无纸化会议系统方案设计.docx

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无纸化会议系统方案设计

无纸化会议系统建设方案

广州XXX软件科技有限公司技术方案

2015年5月23日

4.2无纸化会议交互系统客户端软件功能

4.3.1角色设置

4.4.1会议签到

4.5.1强制签出

5.1保障全面护航

1.项目背景

随着公司业务的不断发展，公司内外召开的会议越来越频繁，会议材料的印制装订阻碍了效率的提高，会议材料的回收由于保密需要往往不能重复利用，造成了较大的资源浪费，同时也给保密工作造成了很大压力。

近年来，社会科技水平的快速提高，新型无纸化会议系统现已成为企业绿色发展的迫切需要。

2.需求分析

通过强大的信息化和组网能力，无纸化会议行业技术里领先企业-广州XXX，打造无纸化会议系统，实现“四不”保障，提升效率，杜绝浪费。

2.1耗材不再浪费

每次会议用纸量不在少数，加上油墨使用、打印机等机器折旧，且会议用纸因保密等因素，会后基本无法再利用，耗材使用、浪费严重。

无纸化会议系统从源头控制纸张、耗材的使用，真正实现绿色、节能、环保。

2.2保密问题不再困扰

文件清退、销毁等环节难免，会议上下发的保密文件资料，在会议结束后没有及时回收，使得纸质文件成为泄密的最大通道。

无纸化会议系统让文件的发放、回收简单化，安全性、保密性大大提升。

2.3效率低下不再头疼

每次会议，特别是大型会议，往往需要大量人力用于材料的准备、打印、装订、分发、回收、销毁，时间都浪费在繁琐而又“不可或缺”的杂事上。

每有投票，更是要花费大把的时间用于选票的制作、发放、回收、统计，效率极其低下。

无纸化会议系统解放了大量的人力，解决了人员效率低下的问题，能够快速的完成会议材料的分发和回收，快速完成投票并统计出投票结果，将时间节省出来更多用于会议的保障，也确保了会议的品质。

