员工手册之人事管理制度.docx
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员工手册之人事管理制度
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人事管理制度总法
WorkingInstruction
（依据GB/T19001-2008idtISO9001：
2008标准编制）
文件类别：
三类文件
文件编号：
HT/W-RS-01-2012
版本号：
A/0
使用部门：
公司各职能部门
合计页数：
共34页
受控状态：
批
准
审
核
编
制
人事管理制度总法
文件编号
HT/W-RS-01-2012
文件类型
三类文件
页码
第2页共34页
人事管理制度总法目录
第一章总则-3-
第二章人力资源一条线管理-3-
第三章担保管理-8-
第四章考勤管理-9-
第五章薪酬管理-14-
第六章绩效管理-17-
第七章福利管理-19-
第八章保险及抚恤管理-20-
第九章培训管理-20-
第十章档案管理-22-
第十一章员工关系管理-23-
第十二章保密守则-25-
第十三章职务代理人管理-26-
第十四章奖惩管理-28-
第十五章工作牌管理-31-
第十六章工作守则-32-
第十七章附则-33-
附.《总法》涉及表格：
-33-
第一章总则
第一条为使公司的人事管理工作有章可循，维护公司和员工双方的合法权益，调整双方的劳动关系，特制定本制度。
第二条本公司的人事管理，除遵照国家有关法律法规外，悉依本制度办理，与本制度相冲突的公司其它规定自本制度颁布之日起即行废止。
第三条本制度所称员工，系指自公司总经理以下与本公司存在实际雇佣关系的男女从业人员。
第四条本公司各级员工，均应遵守本制度的各项规定。
第五条本制度适用于公司各中心/部门。
第六条本文件下发至主管级、经理级、总监级和副总经理级，并于离职时收回。
第七条本制度属公司内部管理文件，未经公司行政人事部经理书面允许，不得外传。
第二章人力资源一条线管理
第八条本公司出现职位空缺需对外招聘时，给予所有满足条件者同等的机会，同时不违背国家法律和道德准则。
第九条本公司各部门如因业务需要，必须增加人员时，须依以下程序办理：
第1款、公司聘用员工本着“公开、公平、公正、择优”的原则，进行双向选择，在人才使用、培养与发展上，提供客观且对等的承诺。
欢迎和鼓励公司内部员工向公司推荐各类优秀人才（直系亲属回避）。
第2款、欢迎正常离职的员工重新回到公司工作，被公司辞退、开除的人员将不再录用；同时慎重招聘在竞争对手企业中工作过的人员。
第3款、编制内用人需求：
行政人事部将根据本年度实际组织架构编制进行合理员工招聘。
各用人部门须做好从属各级员工的管理和把控，并对部门人员有可能发生的异动情况提前一个月做出预估，及时到行政人事部报备，并填写《招聘需求表》。
如员工出现突发性离职或未请休假即不来司上班现象，直接上级需在半日内告知行政人事部，如未及时告知，每次罚款20元，出现失误公司将根据具体情况做出正式警告、记过、记大过及降级的处理，具体参照一百零七条至一百一十条之规定。
第4款、编制外用人需求审批流程：
用人部门经理（仅限财务部经理、行政人事部经理）/中心总监须于20日前填写《编制调整申请表》，后附调整后的部门架构、定编情况说明、新增岗位说明书及薪酬绩效方案，报行政人事部经理审核、总经理审批后，行政人事部参照新编制对缺编岗位进行招聘。
第5款、最长招聘周期：
主管级及以下级别员工为1个月、经理级员工为2个月，总监级及以上级别员工为3个月。
第6款、用人权责目标：
招聘是一项有计划、有目标的工作，行政人事部和中心/部门最高负责人有权拒绝即时性口头通知和不按以上规定执行的招聘要求，因相关负责人工作和管理失误造成的工作被动，责任亦由相关负责人承担。
