图书管理软件系统维护手册.docx

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图书管理软件系统维护手册

华夏图书管理软件图书馆管理系统维护说明

一、前言

维护一个软件首先要了解它的工作原理和对环境要求，就如同保持健康需要了解自己的身体，建议使用者先用几分钟阅读下面的内容。

1．图书馆管理软件的工作原理：

图书馆计算机管理就是在计算机上模拟手工管理流程（见下图），只不过变管理书库中图书为管理数据库中图书信息。

因此，图书馆进行计算机管理首先要在计算机上安装数据库。

2．图书管理软件的网络运行结构：

为了网络运行上更灵活、更安全，图书管理软件在编目、流通等应用程序和数据库之间加了一层‘服务程序’，既做为桥梁，又保护着数据库，称为“三层结构”。

见下图

3．网络上如何安装图书管理系统

服务器：

安装win2000→安装数据库SQL-2000→安装图书管理系统

用“系统设置”程序为各个终端授权

终端：

安装winXP，

从网上邻居找到服务器，将编目、流通等程序的快捷方式发送到终端桌面。

网络：

连接采用TCP/IP协议，

服务器与终端设置固定IP，在同一网段，同一工作组。

4．图书管理系统正常使用的条件：

只要正确安装图书管理系统，每次开机后，计算机会依次启动数据库、图书管理软件服务程序，之后，就可使用编目、流通等应用程序了。

因此，图书管理系统故障都是基于下面的原因

a．计算机硬件以及Windows2000故障。

b．数据库未正常启动或数据丢失。

c．图书管理软件服务程序未正常启动。

d．应用程序受损或误删除。

e．网络故障导致终端不能使用。

f．服务器上未对终端授权导致终端不能使用。

二、图书馆管理系统的安装

安装准备

●图书馆管理系统的运行原理

•安装一套应用系统如同盖一幢楼房，不了解环境，没有图纸是无法进行的，所以我们首先通过下图了解图书馆管理系统的适用环境和运行原理。

可以看出：

•图书馆管理系统的运行平台是服务器上安装Windows2000（XP）操作系统和SQLServer2000数据库软件，终端与服务器联成局域网（可作为校园网的子网）。

•图书馆管理系统包括应用层（用于进行管理的编目、流通等模块）和服务层，与数据库形成三层结构。

其中服务层是应用层和数据库之间的桥梁，起着安全防护和通讯的作用。

也就是说，只有图书管理系统的服务程序正常启动，图书管理系统的编目、流通等应用程序才能运行。

•将服务器上图书管理系统应用程序（编目、流通等）的快捷方式发送到管理终端即可在终端上使用图书馆管理系统，而不需在终端安装任何辅助程序。

●图书馆管理系统对网络的要求

•图书馆管理系统是基于TCP/IP协议进行通讯，所以图书馆的子网要设置在同一的工作组，固定IP地址，并在同一网段。

•在服务器上的命令提示符执行netview，应查看到子网的各个终端，这样，图书馆管理系统才可从服务器检测到各个终端并为其授权。

•在各个终端的网上邻居中，可以访问到服务器，并能打开服务器上的共享文件夹。

●硬件配置及操作系统

•服务器：

PentiumⅣ1.8G或以上，256M内存或以上，硬盘40Ｇ以上。

操作系统：

MicrosoftWindows2000Server。

数据库：

MicrosoftSQLserver2000

•工作站：

PentiumⅢ1G或以上，内存128M或以上，硬盘1G或以上

操作系统：

MicrosoftWindowsxp。

安装步骤　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

●安装数据库

•安装好Windoew2000Server操作系统后，就可安装SQL-Server2000中文简体标准版，或中文简体个人版。

请参照以下步骤进行。

1.运行安装SQLServer2000安装程序，出现下图时选择“安装SQLServer2000组件”

2.出现下图时选择“安装数据库服务器”

3.出现下图时选择“服务器和客户端工具”

4.之后采取默认步骤，当出现下图时选择使用“本地系统帐户”并点击“下一步”

5.出现下图时，选择“混合模式”，密码设为“txgstxh”并点击“下一步”

