行政事业资产管理系统操作手册.docx

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行政事业资产管理系统操作手册

行政事业单位资产管理系统

用户手册

1．概述

1.1系统简介

行政事业单位资产管理系统（以下简称“系统”），是由广东省财政厅（以下简称“省财厅”）与广州市盛祺计算机信息技术有限公司（以下简称“盛祺公司”）结合广东省行政事业单位的日常业务运作以及盛祺公司多年来在国有资产管理领域的实战经验定制开发的管理信息系统。

系统利用B/S架构，建立资产管理大平台，真正实现资产集中管理、实时管理。

旨在帮助行政事业各单位在管理资产过程中发生的各种不同业务，使单位能够更加规范地做好资产的日常管理和运作，达到资源共享、减少沟通成本，提高办公效率。

1.2功能概要

系统主要实现以下三大目标：

实现对行政事业资产总量、分布状况的及时、方便、快捷的查询和深度分析，按职能分工形成“财政部门——行政事业单位”两个层次的监管体系。

实现行政事业单位资产存量管理与增量管理、资金管理与实物管理及静态管理与动态管理的有机结合。

实现五大对接。

（部门预算、政府采购、国库集中支付、财务核算集中监管、绩效评价的平稳对接。

）

根据以上三大目标，围绕“财政部门——使用部门”两层管理体系，系统主要实现了以下功能模块：

基础数据：

单位在使用系统进行资产管理前需要做好数据初始化，对单位信息、部门信息、人员情况及资产负债等情况进行上报，作为单位的初始数据，以便支持其他功能的正常运作。

资产清查：

本功能主要实现与财政部下发的“全国行政事业单位资产清查系统”的数据对接，单位可以根据清查结果建立静态数据库。

将截至2006年12月31日为基准日的9大类资产数据导入系统，形成资产卡片，成为单位后续动态管理的基础。

预算支持：

资产管理的核心是以预算管理为中心。

预算支持主要围绕资产管理服务于预算管理为中心，充分考虑部门预算系统的对接，提供一系列的报表给预算提供决策依据。

入库管理：

主要是对单位在资产清查后发生的资产增加变化情况进行管理。

按资产增量管理的有关规定，实现对资产增量的日常管理，将日常的资产形成进行登记、财务稽核，形成增量资产卡片，并对资产的流动情况进行跟踪，把握资产来源去向。

自用管理：

根据需要对资产在使用过程中的发生的业务变化进行管理，包括资产的领用、归还等。

处置管理:

主要是对单位在资产清查后发生的资产减少变化情况进行管理。

依照《行政事业单位资产处置管理暂行办法》的有关规定，通过资产卡片，实现将资产处置情况录入信息系统、财务稽核，跟踪资产的生命周期进程，有效地实现对资产减量的动态管理。

