制度汇编.docx

制度汇编.docx

《制度汇编.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《制度汇编.docx（24页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

制度汇编

部分管理制度汇总

一、机构设置及岗位职责

二、考勤制度

三、价格管理规定

四、销售纪律

五、内部业务人员工作程序

六、市场信息收集管理办法.

七、客户运输委托函管理办法

八、运输业务管理办法.

九、销售合同管理办法

一十、范本及样表

1、经销协议

2、合同

3、合同审批表

4、运输委托函

5、信息反馈表

6、统计表

部门职责

销售处

1、负责实现公司各项销售目标；

2、渠道管理，维护现有销售渠道，拟订渠道发展策略，开发新的销售渠道，建立经销和分销的体系，管理、服务经销商和终端客户；

3、定期提报销售计划，并负责销售计划的落实与执行；

4、收集、反馈市场信息及主要竞争对手市场动态；

5、拟订区域市场运作方案及销售价格、政策调整建议；

6、拟订区域市场营销方案及区域销售计划；

7、拟订区域销售定价策略及销售政策；

8、审核常规合同、初审特殊合同及重大合同；

业务处

1、销售提单的开具；

2、销售账务及各项基础台账管理；

3、建立客户档案，收集销售信息，分析销售业务；

4、提供客户服务，进行客户投诉、客户接待等管理；

5、销售合同的评审、监督执行和归档管理；

6、监督、管理、指导销售处业务规范开展；

7、各类销售报表汇总、填报、传递；

8、与生产部产销协调工作。

三、岗位定员及时间安排

销售主管

1人

业务主管

1人

南区市场

2人

北区市场

2人

合同管理

1人

开票统计

1人

现场服务

1人

换票发货

4人

工作时间安排：

销售处所有人员实行不定时工作制；

业务主管、合同管理、开票统计、现场服务每天一人值班24小时；

换票发货24小时上班。

三、岗位职责

销售主管组织领导销售处人员完成销售处各项职责

区域市场；

1、各区域市场人员在其所属区域行使销售处所有职责；

2、配合其他区域人员完成销售处职责；

3、完成上级领导安排的其他任务。

业务主管组织领导业务处人员完成业务处各项职责

合同管理

1、建立客户档案，收集销售信息，分析销售业务；

2、销售合同的评审、监督执行和归档管理；

3、监督、管理、指导销售处业务规范开展；

4、配合同部门其他人员完成部门职责；

5、完成上级领导安排的其他任务。

开票统计

1、销售订单（发货卡）的开具；

2、销售账务及各项基础台账管理；

3、各类销售报表汇总、填报、传递；

4、配合同部门其他人员完成部门职责；

5、完成上级领导安排的其他任务。

现场服务

1、提供客户服务，进行客户投诉、客户接待等管理；

2、与生产部产销协调工作；

3、配合同部门其他人员完成部门职责；

4、完成上级领导安排的其他任务。

换票发货

1、根据客户出示的销售订单（发货卡）换发提货小票；

2、保管客户要求寄存的销售订单（发货卡）的，根据客户出示的运输委托函换发提货小票；

3、将客户实际提货吨位输入电脑操作系统；

4、配合同部门其他人员完成部门职责；

5、完成上级领导安排的其他任务。

内部业务人员工作程序

一销售统计及换票发货员工作流程

1、客户付款后凭收据到销售部统计员处开订单。

2、统计根据收据上列明的品种、数量、价格、订金金额输入电脑用友软件，生成销售订单。

目前不能打印销售订单，暂时用发货卡代替。

填写发货卡，按销售订单上列明项目填写，其中包含客户名称品种数量和销售订单编号，然后客户签字领取。

3、客户凭销售订单（发货卡）或者运输委托函到磅房发货员处，发货员根据客户的销售订单（发货卡）信息，在电脑用友软件里查询信息是否属实。