行政人事部和中心/部门最高负责人为保障公司正常工作的运行，经沟通协商后可执行帮扶性挽回动作，但并不说明对其工作和管理失误的理解和纵容。
第7款、公司所有招聘行为均为公司行政人事部职责、权利，其他任何部门和个人不具备直接招聘、录用的权限。
第十条凡有下列情况者，不得雇用：
第1款、受有期徒刑宣告或通缉，尚未结案者。
第2款、受破产宣告，尚未撤销者。
第3款、吸食鸦片或其他代用品者。
第4款、亏欠公款受处罚有案者。
第5款、患有精神病或传染病者。
第6款、品性恶劣，经公私营机关开除者。
第7款、未满18周岁者。
第十一条招聘流程:
第1款、招聘组织形式：
招聘工作的组织以行政人事部为主导，其他部门配合。
招聘渠道：
网络招聘、媒体招聘、广告招聘、人才招聘会、校园招聘、猎头机构等方式。
招聘信息发布：
行政人事部招聘培训专员拟定招聘信息发布内容，行政人事部人事主管审核，行政人事部经理审批后予以在以上招聘渠道进行甄选性发布。
第2款、行政人事部根据本年度组织架构人员编制的缺编情况，制作《月度招聘方案》。
第3款、根据《月度招聘方案》进行简历初步筛选，打电话了解是否符合岗位要求，符合要求的邀请到公司参加面试。
行政人事部招聘培训专员负责接待应聘者，安排应聘者按要求填写《应聘人员登记表》，根据面试权限（见附件一《人力资源管理权责一览表》）进行面试并请面试人员填写《应聘人员面试意见表》。
第十二条录用及入职：
行政人事部招聘培训专员电话通知录用人员办理入职手续，填写《员工入职登记表》，由行政人事部招聘培训专员负责复印员工身份证、学历证书及相关技能证书并存档,签订保密协议（两份），新入职员工在保密协议上按手印，录考勤指纹，学习《华泰员工手册》后发放《报到证》安排上岗，同时发放《新员工七天无薪试用工作记录表》。
第十三条七天无薪试用：
第1款、新入职员工每日据实填写《七天无薪试用工作记录表》，并由直属上级签署意见，入职第7天下午下班前，将此表交回行政人事部招聘培训专员处。
自报到之日起7天内，个人或公司任一方如经考察不适岗，均可解除劳动关系，且公司不予支付薪资。
本着对双方负责的原则，新员工直属上级须在7日内确定该员工是否适岗。
对于通过7天无薪试用的新员工，到行政人事部招聘培训专员领取试用期工作牌及《员工转正评估表》，《员工转正评估表》中的试用期工作任务指标、权重等评估内容由新员工直接上级填写、间接上级审核，审核确认完毕交行政人事部薪酬绩效专员复审，复审通过后由行政人事部招聘培训专员存档。
第2款、七天无薪试用沟通参照第十一章第八十六条第2款之规定。
第十四条员工转正（以下未特殊标明级别的员工即代表总经理级以下各级员工）：
第1款、试用期满，试用期员工到行政人事部招聘培训专员处领取《员工转正申请表》，填写完成后，试用期员工持直属上级、间接上级签署同意意见后的《员工转正申请表》进入正式转正评估流程。
第2款、员工转正后的薪资必须严格参照由部门提报，行政人事部经理审核，总经理签批的岗位薪资标准执行。
第3款、直属上级（原则上级别标准为部门经理级及以上）对员工试用期表现做全面、慎重的评估并决定其去留，对于评估合格者给予签署同意转正意见，并按《人力资源管理权责一览表》由权限人逐级签署转正审批意见，同时由最高权限人在《员工转正评估表》明确标明转正日期、转正后薪资标准；行政人事部将对各部门的用人进行综合把控和监督考评。
第4款、各级别岗位员工转正审批权限详见并严格遵照《人力资源管理权责一览表》执行。
第5款、员工转正沟通参照第十一章第八十六条第3款之规定。
第6款、确认转正的员工到行政人事部招聘培训专员处签订《劳动合同》，行政人事部招聘培训专员及时将劳动合同归入员工档案。
原“试用期工作牌”换为“正式工作牌”。
