备件管理办法试行版.docx
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备件管理办法试行版
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备件管理办法（试行版）
第一章总则
第一条为规范公司备件管理，发挥规模采购优势，提高保障能力，降低采购成本，根据部室、区域、子公司三级管控架构要求，进一步优化流程，提高效率，特制订本办法。
第二条本办法适用于石门海螺水泥有限责任公司（以下简称公司）及所属各分厂、相关处室（以下简称备件使用部门）备件管理。
第二章备件的分类与范围
第三条根据采购权限分为统购备件、委购备件和自购备件。
其中统购备件按采购部门分为股份统购备件和区域统购备件。
股份统购备件是指具有股份公司规模采购优势的备件及中心库备件，主要包括耐磨耐热件、链条、高压电机、直流电机、大型低压电机、中型以上变频器及控制板件等。
区域统购备件是指具有区域规模采购优势的备件，主要包括铆焊件、非标加工件、热电偶热电阻及通用电气自动化元器件等，其种类根据市场及实际消耗等情况由区域机电专业管理小组确定。
委购备件是指交叉储备备件、委购故障备件以及部分统购备件，根据评审结果，已明确价格和采购渠道委托招标采购或直接采购的备件。
自购备件是指非统购和非委购的备件，可自行组织招标采购。
．
第四条根据备件使用频次，分为故障备件和常规消耗备件。
故障备件是指主机设备主体结构件、大型驱动装置、传动装置以及重要控制单元等关键部件，此类备件的备货周期长，单件价值高，损坏时间不易确定。
常规消耗备件是指因疲劳、磨损、老化或烧蚀等原因，在一定的周期内需要更换的备件，此类备件的损坏周期相对明确。
第五条根据储备地点及储备方式分为公司备件、区域交叉储备备件、中心库备件和寄售备件。
公司备件是指储备目的为我公司单独使用的备件，由我公司自行保管和使用。
区域交叉储备备件是指储备目的为区域内各子公司共同使用的备件，该类备件由区域专业小组研讨储备数量和存放地点，指定子公司负责保管，储备清单在更新时需报机电保全部审批，在需要使用时，由区域专业小组审批出库，并酌情及时补充储备。
中心库备件是指储备目的为各子公司共同使用的备件，该类备件主要为故障备件，存放在股份公司中心库，其储备品种和数量由机电保全部根据各公司计划、设备运行现状及历史储备来确定，当需要使用时，由机电保全部审批出库，并酌情及时补充储备。
寄售备件是指为降低资金占用，在统购备件合同签订时，与供货商约定，将其寄存在中心库或区域子公司库房的备件，该类备件管理方式为：
出库前由采购部门根据合同约定，指定库房负责保管，账目根据合同约定由甲方或乙方单独处理，定期核对，或由双方共同处理；备件出库时，由使用单位办理出
库手续，经合同签订部门审签后，书面告知备件供货商；备件出库后，按照“谁领用，谁消耗”的原则，根据合同约定定期进行结算。
备件合同期满后，寄售终止，剩余备件原则上返回备件供货商。
第六条按备件供货商国别，分为国内备件和进口备件。
国内备件是指从业主公司所在国境内供货商处购买的备件，国内备件均以本币结算。
进口备件是指从业主公司所在国境外供货商处购买的备件，进口备件原则上以外币结算。
第七条以下物资不属于本办法备件管理范畴：
工程机械备件；三角带、“V”形带、环形皮带；滚动轴承及轴承座；橡胶密封件；二类电气、光纤；润滑油、脂；蓬布、收尘袋；贴瓷等。
第三章职责划分
第八条职责划分
设备保全处负责公司月度备件计划申报、采购、消耗、库存、库龄管理；负责备件年度定额指标编制与管控；负责自购、委购备件招标采购与合同执行；负责公司备件、区域交叉备件及寄售备件的管理。
供应处负责公司备件仓储管理。
保管员接货时，首先应索要备件送货清单，并根据清单内容做好到货记录。
无送货清单或对送货清单填写不规范，保管员可拒绝接收到货备件。