信息属实，在限额内填写散装预提单，袋装水泥直接生成发货单。

4、散装水泥过磅后，根据订单信息和过磅数生成发货单，如不打印发货单，在磅单上写上发货单号并签字确认，让客户在磅单上签字。

5、根据发货单内容在客户销售订单（发货卡）上填写数量日期等信息，并让客户签字。

6、袋装水泥出厂过磅，为公司内部审核。

袋重超差返回栈台处理，符合标准，方可出厂。

7、磅单和发货单其中一联，发货员留存，整理归档，不得丢失。

8、销售订单未执行完，需要变更的。

统计需先关闭未执行完的订单，重新开新销售订单，流程如开新订单一样，必须在备注里填写关闭以前订单编号。

二销售开票内部审核程序

1款到发货的

1.1销售部业务人员开具收款通知书，在经办人处签字，交由财务。

财务审核价格数量金额是否准确。

1.2销售价格按公司下达价格标准的，财务可直接审核通过并开出收款收据。

1.3有合同的客户，按合同价格开具的，财务可直接审核通过并开出收款收据。

1.4无合同的，达不到公司的价格标准，必须经销售副总审批签字后，方可开出收款收据。

1.5无合同，低于最低限价的，需经总经理签字批准。

1.6销售部开票统计人员根据财务的收款收据开出销售订单（发货卡）。

2赊销的

2.1无合同赊销的，由经办人填写赊销单，经总经理审批签字后，经财务签字确认，由销售统计开出销售订单（发货卡）。

2.2有赊销合同的，经办人填写赊销单，销售副总签字后，经财务签字确认，由销售统计开出销售订单（发货卡）。

2.3赊销回款的，经办人填写收款通知单，注明赊销回款不开票交到财务，销售统计留存收据其中一联。

三客户变更发货卡品种和调整价格程序

一、适用范围

本程序适用于客户发货卡尚有余额，客户要求变更提货品种的和需要调整单价的情况。

二、具体程序

1、业务经办人填写变更说明（格式附后），销售统计核实数据无误签字，经分管领导签字后，销售统计方可变更。

2、变更说明一式两联，一联财务留存，一联销售统计留存。

3、销售统计开新发货卡时，在发货卡上注明由多少吨位何品种转换而来。

4、销售统计在客户原发货卡上扣减掉相应吨位，注明已转为其他品种，客户签字确认。

5、因价格变动增减数量的，在发货卡上注明原因。

6、客户发货卡由换票员保管的，则由统计通知换票员更改，客户事后补签。

7、用友系统中必须先关闭原销售订单，重新开新销售订单。

三、格式：

客户变更提货品种说明

截止到年月日客户

余吨（散、袋）水泥品种未提，总金额为元。

现根据客户要求，把吨（散、袋）水泥品种，总金额元调整为吨（散、袋）水泥品种，单价元/吨。

原吨（散、袋）水泥品种存余为吨。

分管领导业务经办人销售统计

日期：

变更价格数量说明

截止到年月日客户

余吨（散、袋）水泥品种未提，总金额为元。

现因（市场变化或其他原因）价格调整至元/吨，原吨（散、袋）水泥品种，调整为吨（散、袋）水泥品种。

分管领导业务经办人销售统计

日期：

市场信息收集管理办法

第一条目的

为了加强公司市场信息的管理,理清信息管理流程，明确信息管理内容，做好市场信息的收集、汇总、分析、处理和反馈,保证信息及时、全面、规范地传递和流通,为公司销售政策、策略调整以及营销战略完善提供参考依据，本着“全面、及时、准确、有价值”的原则开展信息管理工作，认真履行信息管理职责，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司各区域市场相关信息的收集、分析、反馈和信息管理。

第三条责任主体及相关职责

1、销售处负责信息收集、分析与反馈。

其主要职责是负责信息的收集与验证、信息的传递和信息传递过程中的保密。

2、销售人员应通过各种渠道和途径，在所辖市场区域内连续、不间断的收集与水泥销售业务相关的各类信息；对所收集的信息要加以验证，及时、准确的将信息传递至业务处，为公司销售策略调整和市场分析提供有效参考；在信息传递的过程中要注意信息的保密。