合同签订年限：
职级
签订
类型
期限
主管级（含）以下
经理级或特殊人才
总监级（含）以上或特殊人才
合同期限
试用期
合同期限
试用期
合同期限
试用期
新入职或初次签订
2年
1-3个月
2年
1-3个月
3年
1-3个月
续签
2年
2年
3年
第1项.签订有效性：
“劳动合同”在双方签字（员工须按手印）、盖合同专用章后生效。
第2项.续签合同：
员工与企业双方均有续订意向时，行政人事部应在员工合同期满前一个月内完成劳动合同续订。
第十五条岗位异动：
第1款、员工级、组长级员工部门/中心内平级调整、降级由部门主管填写《内部岗位异动申请表》，经部门经理/中心总监审核，行政人事部经理审批后执行。
第2款、主管级、经理级（财务部经理、行政人事部经理除外）员工部门/中心内平级调整及降级，由直属上级填写《内部岗位异动申请表》，经中心总监审核（主管级调整），行政人事部经理审核，总经理审批后，行政人事部下发红头文件后按规定执行。
第3款、员工级、组长级员工跨部门/中心岗位平级调动、降级由该员工调整前所属部门主管填写《跨部门岗位异动申请表》，由调整前直属部门经理/中心总监审核，接收部门经理/中心总监复核，行政人事部经理审批后执行。
第4款、主管级、经理级（财务部经理、行政人事部经理除外）员工跨部门/中心岗位平级调动、降级由该员工调整前所属部门/中心直属上级填写《跨部门岗位异动申请表》，由调整前直属中心总监审核（主管级调整），接收部门经理/中心总监审核（部门经理审核权仅限主管级调整），行政人事部经理复核，总经理审批后，行政人事部下发红头文件后按规定执行。
第5款、总监级以下所有员工于部门/中心内晋升均由直属上级填写《员工晋升申请表》，晋升为组长级，由直属部门经理/总监审核，行政人事部经理审批后执行；晋升为主管级及以上，经部门/中心内权限领导审核，行政人事部经理复核，总经理审批后，由行政人事部下红头文件后按文件规定执行。
第6款、总监级以下所有员工跨部门/中心晋升均由调整前直属上级填写《员工晋升申请表》，晋升为组长级，由调整前直属部门经理/总监审核，接收部门经理/中心总监审核，行政人事部经理审批后执行；晋升为主管级，经调整前部门/中心内权限领导审核，接收部门/中心权限领导审核，行政人事部经理复核，总经理审批后，由行政人事部下红头文件后按文件规定执行。
第7款、总监级、财务部经理、行政人事部经理岗位异动、任免，一律由总经理直接安排，行政人事部下发红头文件后按文件规定执行。
第8款、总经理级（外聘）任免及岗位异动一律由董事长直接安排，行政人事部下发红头文件后按文件规定执行。
第9款、总经理级以下各级权限人暂缺时审核权限由直属上级代行。
第10款、异动人员在接到异动生效通知后，需在3日内做好岗位交接，并将填写完整的《工作异动交接表》交至行政人事部招聘培训专员处存档。
第11款、员工岗位变动，其工资也相应调整为对应薪资标准，接收部门最高负责人在签署异动审批意见时，须明确标注该异动员工调整后对应的岗位薪酬标准及执行日期。
第十六条离职：
第1款、主管级及以下级别员工离职，由本人持部门主管（组长级及以下员工）/经理审核，中心总监审批的书面辞呈，到行政人事部领取《员工离职交接单》，按表格所列项经权限人逐级审核，行政人事部经理审批后即可离职。
第2款、经理级（财务部经理、行政人事部经理除外）员工离职，由本人持由中心总监审核，行政人事部经理复核，总经理审批的书面辞呈，到行政人事部领取《员工离职交接单》，按表格所列项经权限人逐级审核，总经理审批后即可离职。
第3款、中心总监、财务部经理离职，由本人持行政人事部经理审核，总经理审批的书面辞呈（行政人事部经理离职直接由总经理审批辞呈），到行政人事部领取《员工离职交接单》，按表格所列项经权限人逐级审核，总经理审批后即可离职。
