合同支付与结算管理软件快速指南.docx
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合同支付与结算管理软件快速指南
合同支付与结算管理软件快速指南
2.1软件基本功能
合同支付与结算管理软件有五大业务管理功能，分别对应五个功能窗口：
1）合同管理功能--------------------------合同台账窗口
2）工程款中期支付管理功能-----------支付台账窗口
3）工程变更管理功能--------------------变更台账窗口
4）中期结算、竣工结算编制功能-----结算台账窗口
5）施工期工程材料管理功能-----------材料台账窗口
上述五大业务功能，均在“开始”窗口可以打开对应的功能窗口。
业务管理窗口启动界面
除了上述业务功能以外，还有数据管理功能和系统管理功能。
数据管理功能提供备份和还原软件处理的重要数据。
系统管理功能提供合同支付周期设置、合同格式的模板设置、合同条款编号的代码设置和系统配置等功能。
系统管理窗口
2.2用户角色与使用流程
合同支付与结算管理软件的用户角色类型一般有三种：
业主、中介机构和承包商。
每种类型角色的用户具有不同的操作权限。
例如：
属于业主和中介机构角色的用户权限一般较多，可以建立合同台帐、修改合同台帐、审查支付申请、审查变更申请、将变更合同条款写入合同台帐（变更生效）等等操作。
承包商角色用户的权限一般较少，仅能根据（或引用）合同台帐的合同条款，提出支付申请。
此限制是保证承包商角色的用户严格按合同条款提出支付申请，合同以外的工程项目须以变更申请的形式向业主或中介提出。
【易操作的权限管理机制】
用户角色类型和相应的操作权限，在使用过程自动产生，一般不需要专门设置，简化了软件用户的权限管理操作。
建立一个全新的工程项目的用户，其角色自动就是业主、中介机构角色。
在业主或中介机构提供的合同台帐文件为基础建立工程项目的用户，其角色自动就是承包商角色。
用户角色与权限对应表
用户角色
合同编制
合同变更
合同执行
支付申请
支付审核
支付审批
业主
中介机构
承包商
√
√
√
√
√
√
√
软件应用方式之一：
业主、中介机构和承包商使用流程
业主或中介
建立工程项目
建立合同电子台帐
承包商
接收合同电子台帐
建立工程项目
承包商
向中介机构
提出支付申请
业主
根据中介机构提供的
支付证书
按合同规定支付工程款
发出支付通知书
中介机构
审查支付申请
提出支付证书
生成中期结算和竣工结算文件
软件应用方式之二：
总承包商和分包商使用流程
总承包商
建立工程项目
建立合同电子台帐
分包商
接收合同电子台帐
建立工程项目
分包商
向总承包商
提出支付申请
总承包商
审查支付申请
提出支付证书
按合同规定支付工程款
发出支付通知书
生成中期结算和竣工结算文件
2.3合同管理-------合同台账
合同台账也称合同电子台账，合同电子台账是将中标工程量清单电子标书文件导入到合同台账窗口，建立的合同电子文件。
2.3.1业主或中介机构角色用户新建工程项目
运行合同支付与结算管理软件，在“项目向导”窗口“新建”一个项目。
项目向导窗口
输入新工程项目信息。
输入计划工期（日历天数），开工日期后，软件自动计算完工日期。
选择“完成”按钮，则完成新建工程项目的操作。
新建工程项目
2.3.2业主或中介机构角色用户新建合同台账
在“开始”窗口，点击“合同台账”按钮，进入合同台账窗口。
选择“新建合同”按钮，软件提示一系列建立合同电子台帐的向导窗口。
您按照向导窗口的提示，一步一步就能轻松建立起一个合同台账。
建立一个合同台帐的操作流程：
进入“合同台帐窗口”
↓
选择“新建合同”按钮
↓
新建一个合同节点
输入合同编号和合同名称
↓
输入合同付款条件
设定：
是否允许超额支付工程款
工程预付款计算方式和支付方式
工程保修金计算方式和支付方式
拖欠工程款利息计算方式和支付方式
↓
选择合同模板
合同模板规定了支付申请书的格式和合同的格式（合同包含的各项费用种类）
↓
建立合同支付周期
设定工期、开工日期和完工日期
设定周期长度
（月/双月季度/半年/自定义等等）
设定提交支付申请时间
↓
导入中标工程量清单
支持清单大师文件导入
（支持导入国标清单格式的EXCEL表格）
↓
至此，完成了合同台帐的建立过程
建立合同台账流程
操作流程
界面
进入“合同台帐窗口”
↓
选择“新建合同”按钮
↓
新建一个合同节点
//输入合同编号和合同名称
输入合同基本信息
输入合同付款条件
设定：
是否允许超额支付工程款
工程预付款计算方式和支付方式
工程保修金计算方式和支付方式
拖欠工程款利息计算方式和支付方式
选择合同模板
合同模板规定了支付申请书的格式和合同的格式（合同包含的各项费用种类）
