办公室管理制度全集.docx
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办公室管理制度全集
文件管理制度
（QG/TCJS10-01-2006）
1总则
1.1为使文件管理工作制度化、规化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据公文的有关规定，结合我公司实际，特制定本制度。
1.2文件管理容：
上级党政机关、上级行业主管部门来文；同级单位来文；本单位上报下发的各种文件、资料。
1.3本单位的各类文件（党委和行政）统一由办公室归口管理。
2收文的管理
2.1公文的签收
2.1.1签收文件时，要检查收文单位或收件人无误后再进行签收。
2.1.2签收文件时，要对文件的份数、标题等容逐份清查核对，如发现其中一项不对口，应及时报告主管领导。
2.1.3签收文件应签写并注明时间。
2.2文件的登记编号：
对收到的文件，要分类逐件在收文登记薄上详细登记。
登记项目一般包括：
收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号、文件标题。
参加各种会议带回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交办公室保管，个人不得存放。
2.3文件的阅批与分转
2.3.1凡正式文件应附上“文件处理传阅单”，由办公室主任根据文件容和性质阅签后，由文书分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
2.3.2为加速文件运转，文书就在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。
2.4文件的传阅：
2.4.1传阅文件应严格遵守传阅围和详细规定，不得将有密级的文件带回家里阅读或随身携带到公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
2.4.2阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交给文书，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责，如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
2.4.3文件阅完后，应交给文书，切忌横传。
3发文的管理
3.1办公室负责文件的上报下发，各基层单位和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3.2发文的围：
凡是以公司党政名义上报、下发的各种文件均属发文围。
3.3发文的程序：
3.3.1各职能部门需要发文，应事先向办公室提出申请。
3.3.2办公室同意发文后，由职能部门草拟文稿。
文搞拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。
3.3.3部门负责人核稿并签字。
3.3.4办公室文书对文稿容、格式进行把关，确定分发或报送份数，办公室主任进行审核。
3.3.5文书将文稿送公司领导签发。
3.3.6经领导批准签发后的文稿交由文书统一编号送打字室打印。
3.3.7文件打印清样，应由核稿人校对，校对人员应在发文稿上签名。
3.3.8文件打完后，由文书向领导请示是否需要在公司公布，如果需要，则上传文件。
4文件的借阅和清退
4.1文件的借阅
4.1.1需要留用的文件，需要向办公室办理借阅手续，明确责任人借阅时间和归还时间。
4.1.2借阅人必须做好工作，不得翻印和复印，不能转借他人，绝密文件在指定地点阅读。
4.2文件的清退
4.2.1文书应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。
如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
4.2.2清退时要加盖清退戳记，保存好《文件清退单》。
5文件的立卷归档
5.1文件归档工作依照《档案法》和铜城工程建设有限公司档案管理制度及时整理（立卷）、归档。
5.2联合办理的文件，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件和其他形式的文件副本。
5.3存档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
5.4要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则，重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
6文件的销毁
对已不具备归档和存查价值的文件应填写《档案销毁清单》，经办公室主任审核批准后，可以销毁。
