公文写作公路总段行政公文处理办法WORD13页.docx

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公文写作公路总段行政公文处理办法WORD13页

公路总段行政公文处理办法

第一章总则

第一条为规范全段行政公文处理工作，根据《甘肃省实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》，制定本办法,适用于段属各单位。

第二条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

应当坚持实事求是、精简高效的原则，严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，做到及时、准确、安全。

第三条总段办公室是总段行政公文处理的管理部门，主管总段机关并负责指导下级单位的行政公文处理业务。

各下属单位应设专门机构或专职人员负责行政公文处理工作。

第二章公文种类

第四条总段行政公文种类主要包括：

（一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

（二）公告适用于对内外宣布重要事项或法定事项。

（三）通告适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（四）通知适用于发布行政规章；转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文；传达要求下属单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；其它需要通知事项。

（五）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（六）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（七）请示适用于向上级机关请求指示、批准、批复的事项。

（八）批复适用于答复下级机关的请示事项。

（九）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十）函适用于不相隶属机关之间互相商洽工作，询问和答复问题；向有关主管部门请求批准和要求答复事项等。

（十一）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

总段除设专门的“段务会议纪要”外，其它会议视重要程度，由会议确定并产生纪要。

                        第三章公文格式

第五条公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、附注、附件、印章、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和印制份数等部分组成。

（一）发文机关标识由发文机关全称或者规范简称后加“文件”组成；联合行文，主办机关排列在前。

（二）发文字号包括机关代字、年份、序号。

总段机关行政公文分两个层次编号：

即上行的请示、报告、函，下发的决定、意见、重要事项通知、通报、会议纪要以及向外发布的公告、通告等一律用“平总段发”字号，其它一般业务性的通知、批复、函等按科室分为“办、养、路政、财、劳、教、监”等字号。

发文编号由办公室统一按照以上要求编排登记。

（三）上行公文，应当在发文字号右侧注明签发人、会签人姓名。

其中“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。

（四）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（五）主、抄送单位应用全称或规范简称。

总段公文抄送单位排列顺序依次为：

省级有关部门和单位，省交通厅、公路局及其所属单位，市委、市政府及其所属单位，总段所属单位及相关科室。

公文一般不抄送个人，但如属本单位领导特别交办的事项确需抄送的，或直接抄送本人，或列于抄送机关之后。

（六）公文如有附件（不包括被批转、转发、印发和报送件），应在正文之下、成文时间之上标明名称和顺序号。

附件在主题词、抄送栏之后与主件装订在一起，并在附件首页左上角标明顺序号；如不能合订，应当在附件首页分别标明公文的发文字号和附件的顺序号。

（七）公文除会议纪要和以电报形式发出外，都应加盖印章。

联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。

联合下发的公文，联合发文单位都应加盖印章。

用印位置在成文时间中央上侧，要求上沿不压正文，底边在成文时间之下。

公文正文末页空档较小不宜盖章时，应当适当调整正文字距或行距，保持印章和正文同处一页。

不得另起一页采用“此页无正文”的方法。

（八）成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准。

电报以发出日期为准。

（九）文件应当标注主题词，标在抄送机关之上。

主题词由反映公文重要内容的规范化名词或名词性词组组成，上报的文件按照上级机关的要求标注主题词。

（十）印发机关和印发时间标在文件末页下端左、右两侧，在印发时间之下标明文件数。

（十一）文字从左至右横写、横排，附表亦应遵其文件格式。

第六条公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第七条公文用纸一般采用国际标准A4型（297mm×210mm），工程设计文件及附件可依照有关规定采用国际标准纸型。

公文实行左侧装订。

张贴公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第八条各单位行文关系，应当根据各自隶属关系和职权范围确定，一般不能越级请示和报告。

第九条总段按隶属关系和职责范围可向省交通厅和省公路局及厅属各单位行文；按管理权限可向所属段、所、支队、公司行文；按属地关系可向市政府及其所属部门、单位行文；亦可与不相隶属的单位之间函商有关工作。

