的事情做到什么程度，比如，今天要做到所有柜子都收拾干净。
目标要做到不能过高可以完成已不能过低而引不起执行人的重视。
每日或每周只设一个目标，比如就是要整理，就是区分要与不要，放置是否科学；确保将目标做到精致化、精细化。
要有一定的时间性，目标一定得实现，决定由谁做，做到什么程度，还必须明确在何时完成。
工作一定要有计划，以便大家对整个过程有一个整体的了解。
责任者清楚自己及其他担当者的工作是什么，何时要完成，相互配合造就一种团队作战精神。
★允许给予适当的经费添置合理化物品
★实际行动中要有书面的文件或非书面的承诺，承诺一定要一致。
3.1）5S的概要及目的讲解。
（对员工不能是提高素质这类，让人做起来无所适从的目的）。
5S的目的就是让环境规范，它拥有5个步奏，分别是整理、整顿、清
扫、清洁、素养。
整理的目的、整顿的目的、清扫的目的、清洁的目的、
素养的目的（见管理制度）。
3.2）5S每步管理方法。
一、整理（红牌）
对于不合适的物品，可以挂红牌注明原因改进日期（我们用粉红随意贴代替）
红牌内容：
（红牌不易多一般一周最多一次其余问题时候可以用黄牌代替）
问题：
理由：
日期：
标注：
负责部门：
效果：
1。
OK2。
不符合对策，（找不到改进方法的，研究讨论）
挂红牌的对象：
不符合要求的物品，比如几日未清理的烟灰缸。
（人不能挂牌牌）
判定的标准：
以是否能达到整理的目的作为判断标准。
挂红牌后，连续同一个地方，黄牌多过3次以上的，该红牌（黄牌）保存，作为下次周例会作为注意点对大家提出，提醒大家注意不要再犯同样的情况。
二、整顿（看板）
使用的物品放置场所等基本状况的表示板。
它的具体位置在哪里？
做什么，数量多少，甚至说，谁来管理等等重要的项目，让人一看就明白。
因为5S的推动，它强调的是透明化、公开化。
形式和内容展示出来，让大家都能一目了然。
定位：
位置要明确
定物：
种类名称要明确
定量：
确定数量。
名称：
报表标示颜色：
数量：
几个月/多少地点：
★推进到一定的程度后，我们就看某些方面是否可以标准化、流程化。
三、清扫
每日上班1分钟监察，监察人总经理，将有问题的表格放置部门桌面，自行修正。
同一个一周2周一次以上的周例会重点提出、寻找经常发生问题的原因。
监督标准：
（见监督表）
桌子（桌面）：
除水杯外，桌面整洁无多余物品、纸张，无与工作无关的文件、册子。
保持整洁、简洁化。
窗台：
沙发上、窗台上、暖气上禁止摆放任何物品，绿化、美化除外。
笔：
是否收起。
纸杯：
是否清理掉。
烟灰缸：
是否清理（烟味留2天很难闻）垃圾桶：
清理。
文件：
是否归类放置回去（包括桌面文件与文件柜文件）。
招待人后是否杂乱留到第二条。
各部门监察表
桌子
窗台
笔（放置）
纸杯（招待的）
烟灰缸
垃圾桶
文件（乱放）
X表示发现不良现象，责任部门尽快改进
四、清洁：
制作提醒板
提醒板
有文件拉到桌子上未归位、烟头未清扫
日期
所有的评价批评都要对事不对人
五、素养：
A．周例会：
检讨与修正。
●系统性——正式的，有序的活动。
●客观性——审核的独立性和公正性。
●自发性——企业出于改善的目的而发起的一种有组织地审核。
5S活动具有很大的灵活性，涉及方方面面，所以在审核之前，审核的范围（区域）、目的（主题）和判定标准（做到什么程度）等都应明确，并达成一致意见。
还有总结报告等；（反省改善阶段，问题点的整理，研讨改进措施，今后的工作方向）。
3.1）用推进计划表明确实施的步奏。
5S推进工作计划表
步奏
工作目标
准备阶段
运行阶段
评价阶段
反省改善阶段
1
计划、组织
2
宣传，培训教育
3
整理、整顿
4
活动导入、实施
5
检查、改善阶段
6
B．晨会：
提高工作目标的效率，追踪工作进度。
促进公司上下的沟通与合作。
结合各所/部的实际情况，检讨总结前期工作，布置下一步工作。
集思广益，提出改进性及开展性的工作方案。
5个步奏之间的关系：
整理、整顿、清扫、清洁、修养，这五个S并不是各自独立，互不相关的。
它们之间是一种相辅相成，缺一不可的关系。
整理是整顿的基础，整顿又是整理的巩固，清扫是显现整理、整顿的效果，而通过清洁和修养，则使企业形成一个所谓整体的改善气氛。
4）可能出现的问题：
比如
“文件资料一大堆，那么多的要求恐怕做不到，我们这个水平算是已经不错了”
“哎呀这样就行了，要求那么多干嘛自己用的么“
“天天忙来忙去，谁有时间弄啊”“高抬贵手吧，过过就行了”
“能干就行了”“已经几十年了，这样做的差不多就行了”
这些都是可能出现的思想，但是我们有意见和建议，可以提出来分析，但不得私自取消。
我们只要有一步放弃了，前面做的都会付之东流。
于细微之处着手，规范现场，塑造公司新品质。
升级会员 