销毁秘密文件应到指定场所，由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。
下发至各基层单位、部室的无密级文件由其自行销毁，并向办公室上报销毁清单。
对于违反文件管理制度并造成影响和损失的人员，视情节轻重，给予行政处罚和经济处罚，由办公室拿出具体处理意见，经领导批示后进行处罚。
7解释权归办公室。
印信、文印管理规定
（QG/TCJS10-02-2006）
一、印信管理规定
1印章的种类
1.1印鉴：
行政、党委、董事会的公司印章和业务专用的公司印章。
1.2公司高级职员名章：
刻有公司高级职员的印章。
1.3部门章：
刻有公司部门名称的印章。
1.4基层单位章：
刻有公司下属基层单位名称的印章。
2各类印鉴保管原则：
各类印鉴的刻立由总经理核准后由办公室制发并在印信保管登记薄上登记，制作印模，由相关部门或人员负责保管。
行政、党委、董事会的公司印章、公司高级职员名章、合同专用章、办公室印章由办公室文书保管和使用。
基他部门印章、各分公司章由其负责人指定专人保管，部门、分公司负责人为第一责任人。
印章如发生丢失、损毁或被盗情况，除迅速上报领导外,还应向当地公安机关和备案机关登记，并声明作废。
3印鉴使用规则
3.1公司部的管理及其它文件需盖章时，由总经理审批后方可加盖；部一般行政事务使用印鉴，由办公室主任审核。
3.2公司一般性对外文件，须经总经理（或办公室主任）审批后方可加盖印鉴。
3.3公司对外承诺书、委托书、经济合同及法律文书按规定权限审批后方可加盖印鉴。
3.4严格执行用印制度，建立用印登记薄，重要事项用印必须有详细记录，注明用印日期、事由、审批人。
3.5办理用印事宜应在工作时间之，特殊情况除外。
3.6如因业务需要，印章需带出公司，则必须办理印章借用手续，经总经理审批后方可带出。
承办人对借出的印章负保管责任，不得转借，否则将负法律责任。
4对介绍信、证明信的管理。
需要公司党委、行政出具介绍信、证明信的，必须由二级单位和机关部室同意，并持基层单位介绍信、证明信到公司办公室换取介绍信、证明信。
开具的介绍信容要明确具体，信文与存根要一致，经检查核对无误后用印。
5若未按本规定办理，对相关责任人处以50元—500元的罚款，若造成损失，则酌情予以处罚；情节严重者将移交司法机关处理。
二、文印管理规定
6打印
6.1以公司党委、行政名义发文、上报下发的文字资料、材料等一律送办公室主任审核同意，由主管领导或分管领导签发，交办公室打印。
6.2凡上报或下发的文件（材料），一律用钢笔或水性笔抄写文件稿，字迹清晰，书面整洁，由办公室负责文字把关、打印。
6.3打字员要按照先急后缓的原则安排打印顺序。
对办公室主任签有时间限制的，要保证按时完成。
6.4公文核对由拟稿人或指定专人负责，一般实行两校制，核对人完成两校后，在清样上签署、日期。
6.5文件校对稿由打字员保存，文件印制完成，确认无误后，再进行处理。
7油印
7.1油印的围：
凡上报或下发的文件（材料）单复印超过20份原则上油印。
7.2油印时，要选择好的油墨，纸要用统一规格的纸，印刷时要注意版面清晰，要爱惜油印机，定期对油印机进行保养，使油印机保持在最佳状态，
8复印
8.1复印的围
为了提高复印机的使用效率和使用寿命，复印机仅限于机关各部室复印文件、材料，原则上各基层单位不予复印。
8.2各部室复印文件材料必须填写《复印文件申请单》，经办公室主任审批后予以复印。
8.3不得使用复印机复印非公事材料，复印绝密文件需经公司领导批准。
8.4复印专管人员每月依据使用单位填写复印文件申请单统计计算各单位复印费用，向办公室主任报告后，送计划经营部进各单位成本。
8.5复印专管人员必须正确操作机器，做好日常维护保养工作。
机器出现故障要及时与维修人员联系排除故障。
复印时，能用小纸的不用大纸，能双面复印尽量双面复印。
9文印室作为公司机房重地，闲人免进。
为加强设备管理，非本室工作人员，未经办公室主任同意，严禁操作文印设备。
严禁任何人利用办公用微机打游戏。
禁止无关人员随便进入文印室。
严禁在文印室吸烟。
10解释权归综合办公室。
会议、接待、卫生管理办法
（QG/TCJS10-03-2006）
一、会议管理办法
1会议的种类
根据公司实际，公司主要分为党委会议、党政工联席会议、总经理办公会议、各类专题专门会议（包括：
股东会、董事会、监事会、职代会）四种。
2会议程序
2.1对定期的常规会议（如党委会议、党政工联席会议、总经理办公会议等），会议准备比较简单，只需在会前明确这次会议主题即可。
2.2各类专门专题会议的准备
2.2.1会议议题的确立。
2.2.1.1由主管领导人确定（如专业、专题会议）
2.2.1.2按法定程序确定主题（如职代会、股东会、董事会、监事会）。
2.2.1.3由领导集体讨论决定（如涉及公司重大生产经营决策、组织机构设置、人员变动、部规章制度等）。
2.2.2确定会议时间、地点及与会人员
由办公室具体负责，要保证全面周到，无错漏、围恰当。