6.继续采取默认方式系统会自动执行安装直至完成，如果最终并未提示安装完成，说明安装光盘读取出错或Windows操作系统有错，应换盘或重装Windows操作系统。

●启动服务器上数据库系统

•从“开始—程序—MicrosoftSQLServer—服务管理器”启动数据库以便继续安装图书馆管理系统，见下图。

这时，右下角任务栏出现图标

。

●服务器安装图书馆管理系统

在服务器上双击安装程序hxlib_setup，按“下一步”进行安装。

如下图所示。

2．全部采用默认方式选择“下一步”，完成前，弹出黑色窗口约几秒钟，消失后点击‘完成’。

●终端上安装图书馆管理系统

服务器上D：

\HXLIB\CLIENT文件夹设置成只读共享。

•在联网终端上访问服务器的D：

\HXLIB\CLIENT文件夹,并将“编目”“流通”“阅览室管理”等程序的快捷方式发送到本机桌面。

注意：

不能用鼠标拖到桌面，而是右键点击后选择“发送到-桌面快捷方式”。

●在服务器上为终端授权

•为了防止管理员登录密码被盗用的情况，图书馆管理系统设置了对网络终端的硬件验证功能，从XX的服务器和终端登录时都会无法通过验证，从而不能使用图书馆管理系统。

•授权的方法是在服务器上“联机检测”到联网的计算机，然后对它们分别授予编目、流通、阅览室管理等权限。

步骤如下：

•第一步：

点击服务器桌面的“设”进入设置，然后进入“终端管理”界面，点击“联机检测”，检测到同一工作组的内的计算机并列表。

见下图

•第二步：

挑选被授权的终端，将书库名称输入到编目授权的空栏中，就是给该终端进行了编目授权，同理进行流通授权、阅览授权。

如果某终端对应的编目、流通、阅览是空栏，则该终端无登录权限。

如上图所示，第一行的计算机有编目和流通的权限，第二台只能管理流通，第三台只能进行编目。

•如点击“联机检测”不能检测到其他计算机，则需要确认联网正常，图书馆子网在同一工作组，IP地址在同一网段。

并在命令提示符下执行netview能查看到联网计算机，不能查看到则说明Windows操作系统有缺陷，建议重新安装。

•授权时的书库名称来自于系统设置中的“基本信息”中的馆藏地点，不同的书库名之间要用半角逗号隔开。

•上述工作完成后，图书管理系统图书馆管理系统就在您的计算机上运行了。

如果让图书馆管理系统能够按照您的个性话要求进行管理，您还需要进行设置。

系统设置

设置在服务器上进行，双击桌面的“设”即可，进入设置时需要输入密码，注册用户向图书管理系统公司索取密码，非注册用户密码：

8676187523

●设置单位名称和序列号

•图书管理系统公司根据用户的具体名称给予的注册名称，同时根据注册名称生成进入设置的序列号，所以应该照实填写，如自行更改将造成序列号失效，系统将不能运行。

●设置馆藏地点和流通地点

•馆藏地点是图书所在的库位，馆藏地点是可以增减，一般根据单位的图书具体数量进行的分库，如外借库、典藏库、阅览室；学生库、教师库等。

设置时应注意：

•各个库之间用半角逗号隔开。

•如果设置的书库已经录入了图书就不要改变库名或删除这个书库。

•流通地点是能够借还的书库，在馆藏地点中选择，用后面的按扭进行增加或删除。

•阅览地点是管理期刊的书库，在馆藏地点中选择，用后面的按扭进行增加或删除。

●设置读者条码长度

•读者条码是读者证件的条码号长度，根据单位人数的具体情况设置。

一般建议设置8位，前4位是读者入学的年份，后2位是读者所在的班级或年级，最后2位是对应班级或年级给出的编号。

例如20030201，表示2003年入学的2班的读者，编号是1号。

•注：

一旦录入了读者，长度就不能改变。

●设置图书条码长度

