WORD文档格式和序号实用模板及应用技巧.docx
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WORD文档格式和序号实用模板及应用技巧
WORD文档格式
（封面文档名称格式样式：
宜用小1号宋体加粗绝对居中）
（所谓“绝对居中”是指首行缩进为无，制表位为空，再居中）
模板
（封面文档属性格式样式：
宜用小初号黑体绝对居中）
（封面编制单位格式样式：
单位名称宜用3号黑体绝对居中）
编制单位：
广州XXXX有限公司
日期：
2013年5月
（封面日期格式样式：
日期宜用3号宋体绝对居中）
整体封面注意黄金比例
第一章前言
我们在写文档时经常会用到一些格式和序号，用得好，能使我们的文档有条有理，眉目清晰；用得不好，让人看着别扭，甚至会影响文档的质量，特别是呈给政府的文档，第一印象不好，暗示公司不怎么正规，员工素质和水平不怎么样，这事交给他们会怎么样。
可见格式和序号也是文档的一个重要组成部分，它的规范与否同样很重要。
为此，我根据自己的使用习惯，并参考了一些别的资料，在此谈谈WORD文档格式和序号的用法。
下面是我做的一个WORD文档范本，之所以是范本，就是可以参考其方式方法，根据具体情况作调整，但一定要保持整篇文档格式和序号的一致性。
第二章一级标题
一级标题格式样式：
黑体22磅（二号）加粗居中，单倍行距，段前24磅，段后18磅，章序号与章名间空2个字符，与下段同页，段中不分页，段前分页，后续段落样式连正文，自动更新。
二.1二级标题
二级标题格式样式：
黑体18磅（小二）居左，单倍行距，段前12磅，段后6磅，序号与题名间空1个字符，后续段落样式连正文，自动更新。
二.1.1三级标题
三级标题格式样式：
黑体16磅（三号）居左，单倍行距，段前12磅，段后6磅，序号与题名间空1个字符，后续段落样式连正文，自动更新。
二.1.1.1四级标题
四级标题格式样式：
四级标题格式样式：
黑体15磅（小三）居左，单倍行距，段前12磅，段后6磅，序号与题名间空1个字符，后续段落样式连正文，自动更新。
二.1.1.1.1五级标题
五级标题格式样式：
黑体14磅（四号）居左，单倍行距，段前12磅，段后6磅，序号与题名间空1个字符，后续段落样式连正文，自动更新。
二.1.1.1.1.1六级标题
六级标题格式样式：
黑体12磅（小四）居左，单倍行距，段前6磅，段后6磅，序号与题名间空1个字符，后续段落样式连正文，自动更新。
如果要将最前级的“一、二…”改为“1、2…”，则要将标题1样式的编码“一、二…”改为“1、2…”。
二.2正文
正文格式样式：
宋体12磅（小四）首行缩进2字符，1.5倍行距，段前0磅，段后0磅，不自动更新（调整居左、居中、字号、是否加粗等时，不影响其他正文格式）。
二.3序号正确顺序
二.3.1序号正确顺序说明
1、阿拉伯数字后面用黑圆点；
2、汉字数字后面用顿号；
3、“第一”“第二”“第三”后面用逗号；
4、带括号的序号和带圆圈的序号，后面不再加顿号、逗号、黑圆点之类；
5、“第一编”“第一章”“第一节”或“壹”的后面不用标点，与后面的文字之间空一个汉字位置即可；
6、数字序号前后一般不再用其他项目符号；
7、数字序号的级别顺序为：
“一”“二”——“
（一）”“
（二）”——“1”“2”——“
（1）”“
（2）”——“1）”“2）”——“①”“②”——“A”“B”——“（A）”“（B）”——“a”“b”——“（a）”“（b）”等。
正确的用法如下：
1．
一、
第一，
（一）
（1）
①
第一章概述
2．
二、
第二，
（二）
（2）
②
第一节标题
常见不规范之序号有：
1、
第一：
第一、
（一）、
（1）、
①、
l1、
2、
第二：
第二、
（二）、
（2）、
②、