3、业务处的主要职责是信息的收集汇总、整理分析和日常的信息备案建档、保密等；定期或不定期的对所辖区域市场进行专题性的调研活动。

第四条信息反馈流程

1、销售处对收集到的各类信息以书面或电子邮件的方式报至业务处。

2、业务处对收集到的各类信息进行综合分析后，形成书面报告上报公司领导。

3、对于公司信息处理意见由业务处负责传递至销售处及相关部门，监督其执行并进行检查、考核。

第五条信息内容

1、即时信息：

为快速掌握市场变化，为销售策略的调整争取主动，当辖区内市场供求关系出现较大波动或有新的熟料生产线、粉磨站建设或是主要竞争对手销售策略明显调整时，所在区域的销售人员应及时开展市场调研，形成《即时信息》，并于调研结束后当立即反馈至业务处，由业务处整理后报至公司领导及相关部门。

2、周信息：

每周一中午12时前，销售处向业务处反馈自己区域内水泥市场价格变化、原因分析、下周预测以及工作建议等。

业务处进行汇总分析，形成周信息简报，报送公司领导及相关部门。

3、月度市场信息综述：

每月最后一天中午12时前反馈，包括每个销售区域内的供求形势，尤其是当月水泥供求现状；以及搅拌站信息包括当月各水泥企业供应情况、民用市场使用水泥情况；主要竞争对手产、销、存动态以及价格、销售策略的调整；区域市场下月供求走势分析预测，并围绕产销平衡、销售目标以及公司运营质量的提升，提出销售策略调整建议，反馈至业务处。

4、月度工程信息反馈：

工程信息反馈分为公司在供工程和跟踪工程两种。

对于在供工程要及时跟踪工程动态，做好保供和售后工作，及时将问题反馈业务处；对于跟踪工程要了解工程的名称、总用量、所需品种结构与用量、资金来源、施工工期、潜在竞争对手及攻关方案等；

5、业务处要开展定期或不定期的市场专项调研，对信息进行验证分析，并上报公司领导和相关部门。

第六条为确保信息的准确、及时与真实性，销售人员须进行实地调研（电话调研只能作为辅助手段）；区域内的宏观经济数据、经济发展形势分析预测、行业发展动态以及与水泥市场相关的信息资料，可借助具有一定权威性的地方报刊杂志、网站、行业协会等获取，可以通过市场调研方式直接收集相关动态。

销售人员要把信息收集作为日常需履行的一项重要职责。

第七条市场调研要按照其基本内容和基本要求，对区域市场进行定期或者不定期的专题调研。

调研中须深入市场、深入基层、深入终端；调研获得的信息要加以分析验证后方可形成报告；报告内容力求准确、真实、全面；销售处出具的报告分书面和电子邮件两种，以电子邮件传送的要在发送后及时通知接受方。

第八条对于各类市场信息，业务处要建立清晰的分类信息档案，及时进行存档；在信息传递的过程中要注意信息的保密。

客户运输委托函管理办法

第一条目的

为加强客户运输委托函管理，指导客户规范出具委托运输函，有效防范发货风险，特对客户出具的委托函做以下管理规定。

第二条范围：

本办法适用客户需要通过运输委托函办理提货的业务。

第三条委托函开具流程

1、客户在销售财务交款后，由业务处开具销售订单（发货卡），客户凭销售订单（发货卡）在换票室（磅房）开具水泥发货通知单，销售订单（发货卡）为客户有效提货凭证，不得丢失，不得随意交于他人。

客户在业务处签字领取后风险自负。

2、若客户委托保管销售订单（发货卡）的，客户需提供书面有效运输委托函作为提货凭证时，客户开具的委托函（样本附后）必须字迹清楚，车号和有效日期必须清楚准确，同时必须加盖公司印章或客户本人私章，盖公章的必须有经办人签字，私章必须有客户签字确认；委托函要有编号，以方便客户掌握提货信息，同时客户需将空白样表提供给我公司，此后出具的委托函必须与样表完全一致，客户要对委托函格式不定期进行修正，规避风险。

并将修正后样表及时提供给我公司。

第四条委托函的传递

1、司机自带的委托运输函必须加盖鲜章，并有客户本人和驾驶员签名，同时委托函上必须注明驾驶员身份证号码（或其它有效证件），驾驶员在换票室（磅房）换票时需出具能证明身份的有效证件，复印件无效，否则不予换票。

