供应管理操作手册doc.docx

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供应管理操作手册doc

1前言

◆内容介绍

本操作手册以文字，图表，图形，具体的操作步骤，操作方法及运用技巧来全面介绍华计ERP（V2.0）的供应管理子系统，内容涵括了整个供应管理子系统的业务流程及操作流程，使您能够深入地了解华计ERP（V2.0）的供应管理子系统，提升管理水平，能够帮助您在短时间内迅速掌握本系统，并且能够熟练地运用起来。

非常谢谢您使用我们的产品，我们期待著您的反馈意见。

◆公司简介

广州市华计软件有限公司是广州市制造业信息化推动工程的依托单位。

主要从事企业信息化应用工程的开发和集成工作。

公司现有员工50多人，工程技术人员38人，其中高工6人，工程师16人。

是广东省首批通过双软（软件企业、软件产品）认定的高新技术企业（有部分软件产品进行了版权和产品认定）。

公司拥有一批专门从事企业信息化工程研发的队伍，开发了100多项企业管理信息系统，熟悉制造业企业信息化的需求，有较好的制造业企业信息化知识积累，有较丰富的开发和项目管理经验。

公司开发了近100多项管理信息系统。

85-95期间为广州制造业做了大量的工作，并为一些企业开发了管理信息系统，近期为某光学仪器厂、珠江轮胎厂、豪华空调器厂、重型机床集团等信息化工程进行系统分析和开发工作。

客户满意度高，信誉好，在行业中有较高的竞争能力。

2编写约定

◆编写目的：

为了使手册更加简洁、明了，约定使用规范化的词语和符号进行操作的描述。

◆菜单：

在菜单中能够实现窗口所有的功能操作，操作时只要将鼠标移到菜单项的文字上并单击，就能实现菜单文字所表示的功能。

◆工具条：

工具条是与菜单对应的各项，系统将常用的菜单项添加到工具条中，将鼠标移到工具条的按钮上并单击，就能实现按钮文字所表示的功能。

◆导航窗口：

进入系统后首先出现的窗口，也称主窗口，是浏览、选择系统各级别功能目录的导航窗口，将鼠标移到导航左窗口上并单击，就能浏览该功能目录下的子功能目录；双击右窗体上的条目，就能打开条目文字所表示的功能的操作界面。

如下图所示：

菜单

工具条

导航窗口

图2.1.1

文字描述

规范词、号

举例

菜单项

[]

文件菜单项，可简化为：

[文件]

工具条上的条目

【】

工具条上的退出系统条目，可简写为：

【退出系统】

导航窗口上的条目

『』

导航窗口上的销售管理条目，可简写为：

『销售管理』

菜单或导航条目的级别联系

-

[文件]-[检索]

『销售管理』-『单据录入』

按下鼠标左键单击对象或条目

单击

用鼠标左键点击导航窗口上的销售管理条目，可简写为：

单击『销售管理』

按下鼠标右键单击对象或条目

右击

用鼠标右键点击导航窗口上的销售管理条目，可简写为：

右击『销售管理』

双击鼠标左键打开某一对象

双击

用鼠标左键双击导航窗口上的销售管理条目，可简写为：

双击『销售管理』

窗口

《》

《仓单录入窗口》

窗口中的内容，如按钮、编辑框

“”

如《仓单录入》中的“仓单类型”