建立合同支付周期
设定工期、开工日期和完工日期
设定周期长度
（月/双月季度/半年/自定义等等）
设定提交支付申请时间
导入中标工程量清单
支持清单大师文件导入
（支持导入国标清单格式的EXCEL表格）
↓
至此，完成了合同台帐的建立过程
建立好的合同台账（展开至统计节点）
建立好的合同台账（展开至工程量清单节点）
2.3.3分发合同电子台账
业主或中介机构角色的用户建立好一个合同台账以后，可以选择鼠标右键，将合同台帐以合同电子台账形式分发给与工程有关的各个用户（如总承包商、专业分包商和其他参与项目投资管理的机构），使有关用户共同使用相同的合同内容控制工程造价。
选择鼠标右键，将合同台帐以合同电子台账形式分发给与工程有关的各个用户
将合同台帐以合同电子台账形式分发给与工程有关的各个用户
生成合同电子台账文件
2.3.4承包商接收合同电子台账，建立对应的工程项目
为保证承包商角色的用户严格按合同条款提出支付申请，承包商第一次接收到合同电子台账后，在新建项目窗口选择打开合同台账文件类型，打开获得的合同台账文件，软件自动建立一个新的工程项目，从此使用该项目文件的用户就自动成为承包商角色的用户。
重新启动合同支付与结算管理软件，在“项目向导”窗口选择“更多”按钮，选择文件类型是“合同台账文件”，打开“合同台账文件”，软件自动建立一个新的工程项目文件。
用合同台帐文件建立工程项目
使用合同电子台账建立的项目文件，用户角色自动变为“承包商角色”
承包商角色的用户不能直接修改合同台帐的内容，不能删除或增加合同条款。
如果该合同工程有合同变更，则需业主或中介角色的用户发出新的合同台帐文件，承包商角色的用户导入新的合同台帐即可。
鼠标右键菜单，导入新的合同台帐
2.3.5在合同台账可以查阅到什么统计数据？
当建立好合同台账以后，除了可以保证每一笔支付严格按合同条款规定的工程量清单项目和单价进行付款以外，还可以在项目实施的各个阶段，查看到各种项目工程款审查和支付的各种统计数据。
合同金额与支付金额、审批金额、申请金额的比较
每一个合同条款在各支付周期的支付情况和比例
合同条款在各支付周期的审批和支付统计数据
2.3.6合同模板与合同条款编号
【合同模板】
合同模板决定了合同台帐、支付台帐和结算书的费用统计方式。
合同台帐和支付台帐的费用统计方式与合同所规定的计价方式是一致的。
您可以根据实际合同规定的内容，灵活修改合同模板的内容。
合同模板举例
广东施工合同范本模板
（2006版）
清单法模板
定额法模板
合同名称
合同名称
合同名称
合同内条款
合同内条款
合同内条款
分部分项清单
分部分项清单
分部分项清单
措施项目清单
措施项目清单
措施项目清单
其他项目清单
其他项目清单
其他项目清单
规费与税金
规费与税金
价差调整
预付款
合同外条款（变更项目）
规费与税金
保修金
分部分项清单
合同外条款（变更项目）
拖欠工程款利息
措施项目清单
分部分项清单
合同外条款（变更项目）
其他项目清单
措施项目清单
分部分项清单
规费与税金
其他项目清单
措施项目清单
价差调整
其他项目清单
规费与税金
规费与税金
、
在系统管理窗口，可以修合同模板
【合同条款编号】
将工程量清单导入到合同台账之后，为保证合同条款的唯一性，软件自动给每一个合同条款编制了一个编码唯一的合同编号。
每一个合同条款都有一个特定的属性，例如：
分部分项统计节点、工程量清单合同条款、措施项目合同条款等等。
合同编号的生成规则：
合同条款属性代号+流水码
合同条款属性
合同条款属性代号
工程
合同
统计节点
分部分项清单统计
措施项目统计
其他项目统计
分部分项清单
措施项目
其他项目
规费（合同内）
税金（合同内）
规费（合同外）
税金（合同外）
预付款
预付款扣回
保修金
拖欠工程款利息
GC
HT
TJ
QD
CS
XT
Q
C
X
GF
SJ
GFB
SJB
YFK
YFKH
BXJ
LX
在系统管理窗口，可以修合同模板
2.4工程款中期支付管理----支付台账
在“开始”窗口，点击“支付台账”按钮，进入支付台账窗口。
之前，在建立合同台账时，已经建立了支付周期表，支付台账自动默认了已经建立好的支付周期。
在“支付台账”窗口可以建立某一个支付周期的支付申请书。
支付申请书一般由承包商建立，并提供给中介机构或业主审查。
中介机构或业主用户导入支付申请书，在支付台帐记录审查意见和审查结果。
用户也可以独立完成每一支付周期的支付申请书、支付证书和支付通知系列表格。
选择某一支付周期，点击“增加支付”按钮，选择当前合同（软件支持多合同）。
当前支付申请书自动调用了与合同台账结构完全一样的合同模板。
在支付台账窗口新建支付申请书
用鼠标左键点击支付台账某一行的合同编号列，可以打开合同台账窗口，选择本周期使用的合同条款。