通知前必须经领导审批。
2.3会议通知。
一般是通知，重大会议需书面通知的，一定对被通知者是否收到通知和能否如期参加会议进行落实。
文书通知会议时，必须通知到与会部门、各分公司领导，并记录受话人、受话时间。
2.4会议召开前准备好会议场所、会议文件或资料。
且承办人会前须准备《签到薄》，以确保及时了解人员出席情况。
2.5会议记录
在会议进行中要做好记录。
必要时可录音、录像，妥善保存记录材料。
二、接待管理办法
3接待事务分类
Ａ类：
贵宾接待。
指公司领导重要客人、公司重要客户或地方政府部门的接待。
Ｂ类：
普通接待。
一般来客的接待或与公司有相关业务的接待。
C类：
部接待。
指企业部员工反映问题、询问和办理某些事务的接待。
4对接待工作的要求
4.1接待方式
4.1.1贵宾接待:
秘书迎接来客于接待室入座，公司领导陪客接待，秘书安排好来客的食宿和娱乐活动。
4.1.2普通接待：
归口业务部门主办人员负责接待并服务，如须就餐，由部门领导或指派人员陪同。
4.1.3部接待：
接待人员应对上访提出的要求或汇报的容做好记录，能办理的给予办理，属其它部门办理的，给联系到其他部门办理。
对办理事件不在职权围的，请示领导后，按领导的意思办理，若来人需见领导的，问清身份和情况后，请示领导，若领导不在或公事不能脱身的，另约时间见面。
4.2接待礼仪要点
接待人员严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生。
接待过程中如有来客提出办理限制事宜，须婉言解释。
4.3接待用品准备
由秘书办理采购通用备品。
通用备品包括烟及配套用品、水及水具、便笺及笔等。
三、环境卫生管理办法
5本办法所指环境区域为公司总部办公场所，各基层单位所在地办公场所以及由其负责的其他区域。
6公司总部大院、办公楼过道、楼梯、扶手、墙裙、厕所、会议室（不包括各部室自用的）以及领导办公室的环境卫生均由保洁员负责保洁，机关各办公室卫生由各部室负责保洁。
7各单位对其所负责的卫生区域要坚持一日一清扫，一月一大扫除，垃圾一周一清运，玻璃二月擦拭一次。
要保持办公室窗明地净、办公场所干净无脏物。
8各部室自用的会议室无论用否，要坚持每天保洁一次，室外放置的盆花必须定期浇水、施肥。
9公共厕所卫生由保洁员负责打扫，做到一日一清扫，保持无臭味，春夏两季打药灭虫。
要保持下水畅通无溢流，陶挖下水污泥必须随时清运干净。
10若违反本办法第7、8、9条者，扣罚第一责任人和具体负责保洁员各50元至200元；机关办公楼卫生打扫过后，如发现哪个办公室门前或室有污水、烟头、果皮、纸屑等，按照一滩污水、一个烟头、一个果皮、一个纸屑、一口痰每项以20元为标准扣罚该办公室人员。
11办公室根据卫生点制作办公楼卫生区域考核表，每月负责汇总征求各领导、各部室对保洁员的考核意见，依据扣分情况扣罚保洁员工资。
12本办法解释权归综合办公室。
办公用品、办公设备管理规定
（QG/TCJS10-04-2006）
一、办公用品管理规定
1办公用品的分类
1.1个人使用类：
指纯粹由个人使用、保管的用品。
如：
笔、笔记本、刀片等。
1.2业务使用类：
指单位共同使用、保管的用品。
如计算机耗材、文印纸等。
2办公用品管理程序
2.1个人使用类：
限各部门人员使用。
由各部门执行公司下发的费用核定指标，自行采购，超额部分一律不核销。
2.2业务使用类：
各部门提出“办公用品申请单”交主管领导审批，审批后交办公室，由办公室呈总经理批准后采购。
对耐用文具、办公用品原则上只配发一次；拖布二年领一次，一个办公室配一把。
生产经营所用的各种表格，由办公室负责统一印制或委外印制。
3费用结算办法
3.1原则上各分公司需要文印、复印的各类文件、资料，到公司外文印、复印，如有特殊情况经办公室主任审批后也可在办公室文印、复印，费用每月由办公室负责统计计算送财务冲其往来由或直接以现金支付。
3.2复印价格:
纸型
数
复印单价（元/）
备注
现金
记帐
A4
10以上
0.25
0.40
10以下
0.30
0.50
A3
10以上
0.50
0.70
10以下
0.60
0.80
B5
10以上
0.20
0.30
10以下
0.25
0.40
B4
10以上
0.40
0.60
10以下
0.50
0.70
16开
10以上
0.20
0.40
10以下
0.30
0.50
3.3文印价格（20以上）：
16开纸：
现金0.10元/记帐0.15元/
8开纸:
现金0.30元/记帐0.40元/
4办公用品的领用必须与实际需用量相符，不得超领、浪费或公物私用。
如违反上述规定，则按所领用办公用品实际价格的两位扣罚责任人，从当月工资中扣缴。
二、办公设备管理规定
5计算机使用管理规定
5.1计算机操作人员不得从事与本职工作无关的事项，不得使用计算机玩电子游戏。
5.2计算机操作人员不得私自更改计算机系统配置，随意破坏计算机的各种设备（包括主机及外设）。
5.3操作人员不得使用未经病毒检查的软盘和U盘。
