办公室工作手册.docx

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办公室工作手册

办公室工作手册

QM/ZT—2011

C版/0次修订

批准人：

李晓平

发放编号：

受控文件

受控状态：

发布日期：

2011年03月08日实施日期：

2011年03月08日

办公室工作手册目录

一、岗位职责及任职要求

（一）办公室主任岗位职责及任职要求

（二）办事员岗位职责及任职要求

二、管理制度

（一）岗位设置制度

（二）岗位考核制度

（三）晋升和降级奖惩制度

（四）企业培训制度

（五）企业会议制度

（六）文书管理制度

（七）档案管理制度

（八）考勤管理制度

三、法律、法规

（一）适用法律、法规

四、记录

（一）办公室记录清单

一、岗位职责及任职要求

（一）办公室主任

1、岗位职责

a、负责办公室全面领导工作和企业行政方面工作，协助总经理完成公司各项行政工作任务；

b、负责人事、劳资管理和考核；

c、负责企业中层以下员工的培训；

d、负责公司的文档管理工作；

e、负责企业会议筹备、记录和纪要编写工作

f、负责ISO9001：

2000标准体系运行的文件，记录管理工作。

2、任职要求

a、具备大学本科以上学历；

b、从事中层干部领导工作三年以上的领导工作经验；

c、在领导岗位上作出业绩；

d、能胜任行政领导工作，具备较丰富的工作协调能力。

（二）办事员

1、岗位职责

a、负责文书、档案具体管理工作；

b、负责考勤管理工作；

c、负责企业培训工作具体操作；

d、负责企业会议筹备和记录工作；

e、负责企业各项行政事务工作具体执行。

2、任职要求

a、具备高中以上学历；

b、热爱本职工作，能胜任行政工作；

二、管理制度

（一）岗位设置制度

1、企业根据施工需要及管理要求设置岗位，岗位分：

管理岗位、生产岗位，实行以岗定员。

2、每个岗位设置的人员，必须达到岗位任职要求。

3、企业任何岗位都实行竞争上岗，特殊工种岗位竞争者，必须持国家专门机构核发的操作证，方可参与竞争。

4、竞争行政管理岗位，本人写出申请，由总经理考核、评定，合格者由办公室发给《上岗证》上岗，每18个月进行一次竞争。

5、竞争施工操作岗位，本写出申请，由安全生产科考核评批，合格者，由办公室发给《上岗证》上岗，每年进行一次竞争。

6、技术人员原则上不进行竞争上岗，直接由总经理根据本人所学专业、技术水平，安排相应技术岗位。

7、竞争上岗中由于技能水平方面上不了岗的，由企业根据当时实际情况及本人能力，安排适当岗位。

8、经安排本人不愿上岗或实在不干了的，允许在三个月内自己到企业外联系工作，三个月未找到接收单位，按与本企业解除劳动合同关系办理，三个月按事假处理。

9、触犯国家法律被追究刑事责任的员工，企业同其解除劳动合同。

（二）岗位考核制度

1、目的：

加强企业内部管理，提高经济效益。

2、范围：

企业所有部门员工劳动纪律、工作能力、管理水平、操作技能。

（包括质检人员）

3、考核标准：

管理人员、技术人员、操作人员（包括质检人员）

3.1管理人员

3.1.1管理岗位人员必须符合任职要求；

3.1.2对所辖人员行使管理、分配、监督、检查权；

3.1.3遵章守纪，起好表率作用，团结同志，搞好同其他部门的配合协调工作；

3.1.4按时、按质、按量组织完成企业下达的工作（施工）任务。

3.2技术人员

3.2.1技术岗位人员必须符合本岗位任职要求；

3.2.2加强业务学习，熟悉并掌握本岗位技术规范要求，把好技术关；

3.2.3注意收集信息，为企业提供适应的技术数据。

3.3操作人员

3.3.1操作岗位人员必须严格遵守公司规章制度，坚守自己的工作岗位，努力做好本职工作；

3.3.2加强业务学习，按时、按质、按量完成本岗位施工任务；

3.3.3积极参加安全知识培训，提高安全防护能力，确保安全文明生产；

3.3.4质检人员除遵循上述考核外，熟记并掌握产品质量要求，确保产品检验合格。

3.3.5对出现的质量事故，协助技术管理部门作好按规批的处理，并提出自已的改进意见。

（三）晋升和降级的奖惩制度

1、目的

激发员工爱岗敬业精神，鼓励员工加强学习的积极性，提高企业整体素质。

2、范围

企业所有岗位任职人员及机操作人员。

3、晋升奖励

3.1根据学历、工作能力、工作态度、完成任务情况、身体力行情况进行岗位晋升或经济奖励。

3.2管理（领导层）人员除遵循本职位任职要求，完成本职管理工作外，为企业的产品开发，加强内部管理提出书面报告（建议），通过实施行之有效并创造一定的经济效益的，经公司领导研究，给予职务晋升或经济奖励。