•图书条码是识别每本图书唯一的编号，长度根据单位的图书数量具体设置，一般设置为6位（可容纳100万册）。

一旦录入了图书，长度就不能改变。

●设置读者级别

•设置不同级别的读者,以便对不同读者使用不同的借书规则，例如：

学生、教师、教辅人员等，各级别之间用半角逗号隔开。

●图书类别控制

•对某类别图书（一般设置文学类即I类）专门进行借出天数、册数进行控制。

•注：

类别控制不能设为空。

●设置借书控制表

•把各个级别的读者在各个书库能够借书的册数和天数填入下表即可进行控制

•以上图为例：

学生在借书总量为3册，借期30天，I类可借1册，15天；外借库可借2册，30天……

教师在借书总量为10册，借期30天，I类可借3册，15天；外借库可借10册，30天……

•输入方法：

双击表中某格即可输入，册数、天数中用半角逗号隔开。

●设置超期、丢书罚赔款

•在流通规则中设置，系统在处理超期罚款和丢书赔款自动计算金额。

●设置假期

•一些放假期间到期的借书无法归还，设置假期后这些图书不计超期和罚款。

例如：

假期为9月30号-10月7号。

但由于10月8号还来不及还掉所有到期的图书，所以要加上几天宽限期，把假期设置成9月30号-10月15号。

●设置管理员

•在“馆员管理”中可以增删改管理员，并确定其权限。

•注：

名为“系统主管”的管理员是最高权限，不能重名也不能删除。

三、馆藏图书的编目建库

建库就是将馆藏图书信息输入计算机管理系统，是实现计算机管理的前提。

建库也是一项烦琐的工程，为了保证高效、高质量的完成，它要求建库人员严格执行本手册。

建库工作流程

建库流程图

a．按需要将图书分到各自的书库中；

b．如使用色标则应将各个大类图书分开摆放；

c．将丛书、套书、复本图书整理到一起；

1．图书整理

a．采用图书监测系统的需要在每册图书上粘贴磁条；

b．每册图书要按顺序粘贴条形码

2．粘贴材料

a．著录图书编目信息，给出分类号和馆藏信息；

b．使用查重、复制、修改功能避免重复著录

3．编目著录

a．按顺序打印图书书标；

b．按顺序粘贴书标；

4．粘贴书标

a．先将图书分大类，再分小类，最后按种次号/著者号分排；

c．图书上架，倒架；

5．排架

●图书整理

•当馆藏和馆舍规模较大，可以把馆藏图书分在若干个书库。

例如可以按照图书使用形式（“外借库”“典藏库”“工具书库”）、学科（“文科库”“理科库”）、借阅级别（“教师库”“学生库”）等进行划分。

这样划分的书库不一定是馆舍空间的书库。

•设定的书库要在系统设置进行设置，一旦在设定的书库录入图书，这个书库就不能更改。

但可以增加新的书库。

•色标是用22种不同颜色区分类别的书标，为打印和粘贴书标的方便，录入前必须将不同大类的图书分开摆放。

•在建库前应将属于不同书库的图书分别摆放，以免后期改动。

•分大类要由熟悉分类法的人员进行，并统一分类习惯，这样才能保证不同人员分类不一致的情况发生。

•丛书、套书要放在相邻位置，如果有分辑号或卷册号要按照从小到大的顺序排放；复本书也要相邻。

•丛书分类涉及到单排与合排的问题，单排是把一套包含不同类别的丛书分开放到各自的类别中，合排是把他们放在一个综合的大类中，可以根据习惯和需要自行决定，但不能出现前后矛盾的情况，例如，一套丛书中有单排也有合排。

•整理好的图书要竖放在书架上，书脊向外。

如果书架高，最上一层可以空置，放在书架前的地上。

●粘贴材料

•贴磁条：

从书架左上角取第一摞图书（贴完再按顺序取第二摞），撕开磁条的不干胶封条，再竖直翻开第一本书的前50页或后50页内，将有胶的一面贴到书缝尽量靠里的位置，再揭掉全部封条，将图书轧实即可。