l2、
二.3.2举例说明
8、样式同正文，但有编号“一、”。
（一）样式同正文，但有编号“
（一）”。
1.样式同正文，但有编号“1.”。
（1）样式同正文，但有编号“
（1）”。
1样式同正文，但有编号“①”。
二.4字号、磅值、像素值的对应关系
英文字体的1磅，相当于1/72英寸，约等于1/2.8mm。
12PT的字打印出来约为4.2mm。
网页中12像素的字才相当于12像素。
虽然四号=（14/72）*96=18.6像素更接近19像素，但是因为18像素是点阵，所以系统还是优先显示点阵字号的。
换句话说：
四号=18像素
中文字号VS英文字号（磅）VS像素值的对应关系：
八号＝5磅=6.67像素
七号＝5.5磅=7.3像素
小六＝6.5磅=8.67像素
六号＝7.5磅=10像素
小五＝9磅=12像素
五号＝10.5磅=14像素
小四＝12磅=16像素
四号＝14磅18.67像素
小三＝15磅=20像素
三号＝16磅21.3像素
小二＝18磅=24像素
二号＝22磅=29.3像素
小一＝24磅=32像素
一号＝26磅=34.67像素
小初＝36磅=48像素
初号＝42磅=56像素
二.5表格样式
表2.1表序表名格式样式：
五号字绝对居中，前段6磅，后段6磅，单倍行距，段中不分页，与下段同页（如果是第三章的表，则修改编号为“表3”）
序号
项目一
项目二
项目三
项目四
1
合计
表格样式：
五号字绝对居中，前段6磅，后段6磅，单倍行距（选择表格样式后，一般将项目栏、合计栏字体加粗，加底纹如上例；其他列可调整上下居中居左，上下居中居右）。
注：
1．最好不要用行距倍数，易造成文字上下不居中，影响美观。
2．表格不在同一页时，最好设置标题行重复。
2003版“表格--标题行重复”，2007版“布局--重复标题行”。
二.6图片样式
二.6.1图片后跟图序图号格式
图2.1图序图名格式样式：
五号字绝对居中，前段6磅，后段6磅，单倍行距，段中不分页（如果是第三章的图，则修改编号为“图3”）
二.6.2图片后不跟图序图号格式
二.7页眉页脚
页眉页脚格式样式：
宋体9磅（小五）绝对居中，0倍行距，段前0磅，段后0磅，自动更新。
去掉首页页眉页脚：
文件→页面设置→版式→页眉和页脚→首页不同。
去掉页眉横线：
格式→边框和底纹→边框：
无→应用于：
段落。
页码设置：
光标停在页脚→插入→自动文图集→第X页共Y页，绝对居中。
不同章节显示不同页眉页脚：
插入→分隔符→下一页，是否“链接到前一页”。
附件一：
附件序名格式样式
附件序名格式样式：
二字黑体18磅（小二）居左，单倍行距，段前12磅，段后6磅，与下段同页，段中不分页，段前分页。
二.8名词解释和注意事项
1.添加到模板：
勾选时，此“样式和格式”保存到本文档和本台电脑的WORD模板中，可下次调用。
2.自动更新：
勾选时，本文档中所有此“样式和格式”名称的段落，都会按此次修改的“样式和格式”自动更新。
3.后续段落样式：
本“样式和格式”段落结束回车后，后起段落的“样式和格式”。
4.字符间距：
无特殊要求，一般“字符间距”设置如下图所示：
5.段前分页：
本段落自动另起一页。
6.与下段同页：
本段落与下一段落在同一页。
7.段中不分页：
本段落显示在同一页。
8.孤行控制：
本段落按正常版面排版，如多出一行不在同一页时，本段落自动排版在下一页。
9.制表位：
为了好控制左对齐，格式→制表位设置：
默认制表位0字符，左对齐，前导符“无”。
10.注意编号的字体字号最好与标题保持一致。
11.注意文中不要随意用简称，要在前文中先说明，并在整编中保持一致。
12.中文与本文djsfj、数字123的字符间距去勾后如下所示：
中文与本文djsfj、数字123的字符间距
13.税金计算方法：