第十条总段所属单位和科室之间遇有问题应主动当面协商，除人员调动外，原则上不互相行文。

第十一条总段机关科室均不得以科室或总段名义向下或对外行文。

路政支队可依据总段和法规授权对外填发有关执法文书，直接向所属路政机构行文，处理相应的公文。

科室委托下属单位代为拟办的公文稿，须经有关科室负责人审核签字，并按公文处理程序办理。

第十二条“请示”应当一文一事，一般只送一个上级机关，如需同时送其它机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。

第十三条“报告”、“纪要”、“简报”中不得夹带请示事项。

第五章公文办理

第十四条公文办理分为收文和发文：

（一）收文一般包括签收、登记、传递、审核、拟办、批办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序；

（二）发文一般包括拟搞、审核、签发、编号、缮印、复核、用印、分发、立卷、归档、销毁等程序。

第十五条收文办理程序及要求：

（一）登记包括：

来文机关、文号、标题、来文日期、收文编号等。

一般事务性来文可视情况确定是否登记。

总段办公室收文分为外收和内收。

外收由门卫人员负责签收和传递；内收由办公室文书拆封、登记、分办。

各单位收文由文书或政工人员办理。

（二）凡送需总段办理的公文，均由办公室根据内容和性质，提出拟办意见，分送领导批示后送有关科室或单位办理；凡上报、抄送总段不需办理的公文，各单位应严格控制，一般文件不得抄送上级机关和部门，属领导或部门安排的抄送件，由办公室分送相关领导审定传阅或有关科室阅知。

“简报”类信息材料由办公室按内容重要程度审定传阅和阅知范围。

（三）传真文件和明传电报与正式公文具有同等效力，应按照规定及时办理，归档应与原文档归并保存。

需要送请领导人阅批的传真件，应当复制后办理。

（四）承办公文的单位（科室）应按时限要求抓紧办理，紧急公文按文件要求从速办理；领导嘱办的公文按领导批示时限从快办理；一般公文应在5日内办理完毕；特殊公文需进行调研后处理的在15日内完成。

公文督办由办公室文书人员依照上述规定进行，确不能按时办理的，科室应向办公室说明情况。

（五）办公室应当建立拟办、分办公文的检查催办制度，并负责定期不定期检查催办公文落实情况。

第十六条发文程序及要求：

（一）总段发文程序为：

主办科室承办人拟稿、科室负责人核稿、需有关科室会稿的送有关科室负责人会稿、办公室审核、分管领导签发、办公室登记编号、文印室缮印、文书盖印、承办人封发、收发人员发送。

（二）公文从拟稿到发送均由承办人员负责各环节的督查和落实，办公室要严格把好公文审核缮印、用印和邮发等关口，保证各流程工作的顺利实施。

（三）符合党和国家及各级交通、公路部门的方针、政策、法规以及总段的有关制度、规定和有关会议决议精神。

（四）情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，逻辑严密，文种规范，书写工整，标点正确，篇幅力求简短。

（五）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号（用圆括号括起）。

日期应当写具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“

（二）”、第三层为“1”、第四层为“

（1）”。

（七）承办公文送审核时，应附来文和必要的相关文件以及承办公文的全部附件。

（八）拟稿人根据实际需要，确定主、抄送单位，分别标明正文和附件印数。

第十七条公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

第十八条公文稿中凡涉有其他单位（科室）的问题，主办单位（科室）应主动与有关单位（科室）协商、会稿。

会签文稿均以会稿单位（科室）负责人签字为有效。

会稿应充分协商，取得一致意见。

第十九条公文送领导人签发之前，应由办公室审核。

（一）审核的重点是：

是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及总段的有关规定，是否与有关部门（科室）协商、会稿，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合有关规定。

