自考《文书与档案管理》试题及答案.docx

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自考《文书与档案管理》试题及答案

2018年自考《文书与档案管理》试题及答案

　　一、名词解释

　　大事记：

　　答：

大事记是按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考资料。

　　组织沿革：

　　答组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的组织机构、人员编制、体制变革情况的—种参考资料。

是我们研究国家机关史、地方史、革命史以及各种专业史的重要参考资料。

　　二、填空题

　　1、文书转化为档案的基本条件：

办理完毕、保存价值、系统整理、

　　移交归档。

　　2、公文结构的必备要素主要包括公文标题、正文、成文日期、

　　公文制发责任者。

　　3、归档文件管理工作由档案室完成，文件承办部门或业务部门应在每年1至2月份月将文件向档案室移交。

　　4、《归档文件目录》的主要组成部分是：

案卷目录、卷内文件目录。

　　5、单份文件整理的档号章栏目包括全宗号、类别号、保管期限

　　、年度、机构、件号。

　　6、文件归档范围划分的原则是

（1）“以我为主”，以本单位工作活动为主;

（2）“有文必档”与“有档不归”

　　7、《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种主要有

　　13种。

　　8、案卷标题是由作者、通讯者、问题、时间、

　　名称、地区等要素构成的一个大词组。

　　9、当前，归档整理方法主要有两种：

立卷法、单份文件归档。

　　10、收文中需要归档的主要有：

一是针对本机关的来文，即本机关是文件的主送机关、二是来文内客与本机关业务工作有关。

这部分主要指上级业务指导机关或本行业主管部门的文件、三是来文内客与本机关业务工作无关，但本机关需要贯彻执行的。

　　三、判断题

　　1、成套的会议文件应全部归档，可按同一期限统一编制档号。

（X）

　　2、上级业务指导机关制发的普发性业务文件，本单位有具体贯彻意见的，存入定期30年。

（X）

　　3、已在本单位档案软件系统处理流转完毕的文件，只须将其电子版本归档即可。

（X）

　　4、在单份文件整理方法中，转发件与被转发件可作为一件来处理。

（√）

　　5、本单位的会计年报应列入文书档案的归档范围。

（√）

　　四、简述题

　　1、文件与档案的联系

　　答档案的前身是文件材料，文件的归宿是档案。

（1）文件与档案是同一事物在不同阶段上的称呼;

（2）档案是归档后经过筛选、经系统整理的的文件。

　　2、列入永久保管为档范围的文件材料主要内容

　　答1）、本机关制定的法规性政策性文件材料;

　　2）、本机关召开的重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料;

　　3）、本机关职能活动形成的重要业务文件材料

　　4）、本机关机构演变、人事任免、奖惩、人员名册等文件材料;

　　5）、本机关有关土地、房屋等重要合同协议、资产凭证性材料;

　　6）、本机关反映单位基本历史面貌的文件材料;

　　7）、关于重要问题的请示与上级机关的批复、指示;

　　8）、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料

　　9）、同级、下级机关关于重要业务问题的来函、请示及本机关的批复材料。

　　3、简述单份文件整理的流程

　　1）、收集：

收集应归档的文件材料，齐全完整

　　2）归档判断:

判断文件是否归档,依照归档范围,慎重决定文件去留

　　3）确定期限:

确定归档文件的保管期限,准确客观

　　4）分类：

年度-机构（问题或文号）-期限，分类方法科学、适用，保持相对稳定

　　5）编制页码

　　6）装订

　　7）排序

　　8）盖档号章

　　9）电脑著录

　　10）装盒排架

　　11）打印目录

　　12）编制检索工具

　　4、归档说明的主要内容

（1）本单位基本情况（单位名称、性质、隶属关系、工作职能、年度工作概况）;

（2）组织机构设置、主要领导人任职等及其变化情况

　　（3）本年度文书立卷情况（立卷工作的组织、文件完整性、数量、存在问题）

　　五、论述题：

（给出要点，学生分析论证，以便给分）

　　1、浅谈高校档案的利用与保密性原则

　　档案的利用和保密性在高校档案管理工作中起着相当重要的作用。

高校人事管理部门是收集和管理高校教学科研人力资源财富,传播档案信息,为教学、科研提供原始的人才凭证,维护历史真实面貌的重要基地。

近年来,作为高校人事管理部门每年都会收入大量的、具有很高的学术研究和科技开发价值的人力资源信息。

因此,做好高校人力资源的保密工作至关重要。

日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。

由此产生一些弊端：

大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸;领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案。

上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。

机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。

对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，不可偏颇。

　　人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。

主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。

是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。

人事档案的保密性是由它的政治性、机密性所决定的。

人事档案从产生之日起，就为一定的阶级所掌握，为一定的社会制度服务或为一定的集团所利用。

在社会主义条件下，人事档案的存在与发展是无

　　产阶级的政治和国家根本利益需要，它是党和国家干部、人事工作的重要组成部分，是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策，选贤举能，知人善任，进行社会主义现代化建设服务的。