第4款、总经理（外聘）员工离职，由本人持行政人事部经理审核，董事长签批的书面辞呈，到行政人事部领取《员工离职交接单》，按表格所列项经权限人逐级审核，董事长审批后即可离职。
第5款、各级员工在领取《员工离职交接单》后，参照《人力资源权责一览表》进行逐级离职审核、审批。
第6款、所有员工离职均须到行政人事部招聘培训专员处填写《解除劳动合同证明》。
第十七条劝退：
第1款、主管级及以下员工劝退，由直属上级据实向行政人事部提报经部门/中心最高权限人审核同意的书面意见，行政人事部人事主管执行离职面谈，复核通过后，行政人事部经理签批同意劝退意见，行政人事部招聘培训专员通知劝退员工按正常离职程序办理离职手续。
第2款、经理级员工劝退（不包括财务部经理、行政人事部经理），由直属上级据实向行政人事部提交书面意见，行政人事部经理进行面谈复核并签署意见，总经理审批通过后，行政人事部招聘培训专员通知劝退员工按正常离职程序办理离职手续。
第3款、总监级、财务部经理、行政人事部经理劝退，由总经理直接安排，行政人事部根据总经理指示，安排行政人事部招聘培训专员通知劝退员工按正常离职程序办理离职手续。
第4款、总经理（外聘）员工劝退，由董事长直接安排，行政人事部经理根据董事长指示，安排行政人事部招聘培训专员通知劝退员工按正常离职程序办理离职手续。
第十八条除名：
员工违反国家法律或公司制度相关制度，由行政人事部下发总经理签批的红头文件直接执行。
第三章担保管理
第十九条本公司财务人员办理入职，为安全起见，可根据岗位情况由部门经理决定是否办理担保手续。
第二十条担保人的资格必须是临沂市市区常驻户口、有独立经济能力和行为能力的自然人或法人。
第二十一条员工也可提出其它的担保方式，经公司认可后执行。
第二十二条下列人员不得担任保证人：
第1款、服务本公司员工。
第2款、本人配偶、直系亲属。
被保证人有以下情况之一者，保证人应负赔偿及追缴责任：
第1项.循私舞弊或其他一切不法行为使公司蒙受损失者；
第2项.违反公司有关规定，给公司造成损失者；
第3项.亏欠公款者；
第4项.窃取公司机密技术资料或财物者；
第5项.其它应承担赔偿责任的行为。
第二十三条保证人如欲中途退保，应书面通知本公司，等被保证人找到新保证人，办妥保证手续后，才能解除保证责任。
第二十四条保证人有下列情形之一者，被保证人应立刻通知本公司更换保证人：
第1款、保证人死亡或犯罪者；
第2款、保证人被宣告破产者；
第3款、保证人的信用财产有重大变动，因而无力保证者。
第4款、不欲继续保证者。
第二十五条被保证人离职三个月后如无手续不清或亏欠公款等情况，即向本人发还保证书或《担保协议》自行失效。
第四章考勤管理
第二十六条考勤管理名词解释：
第1款、迟到：
在公司规定上班时间后到岗，超过公司规定时间30分钟以内为迟到。
早退：
在公司规定下班时间前离岗，30分钟以内者为早退。
第2款、旷工：
第1项.迟到/早退30分钟以上者；
第2项.未请假而缺勤者；
第3项.请假原因不属实者；
第4项.未按公司规定，办理请假手续者；
第5项.无请假或离岗手续，擅自离岗者。
第二十七条考勤责任划分：
根据工作实际，总经办、行政人事部、财务部、供应管理中心采购部、市场管理中心各部门（晋墨斋、售后服务部货运组除外）在公司一楼指纹考勤，由行政人事部招聘培训专员负责考勤；仓储部、售后服务部货运组员工在工作驻地由指定内勤负责考勤；晋墨斋在本店指纹考勤，由店长负责考勤。
第二十八条考勤员应如实记录公司员工出勤情况，认真审核员工假期及考勤表，每月及时统计本月员工考勤，并于月初制作上月《考勤汇总表》，考勤负责人将确认完成的《考勤汇总表》在规定的时间内交至人事主管处，作为核算员工出勤的依据。
第二十九条考勤负责人严格按公司考勤制度进行考勤，如实记录员工出勤情况，在考勤表上做好标注，按公司规定对迟到、早退、旷工等违反本规定员工进行处罚。
