会议接待方案范文5篇最新.docx

会议接待方案范文5篇最新.docx

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会议接待方案范文5篇最新

　　会议接待方案1

　　一、会前准备工作

　　1、组织会务班子、明确工作职责。

大型会议还要制定详细的会务工作方案。

　　2、发出会议通知。

包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

　　3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。

　　4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。

　　5、大型会议要印制会议凭证。

如出席证、列席证、工作证、请柬等。

　　6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。

（1）悬挂会标、徽记、旗帜登。

（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证音响效果。

　　（3）确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。

　　（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。

　　（5）摆放适宜花卉。

　　7、后期服务工作。

大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。

　　8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。

　　9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

　　二、会务组织与服务工作

　　1、会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。

　　2、搞好会议签到、材料分发。

　　3、落实主席台领导、发言人是否到齐。

　　4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。

　　5、维持好会场秩序。

会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场;开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。

　　6、做好会议纪录，写好会议简报。

　　7、组织照相。

　　8、为与会人员预订车、船、机票等。

　　三、会议善后工作

　　1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。

　　2、组织送站。

根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。

　　3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。

　　4、做好会议报道工作。

　　会议接待方案2

　　一、会前

　　1、与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。

　　2、提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。

　　3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。

　　4、确定方案，签订合同，预付定金。

　　二、会中

　　1、会议接待：

专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。

提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

　　2、会前准备：

准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。

　　3、会议场所：

专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

　　4、会议住宿：

房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

　　5、会议餐饮：

用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。

　　6、会议旅游：

旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

　　7、会议娱乐：

娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

　　8、会议服务：

会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

　　三、会后

　　1、结帐：

提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。

　　2、资料：

会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

　　3、合影：

会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。

　　会议接待方案3

　　为成功圆满接待“×”，按照贵公司的要求，河南康辉国际旅行社特拟定以下方案，请指正、修改。

　　原则：

河南康辉国际旅行社本着“热情、周到、安全、卫生、快捷”的宗旨确保圆满完成任务。

　　一、接待前准备：

　　1、熟悉接待计划日程安排，所接待客人名单、抵达时间及交通工具（火车/飞机），落实接站车辆车次，接站人员。

　　2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项，做好住宿和餐饮安排工作。

　　3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆，驾驶人员，导游人员，旅游景点，旅游途中就餐点。

　　二、接站：

　　根据客人具体抵达时间，提前半小时抵达（火车站/机场）。

举牌接到客人后安全、迅速的将客人及行李安全送达指定的酒店。

为客人办理好入住手续，并让客人及时了解到酒店的基本情况和注意事项。

　　三、旅游及行程的安排：

　　1、导游要求：

　　知识丰富，技能技巧熟练，语言生动，具有较高的导游业务知识和讲解、服务水平、实践经验丰富。

　　2、车辆要求：

　　安排专业旅游车队的空调旅游车，车况好、干净，设备齐全。

安排多年驾驶经验专业的司机，确保客人安全。

　　四、旅游保险：

　　确保此次旅游活动的安全顺利，我社可代办每位旅游投保10万元旅游人身意外伤害险。

　　五、会议日程安排：

（略）

　　会议接待方案4

　　确保各项会议接待工作的顺利进行，特制定会议方案如下：

　　一、会议主题：

　　待定

　　二、会议时间：

　　20__年_月_日至20__年_月_日

　　三、会议地点：

　　___酒店。

　　四、环境布置

（一）会场外区域布置

　　酒店外围环境：

灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘。

（二）会场内主要区域布置

　　1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。

　　2、下榻酒店（酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅）布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。

　　五、会议内容

　　第一板块会议

（一）会议时间：

20__年_月_日、_日、_日

（二）会议地点：

待定（200人会议厅）

　　（三）会议内容：

待定

　　（四）会议布置：

1）课桌摆放：

围桌式或者课桌式摆放

　　2）会议鲜花：

讲台花、胸花、桌花

　　3）会议用品：

白纸、签字笔、茶杯、纸巾

　　4）会场氛围：

水牌制作、背景喷绘画面（_日、_日）无线麦若干、背景音乐、_展架

　　（五）会后合影：

时间：

在会议结束前，告知大家不要急于离场，按序下楼，在指定地点合影留念。

　　地点：

凯宾斯基酒店外的阶梯上（阶梯取代椅子）

　　可以给领导安排座椅，座椅上有贴领导的名字，可以对号入座。

　　第二板块晚宴

（一）晚宴时间：

20__年_月_日晚（具体时间待定）

（二）晚宴地点：

餐厅待定

　　（三）晚宴方式：

围桌形式或者自助餐形式

　　（四）晚宴布置：

室外：

空飘（8个）（空飘内容：

）、悬挂彩旗、灯笼若干、大型喷绘展板（酒店外及圆形大厅内）。

　　室内：

舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。

　　餐桌布置：

餐桌桌花、台签（晚宴安排内容介绍）

　　第三板块会议接待

（一）工作内容

　　1、会议流程策划;

　　2、编撰、印刷会议接待手册;

　　3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务;

　　4、会议前期报名的接待、物品分发等;

