行政档案管理办法.docx

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行政档案管理办法

行政档案管理办法

总则

第一条为确保公司行政管理各项记录的真实性、系统性、有效性和完整性，通过对档案材料的管理，更好地维护公司形象与利益，完善建档归档工作，特制定本办法。

第二条本办法适用于公司行政管理活动中形成的文件、资料、报告、批件、证书、各类文字、图片、声像档案材料及电子软件和荣誉实物档案的管理。

档案材料的生成

第三条各职能部门负责将行政有关的档案材料，对其分类，在规定时间内交行政部进行保存。

档案材料的保管

第四条行政部应指定专（兼）职资料员保管档案材料，将档案材料放入专门的文件橱内，并达到防火、防盗、防虫、防潮、防尘的要求。

第五条档案管理人员要注意档案的保密，不得遗失，一旦遗失，查清责任后由责任人填写遗失单，并接受公司相应处罚，重要资料及时报案查找。

第六条公司人员如离职或调岗，在离职或调岗前要做好档案的交接工作，避免遗失、泄密现象的发生。

档案材料的移交

第七条各职能部门形成的行政档案材料要认真进行整理组卷、登记造册，在规定时间内向行政部保存人员移交。

第八条公司的红头文件、重要通知、人员的任免等文书类档案原件即日移交到行政部。

第九条专利申报材料及专利证书等文件在专利证书领取后3个工作日周内向行政部移交。

第十条荣誉实物、设备资料类档案应在接收实物后7个工作日内向行政部移交。

档案立卷归档

第十一条移交档案材料按要求分类、组卷、编目、编号、归档。

根据档案管理目录体系，建立档案备查簿及相关子目录体系，填写文件卷内目录，并按其归档类型、基本情况（如时间、名称等）、保存时间等进行统一管理。

归档材料应严格按照要求整理，装订成册，编号入档，分类存放。

档案借阅、使用权限

第十二条各部门人员根据工作需要，按照使用权限，可到行政部查阅使用。

第十三条查阅档案资料要办理借阅登记手续，查阅完毕后及时归还。

查阅一般资料，经相关部门领导批准并填写借阅/复印记录（见附表三）后方可借阅或复印。

第十四条档案资料不得外借，如因工作需要，经行政主管批准并填写借阅/复印记录（见附表三）后方可借阅或复印。

档案鉴定销毁

第十五条公司成立档案鉴定小组，根据档案内容的重要程度和保存期限对到期档案进行鉴定。

第十六条根据鉴定小组的鉴定结论，由行政部填写到期档案销毁目录记录（见附表四），报总经理批准后，予以销毁。

违反档案规定的处罚措施

第十七条对应归档文件材料拖延不归档的责任人，视情况予以罚款处理。

第十八条损坏、丢失、涂改、伪造或擅自销毁公司具有保存价值档案的，给予责任人行政处分。

第十九条工作中玩忽职守，造成泄密或档案损失的，根据情节严重情况，给予责任人罚款、辞退、追究其法律责任等处分。

第二十条其他违反公司档案管理规定的相关行为依照公司相应处罚制度执行。

档案分类及管理要求

第二十一条档案分类：

一、行政文书档案分类

1、集团有关行政工作的红头文件、年度经济方针目标和重大问题的临时通知。

2、本公司行政颁发的各项制度、规定、决定、通报等。

3、会议纪要、收文和发文登记薄。

4、领导或中层干部代表本公司在各种表决会议上的重要发言材料。

5、公司大事记、史志。

6、公司组织机构增减更改名称、启用印章等文件资料。

7、集团有关劳动工资管理工作的指示、规定、通知。

8、本公司劳动调配、人员使用、调动、工资福利等的请示、批复。

9、集团公司有关干部人事工作的指示、规定、主要干部任免的通知。

10、公司内一切重要活动的录音、录像、照片、底片、荣誉、证书等。

11、专利申请资料和专利证书。

12、公司各种办公和设备资料。

第二十二条档案管理要求：

（一）档案编号

1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。

4、档案编号说明：

001--集团有关行政工作的红头文件、年度经济方针目标和重大问题的临时通知。

002--本公司行政颁发的各项制度、规定、决定、通报等。

003--会议纪要、收文和发文登记薄。

004--领导或中层干部代表本公司在各种表决会议上的重要发言材料。

005--公司大事记、史志。

006--公司组织机构代码营业执照以及增减更改名称、启用印章等文件资料。

007--集团行政有关的各种合同类文件。

008--公司内一切重要活动的录音、录像、照片、底片、荣誉、证书等。

009--专利申请资料和专利证书。

010--公司各种办公和设备资料。

011—公司办公用品申领单等办公用品登记表单。

012—公司行政有关的其他类型文件。

（二）归档及保存年限

1、归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。

2、归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。

定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。

1、永久保存：

（1）公司章程、合同

（2）组织规程及办事细则

（3）不动产所有权及其他债权凭证

（4）公司规章制度

（5）其他经核定须永久保存的文书

（6）专利、设备资料。

2、10年保存：

（1）会议纪要、发言材料等

（2）其他经核定须保存10年的文书

3、1年至5年保存：

（1）期满或解除之合约

（2）其他经核定保存5年的文书

4、1年以下暂时保存：

（1）结案后无长期保存必要者。

（三）公司、各部门可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。

（四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。

（五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。

全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。

档案日常管理

第二十三条借阅管理规定

（一）借阅手续：

（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，借阅人必须在公司借阅登记表上签字，重要文件需行政主管签字同意后方可借阅。

（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。

（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。

2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。

3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需行政主管批准。

4、借阅人应于规定期限内归还。

如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。

第二十四条档案销毁管理规定

1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》，报行政主管审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。

《档案销毁清册》需注明：

销毁档案目录、部门负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。

2、销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本公司负责人。

《档案销毁清册》需永久保管。

3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列三种：

未结清的债权债务；未了事项；经核定仍有保存参考价值者。

应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。

第二十五条档案借阅管理规定

1、需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报部门负责人审核批准后，方可进行移交。

《档案移交登记表》需注明：

移交档案目录、移交方签章、接收方签章、移交时间、移交原因。

2、移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。

第二十六条档案保密管理

1、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。

2、爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。

第二十七条本制度自颁布之日起执行。

二0一三年六月二十日

附件一：

档案管理流程

一、档案管理流程图

附表二：

文件卷内目录

序号

档案名称

档案编号

归档时间

归档人

保存时间

备注

附表三：

文件借阅/复印记录

原文件

借阅/

复印

经办人

部门

使用时间

归还

时间

批准人

文件名

文件号

页号

附表四：

文件销毁记录

原文件（页）

替代文件（页）

销毁人

批准人

文件名

文件号

页号

文件名

文件号

页号