村级文书档案分类方案归档范围及保管期限.docx
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村级文书档案分类方案归档范围及保管期限
文书立卷操作程序
一、什么是文书立卷？
它的意义及案卷质量要求。
文书立卷，就是按照一定的要求与方法，把办理完结的、具有保存价值的零散文件组合成案卷。
其意义在于保护文件平安，为开展档案工作奠定物质根底，为单位、为国家积累档案财富。
案卷质量要求是遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
二、文件材料的收集
１、文件材料从以下八个方面收集
〔１〕收集“红头文件〞。
所谓的“红头文件〞是指文件的首页上方的有关内容和格式套红印制的公文，如通知、通报、请示、报告、批复、决定、命令等。
〔２〕收集“白头文件〞。
如会议材料、经验介绍、领导讲话、专题报告等。
〔３〕收集本单位内部使用的文件材料。
如各种会议记录、规章制度、工作方案、总结、名册、统计表、登记表等。
〔４〕收集证明性文件。
如党、团组织关系介绍信及存根。
〔５〕收集契约性文件。
如协议、合同、意向书等。
〔６〕收集报道性文件。
如新闻媒介关于本单位重要活动的新闻稿、照片、录音录像带，本单位领导答记者问等。
〔７〕收集记载性文件。
如年鉴、大事记、组织沿革、工作日记、调度日志等。
〔８〕收集公布性文件。
如通告、公告等。
２、文件材料的收集应该注意问题
〔1〕要完整、准确地收集文件。
〔2〕收集文件必须“以我为主〞，把本单位自身形成的文件材料作为收集的重点。
３、开展文件材料收集的途径、范围
〔1〕建立归档制度，定期收集文件材料
〔2〕做好平时文件材料收集
〔3〕从领导、分管领导、经办人手中收集材料
4、区分归档和不归档文件材料
（1）了解掌握本单位制定的?
文件材料归档和不档归档范围?
（2）逐份区分要归档和不要归档的文件材料
三、文件材料的分类、组卷
１、确定分类方法，制定分类方案
〔1〕根据本单位本部门的工作职能、业务范围来制定分类方案，
?
村级文书档案分类方案、归档范围及保管期限表?
附后。
目前村级分为：
党群工作类
农村工作类
行政综合类
治保民政类
（2）将立卷年度的归档文件材料逐份与分类方案的类目对号入座
２、确定文件材料的保管期限
根据规定，文书档案的保管期限分永久、长期和短期三种。
永久50年以上，长期为16－50年，短期为15年以下。
但凡反映机关主要职能活动和根本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。
但凡反映机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
但凡在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。
３、卷内文件的排列
〔1〕文件的一般排法原那么：
正文在前，底稿在后；批复在前，请示在后；原件在前，复印件在后；来文在前，复文在后；转发件在前，被转发件在后，正文在前，附件在后。
〔2〕卷内文件排法：
同一具体问题的，同一任务，同一活动，同一事件，它们的问题特征一致，要按文件形成的时间顺序排列；同一性质问题相近的文件，把问题相同的文件排列在一起。
如卷内文件有农业、林业、水利方面的文件，按照习惯先排农业方面的文件，再排林业方面的文件，最后排水利方面的文件材料。
４、卷内文件的编号〔编页码〕
卷内文件的排列确定之后，要用阿拉伯数字在文件的右上角编写页号，凡有正式文字的页面，无论正面反面都要编号。
５、填写卷内文件目录
（1）顺序号。
即卷内文件的次序号，以文件为单位，一份文件编一个号，用阿拉伯数字填写。
（2）文号。
即文件的制作机关的发文字号。
填写时，要把文件的字号填全来。
如“建政办［2005］123号〞，不能填写成“建政办123号〞、“［2005］123号〞或“123号〞。
没有发文字号的文件材料那么不必填写。
（3）责任者。
即文件的制作机关、部门或个人。
责任者一般要写全称，全称过长的可写标准性的简称。
如“中国共产党建宁县委员会办公室〞可简化填写为“中共建宁县委办〞，但不得填写为“本乡、本办、本局、本委、本院、本所、本站、本村〞等。
责任者过多，以填写主办单位为主，其余的单位可省略，在后面加上“等〞字。
〔4〕题名。
即文件的标题。
①题名很明确的，照原文填写。
②有题名但无实质内容的应重新拟写题名，如“报告、申请、通知〞等，应先填写“报告、申请、通知〞，在报告的后面加上中括号，在中括号里点明是什么报告。
③没有题名的文件材料应重新拟写题名并加上中括号。