（二）在不改变原意的情况下，核稿人可对文稿进行删节和文字加工。

需对文稿进行较大修改时，应提出意见同经办人协商修改。

（三）公文经总段领导签发后，办公室应注意领导对文稿内容有无修改。

如修改中文字、标点有不规范处，可征得签发人同意适当进行技术处理；如修改的字、词、句、语等与公文表达内容相左，办公室可建议领导再行斟酌，并做适当处理。

（四）会稿、核稿人应按有关规定用黑色碳素笔、蓝黑墨水钢笔或毛笔书写，注意保持稿面整洁。

稿面不洁，字迹潦草，涂改勾划零乱不清的，由经办人清稿（并附原稿）。

第二十条公文签发：

总段发文一般按领导分工由主管领导签发。

重要的上报或下发公文由主要领导签发，但经有关会议集体讨论决定的事项行文也可由主管领导按会议要求签发。

公文内容涉及几个领导分管工作又未经集体研究的，由办公室按文件内容和领导人分管职责，确定会签顺序并送达签发。

第二十一条审批公文，主批人应有明确意见，并签署姓名和审批时间。

公文签发人对签发的公文内容全面负责。

第二十二条拟办、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求，禁止用铅笔、圆珠笔、纯蓝碳素笔或纯蓝墨水钢笔等拟、改、签、批文件，并不得在文稿装订线以外书写修改内容。

第二十三条文件印制：

（一）总段各科室拟办的公文3000字以内的由科室主办人打印，3000字以上的文件送交文印室打印；印刷15份（含）以下的由主办科室承印，15份以上的送文印室印制。

（二）各科室文件材料打印，必须交办公室审核出具文件打印审批单，无特殊情况时，打字员凭审批单排序打印。

（三）文件材料打印后，打字员认真核实审批单填写数量与实际打印数量，做好单据的日清月报工作。

（四）公文印制费用的结算，根据结算单按月由文印部收集汇总，经管理人员审核、复核后保存备查；工程资料和对外打印费用要按月结转相关部门，收缴总段。

（五）文印室缮印文件，如需修改原稿时，一般文件与经办科室经办人联系。

重要文件应与办公室核稿人联系，直至请示签发领导同意。

未经许可，文印人员不得擅自改稿。

（六）公文打印正文一般每页22行，每行28字，双面印刷，排列要疏密有致。

字体应为3号仿宋体。

其它公文组成部分排版格式、文字字号、字体均严格按照《国家行政机关公文处理格式》（GB/T9704-1999）标准执行。

（七）公文校对由经办人负责，一般文件（或短小型）应二校；重要文件（或中长型）应三校。

公文上报、下发时，办公室文书在用印前应认真审核，严格把关，发现问题可责令返工。

第二十四条缮印、传递秘密公文，办公室必须按照保密规定采取加密措施，确保公文办理安全。

第六章公文立卷、归档和销毁

第二十五条公文办理完毕后，应根据《档案法》及有关规定，及时立卷归档，个人不得保存应当归档的公文。

办公室要在当年底和次年初及时清理回收公文，保证文件全部归档。

第二十六条没有归档和存查价值的公文，经主办人、科室负责人、办公室负责人及主管领导共同鉴定批准，由办公室文书定期销毁。

销毁秘密公文，应当进行登记，由二名以上人员监销。

                       第七章公文管理

第二十七条联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

第二十八条公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第二十九条电子文件按照《国家电子文件管理办法》管理。

第三十条各单位（科室）的行政公文处理工作作为一项工作内容，纳入半年、年终工作检查考核之中，进行奖罚兑现。

第三十一条各科室文件印制不规范，办公室不予盖章并责令返工，后果由校对人负责并记入个人年度考核成绩。

第三十二条各单位公文处理及行文规则格式由单位政工人员负责，文件格式不规范被总段退回的，每退一次，在年终单项考核中扣5分；对多次纠正不改影响工作的，办公室可建议总段进行岗位调整。

第八章附则

第三十三条本办法由总段办公室负责解释。

第三十四条本办法自印发之日起执行。

原《平凉公路总段机关公文印制管理办法》同时废止。