输入信息

用下划线

在《仓单类型》中输入采购入仓单

提示信息

用斜体字

是否确定删除当前单据？

3主要功能

该子系统管理企业物资供应。

其中采购计划由业务人员依据库存状况、物料需求和资金额度制定。

非生产物资的计划由有关部门制定，报供应审核执行。

设备的计划和执行由设备部门执行。

具体单据有采购计划、采购订单、采购收料单/采购退料单以及催货单，索赔单。

4业务流程图

图4.1.1

5主界面

图5.1.1

6功能说明

6.1数据录入

6.1.1采购计划录入

◆功能概述

采购计划可以根据物料需求计划生成。

也可以用户手工录入，是对原材料、采购件、低值物品等物资的采购计划，同时可以对采购的数量、需求日期等进行管理。

◆用户界面

图6.1.1

◆操作说明

1.数据录入操作：

双击『采购计划录入』进入上图所示界面，系统中涉及输入项有下拉列表框时，可用鼠标下拉选择或手工输入项目按回车进入下一项输入。

在明细中输入物料编码、数量、单价、需求日期、备注等明细项目后按回车，系统自动转入下一条记录录入。

当单击【增加明细】（或者单击[编辑]-[增加明细],或者按快捷键（Alt+I））按钮或录入为明细中最后一行最后一列按回车时，系统在下一行插入一条空白记录。

若用户作废本次输入单据，单击【新增单据】（或者单击[编辑]-[新增单据],或者按快捷键（Alt+N））按钮或【删除单据】（或者单击[编辑]-[删除单据],或者按快捷键（Alt+K））按钮重新输入。

2.保存操作：

各项数据录入完毕用户直接单击【保存】（或者单击[文件]-[保存],或者按快捷键（Alt+S））按钮即可保存数据，如果数据保存成功，出现如下提示:

图6.1.2

若信息输入不完整，系统出现相应的提示，如没有输入需求日期时，出现如下提示：

图6.1.3

3．审核操作：

审核已经保存成功的单据，审核成功后回写单据状态，审核人等信息，审核成功的单据不能再对其修改。

单据审核后即生效。

4.增加明细操作：

用户单击【增加明细】（或者单击[编辑]-[增加明细]或者按快捷键（Alt+I））即可增加一条明细记录,也可以在明细数据录入区内最后一行一列“备注”项所在处直接按回车键增加一条明细记录。

如果需要连续录入多条明细记录用户可以用鼠标连续点击【增加明细】按钮。

5．删除明细操作：

单击【删除明细】按钮（或者单击[编辑]-[删除明细]或者按快捷键（Alt+D））删除光标所在行的明细记录。

6．新增单据操作：

单击【新增单据】（或者单击[编辑]-[新增单据]或者按快捷键（Alt+N））按钮可以新增一张单据。

7．删除单据操作：

或【删除单据】（或者单击[编辑]-[删除单据]或者按快捷键（Alt+K））按钮删除当前单据。

8．打印和预览操作：

单击【打印】按钮（或者单击[文件]-[打印]或者按快捷键（Alt+P））则可以直接打印单据，在打印前可以点击【预览】按钮（或者单击[文件]-[预览]或者按快捷键（Alt+V））预览单据，打印预览情况如下图：

图6.1.4

界面各参数意义如下：

份数：

单据需打印的份数，系统默认为1份，用户可选择自定，输入打印单据份数。

页数：

单据打印的页范围，系统默认为全部，用户根据实际情况，选择页数，输入需打印的页数的范围。

顶边距：

设置蓝线框离打印纸张上边的距离。

底边距：

设置蓝线框离打印纸张下边的距离。

左边距：

设置蓝线框离打印纸张左边的距离。

右边距：

设置蓝线框离打印纸张右边的距离。

标尺复选框：

选中时显示标尺。

纵向横向打印单选框：

选中时分别采用纵向打印和横向打印。

黑白彩色打印单选框：

选中时分别采用黑白和彩色打印。

默认为上次打印复选框：

选中时采用上次打印的格式。

缩放比例：

界面显示单据大小比例，与实际打印无关，一般情况下不用。

打印比例：

界面蓝框内范围为打印机打印范围，如纸张大小不能打印单据的全部内容，打印内容右边太长，系统自动把右边内容作为下一页打印。

可输入小于100的打印比例，将单据内容打印缩放于页面范围内。

反之，若单据页面内容太小，可输入大于100的打印比例。

打印：

单击“打印”按钮，系统按界面参数打印所显示的单据。

设置：

用来选择系统可用的打印机。

保存：

用来保存所设置的打印设置。

返回：

单击【返回】按钮，关闭界面。

9.检索操作:

用户可检索已保存但未审核的单据，单击【检索】（或者单击[文件]-[检索]或者按快捷键（Alt+R））按钮，弹出窗口如图6.1.5。

可在光标处输入单号，系统在数据窗口过滤出相应的数据（也可以直接双击记录项，选择想要的记录），单击“确定”按钮，系统返回《采购计划录入》窗口。

用户可修改界面数据项，直至正确保存。

图6.1.5

9.1查找操作：

单击上图“查找”按纽，出现下图：

图6.1.6

9.1.1）列名：

父窗口主数据窗口的列名下拉。

9.1.2）条件：

可选择六种关系运算符（等于、小于、大于、不等于、大于等于、小于等于）。

9.1.3）值：

用户输入需查询的值。

9.1.4）逻辑：

可选择并且、或者，用于多条件之间联接。

选择列名、条件，输入值，若为多条件时，需选择逻辑运算符。

按确定按钮返回界面。

主界面按返回的组合条件进行查询。

10．根据库存生成：

单击【根据库存生成】出现如图6.1.7所示界面

图6.1.7

可以选择根据“原材料”或者“低值易耗品”的库存量生成采购计划。

选中所需记录单击“确定”系统返回《采购计划录入》窗口。

11．返回操作：

单击工具栏上【返回】（或者单击[文件]-[返回]或者按快捷键（Alt+C））按纽返回主界面。

12．模板设置操作：

单击[文件]-[模板设置]或【模板设置】或按快捷键（Alt+M），系统弹出如下提示，如图6.1.8

图6.1.8

（1）录入模板设置操作：

单击“是”,若以前有保存过的模板则弹出下图窗口。

若无，则直接进入图6.1.9

图6.1.9

用鼠标单击或用键盘选择相应左边窗口相应的条目，使其反蓝，则条目处于选中状态；

选择模板操作：

单击“选择”，则将当前的录入界面转换成为选中的模板；

增加模板操作：

单击“增加”，则将增加新的模板，系统弹出《模版设置》，如图6.1.10

图6.1.10

《模版设置》中[对象]的操作分别为：

单击《摸板设置》上部或下部，使光标处于上部或下部，然后单击[对象]-[选择对象]或【选择对象】，当光标处于窗口上部时，系统弹出《恢复系统原有对象》，如图6.1.11。

在相应数据列条目的“恢复显示”中打钩，然后单击“确定”，即可以在窗口上部显示相应的数据列。

图6.1.11

当光标处于窗口下部时，系统弹出《选择列》，如下图。

在相应数据列条目左边打钩，然后单击“选择”，即在窗口下部显示所选择的数据列。

图6.1.12

在《模板设计》窗口的下部，其条目可以设置其显示录入的先后次序，用鼠标按住相应的条目，然后左右移动其位置，即可以设置其顺序。

单击[对象]-[横线]或【横线】，然后鼠标在《模板设计》上部单击，即可以画出一条横线。

选中横线（线条为红线），当光标移到线条的某一端，光标形状由单箭头变为“+”时，按住并移动鼠标可以改变线条的长度；双击横线，弹出《线属性窗口》（图6.1.13），可以编辑线条的属性。

图6.1.13

单击[对象]-[竖线]或【竖线】，然后鼠标在《模板设计》上部单击，即可以画出一条竖线。

其余同横线的编辑操作。

单击[对象]-[斜线]，然后鼠标在《模板设计》上部单击，即可以画出一条竖线。

其余同横线的编辑操作。

单击[对象]-[文本]或【文本】，然后鼠标在《模板设计》上部单击，即可以画出一文本框。

选中文本框，当光标移到边框，光标形状由单箭头变为双箭头时，长按并移动鼠标可以改变文本框的大小；双击文本框，弹出《文本属性窗口》（图6.1.14），可以编辑文本的属性。