5.4外单位人员未经许可，不得擅入机房动用机器设备。
5.5保持室的清洁，不允许在机房吸烟、吃东西、喝饮料、扔杂物。
5.6操作人员应定期对计算机进行检查，删除电子垃圾，确保计算机的正常运作。
5.7违反规定者，将视情节轻重给予一定的经济处罚。
6传真机使用管理规定
6.1服务对象：
公司领导及尚未置备类似通讯设备的下属公司、职能部门。
6.2服务容：
及时发送按规定签署的各类传真函件;为公司领导及时递送收文、收电；建立登记、签收制度立案备查。
6.3发电手续：
待发的各类传真件均由办公室主任审批，同意后方可发出。
6.4收费标准：
收电、发电为3元/。
7管理规定
7.1管理围：
各分公司及承包单位自行管理；机关各部室按核定费用自行管理，如需有长途业务请使用各部室分管领导，不再由公司办公室统一管理。
7.2使用程序：
各分公司、机关各部室需要移机、拆机、换号、销号、开通市话、外线、长途、来电显示等一切业务，必须报办公室批准；由办公室统一办理。
各分公司、机关各部室无权直接向电信服务厅办理上述一切手续。
7.3各分公司及承包单位，所发生的费用自行承担。
7.4各分公司及承包单位费用实行自行控制管理，各部室的费用按照核定费用执行，超额部分工资承担。
附：
机关费用使用定额表（不含月租费）
费用使用定额
序
号
使用单位
数量
定额
（元）
一
机关
10
640
1
总经理
1
8815810
40
2
党委书记
1
8815811
30
3
副总经理
1
8816994
90
4
副总经理
1
8816913
30
5
副总经理
1
8815620
40
9
综合办公室
1
8816925（综合劳资）
160
11
计划经营部
2
8816932（计划合同）
8815586（计划财务）
60
60
12
质量安全部
1
8816731
80
16
保卫
1
8816942
50
7.5机关费用使用情况实行一月一公布。
并由办公室下发公布并抄送财务部，对于超额的部室，承担超额费用，并从其当月工资中扣缴，交予计划经营部冲消机关管理费。
8、解释权归综合办公室。
制度
（QG/TCJS10-05-2006）
1总则
1.1为增强广大员工的观念，更好地贯彻执行国家法，特制定本制度。
1.2本公司的秘密是关系到公司的权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间只限一定围的人员知悉的事项。
1.3公司员工都有保守企业秘密的义务。
2围和密级确定
2.1公司秘密包括本制度第2条规定的下列秘密事项：
2.1.1公司重大决策中的秘密事项。
2.1.2公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。
2.1.3公司部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。
2.1.4公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。
2.1.5公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。
2.1.6公司员工人事档案、工资性、劳务性收入及资料。
2.1.7外来文件。
2.1.8其他经公司确定应当的事项。
一般性决定、决议、通告、行政管理资料等部文件不属于围。
2.2公司秘密的密级分为“绝密”、“”、“秘密”三级。
绝密是最重要的秘密，泄露会使国家和企业的权力和利益遭受特别严重的损害；是重要的秘密，泄露会使国家和企业权益和利益遭到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使国家和企业的权力和利益遭受损害。
2.3秘级的确定
2.3.1中央及上级部门下发文件要求的绝密、和秘密的文件。
2.3.2公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为级。
2.3.3公司人事档案、合同、协议、员工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。
2.4属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第2.2条的规定标明密级，并确定期限。
期限届满，自行解密。
3措施
3.1属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由办公室执行。
3.2对于密级的文件、资料和其它物品，必须采取以下措施：
3.2.1非经总经理或党委书记批准，不得复制和摘抄。
3.2.2收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施。
3.2.3在设备完善的保险装置中保存。
3.3具有属于公司秘密容的会议和其他活动，主办部门应采取下列措施：
