文档管理系统需求分析.docx
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文档管理系统需求分析
文档管理系统需求分析
1.文档管理系统概述
1.1目的和意义
随着企业发展，电子文档数量的不断增加。
电子文档的管理将被越来越多的应用在企业管理上，文档管理电子化是网络时代计算机信息处理的必然要求。
为了提高运营效率，简化工作流程，越来越多的企业开始从纸质文档工作流程转移至电子文档的工作流程。
目前，公司或企业内部流通的文档越来越多以电子文档的形式出现，为了保证电子文档的安全、共享和快速流通，因此使用WEB形式对电子文档发布、审阅、修改、备份、查阅。
使用这样一个电子文档管理系统，企业能节省大量的资源和人力，同时大幅度提高自己的工作效率，而准确性和安全性也比纸质文档要高很多。
该文档管理系统将这些电子文档尽可能科学的组织起来，以供企业共享，有助于领导及时了解、查询各部门的运作情况；有助于各部门规范管理自己的文件；有助于部门之间随时互通有无；更将积累成为企业的一笔巨大信息财富，成为提高企业竞争力的源泉。
所以，开发这样一个电子文档管理系统有着很好的应用前景和使用意义。
电子文档管理系统能够将计算机内的各类文档分类管理，显示出该文档的文件名、类型及路径等信息，方便各类用户查找和使用，此电子文档管理系统在资料管理上各司其责而在其利用上可实现资源共享，可任意调整架构，以适应不同单位、不同部门、不同类别、不同组织机构甚至于同一机构的不同时期的需求，因而其优点在于完全保护用户的硬件、软件和网络资源的投资，最重要的一点是保护用户已有信息资产的投资。
该系统在提供海量数据存储功能的基础上，提供完善而科学的安全机制，使其在高度安全的前提下具有最大的开放性，可以不断地增加管理的类别，设定每类资料管理的字段项目，如资料名称、项目、主题词、档案形成日期、修改情况等属性，以便全面快捷地重复使用重要的资料信息，按照组织机构的授权体系提供特权项目的授予功能，提供原件电子文档的浏览功能，提供原件电子文档的下载重复利用功能。
因此，开发这样的管理系统是现代企事业单位发展的必然需求。
1.2目前企业存在的普遍现象
1）计算机的普及软件技术（CAD等）的运用，产生大量的电子文档
2）电子文档散放存储在各个用户的个人电脑中（查找困难）
3）电子文档的修改方便性，使得文档版本的随意增加（更改混乱，版本混乱）
4）各文档容易形成数据“孤岛”（数据相关性差）
5）传统管理模式不适合电子文档的管理（安全性存在问题）
1.3使用文档管理系统为企业所带来的好处
1）软件将“个人资产”转化为“单位资产”：
将原先分布于各个员工电脑上的电子文档，通过软件集中安全地保管起来，使这些文档资产真正成为单位的资产
2）通过集中管理大幅改善文档资产的安全性:
通过加密传输、集中管理、集中防毒等手段使文档资产的安全级别大幅度提高，可以满足高级别安全要求
3）建立了完善的权限机制确保文档的内部安全：
只有分配了权限的人员才允许检索、浏览、下载、编辑、打印相关的文档内容，软件采用了领先的文档权限控制和加密技术，可以更高效地管理文档的整个生命周期活动包括：
创建、修改、版本控制、审批、存储、查询、重用以及归档
4）软件完全保留了原有的文档操作习惯:
支持在线预览、在线编辑、痕迹保留、电子密钥验证，而无须烦琐的上传下载操作。
提供完善的电子文档操作日志，历史版本回顾，可控制文档的打印、另存、复制、截屏等操作，支持动态拖放、批量导入
5）灵活的自定义审批流程：
提供完全图形化的自定义流程，支持串行、并行等多种审批形式，支持办理者、读者、编辑者等多种审批权限
6）支持多种信息提示方式：
通过短信息、电子邮件、自动弹出窗口等形式，将文档的修改变动或审批状态实时反馈给用户
7）集中安全的文档备份：
通过数据库的自动备份、磁盘阵列、磁带机等方式，集中海量存储确保文档永不丢失，还原非常简单
1.4运行环境
1.4.1软件运行环境
操作系统：
MicrosoftWindowsServer2003
支持环境：
IIS服务器
数据库：
MicrosoftSQLServer2005
1.4.2硬件环境
客户端：
内存2G，IE浏览器6.0以上
服务器端：
硬盘容量要求较大，处理器要求较高
2.文档管理系统需求分析
本系统的开发是基于B/S模式的，具有良好的人机交互界面，整个系统对电子文档进行高效的管理，系统的每一部分都实现了其相关的功能，在整个系统中各角色分工明确。
文档管理系统文件主要架构图如下：
图2.1系统文件架构图
2.1模块功能简介
根据系统要实现的功能，此系统可划分为五大模块，下面分别简单介绍一下各个模块所实现的功能。
2.1.1登陆/注册模块
1）注册新用户，只能是企业普通员工。
2）登陆成功根据账号权限进入对应页面。
3）有安全退出提示。
2.1.2文档提交模块
1）文档创建人员所特有权限。
2）文件起草时设置文件大部分属性，包括文件名，起草日期，起草人，机密等级，文件类型，附件等等的初始值。
3）文件提交后入库，未被上级返回不能修改。
4）若被上级返回的文档，可以修改。
2.2.3文档查询模块
1）所有用户都具有的权限。
2）每一级别用户登陆成功页面上都有查询功能按钮。
3）可以根据时间，部门，文件类型分别查阅文档。
2.2.4文档审批模块
1）文档审批者所特有权限，分为一级和二级。
2）审批过程设置文件的审批意见，审批级别和审批人和审批日期。
3）一级审批后要么提交，要么返回；二级审批后要么发布，要么返回给文档创建者。
2.2.5系统管理模块
1）管理员具有系统中最高权限。
2）对用户信息的管理包括账号删除，权限的更改，其他信息的更新以及添加新用户（一般管理员不使用此权限），编辑人员和审批人员的信息预先设置。
3）对文件信息的管理包括删除过期文件，调整等待文件，更改文件信息等等。
3.文档管理系统流程分析
文档管理系统流程分析主要介绍系统的具体实现过程，开发基于B/S模式的电子文档管理系统，实现文档的创建并上传，审批，发布，修改，查看，管理员管理整个系统的运行等，下图是整个系统的简要流程图：
图3.1系统流程图
3.1系统登录/注册模块的设计
在整个系统中有五类用户，根据他们对文档操作的权限不同分为系统管理员，文档创建者，一级审批员，二级审批员，普通用户，前四类用户是系统中必有的，他们的信息在信息表已经存在，由管理员进行管理，在登录/注册模块中，系统初始页面是登录页，根据他们的权限分别进入不同的处理页面，此模块是整个系统的入口模块，此模块首先根据用户输入的账号，密码及用户类型来判断系统的下一步运行，系统针对每类用户赋予其各自的职责，当普通用户是第一次使用此系统时，应先进行相应的注册方可使用，其他类型的用户可直接登录此系统进行相应的操作，系统通过判断登录用户的权限分别进入不同的操作页面来进行相应的操作，在此模块中要用到数据库的操作，在登录时要查询数据库来判断输入的用户信息是否存在，若存在即可进入对应页面，在普通用户进行注册时，注册的内容也要存入相应的数据库中以便以后登录时查询。
图3.2登录/注册模块流程图
3.2文档提交模块的设计
在文档提交模块中，当文档创建者进入自己的页面时，即可进行相应的操作，文档创建者主要有：
提交一个新的文档，查看要修改的文档，修改审批员要求修改的文档，删除审批员要求删除的文档，查询已发布的文档（二级审批员审批后发布），修改自己的密码以及发送邮件等操作。
在文档创建者提交一个新的文档后，他可通过给一级审批人发邮件来告知让他对已提交的文档进行审批以防文档过期。
在文档创建时还需对文档的初始信息做处理，在此模块中，创建人查看相应的变量，若存在被退回的文档，创建者还应该对相应的文档进行修改再重新提交，修改时根据其审批人提出的意见进行相应的改动再次存入数据库，这样可保留文档的历史记录，文档创建者也可查阅已发布的所有文档。
此模块的主要功能分为以下几部分：
创建新的文档；
显示需修改的文档并进行修改；
显示需删除的文档并进行删除；
查询文档；
发送邮件；
修改自己的密码；
安全退出；
文档创建者的工作在整个模块中都一一实现，当成功进入文档创建者页面时，整个页面分三个框架，最上面是标题，左边列出了文档创建者所要执行的功能，右边显示的是最近已经发布了的文档信息，任何用户点击下载附件即可打开附件内容查看发布了的文档内容，当文档创建者点击左边相应的操作时，相应的在右边打开其页面进行工作。
以上是对此模块的简单功能的说明，在下面将会详细描述各功能的具体设计思想和实现方法。
下图是整个模块的流程图：
图3.3文档提交模块流程图
3.2.1创建新文档
创建新文档主要功能是提交一个新的文档，提交的文档应包含的信息有：
文档名称，文档类型，版本号，文件号，创建者，创建日期，审批日期，附件，主题，正文等信息，对于我们所设计的系统来说，因为本次提交的文档是以前从没提交的，所以它的版本号在这部分默认为1.0，不需我们填入，文档的文件号在文档信息表中作为主键，所以可由系统自动生成，也不需我们为其编号，因为在表中有大量的文档，编号是很费时的，因此在设计系统时，我们设定了不同部门的文档创建者，每个文档创建者只需负责自己所在部门的文档创建就可以，当用户登录本系统时，我们就把用户的一些信息存如到环境变量中例如：
用户名，用户类型等，以便在后面的操作中会用到，所以在提交文档时，创建者也不需用户填入，为了保证文档的可靠，提交者必须填写创建日期，审批日期是保证此文档尽快通过审批者的审批，由于一个文档的内容一般来说是很大的，所以我们就以附件的形式上传，主题是本次发布文档的说明，正文是对这个文档内容的简单概述，当文档创建者完成相应的填写便可提交文档，提交的同时存入相应的数据表中，至此，完成文档的创建并提交。
3.2.2修改文档
当文档创建者进入自己的页面后，可点击修改文档按钮，后台程序将执行相应的操作，首先查询文档信息表，查询条件为返回标志为“修改”且创建者是当前用户的记录，若存在这样的文档，则把其部分信息显示在页面上，点击修改按钮转到修改页进行修改，此时为了保留文档的历史记录，需把要修改的原文档信息转移到文档的历史信息表中保存，历史信息表与文档信息表基本相同，只是没有归档日期，因为在历史表中的文档永远不会被发布，所以就没有此属性，再在原来文档信息表中进行修改文档信息，其需填写的内容和文档创建时是一样的。
3.2.3删除文档
文档创建者提交文档后，文档需通过一级和二级审批者进行审批，在审批过程中，若审批者发现此文档没有任何价值或由于其他原因，没必要发布此文档，则审批者通过把文档的返回标志置为“删除”，文档创建者通过查询文档数据表获知此信息，这部分操作步骤和修改文档差不多，只是在查询数据表时的查询条件不同而已，它的查询条件是返回标志为“删除”且创建者是当前用户的记录，接下来的操作就基本相同了。
3.2.4查询文档
这部分的操作是基于查询模块的，任何用户只可以查询已经发布了的文档信息，没有发布的文档是不能查看的，查看文档时，有三类查询条件，即按日期查询、按文档类型查询、按部门查询，在按文档类型进行查询时，我们使用模糊查询。
3.2.5发送邮件
发送邮件是基于网路来实现的，要用到SMTP协议，这部分的实现也是一个难点，当文档创建者提交一个新文档后，为了不让文档的审批时间超过一定的范围，他可发送邮件给一级审批者，通知他已提交一份文档，让他及时审批并提交给二级审批者。
3.2.6修改密码
任何用户都有权限修改自己的密码，用户输入旧密码和新密码后，系统先判断你的旧密码是否正确，若正确把原来的密码更新为新密码，至此修改密码成功。
3.2.7安全退出
当文档创建者完成了自己的功能后，不需再提交新文档时，便可退出系统，用户点击安全退出按钮时，即可退出当前页面，若需重新使用此系统则重新登录便可。
3.3文档查询模块的设计
查询模块主要用于系统的用户查询已经发布了的文档，查询的方式各种各样。
可以根据文档的创建、批阅和发布的日期查询，也可以根据文件类型，密级和文档的创建人查询，最常用的还是根据文档名称、标题和主题词查询。
还可以根据用户需要，查询文档之前的各个历史版本，一般情况下用户查询到的是文档的最近版本，每次查询时根据用户的需要选择相关的查询条件查询所需文档。
下图是此模块的流程图：
图3.4查询模块流程图
3.3.1按日期查询
在文档的信息表中有文档的创建日期，审批日期，发布日期，所以在根据日期查询文档时，我们有三种选择，即按创建，发布，审批三类时间进行查询，若没有相关信息则提示换一种查询条件。
3.3.2按部门查询
文档创建时是按不同的部门进行提交的，各部门有各自的文档，所以我们可以根据部门的不同查看不同的文档信息。
3.3.3按文件类型查询
在数据库设计中，专门设计了一个数据表用于存放文档的类型，我们在提交文档时必须选择文档所属类型，因此我们可以选其中一种或几种的结合方式进行查询，但至少得有一种查询条件。
按文件名、文件密级、文件类型、主题词查询，因为一个文档的文件名称和主题词不是文档的主要信息，我们没法分的很细，所以在这部分查询中，我们主要使用数据库中的模糊查询。
3.4文档审批模块的设计
在文档管理系统中，此模块也是很重要的一部分，当文档创建者提交文档后，审批者就开始审批提交的现有文档，在审批这部分中此系统设计了2级审批，一级审批者按照不同的部门对各自所在部门的文档进行审批，在审批过程中若发现提交的文档有问题则返回给此文档的创建者让其进行修改，审批状态置为“未审批”，若通过审批置为“一审通过”，让二级审批者进行审批，二级审批者审批文档是根据文档的密级程度不同进行审批的，此系统设计时，把文档的密级划分为三个等级，即秘密、机密、绝密，二级审批者对文档进行审批时，若不合要求也可退回给此文档的创建者进行修改或删除该文档，若通过审批则发布此文档，下图是此模块的流程图：
图3.5审批模块流程图
3.5系统管理员模块的设计
该模块为系统管理员而设计，包括的功能主要有待办事项，用户管理，文档管理，系统日志和部分公共功能。
下图是该模块的架构图：
图3.6管理员模块的文件图
管理员主页显示待办事项，包括过期的文件处理等事项，点击用户管理，进入用户页面，有详细信息（编辑）和删除选项按钮，详细信息页，可修改选项为可读状态，不可修改的选项为不可读状态。
点击文档管理，进入文档页面有详细信息（编辑）和删除选项按钮，详细信息页，可修改的选项为可读状态允许修改，不可修改的选项为不可读状态即不允许做任何修改，当点击查看系统日志按钮即可在页面上显示本系统的使用情况，在数据库中建有一个数据表用于存储系统的日志信息，数据表中的每条记录都代表相应的用户的相应操作，在每个用户操作过程中，都会写入数据库的日志表中。
下图是此模块的流程图
图3.7系统管理员模块流程图
3.6普通员工模块的设计
整个系统的用户分为五类，每类用户各有自己的工作，他们根据自己的用户权限进入不同的操作界面，在这五类用户中，普通用户只有查看企业已经发布了的文档信息，他不能对任何文档做任何的修改，只是查看最近公司都发布了那些文档信息，普通用户和其他四类用户不同，他在初次使用此系统时必先进行相应的注册方可使用，下图是此模块的流程图
图3.8普通员工模块流程图
4文档管理系统数据库设计
数据库设计是电子文档管理系统设计的很重要的一部分，将影响到系统以后数据的质量、数据库的可扩展性、数据运行的效率等。
本系统的设计实现过程中我们采用的数据库是微软的SQLServer2005，根据系统实现的需求，我们创建11个数据表以便存储相应的数据信息。
对每个数据表的介绍如下：
1.用户信息表UserInfo,用于存储用户的相关信息：
字段名
类型
是否是主键
是否为空
备注
user_id
varchar（20）
是
NOTNULL
user_name
varchar（20）
NOTNULL
password
varchar（16）
NOTNULL
department_id
varchar（20）
NOTNULL
用于确定提交者和上一级的关系及查询条件
user_type
varchar（20）
NOTNULL
设定用户权限
phone_num
varchar（20）
NULL
e_mail
varchar（30）
NULL
表4.1用户信息表
2.文档信息表DocInfo,用于存储提交后的文档信息：
字段名
类型
是否是主键
是否为空
备注
file_id
Int
是
NOTNULL
自动生成
file_name
Varchar（50）
NOTNULL
version
Varchar（10）
NOTNULL
create_date
Datetime
NOTNULL
creator
Varchar（20）
NOTNULL
check_date
Datetime
NULL
设置文件紧急程度
check_state
Varchar（10）
NOTNULL
每级批阅人批阅后修改
secret_level
Varchar（10）
NOTNULL
确定二级批阅人及用户能否查看
file_type
Varchar（20）
NULL
查询条件
accessory
Varchar（100）
NULL
文档
body
Text
NULL
title
Varchar（20）
NULL
check_opinion
Text
NULL
修改，删除
pigeonhole_data
Datetime
NULL
查询条件
return_sign
Varchar（10）
NULL
提交者修改标识
表4.2文档信息表
3.文档历史表FileHistory,用于存储曾经被修改过的文档信息，其目的是保留文档的历史记录：
字段名
类型
是否是主键
是否为空
备注
file_id
int
是
NOTNULL
自动编号
file_name
varchar（30）
NOTNULLl
version
varchar（10）
NOTNULL
create_date
datetime
NOTNULL
creator
varchar（20）
NOTNULL
check_date
datetime
NOTNULL
设置文件紧急程度
check_state
varchar（10）
NOTNULL
每级批阅人批阅后修改
secret_level
varchar（10）
NOTNULL
确定二级批阅人及用户能否查看
file_type
varchar（20）
NULL
查询条件
accessory
varchar（50）
NULL
文档
body
text
NULL
…
title
varchar（20）
NULL
…
check_opinion
text
NULL
修改，删除
return_sign
varchar（10）
NULL
提交者修改标识
表4.3文档历史信息表
4.附件路径表：
FilePath
字段名
数据类型
可否为空
是否主键
描述
id
int
NOTNULL
是
自动编号
path_doc
Varchar（100）
NOTNULL
否
上传前路径
file_name
Varchar（50）
NOTNULL
否
上传后文件名
path_file
Varchar（100）
NOTNULL
否
上传后路径
表4.4附件路径表
5.部门表：
Dept
字段名
数据类型
可否为空
是否主键
描述
id
int
NOTNULL
是
自动编号
name
varchar（20）
NOTNULLl
否
部门名字
表4.5部门表。
6.密级表：
SecretLevel
字段名
数据类型
可否为空
是否主键
描述
id
int
NOTNULL
是
自动编号
secret_level
varchar（20）
NOTNULL
否
机密程度
表4.6密级表
7.文件类型表：
FileType
字段名
数据类型
可否为空
是否主键
描述
id
int
NOTNULL
是
自动编号
file_type
varchar（50）
NOTNULL
否
文件类型
表4.7文件类型表
8.返回标志表：
Return_Flag
字段名
数据类型
可否为空
是否主键
描述
id
int
NOTNULL
是
自动编号
retrun_flag
varchar（20）
NOTNULL
否
返回标志
表4.8返回标志表
9.审批标志表：
CheckFlag
字段名
数据类型
可否为空
是否主键
描述
id
int
NOTNULL
是
自动编号
check_type
Varchar（20）
NOTNULL
否
审批标志
表4.9审批标志表
10.权限表:
UserType
字段名
数据类型
可否为空
是否主键
描述
id
int
NOTNULL
是
自动编号
right
varchar（50）
NOTNULL
否
问题信息
表4.10权限表
11.日志表：
Log
字段名
数据类型
可否为空
是否主键
描述
num
int
NOTNULL
是
自动编号
LogCreateTime
datetime
NOTNULL
否
日志写入时间
LogContent
text
NOTNULL
否
日志内容
User_id
Varchar（50）
NULL
否
用户ID
User_type
Varchar（50）
NULL
否
用户类型
表4.11日志表
升级会员 