保管员负责到货备件交接卸货，并按照库区规划分类摆放到货备件；保管员对入库备件外观完好和数量无误负责，对清点交接时出现的明显外观质量和数量问题，保管员应立即通知设备保全处业务人员，并做好相关记录等待处理。
．
备件卸车原则上由保管员负责，如超重等大型、批量备件需协调人员、吊车、叉车卸货时，备件申报部门、设备保全处和供应处相关人员应及时到现场共同确定卸车方案，并协调人员、吊车及叉车卸货。
对已到货的备件，保管员要日清日结完成备件信息系统录入和验收单填制工作，最迟时间不得超过三个工作日。
第四章定额管理
第九条备件的消耗实行定额管理，吨产品消耗定额是根据年度计划备件消耗总量及产品总产量计算出的吨产品备件消耗计划值。
即：
吨产品备件消耗定额＝计划备件消耗总价/计划总产量。
其中：
总产量=熟料总产量+水泥总产量/4
第十条备件储备分为中心库备件储备、区域交叉备件储备及常规备件储备，备件储备按部室、区域、子公司分级实行定额管理。
区域交叉储备备件及故障备件纳入所在公司备件储备总库存。
第十一条除交叉储备备件和故障备件外，公司备件储备实行库龄控制，库龄控制计划按年确定。
第十二条定额计划的申报和评审。
设备保全处每年11月份底前完成年度定额计划的编制，经公司办公会讨论通过后报区域专业管理组。
专业管理组审核后，形成区域年度定额计划报机电保全部，机电保全部组织评审后，报股份公司审批。
第十三条定额的分解与考核。
备件定额经股份公司审批下发后，设备保全处应根据实际管理情况进行逐项分解，按照生产区域和月度进行分解，落实到各二级单位和管理责任人。
．
第五章计划管理
第十四条计划申报、评审流程：
备件计划按附表一格式，采取自下而上的原则，根据附件二流程分级评审及审批。
根据设备实际运行状况及生产维修计划，合理考虑备件采购周期及储备量，按照班组、工段、分厂逐级进行备件的申报评审，设备保全处组织召开公司月度备件计划评审会，形成公司备件计划，每月28日前提交区域专业组。
备件计划评审会公司领导必须参加，以确保计划的严谨性。
区域机电专业组根据子公司申报的计划，组织区域月度计划评审，股份统购备件计划经区域专业组审批后，于次月2日前报机电保全部，非股份统购备件计划反馈到相关公司落实采购。
机电保全部根据各区域统购备件计划，组织相关部室进行计划评审，评审要结合各区域子公司设备现状、中心库储备备件使用情况、可调剂备件情况等进行。
第十五条急件计划：
备件使用部门因现场出现需要可通过计划申请表或专题报告形式申报急件计划。
急件计划按正常备件管理权限进行申报、审批及采购。
备件使用部门必须将急件计划补充到下月月度备件计划中，原则上每月急件计划不得超过2次。
第十六条月度备件计划有效期为3个月，如需采购须重新申报和评审。
备件计划中超期未采购的备件，要在备件相关台账上逐项注明原因，未采购比例超过30%的，要进行专题分析，对责任心不强造成计划偏差较大的，要实行责任追究。
第六章采购及合同管理
第十七条分级审批后的备件计划或采购专题报告是备件采购合法依据，在对备件合同进行会签时，属非计划采购的，要附按级审批的专题报告，属计划采购的，要在合同评审会签单上进行说明。
第十八条备件采购工作按照公司利益最大化要求，遵循“部室有优势部室做、区域子公司有优势区域子公司做”的原则，按部室、区域、子公司相结合的分级采购管理模式开展。
（详见附件三，分级采购方案）
第十九条备件采购分为公开招标、邀请招标、议标及网络采购等方式。
招标和竞标采购要严格按国家相关法律法规及公司相关制度进行。
在供应商选择方面，在同等性价比前提下，优先从专业单位和生产厂家采购，原则上不从一般贸易性公司采购，禁止从资信低、诚信度差或者前期合作期间评价差的供应商采购。
议标采购仅适用于供货渠道单一的特殊备件，或在前期使用中供货渠道成熟，性价比高的少数备件的采购。
议标时，需由采购部门、使用部门及财务部门共同参与，形成采购意向后需以专题报告的形成，按级报给相关领导审批后方可实施采购。
网络采购必须选择大型正规的网站作为采购平台，选择好评率高的三家以上电商或实体供货商进行询比价，在合同会签审批时，必须将网页截图及供货商报价单作为询比价依据。
