企业对文秘人员素质的要求.docx

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企业对文秘人员素质的要求

企业文秘人员的职业素养与提升

企业文秘人员作为管理工作的重要组成部份，在协助企业领导做好发展决策、市场运作、经营管理及办公室日常工作等方面，发挥着积极作用。

在市场经济新形势下，我国企业的经营管理和决策遇到前所未有的复杂性、多变性、竞争性，这就对企业领导的助手、参谋一一企业秘书提出了更高要求。

这一讲，重点从现代企业文秘人员的基本职业素养及素质提升几个方面探讨。

一、关于文秘工作

在许多人眼里，文秘人员就是打字员和办事员，或者再具体点就是管理文件、起草文稿、对外联络、安排活动、把关堵漏、处理日常事务等等。

但时代发展到今天，文秘人员秘书早已被潜在地划分到行政管理的范围之内，成为白领阶层。

1、秘书工作的含义。

●秘书工作是一种社会职业

●秘书工作是一种普遍性职业

●秘书工作是一种以处理信息为主要工作内容的脑力型职业

●秘书工作是一种以领导工作为主要服务对象，以发挥参谋助手作用为主要服务形式的服务性职业。

2、秘书职业的演化

秘书是一个古老的职业，随着文书的出现而产生。

最早可以追溯到黄帝、尧舜时代。

黄帝时设有史官，伴随黄帝左右，专门记录言行，以备忘、信守，仓颉、沮诵、孔甲等史官即是最早的文秘人员。

尧时树“华表木”让百姓止书意见，指出过失，记录之人即是文秘人员；舜时设九官以治天下，其中有“纳言”一职，命一个叫龙的人担任，不论白天晚上，随时宣布舜发布的指令，并忠实汇报民情，这也是典型的文秘人员。

国家建立后，统治者设置各种官职，赋予一定职权，其中就有秘书官职，如夏朝的太史令、国外的书吏、书记等。

后来随着分工越来越细，秘书工作也进一步细化，因而产生了秘书机构。

最早的秘书机构是商末周初的太史寮，它以太史为长官，下隶小史、内史、外史、御史等秘书，统称“五史”。

古代的文秘机构主要是官府，上至丞相府、御史府、尚书房、军机处，下至各级衙门，史官、师爷即是文秘人员。

古代对秘书人员的选拔十分重视，秦朝时，史官的后代都被选送到专门学校学习读写，培养他们拟写、处理公文的能力。

汉朝时，对文秘人员开始考试录用；到隋唐，科举开办，文秘人员的进入渠道更加广阔。

唐朝对文秘人员的要求很高的，要经过书法、文理、判事能力、口才和相貌考试考核，要求入选者文化水平很高、工于书法、擅长写作、娴于辞令、能正确判断公文，而且外表丰伟。

到清代，军机处选用军机章京也有四个条件：

第一，品德良好，相貌端正；第二年富力强；第三，字迹端正；第四，办事敏捷，似文迅速，为人谨慎。

这样挑选出36人的军机章京，处理庞大的王朝事务，其素质之高、效率之高，实为历代秘书官员之最。

随着工业革命的兴起，秘书工作逐渐演化成一种社会职业，而且是渗透到社会各个行业的最广泛的职业。

从世界各国情况看，秘书群体大致可分为三大群体：

政府机关秘书；企业秘书；私人秘书。

近几十年来，秘书的角色变化很快，不再是打字员或是办事员。

秘书的工作职能将涉及打字、速记、阅读写作、办公室工作程序、项目管理、计算机软件应用、组织会议和出差、外部网和内部网的通信、文件信息整理等方面。

企业上还根据文秘人员职责细分为行政文秘、人事文秘、接待文秘、外交文秘、高级文秘等，文秘人员应该是“白领阶层”。

我们今天要讲的文秘人员是办公室综合文秘工作人员，这一概念先搞清楚。

3、办公室文秘工作职责

也就是说，文秘人员干什么。

1）在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。

2）负责各种文件的起草、装订及传递工作；及时处理上级文件的签收、传递、催办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做好文秘档案收集管理及保密工作。

3）做好各种会议的记录及会务工作。

4）办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。

5）做好单位印章管理，按规定开具介绍信。

6）做好来访接待工作。

7）做好联网微机管理工作，每天定时开机接收文件；做好信息收集及报送工作。

8）负责本单位办公用品的采购和供应工作。

9）完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理

二、文秘人员的职业特征

1、社会特征。

也就是秘书在社会中扮演什么角色。

秘书是为领导提供服务的职业，因此，在社会生活中扮演的始终是配角。

同时，又影响领导决策，有一个潜在的主角，具有双重性。

首先，秘书角色的配角实质决定了秘书在社会生活中具有遵从的特征。

其次，秘书角色的主角潜在决定了秘书在社会生活中具有影响的特征。

每个秘书都要有正确的、清楚的角色意识，使自己的角色行为符合角色规范。

2、心理特征。

一个有良好思想政治素质和业务能力的秘书，如果没有良好的心理品质渗透，同样不会成为领导满意的秘书。

作为秘书，个性心理特征应具备：

1）忠诚；2）谨慎；3）灵敏；意志特征：

1）自觉性；2）坚韧性；3）自制力

3、认识特征：

良好的观察力；良好的记忆力；良好思维能力（发散性；敏捷性；逻辑性）；

4、人际关系特征：

强制性特征；首属性特征；

秘书应积极寻求强化首属性特征和弱化强制性特征：

首先，要有与领导实施思想沟通的良好意愿和意识，做到“四适”：

一是适时；二是适地；三是适人；四是适言。

其次，要有与领导联络个人感情的积极意愿。

3、秘书的知能结构

1、秘书的人才观：

秘书需要具有一定的才识学问的人才能胜任，因此秘书是人才，是通才与专才的有机统一，处在任何岗位上的秘书都应该具有一种通专兼备的知识结构和能力。

第一个层面：

本层次、本岗位所具备知识和能力，而且要达到一定的精通程度。

不论办公、信访、住处处理或接待、会议组织等方面都应该是一流水平。

这是专才的体现。

第二个层面：

与此相关的某些知识和能力。

第三个层面：

属于本人天赋、才能及原有的知识基础和积累所形成的知能走向。

也就是秘书个人的特长和爱好的发挥。

秘书成才的特殊规律：

要学会关于积累知识渗透、滚雪球式的自我积累方式，形成自己独特的知识领域，不断增长自己的才干，达到学海彼岸。

一个秘书，只有把知识转化为能力的时候，才是一个出色的秘书，否则即使满腹经纶，也成不了一个称职的秘书。

综合而言，一个秘书的知能结构可以概括为：

一知、二能、三养、四关、五技。

一知，就是广博的知识，其中包括基础知识、专业知识和辅助知识。

二能，指秘书应该具备的能力。

其中包括应用写作能力、听知能力和口语表达能力；三养，指秘书的修养，包括政治理论修养、党性修养、作风修养’四关，指秘书具有正确处理人际关系的本领。

五技指秘书具有掌握现代化办公设备的先进技术。

2、实现智能规范的途径：

文化程度的提升；科学管理的理论和方法；相应的职业专门知识；也可以根据个人的条件，对其中一两个方面作深入的钻研，努力成为这方面的高手或专家。