第三十条员工作息时间表：
类别
上班时间
下班时间
午餐时间
备注
夏秋季作息时间（5.1-9.30）
08:
00
17:
30
12:
00-13:
30
午餐时间可在不耽误工作前提下在工作岗位进行午休（5月1日-9月30日）
冬春季作息时间（10.1-4.30）
08:
00
17:
00
12:
00-13:
00
以上作息时间为公司正常作息时间。
第三十一条考勤方式：
第1款、公司现阶段考勤方式为指纹机考勤。
除特殊情况外，员工出勤时间均以指纹考勤机记录为准。
第2款、公司实行早晚考勤制度。
员工上下班需到公司指定地点参加考勤。
正常出勤上、下班未按规定考勤的，每次罚款10元（除因公外，每月允许填写一次《补卡申请单》经一人证明，直属上级审核，行政人事部经理批准后，方可生效），并由考勤负责人记录作为考勤依据；确因工作外出，未执行考勤的，填写《补卡申请单》，经直属上级审核，行政人事部经理批准后交考勤负责人存档，作为考勤依据。
第3款、员工请假、休班按考勤制度办理相关手续，出差按《出差管理规定》执行。
第4款、特殊情况（如公司停电、指纹考勤机故障等）致使员工无法正常考勤的，执行行政人事部临时应急考勤办法（如点名、签到、签退等）。
第三十二条员工必须按时上下班：
第1款、迟到或早退十五分钟以内者，每次罚款10元；十五分钟（含）以上，三十分钟以下者，每次罚款20元。
第2款、上班后到岗或下班前离岗三十分钟（含）以上者，按旷工处理，旷工最低核算单位为一天，不足一天按一天计算。
旷工一天按日工资三倍罚款，并予以通报批评。
第3款、连续旷工三日（含）以上者，按自动离职处理，扣罚所有工资。
第三十三条离岗：
第1款、员工在上班时间内，因公离开公司，需在前台填写《离岗登记表》，详细注明离岗时间、离岗原因和返回时间。
因私离开公司，应填写《请假条》，并按指纹记录考勤。
第2款、员工外出未填写《离岗登记表》或《请假条》，代填或填写离岗理由与事实不符者，按旷工处理。
第三十四条休假种类：
带薪休班、事假、病假、婚假、丧假、产假、哺乳假、法定节假日。
第三十五条婚假、丧假、产假、哺乳假、法定节假日适用于公司正式员工，且婚假、丧假、哺乳假、法定节假日视同出勤。
第三十六条带薪休班适用于当月实际出勤超过15天的员工（新员工入职次月开始享受带薪休班），事假适用于公司全体员工，试用期员工请假需相应延长试用期限。
第三十七条带薪休班：
员工在完成工作任务的情况下，每月4天带薪休班（仅限当月，不再顺延）
第1款、原则上带薪休班时间为周六、周日（因周一至周五工作量相对较大且集中），由部门负责人做好内控管理；如员工申请的休班日期出现在周一至周五又经部门审核通过，一旦因此出现工作迟滞和负面影响，将对审核人开具50元/次的罚款单。
第2款、如遇法定节日，按公司规定天数在带薪休班的基础上累加。
第3款、员工带薪休假天数与月实际出勤天数对应，当月出勤15天以上方可享受带薪休假，具体按下表执行：
月实际出勤天数（含视同出勤天数）
带薪休班天数
26天（含）以上
4天
21（含）—26天
3天
15天（含）—21天
2天
说明：
1.此表只界定每月带薪休班。
2.2月份实际出勤天数在此表标准基础上递减2天执行。
第三十八条事假、病假：
员工因事必须亲自处理或因病，可申请事假或病假。
第三十九条婚假：
我司正式员工在符合《婚姻法》规定的情况下结婚可申请婚假，其中带薪婚假为7天（必须一次性休完），婚假（包括带薪婚假、休班及超休请假在内）原则上不得超过15天，
第四十条丧假：
直系亲属（包括父母、祖父母、外祖父母、配偶、子女、孙子/女、外孙子/女、配偶之父母、配偶之祖父母）死亡的，可申请一次性4天带薪丧假。
第四十一条产假：