第二十条采购及审批权限。
备件采购及审批流程详见附件四。
采购权限：
股份统购备件由机电保全部牵头组织采购；区域统购备件由区域机电专业组牵头组织；委购备件和自购备件．
可由我公司自行负责采购。
审批权限：
备件单价在2万元以内的由公司主要负责人审批后，签订合同。
备件单价超过2万需报机电保全部和装备成套部审批；备件单价超过5万元的经机电保全部及装备成套部审核后，报股份公司分管领导审批，方可进行采购，不得化整为零或以其它任何方式规避报批。
报审以专题报告的方式进行，审核内容主要是备件必要性、供货渠道及价格。
第二十一条备件采购合同管理。
采购合同的执行流程详见附件五。
具体要求按照公司《合同管理实施细则》以及《合同管理办法》执行。
第七章验收、仓储、领用及旧件管理
第二十二条备件到货后，备件保管员、使用部门与采购部门相关人员要依据合同条款对实物的数量、外观及质量进行验收，并做好验收记录。
验收不合格，应及时通知供应厂商，进行退货、索赔或协商解决。
第二十三条备件仓储及领用按照公司《物资供应管理暂行办法》执行。
第二十四条对设备维修换下来的备件，应由生产部门和设备管理部门共同鉴定，提交书面意见，经鉴定可以使用的，应修复再利用，对无修复价值的，可作报废处理，具体按照公司《废旧物资管理办法》和《修旧利废管理办法》执行。
第八章基础管理
第二十五条备件台账管理。
使用部门要配合设备保全处建立备件消耗管理台账，追踪备件实际使用情况，及时掌握备件使用周期、质量缺陷等；确因备件质量未达到合同约定要求．
时，应按合同规定，落实索赔。
第二十六条备件目录的编制。
备件使用部门和管理部门要根据现场设备实际情况，结合相关说明书、图纸、备件消耗等情况，编制备件目录并及时修订。
第二十七条备件信息系统管理。
备件实施备件信息系统管理，备件信息管理按照公司《备件信息管理办法》执行。
第九章附则
第二十八条本办法解释权属设备保全处。
第二十九条本办法自发布之日起施行，原备件计划和采购管理办法作废。
．
附件一：
公司年月份机械类股份统购备件计划
序装机库存本年累申报区域部室注单位规格型号备购置原因用途预算价备件名称
评审数量数量数量计采购号评审
万元需10预算单价超过1
区域主任签字。
2
3
4
5
6
7
89
区域装备专业组组长：
公司分管装备领导：
设备保全处：
编制：
公司年月份电气类股份统购备件计划
序装机库存本年累申报区域部室注备购置原因用途预算价规格型号备件名称单位
评审数量评审数量数量计采购号万元需区预算价超过101
域主任签字。
2
3
4
5
6
7
8
9
区域电气专业组组长：
公司分管装备领导：
设备保全处：
编制：
公司年月份机械/电气类区域备件计划
序装机库存本年累申报区域部室注备购置原因单位备件名称规格型号用途预算价数量计采购评审号评审数量数量
万元需区预算价超过101
域主任签字。
2
3
4
5
6
7
8
9
编制：
设备保全处：
公司分管领导：
电气专业组组长：
/区域装备
月度备件计划申报评审流程图附件二：
申报备件计设备管理员、备件管理员等）岗位巡检工、技术员（
分厂组织相关专业评审
分厂备件计划
设备保全处组织相关专业评审
子公司分管领导审核
子公司备件计划
区域专业组评审
区域专业组长审
股份统购备件计区域统购备件计子公司备件计
机电保全部评
子公司执
公司备件计
公司领导审
公司备件计划O公示
机电保全部执行
急件计划申报评审流程图
分厂申请急件计划
设备保全处组织相关专业评审
子公司分管领导审核
统购急件计划
子公司自购急件计划区域统购急件计划区域专业组长审核
股份统购急件计划
机电保全部审核
公司领导审
子公司执机电保全部执
子公司补列入次月备件计
附件三：
备件分级方案
为规范备品备件计划和采购管理，发挥公司规模采购优势，降低采购成本，提高保障能力，对备品备件计划、采购实行分级管理，分类主要为：
一、统购备件，其范围主要指：