（5）日期。
日期指文件的形成的时间。
手工填写卷内目录时一般可省略“年〞、“月〞、“日〞字，如“二○○五年五月八日〞可填写为“〞，跨年度的文件要填全，如“二○○六年一月八日〞应填写成“〞。
用档案管理软件时录入时应为“20050508〞、“20060108〞八位数字，缺乏的应补“0〞，如“二00五年十二月〞应录入为“20051200〞
文件没有日期的，要考证清楚后填写。
（6）页号。
页号指卷内文件所在之页的编号。
填写每份文件首页的文件编号，但最后一份文件必须填写起止页号，使卷内文件总页数一目了然。
（7）备注。
其它需要说明的问题。
６、装订案卷的根本要求
（1）除去文件材料上的订书钉、大头针、回形针等金属物。
（2）对破损、不合规格的文件材料要进行修补和托裱；对字迹不清的文件要修复。
（3）文件大小不一、长短不齐的应折叠整齐美观。
（4）取折叠好的档案卷皮与卷内文件目录、文件材料的左边和底边平，将档案卷皮的封面、封底向外翻开，用铁夹子把档案卷皮的上部底部和卷内文件材料夹紧。
（5）将档案正面朝上放在桌面上，下面垫装订板或旧书报，手电钻或钻子在装订部位钻三个等距离的小孔。
（6）用档案装订线装订案卷，一般采用三孔一线法。
（7）装订好的案卷要做到不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件材料、不阻碍阅读。
７、拟写案卷题名
案卷题名就是案卷标题，是对卷内文件材料的总概括，揭示卷内文件材料的内容和成分，为查找文件材料提供线索，也为编制案卷目录检索工具提供依据.
（1）拟写案卷题名的根本要求：
一是要研究案卷的主要内容和成分；二是要有一定概括能力，把案卷的内容用简洁的文字表达出来，案卷题名主要由制发文件的机关、内容、文种三局部组成，字数一般控制在30－40个字以内，以不超过50个为宜；三是用毛笔或书画硬笔书写。
〔2）拟写案卷题名的根本格式
对于大多数案卷来说，以问题特征为主，其格式为：
责任者＋问题＋文种。
如：
建宁县政府关于农业生产、林业生产和水利建设工作的通知、意见
〔责任者〕 〔问题〕 〔文种〕
８、案卷的排列
案卷排列就是确定案卷的前后顺序和存放位置，并反映出案卷之间的某种联系。
案卷排列方法应统一，前后保持一致。
村级一般按年度－－保管期限－－组织机构〔或问题〕排列法。
这种排列法是把一个年度形成的案卷，先排永久卷，再排长期卷，后排短期卷。
例如：
2005年 永久 党群工作类
农村工作类
行政综合类
治保工作类
长期 党群工作类
农村工作类
行政综合类
治保工作类
短期 党群工作类
农村工作类
行政综合类
治保工作类
９、编制案卷号、归档号
（1）案卷号。
案卷号是案卷的排列顺序编号。
案卷采用年度－－保管期限－－组织机构〔或问题〕排列的，案卷号的编制是一年一个顺序号，先编永久卷，再编长期卷，后编短期卷。
如某单位2005年立案卷15卷，其中永久7卷、长期6卷、短期2卷。
那么案卷编号是永久1－7号，长期8－13号，短期14－15号。
（2）归档号。
归档号是文书案卷年度归档处理编号，它起着统计年度立卷数量的作用。
归档号的编制方法和案卷号的编制一致。
１０、填写案卷封面、卷脊
（1）全宗名称栏。
即案卷封面最上一栏，用来填写立卷单位名称。
如“建宁县黄埠乡黄埠村〞；
（2）类目名称栏。
即案卷封面第二栏，用来填写案卷分类方案的类目名称。
如：
“党群工作类〞、“行政综合类〞。
（3）案卷题名栏。
即案卷封面第三栏，用来填写案卷题名。
要根据卷内文件制发单位来确定，如：
“建宁县政府关于做好农业生产、林业生产和水利建设工作的通知、意见〞，填写时第一行空两格，回行顶格书写。
（4）时间栏。
填写卷内文件的起止年月。
（5）保管期限栏。
填写案卷的保管期限。
（6）件、页数栏。
填写案卷有几份文件和案卷的总页数。
（7）归档号栏。
填写年度文书案卷归档处理编号。
（8）档号栏。
填写案卷封面和卷脊有全宗号、目录号、案卷号。
（9）卷脊年度栏。
填写案卷年度。
１１、要求各村每年在６月底前要完成上一年度的档案材料立卷归档工，并把案卷目录报送县档案局。
四、档案的保管和利用
１、做好档案保管工作需要具备以下条件：
〔1〕要有档案室、档案装具〔厨、柜〕，要有专人管理，并要求做好“八防〞措施，即：
防火、防光、防尘、防潮、防盗、防霉、防有害生物 、防有害气体。
〔2〕不要将档案存放在最底楼或最顶楼，最底楼不宜防潮、防霉、防水灾，顶楼不宜防高温，纸张容易老化、碎，不利于永久保存档案。
〔3〕档案室、厨、柜要保持卫生清洁，档案排列要整齐，厨内每年要更换防虫药剂〔樟脑片〕。
２、怎样开展档案利用工作
〔1〕制定利用档案规章制度?
档案查阅利用制度?
。
建立查阅档案登记簿，在提供利用过程中，要根据实际情况，规定不同的审批手续：
如档案外借、复制，一般要通过领导批准，并办理借阅手续，限期归还。
一般情况下档案不外借，预防涂改、损坏、遗失档案。
〔2〕为了便于查找档案要健全检索工具：
案卷目录、全引目录、卷内目录，并建立档案统计台帐。
在人员变动时要办理档案移交手续。
村级文书档案分类方案、归档范围及保管期限
类别
序号
归 档 范 围
保管期限
党
群
工
作
类
1
上级党委颁发的需要本村支部执行的文件材料
长期
2
本村支部年度方案、总结、会议记录
永久
3
本村支部换届选举，领导任免文件材料
永久
4
本村支部党员花名册，党组织介绍信
永久
5
本村支部开展党员、党风党纪、民主评议等文件材料
长期
6
上级关于共青团、妇女、老龄、计生协会、关工委等工作文件材料
长期
7
本村团员、团干等表册，团代会文件材料及团组织介绍信存根
长期
8
妇代会、妇女工作文件材料
长期
农
村
工
作
类
1
上级机关颁发的有关农业生产政策性、规定性文件
长期
2
本村有关农业、林业生产、农田保护、畜牧水产、水利工作等的规划、方案方案、合同、协议书
永久
3
本村农、林、牧、付、渔业生产的年度方案、总结报表
永久
4
本村有关农村经济体制改革、农业生产、联产承包、收益分配、农业科技的规划、报告、合同、报表
永久
行
政
综
合
类
1
上级机关颁发的有关农村工作的法规性、政策性、规定性文件
长期
2
上级机关制发的针对本村的批复、通报，需要本村执行的文件材料
永久
3
本村委会会议记录、村领导在各种会议上的重要讲话，典型发言、情况汇报
永久
4
村委会及其他组织的年度方案、总结、报告、统计年报
永久
5
本村制定的各项管理制度，村规民约、村务公开
长期
序号
归 档 范 围
保管期限
行
政
综
合
类
6
本村评选先进单位、先进个人的文件材料
长期
7
本村在精神文明建设、方案生育、落实宗教、侨务政策、文教卫生工作中形成的文件材料
永久
8
本村办企业、生产技术、经营管理、产品销售及招商引资、企业设立、合并、迁移、停产、承包、拍卖等文件材料
永久
9
上级关于财务规定，审计、金融、保险、税务等需要本村执行的文件材料
长期
10
本村有关村财管理，申请拨款、贷款报告、批复
永久
11
上级机关颁发的有关新村建设、土地管理的规划、规定、方法
永久
12
本村有关土地管理、土地承包、用地请示等文件材料
永久
治
保
民
政
类
1
上级机关颁发的有关政法、司法、公安、社会治安、民政、安置复退军人、社会救济、区划、民族工作的指示、规定、通知
长期
2
村有关政法、公安、综治、处理经济、刑事、民事案件和各种纠纷，平安保卫、人口管理、法律宣传、评选表彰、方案规定、报告、报表、名单
永久
3
本村有关国防教育、民兵、征兵、预备役工作的文件材料、名单
永久
4
本村有关基层组织、政权建设、行政区划、村委会换届选举的文件材料、名单
永久
5
本村有关社会福利、救济、抗灾救灾及五老、特困户、低保、残疾人员名单及文件材料
长期
6
本村有关安置退伍军人、拥军优属，义务兵役费征收发放文件材料、名册
长期
7
本村有关移风易俗，婚姻管理的规定、方法
长期
建宁县各行政村档案保管情况统计表
乡〔镇〕 村〔盖章〕 年 月 日
现存档案卷数
档案破损卷数
档案霉变卷数
档案虫蛀卷数
档案遗失卷数
档案橱柜
〔个〕
现 存 档 案 分 年 度 卷 数
年度
卷数
年度
卷数
年度
卷数
说明：
1、一卷档案既有霉变又有虫蛀时，只统计一项；
2、档案遗失卷数指过去丧失的档案数量；
3、本表一式三份，两份报乡镇综合档案室，另一份存底。
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