支付申请的所有条款必须从合同台账中选择，不能直接录入，保证了支付申请严格按合同确定的工程量清单项目、工程量清单单价和工程量清单计量单位申请工程款。
承包商角色用户的在制作支付申请时，仅能根据（或引用）合同台帐的合同条款，提出支付申请。
此限制是保证承包商角色的用户严格按合同条款提出支付申请，合同以外的工程项目须以变更申请的形式向业主或中介提出。
选择合同台账中的合同条款
可以多选几个合同条款，点击“增加”按钮，将有关合同条款添加到支付台帐中，也可以全选所有项目。
承包商角色用户、中介商角色用户和业主商角色用户分别输入本期各合同条款的申请工程量、审核工程量和审核工程量。
工程量批量输入和支付台账文件导入导出等功能介绍，见本手册对应的章节。
输入本期各合同条款的申请工程量、审核工程量和审核工程量
支付台账支持工料机抽料功能。
选择“材料汇总”页面，当光标在材料汇总表范围，点击鼠标右键菜单，可以进行工料机汇总分析和价差调整等操作。
【过账】
若支付申请通过中介和业主的审查，可以调用“过账”功能，将支付台账的每一个项目的审核金额、审批金额、支付金额等数据累计到合同台账对应的合同条款中，自动计算合同台账的累计审核金额、审批金额、支付金额。
过账之后的支付台账的数据是不能修改的。
将当前支付周期的支付台账数据过账到合同台账
【取消过账】
若已经“过账”的支付台账，还需要修改数据，应该先取消过账。
【生成结算书】
可以多选几个支付台账或全部支付台账，生成结算书文件。
结算书文件在“结算台账窗口”打开。
2.5工程变更管理----变更台账
在“开始”窗口，点击“变更台账”按钮，进入变更台账窗口。
工程项目建设过程发生工程变更是不可避免的。
工程变更会引起合同价款的变化。
发生工程变更后，承包商必须提出变更申请书，说明变更原因，合同价款的调整方式。
中介机构和业主审查变更申请书，如同意变更，则发出变更令，并在变更令中附上引起价款调整的新的合同条款（即合同外条款）。
工程变更引起合同价款的变化方式一般分为三种情况：
单价变更
工程数量变更
单价和工程数量同时变更
所有工程变更所产生的新的合同条款，会集中放在合同台账的“合同外条款”中，以与原合同的“合同内条款”明显区别，方便统计出工程变更金额。
点击“变更申请”按钮，生成一个新的变更申请，填写“变更原因简述”、“变更内容简述”等变更申请报表的有关信息。
在“工程量增减计算书窗口”或“工程变更价款报价单窗口”选择鼠标右键命令“增加资料”。
可以输入原变更合同或输入一个全新的合同条款。
选择鼠标右键命令“增加资料”，输入造价变更条款
输入原变更合同或输入一个全新的合同条款
【审批变更】
中介或业主角色的用户可以审批变更申请。
经过审批的变更申请自动生成“变更令”文件。
审批变更申请
【变更生效】
当生成“变更令”文件后，发出“变更生效”命令，可以将变更令中的合同条款写入到合同台账中的合同外条款部位。
从而实现了合同台账的修改，新修改的合同台账将分发给工程项目各方，统一按新的合同条款提出支付申请和结算。
发出“变更生效”命令
变更条款在合同台帐中的位置
2.6中期结算、竣工结算编制-----结算台账
在“开始”窗口，点击“结算台账”按钮，进入结算台账窗口。
在“支付台账窗口”建立的结算文件，可以在“结算台账窗口”打开。
如果所有支付周期的支付证书已经过账，结算文件也汇总了所有支付周期的支付证书，则结算金额与合同台账的累计审批金额、累计支付金额等是相同的。
这正是合同支付与结算管理软件实现的管理效果：
严格按合同进行结算，所有支付项目必须是合同规定的工程量清单项目，支付项目的单价必须是合同单价。
【结算工作变得非常轻松！
】
由于之前有完整的支付申请---支付证书-----支付通知书管理体系，工程结算将变得非常简单。
结算只是汇总各周期的支付证书，整理支付证书所附带的各种变更令文件、各阶段工程计量成果。
而传统的结算编制方法，往往是承包人根据竣工图重新计算竣工工程量。
根据大量的签证资料重新套定额。
传统的结算审查过程，承包商可能故意将结算报大，“头带三尺帽、准备给中介机构砍三刀”。
承包商报送的进度款申请书或结算书，总是以清单漏项为理由，不按清单合同项目申请，而是按施工过程及工艺套用定额，与结算审查单位玩“捉迷藏”的游戏，结算审查机构追求的也是审增审减金额，在结算过程中，合同清单形同虚设。
结算书内容组成与合同台账内容组成完全一致，方便严格按合同审查结算
2.7施工期工程材料管理-----材料台账
在“开始”窗口，点击“材料台账”按钮，进入材料台账窗口。
软件能自动汇总各支付周期的工料机用量（消耗量）和各阶段的价格及价差统计。
生成的工料机汇总数据，可以用于施工期工程材料管理。
材料台账窗口
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