3.3.1选择具备条件的会议场所；
3.3.2根据工作需要，限定参加会议人员的围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；
3.3.3依照规定管理会议文件；
3.3.4确定会议容是否传达及传达围。
3.4不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。
3.5公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告办公室；办公室接到报告，应立即作出处理。
4责任与处罚
4.1出现下列情况之一者，给予警告及罚款，罚金为50元以上500元以下不等，并从当月工资中扣交。
4.1.1泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；
4.1.2违反本制度第3.1条、第3.2条、第3.3条、第3.4条规定的秘密容的；
4.1.3已泄露公司秘密但采取补救措施的。
4.2出现下列情况之一者，予以辞退并酌情赔偿经济损失：
4.2.1故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；
4.2.2违反本制度规定，为他人窃取、剌探、收买或违章提供公司秘密的；
4.2.3利用职权强制他人违反规定的。
5附则
5.1本制度规定的泄露是指下列行为之一：
5.1.1使公司秘密被不应知悉者知悉的；
5.1.2使公司秘密超出了限定的接触围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。
5.1.3解释权归综合办公室。
档案管理制度
（QG/TCJS10-06-2006）
1为加强档案管理，确保档案安全、完好，提高利用率，制定本制度。
2归档围：
公司章程、公司规划、年度计划、统计资料、科学技术资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、工程予决算、竣工资料、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
3档案管理部门：
由综合办公室指定专人负责管理全公司的档案，各业务部门负责收集、整理本部门的档案，部门负责人为第一责任人，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全；各业务部门应归档的资料，必须于次年1月30日前到综合办公室办理归档手续；管理人员必须按照公司规定档案归档办法进行立券归档、清理、销毁；管理人员必须保证每周打扫档案室至少两次，定期查看档案、维护档案清洁，以防虫蛀腐朽、老鼠损坏。
经常注意保持室的温度和干湿度。
4档案的借阅与索取：
公司领导班子成员借阅非密级档案可通过档案管理人员借阅手续，直接提档；公司其他人员需借阅档案时，要经主管领导批准，并办理借阅手续；借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失、如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理、党委书记批准，方可摘录和复制。
5档案的销毁：
任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；若按规定需要销毁时，凡属密级档案或5至10年保存期档案须经总经理批准后方可销毁，一般部档案，须经办公室主任批准后方可销毁；经批准销毁的公司档案，管档人员要认真填写、编制销毁清单，有专人监督销毁。
6解释权归综合办公室。
公司机关车辆管理规定
（QG/TCJS10-07-2006）
1本办法所指车辆系指公司机关所使用的车辆。
2为加强车辆管理成立机关小车班，小车班归综合办公室管理。
综合办公室负责对司机考勤、考核并编制工资表。
3各部室（包括领导）市区公务用车不用派车单，私自用车必须凭派车单出车。
4各部室（包括领导）出市区办理公务用车，必须及时由用车方到办公室办理派车手续，小车班凭派车单方可出车，否则公司按私自出车处理，自行承担费用并追究相应责任。
5车辆运行费用实行定额包干制，不得超支。
6小车班负责车辆的日常维护、保养、维修、审验，协助机械化工程公司处理交通安全事故。
机械化工程公司负责有关证件和车辆保险及资料的管理和承办。
对司机进行安全教育。
7公司员工私事用车必须履行派车批准手续，车辆过路费、汽油费由员工个人承担。
如未经批准私自用车或将车辆私自交他人驾驶，公司对司机予以开除处理。
8在一般情况下司机原则上周六、周日不出车休息。
9有驾照的高层管理人员因公务需要在周六、周日和下班后，允许自驾车，但要对所驾车辆和其驾驶行为负责并承担相应责任。
10上班期间车辆一律停放在公司指定的地点，
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