01 文件控制程序.docx
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01文件控制程序
宁波（德诚）环瀛工具有限公司程序文件
文件编号
HY/CX-01-2009
文件控制程序
版本编号
A
修改状态
0
1.目的
对公司范围内与质量、环境和安全一体化管理体系有关的文件进行有效控制，确保在各个地方、各个场所可获得相应文件的最新有效版本，防止作废文件的非预期使用。
2.适用范围
本程序适用于公司所有与质量/环境/安全管理体系有关的文件，包括标准和顾客提供的
图纸等外来文件。
3.职责
3.1总经理负责管理手册和一体化管理体系程序文件的批准和颁布，总经理或管理者代表负责管理性文件的审批。
3.2技术开发部负责技术性文件（包括外来技术文件）的管理控制工作。
3.3总经办负责企业一体化管理体系文件和管理性文件及其它文件的登记、编号、更改控制、实施检查、监督工作。
3.4其它部门负责本部门职责范围内的文件的控制工作。
4.工作流程
原编制部门
4.1文件的分类和编号。
4.1.1由总经办制订《文件编号规则》，经管理者代表批准后执行。
4.1.2文件分为以下几类：
宁波环瀛工具有限公司程序文件
文件编号
HY/CX-01-2009
文件控制程序
版本编号
A
修改状态
0
a）管理性文件：
管理手册、程序文件、相关体系管理文件。
b）技术性文件和有关资料，包括内部和外部文件。
c）文件分为受控和非受控，文件管理部门编制受控文件清单；非受控文件只进行编号。
4.2文件的编写
4.2.1管理手册和程序文件由管理者代表组织编写。
4.2.2各部门编写各自相应的文件。
4.2.3管理性文件由总经理或管理者代表授权人员进行编写。
4.3文件的审批
4.3.1管理手册、程序文件由管理者代表审核，总经理批准。
4.3.2技术性文件由技术开发部审批，管理性文件由管理者代表审批。
4.3.3当批准人不在时，可由其上一级领导批准。
总经理不在时可由管理者代表代理。
4.4文件的评审
在管理手册和程序文件等在实施过程中，由文件主管部门在部门提出异议时组织评审。
评审人员应包括主要的相关职能部门负责人及本公司分管领导，如有评审意见，应会同起草部门分析采纳。
评审后若需要对文件进行修改，文件主管部门应把文件送回起草部门进行修改。
评审通过后，由文件主管部门送批准人签发。
4.5文件的发放
4.5.1管理性文件和技术性文件由由总经办负责发放，文件领用人在“文件发放登记表”上签名。
文件发放前应对将要发放的文件作好“受控、有效版本或非受控”等标识”，并注明相应的分发号。
4.5.2当文件使用人的文件破损严重影响使用时，应到总经办办理文件更换手续，交回破损文件，补发新文件。
新文件的分发号仍沿用原文件分发号，总经办将破损文件销毁。
（技术性文件也到总经办进行更换.）
4.5.3当文件使用人将文件丢失时，应向总经办汇报，总经办重新编号后补发并注明原编号作废，并填写“文件发放登记表”。
（技术性文件也到由总经办进行领用.）
4.5.4各部门保管好领用的受控文件。
4.5.5应确保在使用现场获得适宜的有效文件。
4.5.6文件应保持清晰、易于识别。
4.6文件的更改
4.6.1文件需要更改时，由文件更改提出人或文件更改提出部门负责人填写“文件更改通知单”说明更改原因，对重要的更改如技术参数，还应附有充分的证据。
4.6.2文件的更改由原审批部门审核批准后更改并做好更改记录。
若指定其他部门、组织审批时，该部门、组织应获得审批所需依据的有关背景资料。
可行时，在文件或相应附件
宁波环瀛工具有限公司程序文件
文件编号
HY/CX-01-2009
文件控制程序
版本编号
A
修改状态
0
上标明更改性质。
4.6.3文件更改批准后，由相关部门负责实施更改，必要时收回原文件。
在新文件上注明更改标记和更改生效时间，若换页或换版则注明文件版次。
被更改部门在“文件更改通知单”上签字。
4.7文件的换版与作废
4.7.1文件多次更改或需进行大幅度更改时，应进行换版。
文件换版后原版本作废。
4.7.2作废的文件由总经办经管理者代表批准后销毁。
若需留底备查，需盖“作废保留”章。
4.8内部文件的管理
4.8.1管理文件经编制审核批准后，由总经办保存原本归档，并填写文件归档登记。
4.8.2技术文件的归档管理由总经办和技术开发部共同负责。
4.8.3需临时借阅文件的人员和部门，在“借阅档案登记表”上签名，并注明归还日期。
4.9外部文件的管理
4.9.1外来文件必须有明确的标识。
外来图纸由技术开发部验证并管理，填写“顾客提供产品（图纸）的验证记录”。
在外来文件上表明“客供图纸”，除非外来文件可以明确表明顾客的身份。
4.9.2各类外部文件（非技术类）由总经办负责归档管理。
如须使用则按内部文件管理予以控制。
4.9.3标准类外部文件也由由总经办负责管理。
4.9.4对顾客提供的图纸（技术要求）由业务部获得后交总经办复印，发放至技术开发部。
原件由总经办作为合同附件归档，技术开发部将顾客要求（图纸）转化为内部图纸（要求），由总经办按文件的管理要求进行发放和归档控制。
4.9.5顾客提供的图纸由技术开发部进行验证。
4.10所有外来和内部文件的原本均归档于总经办文控中心室，由总经办按《文件控制程序要求》进行统一管理。
5.支持性文件
文件编号规则
6.记录
HY/CX-01-01受控文件清单
HY/CX-01-02文件发放登记表
HY/CX-01-03文件更改通知单
HY/CX-01-04归档文件目录
宁波环瀛工具有限公司
受控文件清单
HY/CX-01-01编号：
序号
文件名称
文件编号
受控
数量
修订状态
备注
制表:
宁波环瀛工具有限公司
文件发放登记表
HY/CX-01-02编号：
序号
文件名称
文件编号
发放部门
日期
数量
签名
收回日期
1
QEO管理手册
HY/SC-01-2009
总经理
2009.11.11
1份
2
QEO程序文件汇编
HY/CX-01-2009
总经理
2009.11.11
1份
3
QEO管理手册
HY/SC-01-2009
管理者代表
2009.11.11
1份
4
QEO程序文件汇编
HY/CX-01-2009
管理者代表
2009.11.11
1份
5
QEO管理手册
HY/SC-01-2009
品管部
2009.11.11
1份
6
QEO程序文件汇编
HY/CX-01-2009
品管部
2009.11.11
1份
7
QEO管理手册
HY/SC-01-2009
技术开发部
2009.11.11
1份
8
QEO程序文件汇编
HY/CX-01-2009
技术开发部
2009.11.11
1份
9
QEO管理手册
HY/SC-01-2009
生产部
2009.11.11
1份
10
QEO程序文件汇编
HY/CX-01-2009
生产部
2009.11.11
1份
11
QEO管理手册
HY/SC-01-2009
总经办
2009.11.11
1份
12
QEO程序文件汇编
HY/CX-01-2009
总经办
2009.11.11
1份
13
QEO管理手册
HY/SC-01-2009
业务部
2009.11.11
1份
14
QEO程序文件汇编
HY/CX-01-2009
业务部
2009.11.11
1份
宁波环瀛工具有限公司
文件更改通知单
HY/CX-01-03编号：
文件编号名称
1、质量手册（QM/HY0001-2006）第A版；
2、程序文件（QP/HY0001～0014-2006）第A版。
更改部门/人
总经办/虞虎成
申请更改部门/人
管理者代表
更改原因
由于ISO9001:
2008于2009.3.1正式实施，原ISO9001:
2000作废。
更改内容：
原质量管理体系部分按2008版要求进行修编，另增加环境和职业健康安全管理体系标准要求的文件内容。
更改如下：
1、更改前：
详见质量手册（QM/HY0001-2006）第A版及程序文件（QP/HY0001～0014-2006）第A版；
2、更改后：
详见质量、环境和职业健康安全体系管理手册（HY/SC-01-2009）第A版及程序文件汇编（HY/CX-01～24-2009）第A版。
更改方式
划改换页■换版，原文件作废。
批准意见
批准人：
年月日
文件更改记录（仅适用于划改和换页更改方式）
受更改部门
签字
日期
受更改部门
签字
日期
宁波环瀛工具有限公司
归档文件目录
HY/CX-01-04编号：
序号
文件名称
文件编号
份数
归档日期
存放地点
受控号
备注
宁波环瀛工具有限公司
文件管理章一览表
换页更改
作废保留
注；①填写更改单号或注①填写作废日期
更改日期
受控
客供图纸
使用部门
使用部门
注：
①填写文件受控号或发放号码注：
①填写客供图纸收到日期
②填写文件使用部门名称或收到号
②填写使用部门名称
试制用图
外协用图
使用部门
使用部门
注：
①填写试制用图受控号或发放号注：
①填写外协用图受控号
②填写使用部门名称②填写使用单位名称
划线更改
文件编号规则1
1．管理手册的编号含义：
HY/SC—XX—2009
发布年份
文件顺序号（由01开始）
管理手册代号（手册汉语拼音缩写）
企业代号（环瀛汉语拼音缩写）
2．程序文件的编号及含义；
HY/CX—XX—2009
发布年份
文件顺序号（由01开始）
程序文件代号（程序汉语拼音缩写）
企业代号（环瀛汉语拼音缩写）
3.行政性文件的编号及含义：
宁波环瀛（）字2009XXX号
文件顺序号（由001开始）
发布年份
发文部门简称（备见注1）
本公司简称
4．管理性文件编号及含义；
HY/XX—XX
文件顺序号（由01开始）
发文部门简称（备见注1）
企业代号（环瀛汉语拼音缩写）
备注1：
发文部门简称
1、生产部--SC表示；2、品管部--PG表示；3、业务部--YW表示；4、技术开发部--JS表示；5、总经办--ZJ表示。
文件编号规则2
5．技术性文件编号及含义
HY/XX—XXX（XX）—XXX
文件顺序号（由001开始）
产品类别代号简称（见备注3）
文件类别代号简称（见备注2）
企业代号（环瀛汉语拼音缩写）
备注2：
文件类别代号简称
1、图纸--TZ表示；2、配套清单--QD表示；3、检验标准--BZ表示；4、作业指导书--ZY表示；5、技术通知--JS表示。
备注3：
产品类别代号简称
如：
1、齿轮扳手组套（包括套筒齿轮扳手组套）—CLB表示；2、组套工具--ZTG表示；3、汽护工具--QHG表示；4、套筒组套（纯套筒组套包括延长接杆等）--TTZ表示；5、螺丝批—LSP表示；6、钳子类—QZL表示；7、刀杆—DG表示。
5．2螺丝批编号及含义
XXXXX（X）XX（X）XXX（XX）
刀杆工作长度
刀杆截面代码
刀杆头部形状
手柄大小号
手柄号
5．3刀杆编号及含义
XXXX（XXX）XX（X）×XX（X）×XXX（XX）/XX（X）×XXX（XX）压耳（压花）电镀
表示生产刀杆规格
表示客户刀杆规格
表示头部形状（见备注4）
表示刀杆材料
备注4：
头部形状代号简称
1、一字--用规格表示；2、十字--PH表示；3、米字--PZ表示；4、四方--R表示；5、六角--OH表示；6、电脑--T表示。
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