2.4人员不再浪费

无纸化会议系统不单解决了效率低下问题，同时也能避免会议会前、会中、会后等各环节大量人力的投入，让会议更简单。

3.解决方案

3.1无纸化会议交互系统功能描述

功能名称

功能描述

会中

会议签到

选择参会人员，支持密码签到

会议信息

显示参会人员签到状态、会议详情、会议议题

会议文档

文件即时更新，显示有权限阅读会议议题和文件，支持ppt、doc、xls、docx、pptx、pdf、png、jpg、txt格式。

支持文件阅读权限设置。

其它文件

支持视频，音频，CAD等文件分发，并支持第三方软件打开使用

会议通知

即时广播多条会议通知

呼叫服务

叫服务内容即时发送给专门的手机端或者PC端的服务人员

会议秘书

支持同步授权“允许/拒绝”和“辅助与会者推送同步”；强制同步、投票流程管理（开始、暂停、结束，发布结果），强制与会者签出，处理呼叫服务，控制其它文件同步

文件批注

支持圈批文件、多人批注、选择画笔颜色、大小，批注文件自动保存

同屏方式

阅读或批注过程中，可支持向秘书申请同屏，采用DTQ技术触屏跟踪轨迹技术和触屏轨迹仿真技术实现同屏，同屏时每台客户端上下行总流量低于1K/秒。

投票表决

单选、多选、实名投票、不记名投票；赞成、发对、弃权

会前会后

首页编辑

编辑后台欢迎界面LOGO，系统名称，版权信息

座位设置

设置设备、座位号、手动拖拉排序

角色设置

创建会议管理员、会议秘书、与会者，创建自定义用户组，人事管理

考勤设置

实时查看、下载全体参会者签到表

会议设置

创建会议入会议相关信息

文件管理

文件上传自动转换，批量上传会议文件、设置阅读权限

投票管理

新建投票项目，设置实名、不记名投票，单选或多选，计分统计

会议类型

设置是否保密会议，正常会议自动归档，保密会议自动清空。

管理页面

管理员设置管理页面功能权限

会议签出

会议秘书控制所有参会人员强制签出

资料下载

下载会议材料、批注材料

会议归档

会议结束后自动归档，可按会议时间日期、会议名称搜索历史会议

管理后台

预设多会议，即时开始、暂停、结束会议

3.2系统部署

无纸化会议室的搭建一般采用如下的软硬件部署：

1、安卓平板电脑数台：

根据实际参会人数，部署对应数量的平板电脑，供参会人员使用。

2、会议控制PC机一台：

会议管理员使用，实现对会议的集中控制与管理。

3、无纸化会议交互系统软件一套。

4、无纸会议交互控制处理器：

承载数据的转发，同步信号的处理，利用XXX触屏轨迹跟踪和触屏轨迹仿真技术。

5、企业无线路由器：

用于会议室无线网络的覆盖。

3.3设计原则

系统总体设计从节约用纸、经济环保及客户切身利益和期望出发，遵循先进、易用、灵活、可扩展及安全等原则，最大限度满足客户使用需求、保护客户投资。

（一）终端配置。

为了确保满足与会人员参会要求，建议配备一定数量的统一规格和型号的平板设备。

（二）版本。

根据系统安全性、易用性、更新便利性考虑选用Android4.2以上操作系统，微软其中一种作为服务系统。

（三）扩展。

系统要预留充足的可扩展性，为将来增加更多的功能与模块预留足够的接口。

（四）安全。

会议设备日常由总经理办公室集中保管，个人凭账号密码登录，用户在遗失终端后，立即通知管理员，管理员可以直接关停该账号，防止信息泄露。

用户如果忘记密码，可以通知管理员，经确认本人无误后对用户账号重新修改密码。

（五）网络。

在本部会议室部署无线网络，确保在会议室内终端设备能够稳定、高速、有效的连接系统使用，同时要确保网络连接和访问的安全性。

3.4无纸化会议交互系统的后台管理

※会前准备

●首页编辑：

编辑后台欢迎界面。

●座位设置：

设置设备、座位号、手动拖拉排序。

●角色设置：

创建会议管理员、会议秘书、与会者，创建自定义用户组，人事管理。

●考勤设置：

实时查看、下载全体参会者签到表。

●会议设置：

创建会议入会议相关信息。

●文件管理：

文件上传自动转换，批量上传会议文件、设置阅读权限。

●投票表决管理：

新建投票项目，设置实名、不记名投票，单选或多选，计分统计。

●会议类型：

设置是否保密会议，正常会议自动归档，保密会议自动清空。

●管理页面：

管理员设置管理页面功能权限。

※会后功能：

●会议签出：

会议秘书控制所有参会人员强制签出。

●资料下载：

下载会议材料、批注材料。

●会议检索：

按会议时间日期、会议名称搜索历史会议。

●管理后台：

预设多会议，即时开始、暂停、结束会议。

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

4.无纸化会议交互系统产品介绍

4.1无纸化会议交互系统硬件可选方案

4.1.1平板电脑无纸化会议交互系统（自选）

支持Android4.2以上操作系统，或WIN7，WIN8操作系统

案例效果：

4.1.2超薄升降器无纸化会议终端

产品类型：

15.6寸1080P高清LED宽屛+台湾原产投射式电容屏

面板尺寸：

550×95×5mm

机箱尺寸：

520×85×655mm

投射式电容触摸屏材质：

G+G两层钢化玻璃，表面硬度为莫式7级以上，感应力度小于10g力，透光度>90%

触摸点数：

十点

运行系统：

安卓系统，主板CPU4核,CortexA9,1.6G;RAM1GB,内存8GB

显示屏厚度：

15mm

显示屏结构：

前后钢化玻璃+铝边框

电机功率：

18W220V50/60Hz

接口设置：

VGA/HDMI输入

开门方式：

下翻门

俯仰角度：

仰角12度

控制方式：

手动、遥控、485集控

中控控制接口：

RS485输入输出

4.1.3电容触摸翻转无纸化会议终端

产品类型：

含显示屏一体化翻转器，主板CPU4核,CortexA9,1.6G;RAM1GB,内存8GB

屏幕尺寸：

15.6英寸

屏幕分辨率：

1920×1080（16:

9）

背光类型：

LED

显示屏厚度：

15mm

投射式电容触摸屏材质：

G+G两层钢化玻璃，表面硬度为莫式7级以上

触摸点数：

十点

触摸反应时间：

5ms

感应力度/透光度：

感应力小于10g，透光度>90%

显示屏结构：

前钢化玻璃+铝外框

翻转角度：

0-130度

电机功率：

18W220V50/60Hz

整机功率：

≤40W

接口设置：

电源220ACVGA输入RS485输入输出

控制方式：

手动、遥控、485集控

面板尺寸：

505×356×7mm

4.1.4经济型一体机升降无纸化会议终端

安卓一体机技术参数：

CPU4核,CortexA9,1.6G;RAM1GB,内存8GB，Android4.4；10点电容式触摸；15.6"全高清LCD屏；1920*1080,全高清；屏幕16：

9；配WIFI,RJ45口

升降器参数：

适用于15寸/17寸/19寸显示器，可定做各种不同型号的显示器。

自主研发制造的电路板，芯片自由选择，能满足不同需求；

采用新款电机，负载更大，寿命比同类电机长三倍以上；

采用带LED灯的触摸式控制面板，款式新颖，控制更灵敏，更有质感；

双齿条齿轮爬升系统，升降自如，稳定性强，抗震性好，无噪音；

根据人机工程学原理，增加了显示器自动调节角度功能，增加防夹手功能，性能更安全。

具有自动开合装饰板和丰富的接口端子，可单机遥控或通过中央控制器实现多台集合控制，

支持RS232，RS485，亦可设置主机控制；

采用上等材料，国际标准的铝合金拉丝，可选择橡胶漆喷染,款式多样

4.1.5桌牌无纸化会议终端

8英寸高清显示LCD电容触摸屏，分辨率1080*768，双核心，主频1.5GHz,系统内存1GB,存储容量16GB，聚合物锂电池，4400毫安，支持WIFI通信。

外侧显示屏可替代传统会议铜质、及LED铭牌功能，背景颜色、字体颜色大小等可自定义编辑，支持参会者的人名、职称、徽标、标题、单位名称、和LOGO等图片显示，绿色环保。

内侧支架可以外配不同品牌平板电脑，支持无纸化会议系统功能。

2

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4

1

4.1.6双面电子桌牌

终端采用双面7寸高分辨率（1024*600dpi）LCD液晶屏。

外观设计高雅。

UI界面极简至尚，人性化直观操作。

电容式触摸屏，支持多点触控，让无纸化会议及各项操作更便捷高效。

基于千兆会议媒体流技术设计，所有音、视频、控制信号通过一条Cat.6千兆网线传输。

支持无线WIFI接入方式。

终端集成了丰富的会议系统功能。

系统可实现会议视频签到、会议资料查看、投票表决、会议通知、会议计时、呼叫服务等会议功能和服务。

可订制化的会议功能模块（会议功能可按客户要求订制）。

全铝外壳，一次成型，倒角高光处理,无缝隙，稳重、美观。

外壳及操作界面颜色可根据用户需求订制。

三种供电方式：

POE供电、内置锂电池供电、电源适配器供电。

4.1.7无纸化会议交互控制处理器

19英寸1U标准工业无纸会议交互控制处理器，可上标准机架，

嵌入式CPU处理器，4路USB接口，标准2个RS232控制接口，数字I/O口4in+4out，会议交互VGA视频同步接口

板载2个PCI-EGbE（LANLink/ActiveLED）PCI-E硬千兆网卡

具备支持DTQ系统上电自启动功能，内置WINDOWSSERVER2008操作系统，自动启动维护PHP数据库，自动监测客户终端连接状态，安全涉密性强

投影大屏同步自动运行程序，支持外接中控系统管理。

系统来电自启功能，支持特殊130V低电压启动并稳定运行。

静电防护：

硬件电路设计防护2000V以上雷击和静电冲击。

一台处理器最多支持128客户端软件同时在线运行，支持有线\无线传输。

支持远程/局域网内http浏览器访问，会议管理员账号管理，会议秘书设置，新建会议，启