3.3管理（行政）人员，除按本岗位任职要求，完成本职工作，协助领导完成技术攻关项目，规范内部管理，事实证明确实具备一定的管理才能的，经公司领导研究给予职务晋升或经济奖励。

3.4生产操作人员，遵章守纪，保质、保量完成生产任务，无工伤事故及设备事故发生，并协助施工管理人员、质检人员搞好内部管理，为保证产品质量，保证安全文明生产取得较大经济效益的，经提名、工会调查确认，报经公司领导批准，给予晋级、调换岗位或经济奖励。

4、降级处惩

4.1根据工作表现，结合完成任务情况，视所产生的负面影响及造成的经济损失，给予调岗降级或经济处罚，直至解除劳动关系。

4.2管理（领导层）人员，长期完不成本职管理工作，并阻碍其他部门工作正常进行，给企业造成一定数额的经济损失，经领导层研究，给予免职、降级或适当经济处罚。

4.3管理（行政）人员，无故长期不完成本职工作，导致影响其他部门工作进展，给企业整体工作造成一定影响，经直接主管提名、工会核实后报经公司领导批准、经予解职由自己联系生产岗位，竞争上岗或保留原岗位给予适当金额经济处罚。

4.4生产操作人员无故旷工，长期不完成生产任务，无视管理制度，造成重大质量事故或重大经济损失或直接影响施工正常生产的，经调查核实，报领导层研究给予退岗，自己联系其他岗位竞争上岗直至解除劳动关系的处罚。

4.5质检人员无视质量意识，对不合格产品自行提高等级或该检产品未经检验入库，造成质量事故，严重损坏企业形象，经办公室负责人提名，总经理研究，给予退岗、罚款，直至解除劳动关系。

（四）企业培训制度

1、目的

规范岗位管理，严格上岗制度，提高全员整体素质。

2范围

企业所属各部门岗位人员的培训及上岗、转岗、复岗人员的培训。

3、培训制度

3.1全年员工培训课时、内容。

3.1.1企业副总经理级管理人员，除参加上级组织的外培外，每年必须参加企业内部组织的不少于4个课时的国家方针、政策、法律、法规学习，不少于4个课时的安全生产管理知识培训，不少于16个课时的企业管理、实施知识等专题业务知识培训。

3.1.2企业中层管理人员，每年必须参加企业内部组织的不小于1个课时的国家方针、政策、法律、法规学习，不少于4个课时的安全生产管理专题知识培训，不少于16个课时的企业现场管理、质量管理等专题业务知识培训。

3.1.3企业行政人员，每年必须参加企业内部组织的不少于4个课时的法律、法规、国际国内时事的政治学习，不少于4个课时安全专题知识培训，不少于16个课时的企业发展目标，岗位业务知识学习。

3.1.4项目部机械操作人员每年必须参加企业内部组织的不少于4个课时，企业规章制度，企业质量管理体系专题知识的培训，不少于4个课时的安全，文明生产专题知识培训；不少于16个课时法律、方针政策、企业近期发展概况、操作技能等知识培训。

3.2岗2岗前培训

3.2.1企业新招员工，上岗前必须由办公室代表企业进行“三级安全”培训，并由办公室负责人进行考核，合格后发给《上岗证》上岗。

3.2.2离岗1个月后复岗，工作调动、转岗的人员，上岗前必须由所属部门负责人进行培训，培训结束，办公室参加对其进行考核，合格由办公室发给《上岗证》上岗。

3.3特殊工种培训

3.3.1每年年初根据“企业特殊工种登记表”，审核特殊工种人员持证情况，联系到期持证人员的外培事项。

3.3.2联系企业ISO9000质量认证内审员的持证外培工作。

3.4记录

3.4.1受培训人员要作好笔记，并遵守培训作息时间规定。

3.4.2培训人员必须对每次培训内容进行整理，将授课内容及培训计划记入《培训记录》，并将受培训人员作业及考核情况登记归档。

3.4.3对岗位考试合格的受培训人员，由办公室组织有关人员进行岗前面试，测评受训人员的质量及安全意识以及对本岗位工作手册的掌握程度，并由接受面试人员在其记录上签字。

