行政部岗位职责.docx

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行政部岗位职责

二、行政部

1、经理

直接上司:

总部-行政中心-总监/副总监

直接下属:

总部-行政中心-行政部-各主管

岗位职责:

（1）负责制订总部行政系统的年度及阶段性工作计划,制订总部行政费用预算计划。

（2）负责组织实施总部行政管理的各项职能任务,确保管理到位、督导严格、保障有

力。

（3）对总部行政费用支出进行审核,严格控制总部的行政费用支出,保证预算的执行。

（4）督导总部的资产管理、物资采购工作。

（5）督导检查总部物业设施、办公设备、家具进行维修与管理。

（6）督导总部车辆的管理工作。

（7）督导公司日常接待、会议服务和公司重大会议的后勤保障、安全保障及礼仪服务

工作;

（8）负责对本部门员工的工作绩效进行综合考评,并提出人事任免、晋级、奖惩建议。

（9）执行上级交办的其他工作任务。

2、副经理

直接上司:

总部-行政中心-总监/副总监

直接下属:

行政部-安保组-领班

岗位职责:

（1）负责对总部安保组的管理和业务指导。

（2）负责落实公司高层领导的安全保卫工作。

（3）负责总部办公区安全管理制度的落实。

（4）负责总部安保组的岗位设置和任务、职责、制度等内容的制定和修订。

（5）负责对总部安保组各岗位履行职责情况的管理和监督。

（6）负责对总部安保组人员思想状况的了解和实施正确的教育引导。

（7）负责总部安保组业务训练的计划、组织和考核工作。

（8）负责组织指挥或指导总部安保组处理各类突发事件。

（9）负责与各中心及相关部门协调安全工作的事宜。

（10）负责组织安保组人员对总部办公区域进行安全消防、环境卫生、办公秩序、设

备设施、节电节水的行政检查工作,并督促整改、定期汇总通报。

（11）完成上级交办的其它任务。

3、礼宾主管

直接上司:

总部-行政中心-行政部经理

直接下属:

礼宾领班

岗位职责:

（1）负责组织实施礼宾组的各项职能任务。

负责礼宾组的制度建设、员工队伍建设。

（2）负责本组员工仪表、仪态以及礼仪知识的培训,监督,会议室相关设备使用的培

训工作。

（3）负责督导前台领班实施前台管理、会议室管理、VIP贵宾接待室及咖啡厅管理等

各项工作。

（4）负责重要会议的礼宾服务工作。

（5）负责礼宾组备用金管理。

（6）负责咖啡厅所需物资的采买及账目管理工作。

（7）完成上级交办的其它任务。

4、礼宾领班

直接上司:

总部-行政中心-行政部礼宾主管

直接下属:

礼宾员

岗位职责:

（1）负责公司前台及咖啡厅的日常管理工作。

（2）负责管理公司的会议室,并提供优质的会议服务。

（3）负责公司VIP贵宾的高规格接待工作。

（4）负责总部办公区背景音乐的播放管理。

（5）负责对前台管辖区域的日巡检、周检查工作。

（6）完成上级交办的其它任务。

5、礼宾员

直接上司:

总部-行政中心-行政部礼宾领班

直接下属:

无

岗位职责:

（1）负责做好前台接待、票务预订、酒店预订、鲜花预订及相关费用结算报销工作。

（2）负责EMS的收发及结算、报纸及报刊杂志信函的收发工作。

（3）负责对前台、咖啡厅及会议室的环境卫生、设备设施使用状况的巡检工作。

（4）负责公司公司总机电话转接工作。

（5）负责为来访宾客提供接待服务。

（6）负责总部行政车队的部分车辆钥匙保管工作。

（7）负责公司会议室的服务、设施的保管及使用维护工作。

（8）完成上级交办的其它任务。

6、物业主管

直接上司:

总部-行政中心-行政部经理

直接下属:

维修员

岗位职责:

（1）负责处理公司内部各项物业工作事宜。

（2）负责总部通讯（固定电话）费用的控制。

（2）负责总部办公、通讯设备、环境设施、电工电料的管理,并对总部办公区域内的

硬件设施,办公设备进行日常维护。

（3）负责总部办公区域的工位图制作、调整、划分工作。

（4）负责总部员工宿舍日常人员安排及管理工作。

（5）负责与大厦物业公司各部门协调,完成总部办公区域工程维修、保洁工作。

（6）负责总部消防设施的检查。

（7）完成上级交办的其他工作。

7、维修员

直接上司:

总部-行政中心-行政部物业主管

直接下属:

无

岗位职责:

（1）负责总部办公区域物业检查;

（2）负责总部通讯设备、办公设备以及物业设施的管理、维护、维修工作。

（3）负责总部办公区域的工位图制作。

（4）负责打印机耗材（硒鼓、墨盒）的灌制,重新利用。

（5）负责办公区域通讯线路的日常检查、维护。

（6）完成上级交办的其他工作。

8、后勤主管

直接上司:

总部-行政中心-行政部经理

直接下属:

后勤专员、资产管理专员

岗位职责:

（1）负责对总部行政费用支出项目中的后勤管理科目费用进行综合评估和有效控制。

（2）负责总部的固定资产、低值易耗品、办公用品、办公家具、维修物料等物资的采

购申报、验收、入库、发放工作。

（3）负责根据各中心岗位要求配发总部各中心办公物资（办公设备、办公用品）,保

证合理配置,杜绝浪费。

（4）负责总部的固定资产、低值易耗品、材料物资、礼品、贵重物品的管理。

（5）负责对总部各中心固定资产、低值易耗品、材料物资等使用数量进行评估,定期

通报奖罚。

（6）负责督导总部的资产盘点工作。

（7）完成上级交办的其他工作。

9、后勤专员

直接上司:

总部-行政中心-行政部-后勤主管

直接下属:

无

岗位职责:

（1）负责总部办公物资的实物管理;

（2）负责按照公司规定对总部所需物资的采购、验收管理工作。

（3）负责定期与资产管理专员共同对后勤库房进行实物盘点工作。

（4）负责总部办公物资的发放、登记工作。

（5）负责总部礼品的保管、发放工作。

（6）完成上级交办的其他工作。

10、资产管理专员

直接上司:

总部-行政中心-行政部后勤主管

直接下属:

无

岗位职责:

（1）负责按照公司资产管理体系规范总部资产管理工作。

（2）负责对总部的固定资产、低值易耗品、办公用品、礼品、办公家具、维修物料等

物资帐务管理工作。

（3）负责按照公司的资产盘点制度定期组织总部进行盘点并汇总上报。

（4）负责总部月度办公用品的汇总、初审工作。

（5）负责定期与资产管理专员共同对后勤库房进行实物盘点工作。

（5）完成上级交办的其他工作。

11、车务主管

直接上司:

总部-行政中心-行政部经理

直接下属:

车队干事、司机

岗位职责:

（1）负责总部车队管理及司机日常考核。

对驾驶人员开展交通安全法规培训。

（2）负责公司高层领导的车务事务。

（3）负责总部汽车使用费及车辆保养、燃料费的审核并提出指导性意见。

（4）负责对总部车辆维修、保养时进行监督、鉴定。

（5）负责对总部车辆行驶情况进行检查、分析。

（6）负责对司机的日出车记录进行检查、核实。

（7）负责办理总部车辆的年检及各种车务手续,交纳各种税费。

（8）负责对总部车辆的技术状况做出准确的评估,提出调整方案。

对车辆卫生情况进

行监督、检查,每月做出检查通报及奖罚。

（9）负责总部重大违章及事故的处理。

（10）完成上级交办的其它任务。

12、车务干事

直接上司:

总部-行政中心-行政部经理/车队主管

直接下属:

司机

岗位职责:

（1）负责总部车辆的日常调派,保证各中心使用。

（2）负责对总部车辆油耗情况进行统计,填写车辆油耗月报表。

（3）负责对总部车辆维修保养情况进行统计、登记,填写车辆维修保养情况月报表,

并建立车辆维修、保养档案,要求每车一档。

（4）负责对总部车辆保险情况登记、汇总。

（5）负责对外地分部使用的北京牌照车辆的车务手续进行统计并督促办理。

（6）负责打印各种报表文件和司机维修保养车辆申请。

（7）负责对总部车辆所需油票的登记、发放及加油本（卡）的日常管理。

（8）负责本部门的公文流转及文件上传下达工作

（9）负责督促、反馈本部门专项工作的完成情况

（10）负责组织召集本部门的各类工作例会,并整理会议纪要

（11）负责本部门档案汇总、整理工作

（12）完成上级交办的其它任务。

13、司机

直接上司:

车队主管/干事

直接下属:

无

岗位职责:

（1）严格遵守《中华人民共和国道路交通安全法》的规定及相关法规。

（2）负责完成日常出车任务。

（3）负责保证所驾驶车辆的车辆技术状况处于良好状态。

（4）负责实施车辆维修及保养工作。

（5）负责保持驾驶车辆的车容车貌。