查询统计：

提供灵活的查询功能，根据日常业务管理的不同需要，实现多种角度的查询：

资产最新情况查询、资产历史情况及报表的查询等。

通过选择查询信息类别、设置查询条件、选择查询信息项目，对资产的分布情况信息根据需要进行定义，查询得出用户所需要的数据以提供信息查看、分析决策。

决策支持：

提供各种查询、统计、图表和报表以及对增量、减量资产的动态变化报表，以更强大的功能来提供对领导决策上的支持。

通过对各类资产数据的静态和动态分析，对资产的异常情况进行预警，以便资产管理人员及时对资产作好调配和处置。

系统管理：

实现对用户及权限的管理，根据不同的职能和分工，形成“财政部门——行政事业单位”两个层次的监管体系。

提供数据库备份、日志管理、服务器设置等涉及系统安全等维护功能。

1.3登录与退出

1.3.1使用前准备（IE浏览器设置）

1）IE6.0的设置方法：

在“Internet选项”里面做如下设置：

（a）保持对网页的刷新

（b）将网站IP地址设置为信任站点

（c）去掉弹出窗口阻止

（d）留意本机是否有安装雅虎助手、3721、Google助手、上网助手等工具拦截窗口，如有，需要设置成允许弹出窗口。

2）IE7.0的设置方法：

在“Internet选项”里面做如下设置：

（a）保持对网页的刷新

（b）将网站IP地址设置为信任站点

（c）去掉弹出窗口阻止

（d）留意本机是否有安装雅虎助手、3721、Google助手、上网助手工具拦截窗口，需要对弹出窗口的拦截

如采用上述方法仍无法访问系统，可直接输入完整的地址

1.3.2登录

1）打开IE浏览器，在地址栏里输入系统登录网址：

进入系统登录界面。

2）输入系统管理员分配的账号、密码（单位系统管理员首次登录系统可用系统给单

位自动生成的初始化账号，单位代码+admin；考虑到系统的安全，登录后请尽快用“修改密码功能进行密码的修改）。

3）登录系统，进入主页面。

系统根据不同的用户身份显示相应的功能和数据内容。

注意：

建议用户尽量以全屏的形式登录系统，以便更完整地查看数据信息。

可按

“F9”键进行全屏与非全屏信息的切换。

1.3.3退出

为了保证用户正常退出系统，不造成数据的丢失，建议用户点击系统右上角“退出”按钮即可退出到登录/退出界面，尽量避免在系统使用过程中以关闭浏览器、重新启动、甚至直接关机等异常方式退出系统，以减少数据丢失的可能性。

2．基础数据

2.1单位管理

单位管理是行政事业单位基本信息的管理，同时对各行政事业单位之间的关系进行建立和维护，以便用户能全面、准确地了解各单位之间的关系。

不同的单位在系统中处于何种级别，通过建立的单位关系树可以清晰的体现出来。

操作方法：

1、新增

如：

省财政厅新增一个下属单位“省财政学校”。

1）鼠标选中“省财政厅”，点击右键展开菜单，点击“新增”；

2）在打开的窗口中输入该单位的相关信息，字段说明如下：

单位名称：

输入单位的全称。

组织机构代码：

输入单位的组织机构代码。

单位代码：

输入单位的财政预算代码。

中央一级预算单位按财政部编制的三位代码编制，二级单位为六位代码，前三位填列一级预算单位代码，后三位由主管部门自行编列。

地方可参照上述方法编制预算单位代码。

已经实行部门预算的地方和部门，该代码应与部门预算代码一致。

单位没有统一编制财政预算代码的，可用组织机构代码填列。

单位所在区：

录入单位所属区域。

是否汇总单位：

当单位包含下级单位时，选“是”，反之选“否”。

单位执行会计制度：

从行政单位会计制度、事业单位会计制度中选择。

该字段与单位上报的资产负债表类型关联，当单位选择执行的是行政单位会计制度时，上报行政单位资产负债表，反之则上报事业单位资产负债表。

单位基本性质：

根据单位性质和经费管理特点类型，在下拉框中选择。

拨款形式：

按照本单位的拨款形式，在下拉框中选择对应的内容。

是否设立培训点：

单位是否存在单独的培训机构，当存在时选“是”，一般默认为“否”。

内设机构数：

指单位中存在的部门/机构总数。

预算管理级次：

在下拉框中选择本单位对应的预算级次。

单位负责人：

输入单位负责人姓名。

财务负责人：

输入单位财务负责人姓名。

联系人：

输入单位联系入姓名。

联系电话：

输入单位联系电话。

单位地址：

输入单位地址。

单位简介：

输入单位简介。

单位附件：

从表头标签栏切换到“单位附件”，可对单位的其他附加信息，如单位成立批文、关于单位内设机构的三定方案等上传到系统，以便建立完善的单位资料。

附件上传方法参见1.4常用功能及界面。

3）点击【保存】按钮，系统提示保存成功完成单位的新增，单位树中可看到新增的单位名称。

注意：

1）单位是否为汇总将影响单位所关联的用户对系统的操作权限，请确保输入的信息正确，且汇总单位在单位树内以红色字体显示。

2）单位新增后，系统自动生成单位相关的管理员账号和根部门。

系统账号为"单位代码+admin"，如省财政学校的单位代码为107002，则新增单位后，自动生成超级管理员账号107002admin；根部门的名称默认为单位名称。