1、132kW及以上的低压电机、132kW及以上低压变频器、
2、窑主传等传动控制系统功率单元及控制板件等关键部件、
3、余热发电、水泥生产线DCS、PLC控制系统中央处理单元、模块等部件；
4、高压保护系统综合保护、1000A以上的断路器等备件，
5、直流屏和UPS电池、触摸屏、执行器整机、喷码机整机和喷头等备件；
6、计量设备、仪器仪表关键备件。
7、耐磨耐热件、输送链条、斗提胶带等;
8、单价在2万元以上备件。
二、故障备件及其修复件，其范围主要指：
1、高压电机、直流电机；
2、中压变频器的功率单元和控制系统板件（含整机）；
3、破碎机转子、窑轮带、大小齿轮装置、挡轮、托轮、立磨磨辊、大型油缸、回转卸料器、风机转子等总成件及其关键部件;
4、回转窑、立磨、水泥磨等关键设备主减速机、立磨大型拉杆、辊压机辊子及平油缸、篦冷机破碎辊等总成部件及其关键部件;
5、海川公司大型故障备件的修复备件；
6、进口设备国产化备件;
、水泥磨滑履瓦、磨机球面瓦、中空轴、端盖板等部件；7．
三、委托子公司采购备件范围
1、电机集电环、碳刷、风叶、端盖
2、热电偶、热电阻、压力变送器、电磁阀、电压表、电流表、互感器、132kW以下低压电机等备件；
3、拉绳开关、跑偏开关、测速开关、压力表、称重传感器
4、信号隔离器、1000A以下的断路器及常用电气元器件；
5、铆焊件、非标加工件；
6、收尘、风机、泵类、空压机、气动备件；
7、堆取料机及输送设备备件；
8、起重设备备件；
9、装（卸）车（船）机备件；
10、制动器、联轴器、液力偶合器；、发电设备和铁路设备备件；11、机电保全部书面委托的故障备件、统购备件、其它类型备件以122及单价在万元以上的备品备件。
附件四：
备件合同签订流程
1、委购备件、自购备件（且单价在2万元以下）合同签订流程：
区域子公司的内部月度采有单价清单执行年度合同购计划和公司批复的子公查看
年度招标合同经过区域子公司批复的委子公司合同签订收集标书
无单价清单购类别的临时紧急备件采部门联系供货单合同签订部门结果报子公司分采购洽谈签订合同会签管领导和主管领财务处、分厂
2、委购备件（故障、统购备件、单价2万元（含）以上）合同签订流程：
经过公司批复的月度采采购渠有单价清行年子公司计划中的单价报机电查经公司分管领导批复的年度招标合子司合签收集标购备件类别或单价无单价清货部联系
采购渠道和采购价合同签订部采购洽报机电保全部和装会财务处、分
子公司合同签订部生效的供货合同签订合根据批复组织内部会
备件合同执行流程
1、已经签订年度招标合同的统购备件执行流程：
经过公司批复的子公司备
件采购计划的统购类别的经过公司分管领导批复的
依据计划
机电保全部按和年度招标合
照计划同通知
厂家发货
子公司进行接货和验收，
子公司将供货及时性
并按照合同条款执行合同
使用评价
和产品质量等情况反
2、已经签订年度招标合同的委购备件执行流程：
经过公司批复的子公司备
件计划中委托子公司采购
单价低于
2万元
子
公司按
照合
经过公司分管领导批复的
查看
同
联系发
货并
紧急采购的委托子公司采
年度供货合同
子
公司书
面向
子公司月度采购计划和临
单价超过
万元2
机
全保电
报部
子公司将供货及时性发子公司联系厂家使用评价和产品质量反馈机电
3、已经签订年度合同的故障备件供货合同的执行流程：
经过公司批复的故障备件
依据计划
机电保全部按
照计划
厂家发货
经过公司分管领导批复的
和招标合同通
知厂家
中心库进行接货和验收，
使用评价
子公司供货及时性和
机电保全部按照合同条款
产品质量反馈机电保
、零星故障备件供货合同的执行主要流程：
4
机电保全部部通
厂家发货
中心库进行接货和验
使用评价
子公司将供货及时性
收，按照合同条款执和产品质量反馈机电知厂家备货、发
5、委购备件合同执行主要流程
合同签订部门通知
厂家发货备厂家
仓库进行接货，行验收，
合同签订部门按照
生产部门进
使用评价
子公司将供货及时性和产品质量反馈
升级会员 