　　6、协助酒店住宿、餐食服务等工作;

　　7、提供会议期间车辆的调配、服务工作;

　　8、提供机（车）票的订购服务工作;

　　9、提供专业接待人员服务工作;

　　10、根据需要，提供其他公务活动服务工作;

　　11、提供物流、土特产品代购等其他服务工作;

（二）组织机构及职责

　　1、综合协调组工作职责：

（1）负责总体接待方案的制定等文件编制工作;

（2）负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作;

　　（3）负责与组委会内部的全面对接工作;

　　（4）负责落实省市、组委会领导的接机（车）安排;

　　（5）负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作;

　　（6）负责接待服务手册的编制工作;2、接待服务组

　　工作职责：

（1）负责嘉宾的接机工作，配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机。

（2）负责对外具体联系落实与会代表的初步行程、人数、往返时间、与会具体意向;

　　（3）负责为与会代表提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、物流等其他会议服务;

　　（4）根据嘉宾的实际情况，具体提供接送机、车站安排;酒店房间安排;参加会议活动的详尽日程安排;嘉宾的其他公务活动和三餐的具体安排;会议期间车辆的调配、机（车）票的订购;接待服务人员的组织领导;

　　（5）负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。

（在接到嘉宾后，将事先准备好的房间钥匙登记名称后，交给入住嘉宾，并送嘉宾进入房间，房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等）

　　（6）负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制工作;

　　3、服务保障组

　　工作职责：

（1）负责接待服务组的有关活动安排，如：

会议现场拍照、会前投影仪调试、检查对方资料（PPT）是否统一拷贝、播放是否正常、速记安排、会议位置安排。

（2）负责本组工作人员的一切后勤保障工作。

　　第四板块会后考察

　　一、会后考察：

　　1、如果会议结束后，该会组委会有安排会议考察，请提前确认人数和线路。

我们会将出发时间、乘车地点及线路安排发放到每位嘉宾手里。

　　2、如果会后考察属于自愿报名，酒店大厅将设有会后考察线路报名咨询点。

（费用自理）

　　二、当地游览服务（20人或以上/车）（淡季报价）

　　1、东线一日游：

兵马俑，华清池，城墙，午餐价格：

298/人;2、西线一日游：

乾陵，永泰，法门寺文化景区午餐价格：

380/人;3、市内一日游：

城墙，碑林，大雁塔，午餐价格：

210/人;以上报价包含门票、车费、导游服务费及30元标准中餐一次4、东线二日游：

兵马俑，华清池，华山，3正1早，华山3住宿，缆车上下价格：

780/人5、北线二日游：

黄帝陵，壶口瀑布，延安宝塔山，纪念馆，枣园，杨家岭，3正1早，延安三宾馆住宿价格：

958人

　　以上报价包含门票、车费、导游服务费及三酒店住宿一晚30元标准正餐三次，20元标准早餐一次。

　　二、其他服务：

　　如果您还有其他服务需要帮忙，我们将为您提供更好的服务。

1、专业礼仪接待：

按照规格提供专业礼仪或者大唐礼宾卫队员。

2、可提供代订餐饮3、订票服务：

将提前收集各位参会嘉宾的返程信息，做以记录后，将机票定好后，通知各位订票嘉宾，告知可持身份证直接随送机人员前往机场。

接送机收费标准。

　　备注：

会根据客户航班到达时间进行统筹接机安排

　　会议接待方案5

　　省文明城市测评组”接待方案草案

　　由省委宣传部文明办及建设、工商等方面的专家、领导一行12人于2012年8月30日下午5：

30分左右到达，9月1日下午3：

40分离店，在酒店日程安排如下：

　　1、就餐：

　　8.30晚餐主桌：

百合厅1+3桌，工作人员：

多功能厅

　　8.31早餐自助餐：

领导在樱花阁，工作人员在万福阁

　　8.31午餐自助餐，地点：

万福阁

　　8.31晚餐同8.30晚餐

　　9.1早餐同8.31早餐

　　9.1午餐同8.30晚餐

　　说明：

百合厅主桌18人，安排4名服务员，准备席位卡，鲜花;副桌3桌，10人，各安排2名服务员;还需准备：

欢迎标语、台前的鲜花盆景、立式话筒。

以上由陈小燕负责，各相关部门配合。

　　2、住宿

　　a.豪华套间a501、b5012间

　　b.标准套间b418、b518、b5213间

　　c.单人间b403、b412、b416、b417、b419、b423、b503、b512、b519、b52310间

　　d.标准间a505、a506、a507、a508、a509、a510、a515、a416、a419、a420、a42111间

　　e.县领导午休房：

8.31日15间，9月1日15间

　　说明：

每天早晨7:

15分叫醒，9月1日县领导午休房2:

40分叫醒;房间里准备水果、点心、雀巢袋装咖啡、鲜花。

以上由缪艳、吴颖具体负责，各相关部门配合。

　　3、会议

　　长江厅：

汇报会约1小时，8月31日8：

30开始，安排80人左右的回字型，准备席位卡、茶水、香巾、音响、话筒。

　　5f贵宾厅：

省检查团工作室

　　6f会议室：

工作人员及驾驶员休息室

　　2f会议室：

创建办档案室

　　玫瑰厅：

来信来访接待室

　　以上由吴颖、沈松华具体负责，各相关部门配合。

　　4、备用活动

　　ktv：

芙蓉厅、百合厅，准备：

茶水、水果、小吃、鲜花。

由沈松华负责，各相关部门配合。

　　游泳馆：

邱洪飞负责。

　　棋牌室：

安排四间棋牌室，准备：

水果、茶水、点心。

由吴颖负责，各相关部门配合。

　　足疗：

常红林负责。

　　夜宵：

中厨房负责安排，何志刚负责，汤荣配合。

　　一、本次活动领导小组名单

　　组长：

张晓华总经理

　　副组长：

申爱明副总、何志刚副总、行政总厨

　　成员：

张小琴营销部经理

　　缪艳前厅部经理

　　吴颖客房部经理

　　陈小燕餐饮部经理

　　汤荣厨师长

　　朱建红质培部经理

　　沈松华保安部、康乐部经理

　　魏竹君财务部经理

　　陈善伟工程部经理

　　倪蓓蕾采供部经理

　　邱洪飞游泳馆经理

　　常红林桑拿部经理

　　丁昀昀行政办主管

　　二、车辆停放及安全

　　1、责任部门：

保安部

　　2、负责人：

沈松华

　　3、保安：

　　4、

　　要求：

a.从8月29-30日起，注意门前车辆的管理，确保8月30下午-9月1日下午省测评组领导车辆的有序排放;b.配合县公安部门做好安全保卫工作。

　　三、迎宾及入住

　　1、责任部门：

前厅部、行政办

　　2、责任人：

缪艳、丁昀昀

　　3、门僮二名：

　　4、礼仪小姐八名：

　　5、

　　要求：

a.门僮必须配戴白手套;欢迎语欢迎光临__国际大酒店;确保客人安全下车，及时将客人行李放置行李车送至房间。

b.礼仪小姐面带微笑，欢迎词欢迎光临，绶带内容：

“__欢迎您”c.总台人员提前做好房卡、入袋。

d.总机人员负责叫醒服务;

　　e.商务中心配合创建办领导准备好每天就餐的席位卡及8月31日上午8.30分长江厅的席位卡。

　　四、房间安排

　　1、责任部门：

客房部

　　2、责任人：

吴颖

　　3、服务员：

　　4、

　　要求：

a.配合工程部确保本次接待的所有用房设施、设备完好;b.检查所有用品是否齐全;c.客人进店后，在4f、5f电梯口安排专人，负责将客人引进房间;d.配合采供部保证房间的水果等到位;e.提前做好房内及过道的灭蚊、灭苍蝇工作;f.对本次接待的所有用房提前做好通风工作，确保房内无异味;g.配合采供部及时补充所有用房的小食品。

　　五、会议室安排

　　1、责任部门：

客房部、康乐部

　　2、责任人：

吴颖、沈松华

　　3、二楼会议室服务员：

　　四楼长江厅服务员：

　　五楼贵宾厅服务员：

　　六楼会议室服务员：

　　二楼玫瑰厅服务员：

　　4、

　　要求：

a.配合工程部确保本次接待的所有会议室设施、设备完好;b.拆除二楼会议室四周的椅子，在会议室三面放置条桌，铺蓝色台布，空余一边放5张椅子;c.做好各会议室的卫生清扫工作;d.按照接待方案安排，定人定岗。

　　六、餐饮安排

　　1、责任部门：

餐饮部、中厨房

　　2、责任人：

陈小燕、何志刚

　　3、服务员：

　　4、要求：

a.

　　配合工程部确保本次接待餐厅设施、设备完好;b.检查所有餐具是否齐全;c.检查餐厅的卫生情况尤其做好灭苍蝇;d.及时与营销部沟通餐厅其他用品的落实情况。

鲜花、音响、话筒、席位卡等e.根据接待方案落实好每天餐厅的服务人员，做到定人定岗。

　　七、检查监督

　　1、责任部门：

质培部

　　2、责任人：

朱建红

　　3、要求：

在所有接待活动开始前，按照接待方案的要求，检查各部门的落实情况，并及时与营销部沟通、落实。

　　八、接待安排

　　1、责任部门：

营销部

　　2、责任人：

张小琴、刘晓东

　　3、要求：

检查各部门的落实情况，与各职能部门及时沟通并上报领导小组。

　　九、结算

　　1、责任部门：

财务部

　　2、责任人：

魏竹君

　　3、

　　要求：

a.前台各收银点必须熟记贵宾的人数、姓名、身份、在店时间、活动过程等。

b.热情礼貌、准确、有效答复贵宾提出的问题。

c.每日整理贵宾账单，贵宾离店前1小时，将所有账单准备完毕，备用。

　　十、几点说明

　　1、各级管理人员逐级检查下级准备工作完成情况，逐条落实。

　　2、召集本部门会议，制定部门接待计划，责任落实到人。

　　3、凡一线工作人员熟记“应知应会”，并注意使用普通话。