图6.1.14

单击[对象]-[分组框]，然后鼠标在《模板设计》上部单击，即可以画出一分组框。

其余同文本的编辑操作。

单击[对象]-[矩形]或【矩形】，然后鼠标在《模板设计》上部单击，即可以画出一矩形。

其余同文本的编辑操作。

按住Ctrl键或Shift键，用鼠标选择多个需要对齐的对象，然后单击[对象]-[左对齐]或【左对齐】，即可以以第一个选中的对象的左边框为准，左对齐选中的对象。

按住Ctrl键或Shift键，用鼠标选择多个需要对齐的对象，然后单击[对象]-[右对齐]或【右对齐】，即可以以的第一个选中对象的右边框为准，右对齐选中的对象。

按住Ctrl键或Shift键，用鼠标选择多个需要对齐的对象，然后单击[对象]-[上对齐]或【上对齐】，即可以以第一个选中的对象的上边框为准，上对齐选中的对象。

按住Ctrl键或Shift键，用鼠标选择多个需要对齐的对象，然后单击[对象]-[下对齐]或【下对齐】，即可以以第一个选中的对象的下边框为准，下对齐选中的对象。

按住Ctrl键或Shift键，用鼠标选择多个需要对齐的对象，然后单击[对象]-[相同宽度]或【相同宽度】，即可以以第一个选中的对象的宽度为准，调整选中对象的宽度。

按住Ctrl键或Shift键，用鼠标选择多个需要对齐的对象，然后单击[对象]-[相同高度]或【相同高度】，即可以以第一个选中的对象的高度为准，调整选中对象的高度。