2、修改

在单位树中选择需要修改的单位名称，右键单击弹出功能菜单，点击“修改”，弹出单位信息编辑框。

修改相关单位信息，点击【保存】按钮，系统提示保存成功，完成单位信息修改。

3、删除

右键单击弹出功能菜单，点击“删除”，删除单位信息。

单位删除后相关的报表也将从数据库中删除，但资产数据仍然保留。

注意单位信息属于系统正常运转的核心数据，不能随便删除。

4、注销

右键单击弹出功能菜单，点击“注销”，注销单位信息。

单位注销后相关的报表、资产数据还保留在数据库中。

注意：

单位信息属于系统正常运转的核心数据，不能随便注销。

注意区分该功能与“删除”功能的区别。

5、部门管理

右键选择“部门管理”可直接转到用户账号所在单位的部门管理模块。

6、人员管理

右键选择“人员管理”，用户可直接切换到人员情况模块。

7、代码显示

选择设置单位树中显示单位财政预算代码。

8、代码隐藏

选择设置单位树中隐藏单位财政预算代码。

9、刷新

单位管理页面的刷新。

8、详细信息

可查看单位详细信息。

双击单位名称也可以查看详细信息。

9、列表显示

不同于树型显示，该功能让用户通过列表的形式了解单位代码、单位负责人以及联系人等最基本的信息。

列表显示与树形显示的区别主要是视觉效果上的不同，列表显示不能直观反映上下级关系，但可以直接反映总的单位数，及在列表中列出除单位代码和名称外的其他单位详细信息。

另外，还增加了对所有单位信息的“打印”功能。

选择哪种展示方式视客户的需要，在列表显示页面点击【树型】按钮可切换回树形显示。

2.2部门管理

部门管理是对各单位内部的部门组织结构关系进行建立和维护，以便使用户能全面、准确地了解单位内部的机构情况。

不同的部门在单位中处于何种级别，通过建立部门关系树的维护功能手动进行调整。

操作方法：

1、新增

进入部门管理模块，首次建立部门前，系统默认列出单位名称。

1）选择需要建立部门的单位名称，右键展开菜单，选择“新增”；

2）在编辑窗口输入部门的相关信息，字段说明如下：

部门编码：

输入新增部门的编码，编码规则建议为三位一级。

如001，00801。

部门名称：

输入部门的全称。

上级部门：

所建立部门的上一级部门名称，由系统根据登录的用户自动生成。

所属单位：

所建立部门的所属单位名称，由系统根据登录的用户自动生成。

部门联系人：

输入部门联系人。

部门联系电话：

输入部门联系电话。

办公地点：

输入部门办公地址。

备注：

关于部门的其他说明。

3）输入完毕后按【保存】按钮保存。

2、修改

在部门树中选择需要修改的部门名称，右键单击弹出功能按钮，选择“修改”，弹出部门信息编辑框。

修改相关部门信息，点击【保存】按钮，系统提示保存成功，完成部门信息修改。

3、删除

选择“删除”，删除部门信息。

该删除是永久删除，不再在数据库中保留。

4、注销

选择“注销”，将会删除部门信息，但是该信息仍会被保留在数据库中，只是不能查看。

5、代码显示

选择设置部门树中显示部门代码。

6、代码隐藏

选择设置部门树中隐藏部门代码。

7、刷新

刷新部门管理页面。

8、查看部门信息

右键选择“详细信息”或双击部门名称，可查看部门详细信息。

9、列表显示

以列表的形式显示部门信息。

不同于树型显示，该功能让用户通过列表的形式了解部门代码、部门名称、上级部门等与部门相关的更我信息。

列表显示与树形显示的区别主要是视觉效果上的不同，列表显示不能直观反映部门上下级关系，但可以直接反映总的部门数，及在列表中列出除部门代码和名称外的其他部门详细信息。