税金一般为最后项目，将前面项目相加*税率/（1-税率）。
如税金=SUM（C4:
C13）*8%/（1-8%）。
第三章Office应用技巧
三.1删除网上下载资料的换行符（“↓”）
在查找框内输入半角^l（是英文状态下的小写L不是数字1），在替换框内不输任何内容（可以用回车符^p），单击全部替换，就把大量换行符删掉啦（但得检查替换后是否符合原文的格式、编码）。
备注：
^符号在英文状态下“Shift+6记事本”去除格式。
如下段末的“↓”。
1、备份和清空年审表，启用2014年年审。
三.2从其他文档粘贴文字到WORD文档
我们往往从网页、QQ对话中要粘贴文字到WORD文档中，但很容易造成格式混乱，调整麻烦。
解决方法：
方法一种是先粘贴到记事本，再从记事本复制粘贴到WORD文档中；方法二是：
编辑→选择性粘贴→无格式文本。
三.3导出的EXCEL表数据无法统计解决方法
点空单元格→点右键复制→全选你需要用于统计的数字单元→在所选区域点右键→选择性粘贴→运算选择加→确定。
则原文本数字就全可用于统计了。
三.4在Excel单元格中如何换行
一是按组合键Alt+Enter。
二是选中数据区域，执行“格式→单元格→对齐→文本控制→自动换行→确定”操作即可。
三.5在Excel单元格中不显示“0”值或其他符号
不显示“0”：
工具→选项→视图→窗口选项：
零值去勾。
“值”显示“-”号：
右键→设置单元格格式→数字：
选择“会计专用”。
三.6在Excel中的如何把一列的内容转换成行的内容
先在Excel中复制需要转换的区域，然后新建一个Sheet2，在Sheet2中选择“编辑”-“选择性粘贴”，在弹出的对话框中勾选“转置”，点击确定，就可以把列的数据转换成行的数据。
如果列内容太多，得一部分一部的做就可以了!
三.7如何去掉word文档中的“标记”
有的时候同一个word文件不止一个人在修改，需要几个人不断的传阅并修改，这时，标记是常用的手段，但是在最终做完文件之后，再次打开，还是会显示每个人做的标记，看起来很不舒服，那怎么“批量删除标记“呢？
1.启动Word，然后打开您的带有标记的文档。
2.在“工具”菜单上，单击“选项”。
3.在“安全”选项卡上，单击以清除“打开或保存时标记可见”复选框。
4.单击“确定”关闭“选项”对话框。
5.在文档中略作改动，例如输入一个空格，接着删除此空格，然后保存文档。
（注意：
如果你不进行第五步，那么下次打开文档时，还是会显示）。
按上面步骤改好后，这个文档再打开时就不会再出现旁边各种颜色的标记了。
另：
1.在“视图”菜单上，指向“工具栏”，然后单击“审阅”（即打开审阅工具栏）。
2.在“审阅”工具栏上，单击“显示”，然后选中下列项目：
批注
墨迹注释
插入和删除
正在格式化
审阅者（指向“审阅者”，然后确保选中了“所有审阅者”。
3.接受所有的修订，单击“接受修订”旁边的小箭头，选中“接受对文档所做的所有修订
4.保存文档。
三.8EXCEL中小写数字转换为中文大写货币金额格式方法：
复制红字体部分至需大写金额单元格
=TEXT（INT（E12）,"[DBNum2]G/通用格式"）&"元"&IF（（INT（E12*10）-INT（E12）*10）=0,IF（（INT（E12*100）-INT（E12）*100）>0,"零",""）,TEXT（INT（E12*10）-INT（E12）*10,"[DBNum2]G/通用格式"）&"角"）&IF（（INT（E12*100）-INT（E12*10）*10）=0,"整",TEXT（INT（E12*100）-INT（E12*10）*10,"[DBNum2]G/通用格式
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