2、以传真形式发送到我公司的客户委托函相关信息（客户名称、委托函编号、客户经办人签名、委托运输车辆牌号、承载吨位、有效期限、驾驶员签名等项目）必须清楚详细，业务处做好委托函信息的登记，经办人员要检查核实，确认无误后予以签字确认。

业务处人员将核实后的委托函传真件送到换票室（磅房）。

驾驶员到换票室（磅房）换票时，同时出具有效证件，号码要登记到委托函上，核对无误后，换票员予以换票，不能出示有效证件的，不予换票。

3、委托函送达换票室（磅房）后，客户或提货驾驶员不得随意私自修改，特殊情况确需修改的，需经客户本人电话通知再由业务处人员签字确认后生效。

第五条相关部门职责

1、业务处职责：

（1）、要求客户按管理办法规范开具委托运输函并提供空白样表给我公司，定期指导客户对委托函格式不定期进行修正，规避风险。

（2）、做好委托函传真件的收取和登记，并记录好相关信息，对传真件要核实，并签字确认。

2、相关销售人员职责：

（1）、详细告知客户运输委托函管理办法，以及其重要性，收集客户运输委托函样本。

（2）、对于只能出具一次长期有效运输委托函的客户，明确告知其风险自负。

（3）、客户不能出具运输委托函的，应由客户电话通知，明确车号、装货吨位品种等信息，相关销售人员负有责任。

2、换票室（磅房）职责：

（1）、认真核对委托函，确保与样本一致，否则不予换票。

．

（2）、驾驶员拿委托函原件换票时，换票员必须检查是否加盖鲜章，并要求有客户本人和驾驶员签名，并核对驾驶员有效身份证件，在委托函上登记驾驶员身份证号码，确保和委托函签名一致，否则，不予换票。

（3）、驾驶员持传真件委托函换票时，换票员要求其出具身份证和行车证，与委托函核对无误后，换票员开具发货通知单，否则不予换票。

（4）、换票人员对委托函存有任何疑问，应立即向相关销售人员反映，由销售人员立即向客户查寻核实。

（5）、无运输委托函的，需经相关销售人员电话通知并做好记录，否则不予换票发货。

运输业务管理办法

第一条目的

为规范运输业务操作，增强产品竞争能力，满足客户需求，提高企业经济效益，明确各部门责任，特制订本办法。

第二条范围

本办法适用于需公司组织运输到客户指定工地交货的销售业务。

第三条主要内容

（1）、公司各产品发运，原则上由用户自提，对于确需公司组织供货到工地签订综合价合同的，由销售部组织运输招标。

（2）、销售部根据招标结果与中标方签订运输协议。

（3）、水泥直供运输业务具体运作由业务处安排专职物流人员组织实施。

（4）、销售统计开具发货卡后，由专职物流人员领取后，安排车辆按计划进厂装货。

（5）、换票发货人员根据驾驶员出示的发货卡开具提货单，如物流人员将发货卡交由换票发货人员保管的，换票发货人员则按照专职物流人员的书面通知开具提货单。

第四条相关职责

（1）、物流人员领取发货卡后，对于发货卡的遗失、被他人误提等负有全部责任。

（2）、物流人员负责收取承运方在客户方签收的回单，负有审核数量责任。

审核无误后，交给相关业务经办人签字带走与客户对账。

（3）、换票发货人员代为保管发货卡的，不按照物流人员的通知，私自发货的，承担一切责任。

第五条特殊情况处理

（1）、暂无专职物流人员的情况下，由该业务经办人代为行使其职责。

（2）、原则上不允许业务人员私自为客户代办运输。

对于无综合价合同，客户私下委托其业务经办人组织运输送货到工地的，公司不承担运输过程中的任何责任。

该业务经办人领取发货卡后，其后操作规程视同客户领取对待。

销售合同管理办法

第一条目的

为明确与规范销售合同申请、经办、评审、执行等程序和工作要求，维护公司利益，制定本办法。

第二条主要内容

1权属与职责

销售部在公司规定范围内，负责销售合同的签订和管理。

签订的合同必须由法定代表人或法定代表人授权的委托代理人签字，加盖合同专用章或公司公章后方能生效。

每笔合同公司留存三份原件，其中一份存公司财务处，一份存公司办公室，一份销售部作为客户档案存档。

2销售合同内容

订立销售合同，条款必须完备，应包含以下主要条款：

2.1买卖双方的名称或姓名和地址。

2.2标的。

2.3品种及数量：

应明确品种、包装、分月数量及总量。

2.4质量：

应明确各品种执行的标准和质量验收的标准及方法。

2.5价格条款：

包括价格、价格形式、是否为暂定价等。

2.6交货地点和运输方式、计量方式。

2.7结算方式：

必须明确承兑汇票的收取额度或承兑比例。

2.8履行期限：

必须明确具体的履行日期和有效期限。

有效期限原则上不超过十二个月。

2.9违约责任及解决争议的方法。

2.10双方认为应当约定的其它事项。

3合同签订的基本要求

3.1销售人员应了解《合同法》、《担保法》等法律法规知识和公司有关的制度。

3.2销售人员与客户签约前，应验证客户是否具备签约资格，即是否具备经营条件和资质。

3.3销售人员在与客户洽谈拟定合同时，应认真、仔细、公平、公正，必须符合国家有关法律法规及公司的结算、发货、价格、品质等政策和业务管理规定。

3.4签订合同时原则上要求使用我公司的合同文本，若采取双方协商的方式，内容必须全面，权利和义务明确、具体，文字表述准确清楚。

3.5销售人员在公司明确的职责权限及当期的销售政策范围内签订合同，承担合同签订和货款回收责任，业务经办人是所签合同的第一责任人，对所签订的合同负责。

3.6原则上不签订综合价合同，不签订赊销合同。

4销售合同的评审

4.1合同未经评审，不得盖章、生效。

所有销售合同都必须评审，评审时须同时提供有关证明文件及支撑文件。

赊销合同，需提供对方当事人有效的营业执照原件或盖有该公司鲜章的营业执照复印件及对方当事人代理人的代理资格证明；

4.2合同评审程序：

销售人员将合同原件及评审所需相关证明材料交至业务处，业务处填写合同评审表、签署初审意见（对综合价合同，由业务处提供参考运价），并将评审表传递至销售副总，销售副总审批后报至总经理签批。

业务处将合同评审表及合同作为客户档案存档。

另两份原件分别交给财务部和办公室。

4.3业务处负责配合、督促销售人员安全、及时地将盖章后合同传递给相应客户。

对我公司先盖章的合同，必须于一周内收回客户盖章联。

5合同的变更

在销售政策发生变化或买卖双方根据市场形势变化，需对合同内容进行变更时，应及时与客户签订补充协议。

补充协议与原合同具有同等法律效力，须重新依据签订权限和审批流程履行签订和审批手续。

如遇价格调整，签订合同的客户可以传真或送达《价格调整确认函》的形式进行确认，经客户确认同意后方可继续安排发货，并在一周内，取得客户确认函原件。

在变更协议未得到批准前，任何个人或部门不得擅自变更合同条款。

6合同的解除

由于种种原因，经买卖双方协商同意，解除已生效的合同的，由业务经办人填写解除合同申请表，并按合同审批程序进行审批后方可解除合同。

合同解除后，业务经办人应及时通知对方当事人，对方当事人对合同的解除应予以书面确认。

7合同的责任

7.1合同的申请、经办、审核、批准、用印各环节，经办人员应按公司规定，对合同严格把关，并对其签字负责。

7.2参与评审人员在审批单上应签属明确意见，结论只能表述为“同意”或“不同意”，如果仅有签字或无否定意见即表示同意。

7.3当合同发生的纠纷对公司利益发生不良后果时，一切责任的追究将以合同评审表、买卖合同、授权委托书、公司有关文件、领导指示的报告等为直接接依据。

7.4严禁销售人员超越业务权限做出承诺，否则由行为人自行承担全部责任。

8销售合同档案管理

业务处必须设立合同管理台帐，做好所签订合同的登记、归档、保管工作。

8.1每份合同档案包括合同评审表、合同文本、补充协议、价格调整确认函、公司领导指示的报告等。

赊销合同，还包括客户资料与客户资信调查表及对方当事人代理人的代理资格证明。

综合价的合同，还包括运输协议等。

8.2合同台帐的内容必须包括客户名称、标的、数量、价格、结算方式、合同期限等。

8.3合同档案资料应整理归类成册，妥善保管，并建立合同调阅、借阅登记台帐。

9易货和抹帐程序

公司严格监督控制易货和抹帐业务。

对于易货，须由客户单位出具书面请示，销售副总提出初审意见，由财务部核实债权债务关系后，报总经理审批。

审批完毕后，销售业务处进行帐务和业务处理。

抹帐程序，依照上述易货程序办理。

合同编号：

范本及样表

经销协议

甲方：

乙方：

双方本着“互惠、互利、公正、诚信”的原则，经友好协商，乙方自愿作为甲方2012年度经销商，销售甲方“众阳牌”水泥，为明确双方的权利和义务，达成如下协议：

一、销售区域：

1、区域或用户

2、未经甲方同意，乙方不得向约定区域和用户以外的市场销售甲方“众阳牌”水泥。

二、销售价格执行办法

1、水泥销售价格由甲方制定，如遇市场变化，需调整价格时，以甲方通知价格为准,若双方对价格调整无法达成一致，则本协议自动终止，双方均不承担违约责任。

三、结算方式与期限

款到发货，现金或银行汇票结算。

四、返利标准与返利方式：

1、2012年月度返利标准：

根据当时市场情况，直接开票返还或者按月用量返还，不定。

签协议时不签具体返利标准

2、2012年统一执行年度坎级返利,低于2万吨，不计算返利。

超出2万吨后具体返利标准如下：

年度标准

0—5万吨部分

5—10万吨部分

10万吨以上部分

返利标准

元/吨

元/吨

元/吨

3、返利兑现：

（1）月底对乙方当月提货量统一核算，在次月兑现月度返利。

（1）年底对乙方全年提货量统一核算，在次年度兑现年度返利。

（2）返利兑现方式：

以水泥价格折让方式分期、分批兑现。

五、计划与供货

1、乙方每月25号前向甲方提报次月需求计划。

2、甲方按照计划组织生产和发货以保证水泥正常供应，在货源紧张时，乙方享受计划优先保证的权利。

如甲方发生停磨、大修等原因致使货源不能正常供应时，甲方提前通知乙方，双方协商具体供货计划。

3、乙方有义务将所供的一些重点或较大工程施工及需求情况及时通报甲方，并将合同在甲方备案。

在货源紧张时，甲方将优先保证重点工程需要。

4、交付验收在甲方发货栈台或散装磅房,数量以甲方出厂磅单为验收依据。

交付验收期间，乙方有数量或质量疑义时，应及时向甲方提出，并有权拒收有异议的产品。

六、质量与服务

1、甲方保证所提供的水泥符合国家标准，并承诺因甲方水泥出现的质量问题给乙方造成的经营损失由甲方承担。

2、以甲方检验结果为验收依据，乙方委托甲方取样封存，若有产品质量异议，乙方自收货40日内书面向甲方提出，双方将乙方委托甲方签封的试样送国家水泥质检中心进行仲裁检验；若检验不合格，甲方赔偿乙方相关损失并承担检验费用；如检验合格，相关责任及检验费用由乙方承担。

3、对产品使用过程中的适应性、客户对质量的需求等质量信息，乙方有义务及时反馈给甲方。

4、乙方积极维护甲方的品牌形象，并按水泥产品国家标准与最终用户签定质量验收协议。

对产品质量以及服务等方面问题，乙方积极主动协调处理。

需甲方派员处理的，乙方书面反馈给甲方，甲方派员处理，乙方全力予以协助。

七、商情通报

1、乙方经常与所在甲方业务人员进行沟通，接受甲方的协调和管理。

2、乙方每月将自己的经销状况、工程动态、市场需求、竞争对手最新情况等及时通报甲方。

3、双方每月5日前，书面确认上月往来帐务情况。

八、履约保证

1、乙方业务操作须符合甲方各项销售制度与政策要求，服从甲方市场与销售管理。

2、本协议执行期间，若乙方违反约定，在约定区域以外销售甲方“众阳牌”水泥，冲击甲方的其他签约经销商市场或向正在使用“众阳牌”水泥