另外，还增加了对部门信息的“打印”功能。

根据需要选择不同展示方式，在列表显示页面点击“树型”按钮可切换回树形显示。

注意：

1）部门信息与资产卡片紧密关联。

建立部门后，在资产卡片信息入库登记时，可以根据建立的部门树选择所属部门。

2）卡片选择所属部门后，以使用单位的身份登录系统时，切换到部门树，可以以部门的角度查看资产卡片信息，根据部门名称进行数据的筛查。

2.3人员情况表

人员情况表是用来体现单位人员情况的，通过此表可直接体现单位人员编制情况。

人员情况表一般一年上报一次。

操作方法：

1）系统在新建单位时，默认给每个单位生成了一条“人员情况”记录，用户进入该功能后，直接点击【修改】，对本单位的人员信息进行修改。

2）根据本单位的情况输入单位人员机构相关内容，各项内容说明；

编制人数：

按照文件规定的行政事业单位编制人数；

离退休人数：

单位实际离休或退休待遇的人数；

实际人数：

单位目前实际在岗的人数，包括编制范围内及编制范围外的所有人员；

在编人数：

单位目前实际在岗人数中的在编制范围内的人数，该人数小于实际人数；

长期聘用：

单位实行长期聘用，非编制范围内的人员总数；

借用：

本单位向其他单位借用的人员总数；

临时聘用：

本单位临时聘用的人员总数；

注：

在编人数+长期聘用+借用+临时聘用=实际人数；

领导职数：

按照单位的级别及单位人员的定岗，反映单位中处于领导职位的总人数；

一般行政事业人员：

单位目前实际在岗的人数中除领导职数以外的其他行政事业人员总数；

外勤人员：

一般行政事业人员中外勤人员的总数；

工勤人员：

一般行政事业人员中工勤人员的总数；

注：

外勤人员和工勤人员也包含在一般行政事业人员范围内，外勤人员+工勤人员的总数应小于一般行政事业人员总数。

3）点击【保存】按钮，系统提示保存成功完成人员情况信息的填报。

注意：

当前年度的人员机构情况将影响单位人均资产的统计，请保证每一年度的人员机构信息均完整、准确。

2、修改

在列表中选择需要修改的记录，点击【修改】按钮，弹出人员机构信息编辑框。

修改相关信息，点击【保存】按钮，系统提示保存成功，完成人员机构信息的修改。

注意：

每次修改完人员情况信息系统都会保留上一次填报的历史记录。

默认在列表中只列出当前最新的信息。

如要查看以往的人员情况历史，可点击“查询”按钮，设置是否显示历史记录为“是”。

3、查询

基本查询是设置常用条件，对人员机构信息进行查询。

点击【查询】按钮，弹出条件输入框，输入或选择相关条件后点击【确定】按钮，系统得出所查询的人员机构信息。

系统支持模糊查询，同时还可以设置多项条件进行数据的查询。

4．预算支持

资产管理的核心是以预算管理为中心。

预算支持主要围绕资产管理服务于预算管理为中心，充分考虑部门预算系统的对接，提供一系列的报表给预算提供决策依据。

4.1预算资产存量表

根据单位的资产情况及人员配置情况，由系统自动生成存量资产表，供预算部门查看资产存量情况。

4.2增量资产计划表

单位用于上报下一年度的资产增量计划。

4.3预算执行情况分析

根据单位上报的年度资产增量计划及相对应年度的资产入库情况，对预算执行情况进行分析，得出分析报表提供给下一年度的预算做参考。

5．入库管理

5.1入库登记

主要是资产管理员对资产清查以后单位在2007年新购入的资产入库，建立资产卡片。

资产可分为9类进行录入，不同类别的资产在相应的类别内进行卡片的录入。

要先选择资产大类，然后再新增卡片。

可点击页面右上方的资产大类或点击左边的“资产”标签切换到资产树，再双击选择不同的资产大类，此时系统会过滤其他类别的资产，只显示符合条件的资产类别记录。

卡片的通用字段说明：

（1）所属单位：

资产所在的单位；

（2）卡片编号：

系统自动生成或用户自行编写，不能重复（系统会自动判断）；

