档案管理方案.docx

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档案管理方案

云南中（茂集）团有限公司

档案管理制度

一、总则

集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。

为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。

2、集团总部行政部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。

各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

二、归档范围

1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、传真、图表、电子版资料、录音、录像等）均属归档范围。

2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料。

3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料。

4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）。

5、政府、项目批复文件、合同。

6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）。

7、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸。

8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划。

9、公司签定的各类合同。

10、公司有效证照、证件、印章。

11、具有法律效力及保存价值的文件。

12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等。

14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料。

15、集团、各分子公司人事档案资料。

16、其他有必要归档管理的资料。

包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

三、立卷归档要求

1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政部提交备份。

2、集团各部门应及时向行政部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分子公司必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。

3、各分子公司向集团行政部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待集团行政部专人签收后各留存一联清单备查。

4、归档案卷的总要求是：

遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

具体应做到下述几点：

（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；

（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；

（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。

装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的左上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号；

（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：

没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内容；卷内文件目录放在卷目；

（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

四、档案保管期限

1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。

长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

2、确定集团档案保管期限的原则

（1）凡是反映公司主要职能活动、公司发展建设的资料及公司变更登记的相关资料，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管；

（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管；

（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

五、档案保密级别

1、档案分一般档案和有密级档案两类。

档案密级分为绝密、机密二级。

档案的密级由档案提交人提议，档案专管人员核定密级。

2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经办公室主任及副总以上领导批准。

3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任及副总以上级领导批准。

4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

六、档案的借阅

1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。

2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任批准。

3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任批准。

5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任及副总以上领导批准。

6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

七、档案的鉴定与销毁

1、集团行政部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

2、档案鉴定工作由集团行政部办公室主任主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

3、档案材料鉴定小组审定后，报经集团总裁批准后，方可销毁。

4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

八、罚则

1、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以集团内通报批评。

2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任；批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。

3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。

5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。

九、附则

1、本制度自2013年5月1日生效。

2、本制度由集团行政部负责解释。

3、各子公司应根据本制度，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。

4、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。

十、附件

1、集团各分子公司各部门存档及备案范围

2、档案借阅复制申请表

附件1：

集团各分子公司各部门存档及备案范围

类别

内容

原件存档单位

复印件备份单位

备注

公司设立的相关资料

股东会决议、公司设立登记的有关资料

各分子公司行政办部

集团行政部

合同协议类

行政合同

各分子公司行政部

集团行政部

财务合同

各分子公司财务部

集团财务部　

专人、专夹保管

工程合同

各分子公司工程部

各分子公司行政部

销售合同（商品房合同）

各分子公司行政部

其它合同

各分子公司行政部

各分子公司行政部

证件，证照类

企业证照、资质及相关申办、变更资料

各分子公司行政部

集团行政部

　每年年检后的相关证照必须以电子文档的形式报集团总部行政部备案

往来函件类

集团总（分）公司与外部单位之间工作函件

各分子公司行政部

集团各单位之间工作函件

公文类

政府文件、批文、管理制度、内部发文、重要会议记录等资料

各分子公司行政部

财务资料类

财务报表、凭证、资金计划等财务资料

各分子公司财务部

集团财务部

专人保管

公司荣誉类

获得的奖状、奖杯等荣誉证明及相关资料

各分子公司行政部

集团行政部

不可复印的改以照片形式报集团总政部备案

图纸类

施工图、规划、设计图等图纸

各分子公司工程部

声像、光盘类

有必要归档管理的声像、光盘

各分子公司行政部

集团行政部

人事类

员工档案等资料

各分子公司人力资源部

集团人力资源部

更新后的员工花名册应及时的报送集团人力资源部备案

附件2：

云南中茂（集团）有限公司档案借阅、复制申请表

申请日期

年月日

申请部门

申请人

借阅时限

年月日

归还日期

年月日

原件

份

复印

份

使用目的

涉及内容

申请部门负责人

意见

审批部门负责人

意见

云南中茂（集团）有限公司档案借阅、复制申请表

申请日期

年月日

申请部门

申请人

借阅时限

年月日

归还日期

年月日

原件

份

复印

份

使用目的

涉及内容

申请部门负责人

意见

审批部门负责人

意见

云南（中茂）集团有限公司

2013年--档案管理计划

一、初步建立集团公司档案室。

二、每季度清理一次集团公司及各分子公司移交的档案资料。

三、根据公司的实际情况建立公司档案管理制度。

四、向各分子公司收集存档及备案范围的资料，并整理归档。

五、完成电子文档档案的建立。

六、按照档案管理制度督促和指导各分子公司档案室的建立。

云南中茂（集团）有限公司

行政部

二〇一三年五月一日