3.4.4面试合格的受培训人员，由办公室发给《上岗证》，并记入《员工培训履历表》及《上岗人员汇总表》。

3.4.5连续两次考核不合格者，予以辞退，签订劳动合同的解除劳动合同。

3.4.6相关部门将《培训记录》及考核结果交办公室立档保存。

（五）企业会议制度

1、目的

为解决企业生产经营活动中需要解决的问题，保证企业生产、经营活动正常运行。

2、范围

企业部门以上定期或不定期的专题或其他内容会议。

3、会议分类

3.1每年2次或2次以上的职工大会，由工会主席负责召集主持。

3.2不定期的生产调度会，由总经理召集主持。

3.3根据需要，临时召集的会议，由相关人员召集、主持。

4、会议记录

4.1企业所有会议实行会议签到制度，会议记录按会议类型设专人记录。

4.2公司会会议记录由办公室进行会议记录，重要内容会议实行参会签名制。

4.3职工大会由工会主席本人或委托专人进行会议记录。

4.4调度会由总经理指定专人进行会议记录。

4.5、其他部门召集的内部业务会议由召集人或本人或委托专人记录。

5、会议记录收集、整理、归档

5.1所有会议记录人员，应对会议记录进行分类整理、收集保管，每季度将本季度所有会议记录交办公室整理、归类、存档。

5.2专业性技术会议记录由记录人员整理后交会议召集人保管，年底直接交企业办公室档案室存档。

（六）文书管理制度

1、目的

除质量管理体系外，对企业生产、经营过程中有关文件进行控制，确保各相关部门、场所使用文件为有效版本。

2、范围

适用于质量管理体系及以外的企业有关文件控制。

3、职责

3.1受控文件，非控文件由办公室管理。

3.2总经理负责批准企业内文件的发布。

3.3各部门负责对企业各种文件进行分类、编号、归档。

3.4办公室负责对企业各种文件进行分类、编号、归档。

3.5办公室负责对上级发的各种文件进行分类、编号、复制下发有关部门，原件留存。

4、工程程序

4.1文件分类

4.1.2受控文件：

质量体系文件：

国家有关法律、法规，国家、行业、企业的产品质量文件，上级机关下发的与质量管理体系有关的文件。

4.1.3非受控文件：

上级领导机关、本企业、兄弟企业发布的与质量管理体系无关的文件。

5、文件控制程序

5.1受控文件按质量手册《文件控制程序》执行。

5.2非受控文件控制程序。

5.2.1凡在企业行政管理工作中形成的具有保存价值的文书材料，由企业各职能部门负责人或具体操作人员做好平时的收集、整理、分类、保管。

5.2.2各部门每季度将所保管的经收集、整理的具有保存价值的文书材料，交办公室统一分类、整理、保管。

5.2.3每年年底，办公室将全年经收集、分类、整理、保管的具有保存价值的文书材料，上级机关发的需要保存的文件移交企业综合档案室存档。

（七）档案管理制度

一、档案室管理制度

1、档案室由档案管理人员负责管理；

2、未经档案管理人员许可，任何人不得擅自进入档案室；

3、档案室负责需要长期保存的（一年以上）各种文件档案的收集、整理、分类、归档保存、借阅、销毁；

4、档案室应保持通风、干燥，防止档案受潮、霉变；

5、严禁在档案吸烟、使用明火取暖或除湿，防止火灾损坏档案及档案室设备；

6、一般使用木炭对档案室进行除湿；若需使用电炉、电热器除湿，档案管理人员必须始终在现场监护，并且尽可能远离档案柜、档案资料及其它易燃物品，以免引起火灾：

7、档案管理人员应经常检查档案室环境条件是否符合要求，尤其是阴雨天气，要求每天进行检查。

若检查不符合要求，应立即采取相应的措施；

8、档案管理人员每周至少打扫一次档案环境卫生，保持档案室干净、整洁、卫生；

9、档案管理人员每季度至少对所有档案清理、检查一次，对受潮、霉变、受损的档案及时作出处理；

