物资采购控制程序.docx

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物资采购控制程序

物资采购控制规程

1目的

对物资采购的申请、计划的编制、审批采购过程及供应商审核进行控制，确保所采购物资的供应商提供的服务符合使用要求。

2适用范围

适用于公司各项目服务中心和职能部门提供服务活动时所需物资的采购和入库过程的控制，其他物资（如办公用品）的采购可参照执行。

3职责

3.1各项目服务中心行政文员负责项目服务中心日常物资需求计划的编制，项目服务中心经理负责审核。

3.2行政人事部负责公司办公用品、劳保用品、常用大宗物资需求计划的编制、各项目服务中心上报计划审核。

3.3库房资产管理员（以下简称仓管员）负责对项目服务中心上交的物资需求进行库存数量核算。

3.4各职能部门应对采购物资的使用质量提供信息反馈，以便采购员选择合格的供应商。

3.5总经理负责物资采购计划的审批。

4工作规程

4.1物资采购计划的申报

4.1.1计划性采购

A.每月18日前，各项目服务中心根据日常物资用量和下月度工作安排，并征询各职能部门编制下月度《物资申请表》，经项目服务中心经理审核后交仓管员统一汇总。

B.仓管员根据项目服务中心上报的《物资申请表》，核对库存，检查所申购的物资在库房中是否有代用品或相似用品，在与申购部门沟通后，确定合理申购量，填写《采购申请表》避免盲目或重复采购，造成物资积压，坚持先进先出的原则，3日内完成。

C.采购员根据《采购申请表》的物品种类填写预算价格、汇总后交由行政人事部经理审核。

2日内完成并交由财务部审核。

D.财务部资产会计审核单价与金额，同前三次采购同类物品的价格平均值相比对，要求价格浮动不超过5%，如超过，则需作特殊情况说明。

财务经理审核申购物资是否在预算内，如在预算外，则根据具体财务管理制度中的预算管理体系调整。

3日内完成并报总经理审批。

D.总经理批准后的《采购申请表》由行政人事部经理在每月1日前交采购员执行。

4.1.2应急采购

A.项目服务中心逢急需物资和计划外物资采购时，先填写《应急物资请购单》，说明物资名称、型号、数量、用途等，项目经理报总经理批准（如有特殊要求，须在备注栏中注明）。

B.总经理批准后，《应急物资请购单》由项目服务中心经理按计划性采购计划申报程序进行。

C.特殊情况可采取口头或电话的方式向总经理请示，经批准后与采购员沟通采购，但数量不能超过实用量。

D.事后补办采购计划的申报和批准手续。

4.2物资采购

4.2.1计划性采购

A．行政人事部按照各种需求计划，确定轻重缓急，安排采购员进行采购。

B.采购员要根据实际采购过程建立采购台账，将每次采购的时间、名称、数量、单价、用途、用料部门等、建立流水帐，以备查验对账。

4.2.2应急物资的采购

A.在正常情况下，采购员操作方法同上。

B.当出现以下情况之一时，总经理可委托用料部门派人直接采购或协助采购:

1）采购员来不及采购，而又急需使用该物资时；

2）采购员采购费用高于用料部门就近购买该物资时；

3）由使用部门派人协助采购，能更好地保证所购物资满足要求时；

4）利用出差机会顺便采购以节省开支时。

4.3供应商的选择和评审

4.3.1采购员对行政人事部经理上报新供应商的确认，由行政人事部联合法务外联部与用料部门根据《供应商评审表》（见附表）的相关项目对新供应商进行评审，评审完毕后行政人事部汇总评审结果上报总经理审批。

4.3.2新供应商在开始合作之前，要有相关资料提交。

供应商必需具备以下基本条件：

A有正式的法人营业执照。

B已具有一定的营运规模和经营年限。

C有充足的资源进行售前和售后服务。

D具备基本的IT信息能力（生产和经营的计算机管理、E-MAIL、自动传真）

对上一年供应商在各个方面进行综合评审后，选定几家合格供方作为公司下一年度公司物资采购的固定合作单位。

4.4采购制度

4.4.1XX而擅自采购的物资，责任由采购者自负。

4.4.2如果申购表上列明的物资采购不到或不能按要求期限采购时，采购员应在申购表上注明原因，并及时回复申购部门。

4.4.3对于计划中由于情况变化，不需要采购的物资，申购部门应及时通知采购员取消该物资的计划采购，以免造成不必要的浪费。

由于沟通不及时造成的物资积压或死货，由申购部门负责。

4.4.4采购员采购前应对物资的名称、规格/型号仔细核对，不明确的及时与申购部门沟通。

由于沟通不及时或不明确，造成的损失的由失误方承担。

4.4.5按原计划型号规格在本市中采购不到，采购员要及时反馈到申购部门，申购部门接到反馈后，及时研究材料代用或到其他城市采购的措施，否则造成的损失按工作责任事故处理。