第1款、我司正式女员工在符合《计划生育法》规定的情况下生育时，向行政人事部提交结婚证及准生证原件查验并复印备案，可给予产假，产假天数为90天，难产或双胞胎加15天。
（休产假员工请假前必须向行政人事部提交结婚证和准生证原件查验，并现场复印备案，否则依照相关法律规定视为非合法生育，公司可人性化给予正常产假，但不予发放产假补助）。
第2款、已购买社保的员工（必须连续足额缴纳社保一年以上）须在预产期前一个月向行政人事部申请并提报相关材料，以保障生育补助的顺利领取，具体流程（生育险补助的申请流程）如下：
第1项.在预产期前一个月，携带身份证、《养老保险手册》、《服务手册》或《生育证》到兰山区社保大厅四楼办理《享受生育待遇认可通知单》并确定生产医院（必须是社保局指定医院）。
第2项.凡参保的员工分娩时已连续足额缴纳生育保险费一年（不含补缴时间）以上的，生育后由企业负责办理手续，办理手续时应填写《临沂市县（区）企业职工生育保险待遇申请表》，并提供以下材料：
1.银行卡（原件加复印件一份）。
2.养老保险手册（原件加复印件一份）。
3.《享受生育待遇认可通知单》。
4.本人身份证（原件加复印件一份）。
5.结婚证（原件加复印件一份）。
6.《服务手册》或《生育证》（原件加复印件一份）。
7.《出生证》（原件加复印件一份）。
8.产前检查费（原件）。
9.诊断证明（原件）。
10.医疗收费票据（原件）。
11.医疗费用明细清单（原件）。
12.实施计划生育手术的（包括流产、结扎的提交相关医学证明（原件））。
第3款、未购买社保及缴纳社保不足一年的女员工，产假结束回岗上班7日内到行政人事部薪酬绩效专员处，领取《产假补助申请单》，按照《产假补助申请单》所列审核项找相关权限人逐级审核、审批同意后，将《产假补助申请单》返送行政人事部薪酬绩效专员处，产假期间薪资由公司按当下临沂市兰山区最低工资标准给予补助，随上班后发放的第一个月工资一起打卡。
第4款、因工作需要，须提前回岗工作的，休产假期间薪资由公司按当下临沂市兰山区最低工资标准（补助核算公式为：
最低工资标准/26*休产假天数）给予补助，回岗后薪资执行原岗位薪资待遇。
第四十二条哺乳假：
女员工在婴儿9个月内可享受每天1小时的带薪哺乳假，来回均需按指纹考勤。
第四十三条法定节假日：
第1款、法定节假日放假由部门协调安排于节假日期间轮休，具体放假天数按下表执行：
节假日
放假天数
清明节
1天
5.1节
1天
端午节
1天
10.1
1天
中秋节
1天
元旦
1天
春节
5天（含十一国庆节调休2天）
第2款、工龄每满一年，春节带薪休假天数在上表基础上增加一天。
第四十四条请假审批程序：
第1款、无特殊情况，所有员工休班需提前填写《请假条》，经所属部门/中心权限人签字审核、审批后将《请假条》送行政人事部招聘培训专员处复核存档。
第2款、晋墨斋店员工请假经批准后，《请假条》由店长负责保管，月底统一交行政人事部招聘培训专员处复核存档。
第3款、仓储部及售后服务部货运组员工请假经批准后，《请假条》由相关负责人保管，于次日下班前交行政人事部招聘培训专员处复核存档。
第4款、除特殊情况外，所有人员均须凭《请假条》请假。
凡遇疾病、交通事故等突发事件，确实无法事先履行请假手续的，须以最快速度通过电话等方式向部门负责人请假，并由部门负责人第一时间告知行政人事部招聘培训专员，未及时告知招聘培训专员，一经查出，每次罚款20元。
请假人需在上班后第一时间补办请假手续。
第5款、考勤前半小时内任何理由、任何形式的请假（不可抗力除外）均视为无效，事后补签的《请假条》视为无效。
部门负责人违规签字批准的，每次对其罚款20元。
第6款、短信请假、捎假均视为无效请假。
员工请假必须按公司规定的正常程序办理。
第四十五条准假权限：
第1款、主管级
升级会员 