粘贴完磁条的图书要横放在书架原位置，面朝上，书脊向左。

•贴条码：

从书架左上角取第一摞图书（贴完再按顺序取第二摞），取第一本将最小编号的条形码，水平贴在题名页出版社的上方中间位置，如没有出版社就贴在题名页的空白处。

粘贴完面朝下放，再陆续粘贴第二本……。

•贴条码时一定要保持条码从小到大的顺序，贴完的图书要横放在书架原来位置上，面朝下，小号在下，书脊向右。

•遇到条码不连续的情况，应将贴完条码的图书分开摆放，不能出现一摞书的条码不连续的情况。

•如果多人贴条码，每人应在自己贴完条码的图书首尾处放置纸条，写明贴条码人和起止条码号。

●编目著录（略）

●粘贴书标

•打印书标：

略

•打印好的书标与书架上图书都是按照条码顺序排列，可以一一对应粘贴在图书的书脊上

•建议采用竖贴，这样书标中的索书号较明显，可以贴在底部向上3cm处（用一个3cm的卡尺对齐图书底部，以便给书标定位），也可在书脊的最底部，但要贴整齐。

•贴完书标的图书要竖放在书架原位，书脊向外，书架底层的要书脊向上便于观察。

●排架

•粗排：

将贴完书标的图书中A-Z的22大类的图书分别取出，各自放在一起，不能混淆。

•细排：

将各类的图书按照分类号从小到大的顺序进行从左至右的排列，例如A0在A1的左边，-在0的左边。

•排种次号：

按分类排完的图书，再将某一类（如I247.5）的图书按种次号从小到大的进行从左至右的排列，如2在3的左边，3：

2在3：

3的左边。

•排著者号：

按分类排完的图书，再将某一类（如I247.5）的图书按著者号从小到大的进行从左至右的排列，如L03在J21的左边，相同的著者号排在一起。

•上架：

将排完架的图书按照索书号的顺序顺序的放在各个书架上，图书按照索书号的从小到大在每个书架从左上到右下的顺序排列。

•倒架：

上架要求所有的书架都预留空余位置以备插进新书，而且空余位置应均衡，如果出现有疏有密的情况，应将密集的图书向疏松的位置递推。

图书编目著录

●著录信息来源

•书名页：

一般在封面后边；

•版权页：

一般在书名页后或在封底前。

●图书著录规则

•一般以图书本身的文字著录，但遇到数字一律用阿拉伯数字。

如“二○○○”应著录为“2000”。

•凡使用汉字录入，标点符号应为全角；凡使用英文录入，标点符号应用半角。

如’98应看成英文标点。

•表示版次、出版时期、裁体数量、尺寸开本，价格等数字，一律采用阿拉伯数字并以半角方式录入。

无法输入的汉字用“〓”表示（在特殊符号中）

●操作规程

•图书馆管理系统为著录设置了流水式操作流程，录入完一个条目后应使用回车键转到下一条目，系统会自动进行查重和校验并生成相关信息，因此强烈建议用户不要用鼠标进行条目切换。

•图书馆管理系统提供了许多快捷功能键，使录入过程更简化，建议用户掌握后在进行录入。

•每次进入录入界面之前，要根据提示选择图书将要编入的书库和批次，批次号为6位，前4位代表年份，后2位代表批次，如200602表示2006年编入的第2批图书。

●单本图书的编目著录

•如果某图书的复本是1，且不在某套丛书中，那它就是单本图书。

掌握了单本图书的著录方法后，复本和丛书由于信息很相似，可以采用复制后修改的方法进行著录。

•进入编目模块编目页面，回车或点击‘新增’开始编目著录。

如下图所示。

•ISBN:

国际标准书号。

一般在图书封底的底部。

中文书标准格式为：

7-5013-1899-9，共13位。

第一个7代表中国，第二组为出版社编号，第三组为该出版社图书序号，最后为校验号。

老书多为两组阿拉伯数字。

如：

1007.100112。

ISBN均照实输入。

输入完回车，系统进行校验和查重，如提示‘未通过校验’则说明该书号或非法或输入错误，但这并不影响下面信息的输入。

•定价：

单本图书的价格，输入定价时不能加入货币符号或其他诸如“成套”“精装”等字样，只需输入数值后回车即可。

对于只有成套书总价的情况则应将其均摊到每一单本。

若开始并不知道总价或这套书的种数（因此无法计算单本价格），则将定价暂时定为0，全部著录完后在编目中使用F7查询到这套书后使用批量修改便可统一给出定价。

•货币：

如果是其他货币，则用鼠标双击激活币种。

•折合RMB：

输入折合人民币的金额。

•正题名：

即书名，一般在题名页。

•副题名：

一般在题名页，正、副题名的区分，要看正题名上下或破折号后的文字与正题名是否有修饰关系，如有修饰关系则被修饰的就是正题名，修饰的则为副题名。

例如：

成功心理学（正题名）——揭示成功秘密（副题名）

•并列题名：

当一本书包含两个或两个以上的正题名，一个可以录入到正题名，剩余的录入到并列题名中去。

例：

白雪公主（正题名）安徒生童话（并列题名），著录题名主要

为了检索方便，当正、副、并列题名不易分清时，也可以全部录入到正题名中。

•分辑名：

一些多卷册图书，其各个卷册还有自己单独的题名，这个题名就是分辑名。

例：

康熙大帝第一册夺宫（分辑名:

夺宫）。

注意：

有时为了检索方便，也可以将分辑号放在正题名后。

•分辑号：

表示多卷册图书册数、卷数的序号。

例：

西游记上册（分辑号:

上册）

•格林童话1卷（分辑号:

1卷）

•第一作者：

当作者只有一个时只须照实录入，两个作者时中间要用逗号隔开。

多个作者的情况：

如果书上作者后有等，录入时只须录入一个作者后面加上等，例：

柳永斌等；如果后面无等字，则录入一个作者后也加上等但是这个等字要加上中括号。

例：

王友[等]。

录入外国作者时在作者前面要加上国籍，国籍上加圆括号（在全角状态下），例：

（美）马克·吐温。

录入·时可用F5调出。

•著作方式：

在图书作者后，可以在现有方式中用上下箭头选择，也可重新录入（下同）

•第二作者：

一般为译者。

例：

董焱译

•集体作者：

即集体创作。

例：

中央财经领导小组办公室

•丛编题名：

即丛书名。

一般在书脊的上端或封面的上半部。

著录时应注意：

一套丛书的丛编题名一定要一致，否则无法进行准确的查重。

输入丛编题名后回车，系统可以自动查重馆藏库中有相同丛编题名的所有图书。

在编目过程中，点击F9可以专门针对丛书名进行查重。

这就不必重新输入丛书名进行查重。

用F7进行查重，在结果列表中可以选择一批记录进行丛书名的批量修改。

这常用于输入丛书名不统一时的修改。

•丛编作者：

著录时注意：

一套丛书的丛编作者一定要统一，否则不能生成相同的著者号。

•丛书分类：

一些丛书包含多个类别，如《高考总复习》包含了多个学科、体裁的书，分类号互不相同。

排架时有的馆要把它们分到各自类别中排放，也有的馆要把他们合排。

如排架时分排就要在此选“单排”并按照每册单本给出分类号；如合排就要在此选“合排”并将这套书给出统一的分类号。

系统将根据您的选择生成种次号或著者号。

例如：

选择“丛书”时，系统就根据丛编作者生成著者号，这样，这套丛书有相同的著者号而能够合排。

如果选择单本则根据第一作者生成著者号，排架时就要分排了。

•出版社：

当输入正确的ISBN号后，一般能自动生成出版社信息。

如果手工输入，不需输入‘出版社’三个字，回车后系统自动加上。

例如：

在出版社栏输入‘海南’后回车，则自动生成‘海南出版社’当输入不含‘出版社’的出版机构时（如商务印书馆），输入完用向下箭头将光标移到下面的栏。

用F7可以根据出版社进行查重。

•出版地：

输入出版社省会即可。

•出版年份：

输入出版年即可，不必输入月份。

非公元年要换算过来。

出版年份不应输入出版印刷年份。

•版次：

一般来说，第1版不用著录，其他版次照实输入。

•起止页数：

图书内文的页数，输入阿拉伯数字既可，当内文页数为1-100时输入100。

当内文页数为100-200时输入100-200。

当图书包含多个分册，各分册页数分别为100、120、110时，输入100,120,110。

•尺寸开本：

图书尺寸以书脊的高度为准，以cm为单位。

只需输入数字，系统会自动生成‘cm’。

一般来说32开为19CM，大32开为21CM，16开为26CM，大16开为29CM，64开为13CM，大64开为14CM，大8开为39CM。

•图及细节：

用鼠标双击可激活（再双击可关闭），再选择响应项目既可，一般来说，图及细节是指与图书连在一起，不可分开的部分。

例如图书中带有的肖像、照片、附图等。

•附件：

用鼠标双击可激活（再双击可关闭），再选择响应项目既可，与图及细节不同的是，附件可以与图书分开。

例如，图书中附加的光盘，软盘等。

•正文文种：

用鼠标双击可激活（再双击可关闭）再选择响应项目既可。

CHI为中文；ENG为英文；FRE为法文；GRE为德文；ITA为意大利文；JPN为日文等。

•分类号：

按照《中国图书馆分类法》第四版给出分类号回车，系统将生成主题词。

用上下箭头移动选择适当的主题词后回车，再按esc键退出即可自动填入主题词。

•著者号：

系统根据作者自动生成的著者号。

如果在丛书分类附选框选择丛书则根据丛书作者自动生成著者号，没有丛书作者时系统根据丛书题名自动生成著者号。

•种次号：

系统根据相同分类号的图书按录入顺序自动生成的流水号。

对于丛书套书，种次号可能是多位的，例如：

2：

5，2：

5

（2）等，系统只能生成第一位，但输入完回车可以进行全位的查重。

•馆藏条形码分布：

总馆藏：

显示已经输入的各个书库的图书条形码。

某书库：

（如外借库），在此输入某图书条形码，表示该条码图书在此库中。

在一个库位可输入多个条码。

输入连号000012-28表示从000012到000028这17个条码。

输入跳号则直接输入每个条码，条码号之间用半角逗号隔开。

例如：

000001,000006。

•复本：

输入完条码后回车，系统自动计算复本数。

当输入条码000001并将复本数改为5时，系统自动将条码号调整为:

000001-000005。

注意：

各个书库中的复本数之和不一定是总馆藏的复本数，这是因为你编目时只显示当前批次的记录而不是所有的记录。

•输入完条码后回车，系统进行校验，如没有错误将自动保存输入信息。

再次回车就开始新记录的编目著录。

●复本图书的编目著录

•一种图书有多个复本，如果它们排放在一起，录入时选择上面的一本，录入条码时将其他复本的条码同时输入即可。

•如果整理图书时漏掉某一复本，或者再次购买时出现了复本，录入时先输入ISBN号并回车，系统自动查重并显示查询结果列表

•在列表中找出与这本书完全相同的图书，用光标覆盖后选择“修改”，在修改界面中将该本书的条码号加入条码输入栏后确定即可。

●丛书/套书图书的编目著录

•一套（丛）书的特点是书目信息近似，一般只在正题名、分辑号、页数等处有区别，所以著录时采取先录入第一本，在将其复制并做适当修改的方法以减少重复工作。

•录入完第一本后，该信息还在当前界面上，按F6键系统将其复制，再按照第二本的信息进行修改，并输入条码号，确定即可

•如果某套（丛）书已经著录，之后发现有遗漏的一本需要录入（当前界面已经不是这套书的信息），这时应输入这套书的共同信息，如ISBN号或丛书名并回车，系统将自动查重已经著录的那些记录，选择其中最相近的一条并点击“复制”，这条记录就复制到当前界面，再做适当修改，输入条码号，确定即可。

●删除已编图书

•如果需要删除某著录好的图书（包括删除它的复本），则首先使用“检索”功能查出该图书所在的批次，然后点击“编目”进入这个批次，用浏览（F1键）找到这本书的记录，双击这条记录进入编目界面，点击删除按钮可将其删除。

注意：

非系统主管无删除权限

•如果需要删除某著录好的图书复本中的某一本，仍先使用“检索”功能查出该图书所在的批次，然后点击“编目”进入这个批次，用浏览（F1键）找到这本书的记录，双击这条记录进入编目界面，