4.4.6对于技术要求较高、有专业要求的专用物资，采购员可要求申购部门派人协同采购。

4.4.7采购员发起NC请款程序，经批准后到财务部领取款项，原则上，财务部应遵守前帐不清，后账不借的规则支付款项。

4.4.8采购物品必须要求供应商提供正式的销售发票。

4.4.9采购员应及时收回正式发票一起作为报账凭据。

4.4.10采购员按下达的采购任务，按时、按质和按量完成，做到货比三家，争取采购料质优价廉。

应急采购时，应报总经理批准，事后补办采购计划的申报和批准手续。

4.4.11采购员应注重培养自己对物业管理常用物品的好与劣的鉴别能力，对采购物品性能可靠、品质优良负责。

4.5物资入库与发票管理

4.5.1采购员持《采购申请表》和发票及采购到的物资到仓管员处办理入库手续。

4.5.2仓管员按要求办理入库手续。

具体参见《库房管理规程》

4.6采购报账

4.6.1采购员办理完入库手续后，将《采购申请表》、发票与对应的《入库单》整理在一起，报总经理审批。

4.6.2采购员凭总经理签字的发票、《入库单》会计联以及《采购申请表》/《应急物资请购单》3日内到财务报账。

4.6.3《入库单》底联由仓管员保管，存根联由采购员保管。

4.6.4采购员应按照供应商的选择和评审规定及时建立合格供应商档案。

5相关文件

5.1《库房管理规程》

6质量记录

6.1《采购申请表》

6.2《物资申请表》

6.3《固定供应商评审表》

采购申请表

申请部门：

年月日申请单编号：

第页共页

□计划内采购：

□计划外采购：

（□应急采购□其他计划采购）

序号

物资/服务名称

规格型号

单位

数量

单价

估算金额（元）

实际采购金额（元）

采购期限

用途说明

1

2

3

4

5

合计金额：

本年度计划内累计采购金额（元）

本年度计划外累计采购金额（元）

本年度采购预算

金额（元）

本年度已采购占年度采购预算总额的比例

行政人事部意见

采购员：

仓管员：

行政经理：

财务经理：

总经理：

物资申请表

申请部门:

申请时间：

编号

产品名称

规格

厂家/品牌

质量要求

数量

用途

需要日期

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

申请人：

申请部门经理：

仓管员意见：

人事行政经理意见：

总经理审批：

本表由申购部门填写，一式两份：

一份留底，一份送采购部。

请按申请单要求详细填写以上内容。

固定供应商评审表

序号：

日期：

年月日编号：

供应商名称

法人代表

业务主办

办公地址

联系电话

产品名称

产地

规格型号

使用部门

供方资质情况

1、营业执照□

2、税务登记证□

3、组织机构代码证□

4、产品价格目录□

考察意见

采购员：

使用部门：

准入评审意见

使用部门负责人：

法务外联部经理：

人事行政部经理：

产品试用、售后服务情况：

使用部门负责人：

日期：

产品价格、交货期情况：

人事行政部经理：

日期：

供应商资质验证情况：

法务外联部经理：

日期：

是否列入固定供应商：

总经理审批：

日期：

经办人：

仓库管理规程

1目的

对物资的验收、保管、领用/借用、防护、退库、报损、处置等进行有效管理，为物业服务及时提供合格的物资。

2适用范围

适用于物业服务所需采购物资的贮存、防护和交付工作及工具借用。

3职责

3.1仓库资产管理员（以下简称仓管员）负责物资的入库、验证、合理存放及出库工作，保证库存物资的完好和物资库房帐目的记录处于管理受控状态。

3.2工程班负责领取一定数量的常用配件（备件）及消耗材料等作应急备用。

3.3各项目服务中心文员负责项目服务中心所需办公用品的领用。

3.4行政人事部文员负责公司劳保用品的领用。

4工作规程

4.1物资入库与验收

4.1.1物资采购到货后，仓管员应结合《采购申请表》、购置发票，按有关质量要求（一般采取外观检验，必要的使用功能测试等办法）检验、核对入库物资的供应商、名称、型号/规格、数量、包装及外观质量情况。