　　1、关于档案利用的分析与探索

　　1.1档案的开放工作

　　1.2档案利用的监督工作

　　2、关于档案保密性原则的分析与论述

　　2.1关于档案保密性原则的概念论述

　　2.2关于档案保密性原则的重要性

　　2.3电子档案为档案的保密性原则和档案管理带来了新的挑战

　　3、关于协调档案利用和档案保密性原则之间关系的一些措施

　　3.1普及档案管理以及档案利用、保密原则的相关知识，让人们能够充分认识到其中的厉害关系

　　3.2加强《档案法》、《宪法》等法律法规中关于档案的法律规定或者是法律条文的宣传与推广

　　3.3对外公布档案开放的消息以及范围，扩大档案利用的范围提高利用的效率

　　3.4提高档案的收集力度，用与时俱进的眼光看待档案管理

　　2、浅谈档案编研工作的意义

　　答档案编研工作是档案管理中一项独立的业务工作，对于开发档案信息资源，做好档案工作具有重要的意义。

　　第一、是档案馆（室）主动地、系统地、广泛地提供利用的一种有效方式。

　　第二、是提高档案馆（室）工作总体水平的重要途径。

　　第三、是保护档案原件和长远流传档案文献的有效措施。

　　1、编研工作是档案利用工作的一个重要组成部分，是档案部门系统、广泛地向社会提供利用服务的一项重要的基础性工作。

有了编研工作，才能通过主动提供档案的编研成果，直接服务于社会各项事业，有助于推动和促进地方人文历史、社会科学的研究。

　　2、编研工作是保护档案史料、方便利用的有效措施。

档案大部分为孤本，在开展利用服务时，老是把原件提供利用，容易破损，影响档案的寿命。

以编写档案史料的方式提供利用，可以避免档案原件的重复使用，减少磨损，从而延长档案的寿命。

也能使这些资料长久保存，便于后人利用。

　　3、开展档案编研工作，可以扩大档案工作部门在社会上的影响力。

通过编研工作，向社会提供编研成果，使广大利用者看到档案的价值，加深对档案和档案工作的了解，能起到很好的宣传作用。

　　4、档案的编研成果具有存史、资政、文化功能外，其教化功能更为明显。

如我馆编研成果中的“红军活动”，“抗战时期的讲稿、诗文”，“鼠疫及预防措施”等重大历史事件的专题资料，都是对广大公众，特别是青少年进行爱国主义的生动教材。

　　5、档案编研工作有利于做好统战工作。

档案中有许多弥足珍贵的历史资料，其中不乏个人的档案资料，这些档案的主人在当时往往是有一定影响的人物，现在他们的子孙遍布祖国各地。

通过编研工作，把这些档案信息提供给他们的后代，使其更加了解祖辈的情况，从而与之交友，建立友谊，互通信息，献计献策，为地方经济和社会发展服务，具有重要的现实意义。

　　一、填空题（′1*15）

　　1、公务文书的形成过程包括：

、、和。

　　2、收文过程中签收的任务包括：

、和签字。

　　3、传阅的方法有：

、和。

　　4、会计文书的特点一般表现为：

（1）形成上的;

（2）构成上的。

　　5、封口的方法有：

、、和四种。

　　二、单选题（′1*15）

　　1、以下属于平行文的文种是（）

　　A、报告B、决定C、函

　　2、在制发公文的过程中形成的文稿不包括（）

　　A、讨论稿B、定稿C、各种文字文本

　　3、文书的（）是文书工作的中心环节。

　　A、管理B、处理C、利用

　　4、文书工作是以（）为主的。

　　A、非常规工作B、被动工作C、主动工作

　　5、下面各种信件中，属于文书工作人员拆封范围的有（）

　　A、写有领导人“亲启”的信件;

　　B、一般发至本单位的封闭文件、函件;

　　C、标有机密、绝密的机要件。

　　6、以下人员中不适合作为拟办的承担者的是（）

　　A、机关领导

　　B、业务部门负责人

　　C、直接承办人或专职人员

　　7、核稿的根本目的在于（）

　　A、提高公文质量

　　B、提高公文运转速度

　　C、提高文书工作人员素质

　　8、发文字号中的年代号应用（）括上。

　　A、小括号B、中括号C、大括号

　　9、文书的保存要体现（）的原则。

　　A、简单，便于利用

　　B、安全，物尽其用

　　C、安全，便于利用

　　10、下列不属于应销毁的文件范围的是（）

　　A、平时清退出的重份文件

　　B、翻印复印的上级文件

　　C、本单位制发的文件

　　11、（）是文书工作的最后一个程序。

　　A、文书立卷B、文书利用C、文书归档

　　12、发文登记的形式多种多样，目前使用最广的是________。

　　A、卡片登记B、活页登记C、帐簿登记

　　13、凡属在相当长的时期内机关工作需查考的文件，在立卷时应列入________保管范围。

　　A、永久B、长期C、短期

　　14、在作收文处理时，可不登记的文件主要有______________。

　　A、上级机关的来文B、下级机关的来文C、各种公开发表的文件

　　15、“三主优先”的原则是________的原则。

　　A、承办B、分发C、会签

　　三、名词解释（′5*4）：

　　1、直达行文

　　2、正本

　　3、注发

　　4、立卷类目

　　四、简答题（′10*3）：

　　1、主题词有何特点?

在拟定主题词时，除了要体现其特点外，还要注意什么?

　　2、文书利用的方法有哪些?

　　3、文书立卷的意义何在?

　　五、应用题（′20）

　　将下列文件合理地组为两卷，分别为其拟定案卷标题，并说明组卷特征。

　　1、××大学关于举办50周年校庆文艺晚会的通知

　　2、××省教委关于进一步在高校