《模版设置》中[选择]的操作分别为：

单击[选择]-[全部对象]，即可以选中所有的横线、竖线、斜线、文本、分组框、数据列和矩形。

单击[选择]-[全部横线]，即可以选中所有的横线。

单击[选择]-[全部竖线]，即可以选中所有的竖线。

单击[选择]-[全部斜线]，即可以选中所有的斜线。

单击[选择]-[全部文本]，即可以选中所有的文本。

单击[选择]-[全部数据列]，即可以选中所有的数据列。

单击[选择]-[全部矩形]，即可以选中所有的矩形。

《模版设置》中[模板操作]的操作分别为：

保存模板：

单击[模板操作]-[保存模板]或【保存模板】，系统弹出《输入模板名称》，如图6.1.15

图6.1.15

在“模板名称”中输入相应的名称；

在“是否缺省”中：

若选择“是”，则为系统缺省的模板，即录入界面为该模板所设置的样式，该条目也会相应的打上钩，若选择“否”，则不是系统的缺省模板。

单击“确定”，则保存模板；单击“取消”，则取消保存。

更改名称：

单击[模板操作]-[更改名称]或【更改名称】，系统弹出《输入模板名称》，如上图。

可以修改“模板名称”和“是否缺省”，单击“确定”，可以暂时保存修改，单击“取消”，取消修改。

若要保存修改操作，还需要单击[模板操作]-[保存模板]或【保存模板】，执行保存操作。

单击[模板操作]-[导出模板]，系统弹出保存的窗口，如图6.1.16。

选择相应的保存路径、输入名称，即可以将模板设置以文本形式导出。

图6.1.16

单击[模板操作]-[导入模板]，系统弹出保存的窗口，如图6.1.17。

选择相应的保存路径、输入名称，即可以将文本形式的模板设置导入。

图6.1.17

《模版设置》中[系统]的操作为：

单击[系统]-[返回]或【返回】，则关闭当前（正在使用的）窗口。

删除模板操作：

在图6.1.8中，单击“删除”，系统弹出提示，如图6.1.18

图6.1.18

单击“是”，则删除选中的模板；单击“否”，则取消删除。

修改模板操作：

在图6.1.9中，单击“修改”，系统弹出《模版设置》，如图6.1.10，用户可以对选中的窗口进行修改，其操作与增加模板操作相同。

保存模板操作：

在图6.1.9中，若条目右边的选择框，打钩选中，则将其设置为缺省的模板，单击“保存”，可以保存缺省的设置操作，保存成功后，系统弹出提示，如图6.1.19。

图6.1.19

退出模板操作：

在图6.1.9中，单击“退出”，系统关闭当前（正在使用的）窗口。

（2）打印模板设置操作：

若在图6.1.8中单击“否”,若以前有保存过的模板，弹出《选择模块》，如图6.1.20。

若无则直接进入打印模板设置。

如图图6.1.21：

图6.1.20

选择操作：

同录入模板设置中的选择操作。

增加操作：

同录入模板设置中的增加操作。

删除操作：

同录入模板设置中的删除操作。

修改操作：

同录入模板设置中的修改操作。

保存操作：

同录入模板设置中的保存操作。

退出操作：

同录入模板设置中的退出操作。

图6.1.21

（3）取消操作：

若在图6.1.8中单击“取消”，则关闭当前（正在使用的）窗口。

6.1.2询价单录入

◆功能概述

对需要采购的物料进行询价,询价可以根据采购计划生成，也可以由手工录入。

◆用户界面

图6.1.22

◆操作说明

1．数据录入操作：

双击『询价单录入』进入上图所示界面，系统中涉及输入项有下拉列表框时，可用鼠标下拉选择或手工输入项目，按回车进入下一项输入。

币种默认为人民币、汇率为1可修改,制单人为登录操作员、制单日期为系统日期，不可修改；在表头备注处按回车，光标跳至明细，进行输入明细操作。

在明细中输入物料编码,系统自动取出名称、图号、规格、单位,单价取物料属性表中的计划单价，最近成交价取物料属性表中的最近成交价,到货期自动默认为当前日期加一个星期，可以更改。

输入其它明细项目按回车，若前光标不在最后一行一列时，自动转入下一目录入。

当单击【增加明细】（或者单击[编辑]-[增加明细]）按钮或录入为明细中最后一行最后一列按回车时，系统在下一行插入一条空白记录。

若用户作废本次输入单据，单击【新增单据】（或者单击[编辑]-[新增单据]）按钮或【删除单据】（或者单击[编辑]-[删除单据]）按钮重新输入。

双击单价可以查看此物料历史的采购记录。

包括供应商信息及数量和单价等。

只显示半年内数据.图6.1.23

单击“来源单据”按纽,系统弹出采购计划中需采购的物料明细界面。

图6.1.24。

可按制单日期范围、供应商检索相应的数据,制单日期范围系统默认为当前日期向后7天，供应商为所有供应商。

检索相应数据后，用鼠标在数据窗口左边选择框单击，选择框打钩表示已作选择，相反，表示不作选择。

选择数据后，按确定返回，系统自动在主界面导入相应数据。

图6.1.23

图6.1.24

上图查找操作同『采购计划单』录入

2.保存操作:

各项数据录入完毕用户直接用鼠标点击【保存】按钮即可保存数据，如果数据保存成功，出现如下提示:

图6.1.25

若信息输入不完整，系统予于相应的提示，如当录入数量小于0时，出现如下提示：

图6.1.26

3.增加明细操作：

同采购计划录入。

4．删除明细操作：

同采购计划录入。

5．新增单据操作：

同采购计划录入。

6．删除单据操作：

同采购计划录入。

7．打印和预览操作：

同采购计划录入。

8．检索操作：

用户可检索已保存但未审核的单据，按【检索】按钮，弹出窗口如图6.1.27可直接在光标处输入单号，系统在数据窗口过滤出相应的数据（或直接选择想要记录）。

按【确定】按钮，系统返回修改状态。

用户可修改界面所有数据项，直至正确保存。

图6.1.27

上图查找操作同『采购计划单』录入

9．审核操作：

审核已经保存成功的单据，审核成功的单据不能再对其修改。

单据审核后即生效。

10．返回操作：

同采购计划录入。

11.模板设置操作：

请参考采购计划录入。

6.1.3采购订单录入

◆功能概述

进行采购订单的录入。

采购订单可以由采购计划或询价单引入生成，也可以直接由人工录入，对于同一种采购物可以提供多个采购价进行参考、对比。

采购订单经过审核后则可以进行收料处理.

◆用户界面

图6.1.28

◆操作说明

1.数据录入操作:

请参考询价单录入。

双击“最近单价”可以查看此物料半年内的采购历史记录。

包括供应商信息及数量和单价等。

只显示半年内数据.图6.1.29

图6.1.29

选择“来源”后，若来源为询价单，单击“来源单据”,系统弹出相应的单据，物料明细界面。

图6.1.30。

可按制单日期范围、供应商检索相应的数据,制单日期范围系统默认为当前日期向后7天，供应商为所有供应商。

检索相应数据后，用鼠标在数据窗口左边选择框单击，选择框打钩表示已作选择，相反，表示不作选择。

选择数据后，按确定返回，系统自动在主界面导入相应数据。

图6.1.30

上图查找操作同『采购计划单』录入。

若来源为采购计划，单击“来源单据”,系统弹出相应的单据，物料明细界面。

图6.1.31。

可按制单日期范围、供应商检索相应的数据,制单日期范围系统默认为当前日期向后7天，供应商为所有供应商。

检索相应数据后，用鼠标在数据窗口左边选择框单击，选择框打钩表示已作选择，相反，表示不作选择。

选择数据后，按确定返回，系统自动在主界面导入相应数据。

图6.1.31

上图查找操作同『采购计划单』录入

2.保存操作:

各项数据录入完毕用户直接用鼠标点击【保存】按钮即可保存数据，如果数据保存成功，出现如下提示:

图6.1.32

若信息输入不完整，系统予于相应的提示，如运费支付方为空时，出现如下提示：

图6.1.33

3.增加明细操作：

同采购计划录入。

4．删除明细操作：

同采购计划录入。

5．新增单据操作：

同采购计划录入。

6．删除单据操作：

同采购计划录入。

7．审核操作：

同采购计划录入。

8．打印和预览操作：

同采购计划录入。

9．检索操作：

用户可检索已保存但未审核的单据，按【检索】按钮，弹出窗口如图图6.1.34。

可直接在光标处输入单号，系统在数据窗口过滤出相应的数据（或直接选择想要记录）。

按“确定”按钮，系统返回修改状态。

用户可修改界面所有数据项，直至正确保存。

图6.1.34

上图查找操作同『采购计划单』录入

10．返回操作：

同采购计划录入。

11.模板设置操作：

请参考采购计划录入。

12.订单跟踪操作：

按【订单跟踪】按钮，打开图6.1.35。

可以看到每一张订单的详细情况，选择性日期范围、物料编码、供应商以及审核情况可以查看具体的订单信息。

图6.1.35

6.1.4采购收料单录入

◆功能概述

录入采购收料单，采购收料单来源于已审核的采购订单.

◆用户界面

图6.1.36

◆操作说明

1．数据录入操作：

双击『采购收料单录入』进入上图所示界面，单击“来源单据”后，出现如图所示：

可按制单日期范围、供应商，物料编码检索相应的数据,制单日期范围系统默认为当前日期向后7天。

检索相应数据后，用鼠标在数据窗口左边选择框单击，选择框打钩表示已作选择，相反，表示不作选择。

选择数据后，按确定返回，系统自动在主界面导入相应数据，此时可以修改主界面数据，直至正确保存。

图6.1.37

上图查找操作同『采购计划单』录入。

2.保存操作：

各项数据录入完毕用户直接用鼠标点击【保存】按钮即可保存数据，如果数据保存成功，出现如下提示:

图6.1.38

若信息输入不完整，系统给于相应的提示，如“仓库”为空时，出现如下提示：

图6.1.39

3．打印和预览操作：

同采购计划录入。

4．删除明细操作：

同采购计划录入。

5．删除单据操作：

同采购计划录入。

6．检索操作：

用户可检索未审核的采购收料单据，按【检索】按钮，弹出窗口如图6.1.39，可直接在光标处输入单号，系统在数据窗口过滤出相应的数据。

按“确定”按钮，系统返回。

也可以直接选择记录，按“确定”按钮返回。

图6.1.40

上图查找操作同『采购计划单』录入

7．审核操作：

同采购计划录入。

8．返回操作：

同采购计划录入。

9.模板设置操作：

请参考采购计划录入。

6.1.5采购退料单录入

◆功能概述

录入采购退料单。

采购退料单来源于采购收料单。

◆用户界面

图6.1.41

◆操作说明

数据录入操作：

请参考询价单录入。

单击“来源单据”,系统弹出已审核的采购收料单的物料明细界面。

图6.1.42。

可按制单日期范围、供应商，物料编码检索相应的数据,制单日期范围系统默认为当前日期向后7天。

检索相应数据后，用鼠标在数据窗口左边选择框单击，选择框打钩表示已作选择，相反，表示不作选择。

选择数据后，按确定返回，系统自动在主界面导入相应数据。

图6.1.42

上图查找操作同『采购计划单』录入

2.保存操作：

各项数据录入完毕用户直接用鼠标点击【保存】按钮即可保存数据，如果数据保存成功，出现如下提示: