实用公文及应用文写作辅导讲稿.docx

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实用公文及应用文写作辅导讲稿

实用公文及应用文写作辅导讲稿

刘保君

一、公文的含义

公文，即公务文书，是法定机关、团体、企事业单位等在公务活动中传达意图、联系事务、交流信息、记录情况等直接形成和使用的各种形式的成文性文字材料。

《中国共产党机关公文处理条例》规定：

“党的公文是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具”。

《国家行政机关公文处理办法》规定：

“行政机关的公文（包括电报），是行政管理机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范化的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”。

公文有狭义和广义之分。

狭义的公文，即法定性公文，特指《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文和《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文。

广义的公文则涵盖了全部通用公文和专用公文。

所谓通用公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位等普遍使用的公文。

除法定性公文外，还包括计划、总结、建议、汇报、调查报告、简报、讲话等。

所谓专用公文，是指在一定的业务范围内，根据特定需要而专门使用的公文。

专用公文具有很强的专业特点，如外交公文，它是外事活动中专门使用的文件，主要有国书、照会、备忘录、条约等；司法公文，即公安、检察、法院、国家安全等机关依法处理各种案件中产生、使用的文字材料，主要有立案报告、破案报告、通缉令、起诉书、公诉书、笔录、开庭通知书、判决书、抗诉书、调解书等。

二、公文的特点

（一）作者的法定性。

只有依法成立并能以自己的名义行使权力和担负义务的组织或其法定代表人才能充当公文的作者。

公文的起草者，不能视为公文法定的作者。

法定作者有权制发公文，但只能制发与其法定职能、身份相称的公文，超过权限制发的公文是无效的。

擅自制发公文、伪造公文是违法犯罪行为。

（二）特殊的工具性。

公文是各级党政机关传达贯彻党和国家的方针政策、实施领导与管理、办理各项公务的重要工具，是党和国家路线、方针、政策的具体体现。

公文是机关的喉舌，代表机关立言，是机关在公务活动中为实现某项奋斗目标、解决某个具体问题而产生的。

因而，公文同时具有明确的公务性和鲜明的政治性。

（三）法定的权威性。

公文的权威性和合法效力，来自于制发机关的合法地位和法律、法规、章程赋予的权力。

党的机关公文代表和传达党的意志和意见，国家行政机关公文代表国家的权力和意图，都具有很强的权威性。

上级机关公文的权威性大于下级机关公文的权威性。

（四）体式的特定性。

体式即体裁、格式。

公文不公有物定的种类即体裁，还有特定的格式。

公文体式的规范化，维护了公文的权威，有利于党政机关处理公务，提高机关工作效率，保证公文的特定效力。

（五）严格的程序性。

公文必须履行法定的程序方为合法有效。

公文从起草、形成到发布，必须经过草拟、审核、签发、复核、登记、用印、分发等步骤。

公文必须授权拟制，必须经办公厅（室）审核，必须经法定的机关领导集体或领导人签发。

有的公文必须经过法定的会议讨论通过才能发布施行。

三、公文的作用

（一）明法传令作用。

公文是传达贯彻党和政府方针政策的有效形式，具有明法传令，指挥、指导工作的作用。

领导机关通过公文传达工作决策和安排，实施管理职能，布置、指挥、指导工作。

党的领导机关制发的公文虽然不是法律法规，但都是法律法规赖以产生的重要的指导思想和理论依据，具有领导和规范功能。

（二）联系公务作用。

公文是沟通机关之间的双向和多向联系的纽带。

上下级、同级或不相隶属机关之间报告情况、商洽工作、交流经验等，都是以公文作为主要工具，起联系和知照作用。

（三）宣传教育作用。

党政机关、单位、团体常常利用会议纪要、通报等公文，宣传形势、宣讲政策、提出任务，以动员群众，提高认识，统一思想，推动工作。

（四）沟通信息作用。

机关、单位、团体传递信息有多种渠道，公文是其中重要的渠道。

在日常工作中，经常利用公文与上下左右的机关单位进行联系，沟通信息，了解情况。

（五）依据凭证作用。

机关公文是机关的公务活动中产生和应用的，是机关公务活动的真实纪录，也是机关报公务活动的依据和历史凭证。

四、党的机关和行政机关公文种类简介

党的机关公文种类主要有：

（一）决议：

用于经会议讨论通过的重要决策事项。

（二）决定：

用于对重要事项作出决策和安排。

（三）指示：

用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

（四）意见：

用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知：

用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属相关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。

（六）通报：

用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

（七）公报：

用于公开发布重要决定或者重大事件。

（八）报告：

用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问。

（九）请示：

用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复：

用于答复下级机关的请示。

（十一）条例：

用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

（十二）规定：

用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（十三）函：

用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门提出请示批准等。

（十四）会议纪要：

用于记载会议主要精神和议定事项。

国家行政机关公文种类共有命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等十三种。

与党的机关公文比较，不同的有四项：

（一）命令：

又叫令，是行政机关发布重要行政法规和规章、宣布重大行政措施的一种公文。

（二）公告：

《处理办法》中规定：

公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。

（三）通告：

是机关在一定范围内公布应当遵守或需要周知的事项。

下行公文。

张贴、登报、广播。

（四）议案：

是政府向同级人代会或人大常委会提请审议事项的公务之书。

五、公文文体和公文写作总的要求

（一）公文文体：

属于实用文，兼有议论文、说明文、记叙文。

在讲道理、说明观点、分析情况、得出结论时，有时要有适当的议论，但它又与议论文不同，不需要做过多的议论。

有时需要对事物作说明，但又不需要对细节作过细的说明。

在反映工作情况、事件发生的始末、某人某单位的事迹时，需要叙述有关情况，但又不在于具体叙事纪实，而是为了说明一定的问题，因此叙事必须简明、朴实，不作过多的描述。

总之，公文是办事的工具，要求以语体文为原则，兼以议论、说明、记叙等表达方式，要求文字通俗易懂、简洁清新，并正确使用标点符号。

（二）要求：

1.符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。

2.全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施等切实可行。

3.观点明确，情况属实，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。

4.开门见山，文字精练，用语准确，篇幅简短，文风端正。

5.人名、地名、时间、数字、引文准确。

公文中汉字和标点符号用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定——GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》。

6.文种、格式使用正确。

7.杜绝形式主义和繁琐哲学。

六、用种常用公文的写作

（一）通知

通知是法定公文中适用范围最广、类型最多、使用频率最高的一种文种，分为指示性（部署性）通知、转发性（规定性）通知、知照性通知、事务性通知四种。

1．指示性（部署性）通知。

即布置工作的通知。

主要传达上级机关指示或直接向下级机关发布指示；部署某项工作，开展某项活动。

正文。

一般为两部分组成：

通知目的、通知事项。

通知目的：

说明为什么要发此通知。

这是正文的导语，一般比较简短扼要。

通常这部分还可加发文的依据。

然后紧接承启语：

“现就有关事项通知如下”后跟冒号或名号，下面即转入通知事项。

通知事项：

是通知正文的主体部分。

一般分段分条叙述。

说明做什么、怎么做，即写明工作任务、原则规定、执行要求、具体措施、注意事项等。

2．转发性（规定性）通知。

主要是印发、转发、批转有关文件，发布党内或行政规章。

上级机关转发下级的文件，可用批转性通知。

下级机关照转上级文件、同级或不相隶属机关之间照转文件，均可用转发性通知。

标题。

一般由发文机关+转发（批转、印发）+被转发（批转、印发）的公文名称+通知构成。

层层转发有关文件的通知，在标题中往往会出现两个以上的“关于”和“通知”，显得累赘，读起来别扭，理解也要转几个弯子。

处理这种情况，简化这种标题，可采用两种办法，一是省略第一个关于；二是省略掉中间转发的层层过桥，直转最上级领导机关发文标题，而正文中说明转发情况。

被转发（批转、印发）公文为多部门联合发文，标题中可省略部分名称。

如“×××等部门”。

正文。

一般由转发（批转、印发）导语和被转发（批转、印发）公文组成。

导语可长可短。

短的主要写明转发（批转、印发）的依据和要求。

长的主要对其有关精神及贯彻要求加以强调，以引起重视。

3．知照性通知。

需要下级机关知晓，并作为实施依据的事项，使用这一类通知。

如机构设置、调整，干部任免，召开会议等。

这里主要介绍会议通知的写法。

标题。

一般发文机关、事由和文种俱全。

特殊情况也可只标文种“通知”。

还可在“通知”前加“补充”、“紧急”等字眼。

正文。

一般由导语、会议时间和地点、会议内容、参会人员、注意事项等组成。

导语：

谁召开会。

会议时间、地点：

要准确具体，并注明会期。

会议内容：

概述会议的主要任务。

需要值得注意的是，会议内容不能以会议议程代替。

参会人员：

对参会人员要归类排列，既准确，又不累赘。

注意事项：

一般需说明会议材料和发言、报参会名单等要求。

4．事务类通知。

这类通知的内容都是机关的一些日常事务。

主要是向有关单位和个人通知需要经办的事宜或将有关事项公开通知有关单位和个人，使其明了或办理有关事项。

如停水、停电通知等。

这类通知格式简单，大都篇段合一，直陈其事，简明扼要；少数内容稍多的则采用了多段式或总分条文式等结构形式。

（二）通报

通报为下行文，对下级有关方面的指导作用重于指挥作用，主要起倡导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用，常分为表彰性通报、批评性通报、情况性通报。

1．表彰性通报。

用于表彰先进集体或先进个人。

先进事迹：

采用直述式，应把时间、地点、人物、事件、结果写清楚。

对一批先进单位或个人的表彰，可用高度简约的语言概括出众多的表彰对象的共性。

如表彰对象较多，名单可作为附件。

如采用转述式，这部分只需概括地强调重点。

表彰事项：

具体、简明。

希望和要求：

既对被表彰者提出期望，也对有关方面提出要求。

学习要求要在分析期精神实质基础上归纳典型经验，恰如其分，文字简明。

2．批评性通报。

用于批评错误，纠正不良倾向。

错误事实：

采用直述式要详写，写明涉及的单位和人员、时间、地点、经过、结果及产生的影响。

案件多、材料量大的采用转述式略写。

注意：

一定要实事求是，否则可能会与后面的处理结果有矛盾。

原因和教训：

针对事实分析原因，总结教训，指出危害。

处理决定：

扼要表述处理的目的、依据、决定。

有关要求：

针对教训，提出改进要求。

3．情况性通报。

用于知照全局性或某一方面的重要情况。

正文，一般应一文一事。

大体分两部分：

基本情况、有关要求。

基本情况：

可直述，也可分条文叙述。

有关要求：

在叙述基本情况后，简明写出提出要求的目的，用“现提出以下要求”作承启语，紧接着提出要求（有关要求可按条文式分述）。

（三）决定

决定和决议同属决策性文种，但决议只能出自会议，一般要求行文主体层次比较高；决定可以是会议具体讨论通过的，也可以是机关单位、团体在自己职权范围内作出的。

决定一般为部署指挥重要工作的决定、处理具体事项的决定、奖惩的决定。

1．部署指挥重要工作的决定。

有较强的政策性和指挥作用，中央此类决定还具有一