（3）资产名称：

资产的实际名称；

（4）资产分类代码：

根据《GB/T14885－94固定资产分类与代码》的编码选项选择；

（5）所属部门：

资产所在的部门；

（6）取得日期：

资产办理资产转移手续的具体时间；

（7）保修截止日期：

资产保修截止日的具体时间；

（8）取得方式：

取得资产的实际方式，有自购、调拨、捐赠、置换、其他等五个选项；

（9）使用状况：

资产的使用情况，有在用、未使用、不需用、毁坏不能用、其他等五个选项；

（10）使用方向：

资产的实际使用方向，有自用、出租、出借、闲置、其他、其中后期使用等六个选项；

（11）卡片金额：

●原值：

资产购买时的金额；

●预算安排：

原值中预算所占的金额；

●

注意：

此处填写要满足两个公式：

a）原值=预算安排+自筹+其他b）净值=原值-累计折旧

自筹：

原值中本单位自行筹措的金额；

●其他：

原值中其他渠道得到的金额；

●累计折旧：

折旧的金额；

●净值：

去掉累计折旧后的金额。

（12）资产供应商：

卖出此资产的公司名称；

（13）供应商联系电话：

供应商的电话号码；

（14）计量单位：

资产的单位量词；

（15）折旧状态：

选择是否计提折旧；

（16）经办人：

录入此资产卡片信息的用户姓名；

（17）经办日期：

录入此资产卡片信息的日期；

（18）预计使用到期日：

相关标准所规定的或实际的到期时间；

（19）预算编码：

预算文件里规定的编码；

（20）预算名称：

预算文件里注明的名称；

（21）使用人：

资产的实际使用人员；

（22）品牌：

资产的品牌；

（23）生产厂商：

资产的生产厂家；

（24）规格型号：

资产的规格和型号；

（25）是否职能用：

选择是否专人专用，一般选否；

（26）存放地点：

资产的存放地点位置；

（27）备注：

其他需要说明的内容；

（28）会计凭证号：

按一定格式编制的据以登记会计账薄的编码；

（29）财务负责人：

财务或会计的姓名；

（30）入账日期：

资产入库对账的日期；

（31）照片：

选择资产的外观照片。

土地、房屋及构筑物卡片字段说明：

（1）土地来源：

根据相关证明填写，有划拨、转让、其他等三个选项；

（2）坐落位置：

资产所在的具体地理位置；

（3）所属地区：

资产所在的行政区域；

（4）权属性质：

所有权、使用权和他项权利的归属，有国有和集体两个选项；

（5）地籍号：

地籍管理制度规定的编号；

（6）产权形式：

选择是否有产权；

（7）权属证书：

●所有权人：

资产占有、使用、收益、处分权利的主体；

●发证时间：

权属证书的发证时间；

●证书号码：

权属证书的编号。

（8）土地面积：

填写实际面积；

（9）土地证载明面积：

土地证上注明的面积；

（10）使用方向及面积：

●自用：

单位自己使用的面积；

●

注意：

此处填写要满足两个公式：

a）土地面积或建筑面积=自用+出租+出借+闲置+其他

b）自用≥后勤

后勤：

自用中后勤使用所占的面积；

●出租：

出租的面积；

●出借：

出借的面积；

●闲置：

未使用的面积；

●其他：

其他使用方向的面积。

（11）管理部门：

负责管理该资产的部门；

（12）使用面积：

正在使用的面积；

（13）地下面积：

●地下建筑面积：

实际建筑面积；

●地下使用面积：

建筑面积中使用所占面积。

（14）投入使用日期：

实际使用的日期；

（15）竣工日期：

工程完成的日期；

（16）装修标准：

每平方米的装修金额区间，有80元以下/平方米、200-300元/平方米、300-400元/平方米、400-600元/平方米、600-800元/平方米、800-800元/平方米、800元以上/平方米等七个选项；

（17）建筑结构：

选择建筑结构，有钢结构、钢混结构、砖混结构、砖木结构、其他等五个选项；

（18）房屋性质：

根据相关规定设置的分类，有办公楼、住宅、商铺、商住、厂房、仓库、其他等七个选项；

（19）建筑面积：

根据相关规定测量计算出的面积；

（20）单位负担费用面积：

建筑面积中单位自筹资金所建设的面积；

（21）扣除建筑面积：

●计算机机房面积：

机房的建筑面积；

●会议室面积：

会议室的建筑面积；

●车库面积：

车库的建筑面积；

●食堂用房面积：

食堂的建筑面积；

●配电房面积：

配电房的建筑面积；

●锅炉房：

锅炉房的建筑面积；

●警卫用户：

警卫室的建筑面积；

●人防设施：

人防设备所占的建筑面积；

●老干活动中心：

老干部活动中心的建筑面积；

●托儿所：

托儿所的建筑面积；

●医疗室：

医疗室的建筑面积；

●大礼堂：

礼堂的建筑面积；

●其他：

其他需要扣除的建筑面积。

（22）入账形式：

有单独作为固定资产、计入无形资产、计入房屋建筑物、未入账等四个选项。

交通运输设备卡片字段说明：

（1）权属证书：

●持证人：

车辆占有、使用、收益、处分权利的主体；

●发证日期：

权属证书的发证时间；

●证书号码：

权属证书的编号。

（2）厂牌型号：

车辆生产厂家规定的型号；

（3）车牌号：

如实填写，不便注明时填写“保密”；

（4）发动机号：

生产厂家制定的编码；

（5）车架号：

车辆的17位识别代码；

（6）排气量（升）：

车辆说明书中注明的排气量；

（7）已行驶里程（公里）：

车辆相关仪表盘显示的数值；

（8）车辆产地：

车辆的生产国别，有国产、进口两个选项；

（9）分类（用途）：

车辆在单位的主要应用范围，有领导用车、公务用车、专业用车、生活用车、接待用车、其他用车等六个选项；

（10）编制情况：

是否财政在编。

图书文物及陈列品、家具用具及其他类卡片字段说明：

（1）数量：

一张卡片里所记录的资产个数；

（2）管理单位：

资产的管理单位；

（3）文物等级：

根据相关规定划分的等级，有可移动文物和不可移动文物两类。

其中可移动文物分为珍贵国家1级、珍贵国家2级、珍贵国家3级、一般文物、出土文物等五种；不可移动文物分为国家级、省级、市县级、其他等四种；

（4）坐落位置：

资产所在的地理位置；

注：

以上所有卡片字段用红字显示时为必填项，用黑字显示时为选填项。

操作方法：

系统为方便与用户充分交流设计了一些用户界面元素，这些界面通常功能强大且易于使用，为了方便用户尽快熟悉掌握，系统保持各个功能模块的操作一致。

下面以入库登记为例，介绍常用的界面元素，方便用户使用、操作。

对于操作方法相同的部分，不再在每个功能模块讲解其操作，直接到此处参考。

5.1.1新增

1）点击“入库管理”→“入库登记”菜单，进入入库信息管理页面，默认显示“未对账”页面。

点击【新增】按钮，弹出信息登记页面。

2）根据本单位的情况输入或者选择要登记的内容，数据的输入分以下几种：

A：

手工输入：

一般的文本框由用户直接输入内容；

B：

弹出框选择：

针对树形内容（如单位、资产分类代码、部门等）和日期控件，点击按钮选择相应的内容；

C：

下拉选择：

针对部门下拉选择的内容，直接在下拉框选择。

如下拉框的内容不能满足用户的需要，可通过系统管理员对分类信息进行维护。

D：

自动生成：

对于部分可以由系统判断后自动生成或默认的字段信息，不需要用户填写，部分内容支持用户对其修改。

E：

图片上传：

卡片录入支持图片上传，点击“浏览”按钮，选择图片存储的路径，保存后将出现在系统界面中。

3）点击【保存】按钮，系统提示保存成功完成人员机构信息的填报。

注：

a）红色字体为必填字段；

b）批量新增的方法：

点击卡片右上方“□共批量产生___份”左边的复选框，并在下划线上输入需要批量产生卡片的数量，保存后系统会产生所输数据的记录数。

考虑系统的性能，一次性批量新增不能超过80条，超过80条时建议用户新建记录再作批量操作。

c）如果填写错误，可以重新填写或点击【重置】按钮恢复数据初始值。

d）每一条资产入库时都自动生成相应的入库单号，生成规则为：

单位编码+年月+五位序号。

5.1.2修改

在列表中选择需要修改的记录，点击【修改】按钮，弹出所需要修改信息的详细情况。

修改相关信息，点击【保存】按钮，系统提示保存成功，完成信息的修改。

批量修改：

有时需要把卡片的相同字段改成同一值，这样就要用到批量修改功能。

首先在右上角的下拉菜单选择资产