10、技术科长每月至少对档案室的环境卫生、管理情况检查一次，制定纠正、预防和改进措施，并督促执行；

11、办公室主任负责对档案室的管理工作及档案管理人员的业绩进行考核和奖惩。

二、档案交接流转规定

1、企业的档案分为十类：

1.1党群工作；

1.2行政管理；

1.3经营管理；

1.4生产管理；

1.5产品标准及技术管理；

1.6质量管理体系；

1.7基础建设；

1.8设备仪器；

1.9财务统计；

1.10人事劳资。

2、档案的建立

2.1各部门根据质量手册中的《文件控制程序》、《记录控制程序》要求，将本部门的各种文、记录资料收集、整理、分类，编制部门文件档案台帐，建立部门文件档案；

2.2每年2-3月份,各部门负责人将本部门需要继续长期保存（一年以上）的文件,记录档案整理收集，以《文件、记录档案清单》的形式上报办公室，办公室档案管理人员签字接受，并对各种文件、记录档案进行整理、分类、归档，编制档案管理台帐，建立系统的档案；

2.3基础建设、设备仪器等，项目完成后，项目负责人应及时将相关材料整理交档案存档；

2.4作为档案的各种文件、记录，必须是手写或打印的原件，手写要求用钢笔。

3、档案的保存

3.1根据档案保存时间的要求，将档案的保存分为长期保存（一年以上）和短期保存（一年以内）；

3.2各部门负责本部门各种文件、记录档案的短期保存及维护；

3.3档案保存以文件夹、活页夹、装订成册等方式进行，装订时应使用棉线，避免用订书钉装订；

3.4档案保存应通风、干燥、防止受潮霉变，并做到查阅方便。

4、档案的查阅、借阅、复印

4.1档案的查阅、借阅、复印仅限于本企业范围，若企业外的人员需查阅、借阅、复印档案，须经管理者代表批准，必要时管理者代表报总经理批准。

（八）考勤管理制度

1、目的

规范员工劳动纪律，保证生产经营活动正常运作。

2、范围

企业全体员工。

3、工人程序

3.1全体员工必须按时上、下班，不迟到、不早退，有病、有事要办理请假手续。

未经请假，事后补假或电话、托人请假，一律按旷工处理；

3.2考勤记录，由办公室负责全公司员工考勤记录;

3.3事假审批权限，各部门负责人请假，由总经理审批；

3.4病假，持医院治疗情况，出据证明，由总经理审批；

3.5工伤假，根据医院治疗情况，出据证明，由总经理审批；

3.6女工生育假，由工会依据相关政策审批;

3.7婚、丧假，由总经理依据有关政策审批；

3.8探亲假，由总经理按企业有关制度审批。

4、假期待遇

4.1所有假期均包括国家法假、公休假在内；

4.2事假、病假、婚、丧假、探亲假按国家有关规定和企业规定执行。

4.3生育假属工伤生育保险享受期间，生育保险费由社保局发，超过应享受期限，再次请假的，不享受企业任何工资待遇，享受生育保险和再次请假期间的社会统筹费，由本人承担；

4.4属见义勇为范围内的工伤假，享受基本工资及资金，其它工伤假，只享受基本工资。

工伤假期间，所有的社会统筹费由企业承担。

5、考勤审核、立档保存

5.1由总经理每月对全公司各部门考勤进行审核；

5.2由财务科根据审核结果结算工资；

5.3由统计员根据审核结果，建立员工考勤台帐，原始记录立档保存。

6、旷工

6.1未经办理请假手续，无故不到岗，无故离岗超过20分钟的，按旷工处理；

6.2旷工一天，按当天应发工资的200%处罚；

6.3连续旷工三天，部门有权不再安排工作，由总经理按企业竞争上岗有关规定处理；

6.4连续旷工15天按《中华人民共和国职工奖惩条例》给予除名处理；

6.5旷工期间社会统筹保险费由本人承担。

三、适用法律、法规

1、《中华人民共和国安全生产法》。

2、《中华人民共和国合同法》。

3、《中华人民共和国劳动法》。

4、《中华人民共和国公司法》。

四、记录

（一）办公室记录清单详见《质量手册》附录三《记录清单》。