设备、仪器需查对技术文件是否齐全，验收合格后，打印NC《入库单》并办理验收入库手续，做到帐物相符。

4.1.2设备、仪器等特殊物资要有专业技术人员和申请部门参与验收，对不符合要求的物资，仓管员应予拒收，并及时与采购员联系退货事宜；经仓管员签字入库的物资，其责任由仓管员负责。

4.1.3未办理入库手续的物资，除紧急情况外，一律不得领用。

紧急情况下，报总经理批准方可领用，事后补办出、入库手续。

4.1.4对于验收不合格的任何物资，应暂存库房登记，由采购员办理“退货”或“换货”手续。

4.1.5未经仓管员在NC上录入《入库单》的物资的发票，财务应不予报销。

4.1.6由使用部门因急需使用而自行采购的物资发票一律需有经办人和项目服务中心经理签字，由总经理在OA上批准后将发票由采购员统一办理入库手续。

4.2物资的管理

4.2.1应将入库物资进行分区、分类码放，做到四定位（区、架、层、号），并且放置物品应上轻下重，保持货架稳定、易取。

4.2.2采购物资入库三天内，应进行账簿登记。

仓管员填写《物料标识卡》，每类物资均有标签，明确标明物资名称、规格/型号、入库日期和产地，并张贴在货架的醒目处。

4.2.3每月底对库存进行一次防火、防盗、防潮、防虫等预防性清查，发现隐患，及时汇报，确保库房环境良好。

4.2.4每季度末，公司检查专班（由总经理、副总经理、行政人事部经理、财务部经理、品质部经理、工程经理组成）抽查房库存放物资，做到标识清晰，码放整齐，帐物相符。

4.2.5每月底的最后几日，应对库房进行清洁、整理。

4.2.6每月仓管员与财务会计对库存物资进行抽盘，每年对库存物资状况进行全面盘点一次。

抽盘与全盘均应做详细书面记录，保持帐帐相符，帐卡相符，帐物相符。

4.3物资出库

4.3.1仓管员应按公用或个人分别建立领用台帐。

4.3.2日常维修用料凭申购表或《维修派工单》，由仓管员填写出库单后方可领用（特殊情况可先领用，事后由班长或管理处经理补办出库单）。

4.3.3大、中工程用物资，凭单项工程用料计划由领用人申请，经项目服务中心经理签字确认，仓管员填写《出库单》。

仓管员应在《出库单》上注明领用数量，以便核算。

4.3.4设备、仪器凭项目服务中心经理签字批准的《采购申请表》，由仓管员填写《出库单》，领用人需在《个人／公用物资领用登记表》上签字。

（用这么麻烦吗，我觉得以前流程挺好的，物品领用审批表-领导签字后—NC出库单、手工的物品领用明细表、领用人签字—出库）

4.3.5工具的领用

A.个人工具：

由领用人按需求品种数量填写《个人/公用物资领用登记表》并签字。

B.公用工具：

公用常用工具由班长按需求品种数量领用，仓管员在《个人/公用物资领用登记表》上登记签字。

C.其他工具：

由库房统一保管，使用时办理借用登记，用毕及时归还。

D.对工具丢失或损坏的责任划分：

值班人员交接丢失由当班人员赔偿；因交接不清而接班者又在交接班上签名确认，由接班人赔偿；责任不清的，由班长负责赔偿。

因仓管员验收不到位的，由仓管员负责赔偿。

（是否可以对库房借用的工具查看一下目前可否使用状况）

E.工具丢失或损坏需办理报失报损和赔偿手续，并报行政人事部负责人审批，未办清手续者不得补发。

F.员工离职时应归还全部领用物品，如有丢失，则应照价赔偿。

4.3.6劳保用品的领用

A.个人劳保用品按规定品种、数量及使用年限由行政人事部统一安排按规定向各职能部门发放。

B.项目服务中心公用劳保用品由项目服务中心经理填写《出库单》，并在《个人/公用物资领用登记表》上签字。

C.办公用品、用具由项目服务中心经理或物业文员到行政人事部签字后领用，其它人员一律不予领用。

D.二次领用劳保用品原则上应以旧换新，交回损坏物品后方能再次领用。

4.4物资的回收

4.4.1凡员工离退职，仓管员应核对《个人/公用物资领用登记表》。

并按照《员工工牌、工服管理制度》、《护管员个人配置管理制度》给予折算和回收。

4.4.2回收的物资应保持整洁、妥善保管，并作好帐记录。

4.5物资的退库

4.5.1下列物资应办理退库：

A.已经出库但因情况变化而未使用的物资。

B.已经出库但在使用中节余的物资。

4.5.2退库物资应由退库人登记《退库物资登记表》，经仓管员验收确认后进行核减原领出数并予登记。

维修时回收的旧料，包括部件等原则上由各班组周转库保管，并在维修中尽量予以利用，大宗旧料交库房保管，另行列帐登记。

4.5.3仓管员在完成退库手续后应与资产会计核对账目，保持财务账目与库存一致。

5质量记录

5.1《物料标识卡》

5.2《盘存表》

5.3《个人物品领用登记表》

5.4《公用物资及工具领用/借用登记表》

5.5《库房物资报损表》

5.6《退库物资登记表》

物料标识卡

编号：

品名：

型号规格：

产地：

入库时间：

盘存表

收发存汇总月报表——按存货明细

公司:

库存组织名称:

库存组织编码：

仓库名称：

仓库编号：

序号

存货名称

规格

单位

单价

本月期初

本月入库

本月出库

本月结存

盘点数

备注

数量

金额

数量

金额

数量

金额

数量

金额

业务日期：

从：

到：

制表:

会计:

复核:

公用物资及工具领用/借用登记表

序号

物品名称

规格型号

数量

单位

领用时间

归还时间

领用人签

仓管员签

备注

领用部门:

库房物资报废表

年共页第页

序号

报废物品名称

规格型号

数量

单位

报废验证人

行政人事部意见

财务意见

总经理审批

报损日期

备注

仓管员：

行政经理：

财务经理：

总经理：

退库物资登记表

年共页第页

序号

退库物品名称

规格型号

数量

单位

检验人签名

退库人签名

仓管员签

退库时间

退库原因

备注

个人物品领用登记表

姓名:

部门:

序

号

领用

时间

物品名称

规格

型号

数量

单位

领用人签名

归还

时间

仓管员签名

备注

工具、物资报废规程

1.0目的

为了规范工具、物资报废、回收管理，完善程序，提高资产利用效益，防止公司资产流失，结合我公司实际情况特制定本制度。

2.0适用范围

公司各职能部门及服务中心。

3.0职责

3.1工具物资使用部门负责人填写《资产报废申请单》。

3.2以旧换新收回的旧物资，由仓管员按季度填写《资产报废申请单》

3.3仓管员审核工具物资报废条件，包括确认工具物资是否已到报废年限，是否属人为破坏，确认报废条件后报人事行政部审核，审核通过后上报总经理。

3日内完成。

3.4总经理根据仓管员意见审批物资报废资格，确认是否批准报废。

报废物资处置金额在10,000元以内的，由总经理批准后，办理报废手续；处置金额在10,000元以上的，应报集团总经理批准后，办理报废手续。

3.5总经理批准报废的工具物资由人事行政部负责处置并做登记，建立报废资产台账。

处置后的变卖收入交财务部出纳。

一周内完成。

3.6财务部登记报废工具物资，更新资产盘点表。

4.0工作规程

4.1符合下列条件之一的工具物资可申请报废：

4.1.1使用年限过长，功能丧失，完全失去使用价值，或不能使用并无修复价值的。

4.1.2产品技术落后，质量差，耗能高，效率低，已属淘汰且不适于继续使用，或技术指标已达不到使用要求的。

4.1.3严重损坏，无法修复的或虽能修复，但累计修理费已接近或超过市场价值的。

4.1.4主要附件损坏，无法修复，而主体尚可使用的，可作部分报废。

4.1.5以旧换新方式回收的办公、劳保用品，由仓管员组织，每季度报废一次。

4.2工具物资报废后处置及残值回收：

4.2.1折价转让给能利用的单位或个人。

4.2.2将可利用的零件拆除留用，不能利用的作为废品处理给专业回收公司。

4.2.3国家法规强制报废的安全设施等必须作为废品交指定的专业回收公司回收，不得转让。

4.2.4报废资产残值由公司财务部核算，报废所取得的收益，全部上缴公司财务，作为预算外收入。

4.3工具物资报废手续作为公司调整工具物资的凭据，由公司人事行政办公室保存，报废手续一般保存期限为10年。

5.0相关记录

5.1工具物资报废申请表

5.2工具物资报废登记表

工具物资报废申请表

工具物资名称

规格型号

购入时间

产地

使用部门

使用人

资产原值：

处置价格

规定使用年限

实际使用年限

报废原因：

年月日

仓管员意见：

年月日

人事行政部经理意见：

年月日

资产会计意见：

年月日

财务经理意见：

年月日

总经理意见：

年月日

工具物资报废登记表

填报部门：

填报时间：

年月日

序号

工具物资名称

规格型号

购置日期

产地

生产厂家

单价

数量

金额

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

仓管员（签字）：

人事行政经理签字：

总经理签字：