邮件合并 文档.docx

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利用word邮件合并批量导入照片

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大-中-小canway 发表于11-09-0515:

33  阅读（1093） 评论

（1）  分类：

办公技能

                                利用word邮件合并批量导入照片

                                                     -------------嘉为    张辛

“邮件合并”是Word的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。

邮件合并可以帮我们批量处理文档，提高工作效率，深受办公人员欢迎。

但是，图片或者照片能不能进行邮件合并呢？

答案是肯定的，本文将通过制作员工工作证为例子，给大家详细介绍对照片进行邮件合并的方法。

--[if!

supportLists]-->一.

--[endif]-->素材准备

建立一个Excel表格存放员工信息。

里面包含工号、姓名、职务、照片等信息。

可能大家认为“照片”列书写起来比较麻烦。

其实只需要写一个简单公式“=B2&”.jpg””，很容易就搞定了。

在word中创建一个工作证的模版文件，如图所示。

将照片、Excel员工信息表、Word模版文件都放在“员工信息”文件夹下。

二.

--[endif]-->利用WORD邮件合并制作工作证件

--[if!

supportLists]-->1.    

--[endif]-->链接数据源

将word模版和Excel信息表建立链接。

在带状工具栏中选择【邮件】-【选择收件人】-【使用现有列表】。

打开选取数据对话框，在硬盘上找到Excel员工信息表，选择打开。

确认数据源是“OLEDB数据库文件”。

在打开的数据源中选择sheet1表格。

此时，word模版和Excel信息表已经建立链接，“邮件”工具栏中大多数命令都由灰色变为彩色，说明可以使用。

--[if!

supportLists]-->2.    

--[endif]-->插入合并域

将Excel信息表中数据导入到Word模版中。

选择【邮件】工具栏中【插入合并域】命令，将数据域依次放到Word员工卡模版相应的位置。

--[if!

supportLists]-->3.    

--[endif]-->批量插入照片

接下来就是最重要的步骤就是导入照片。

用鼠标单击预留的显示照片的位置，打开【插入】工具栏，选择【文档部件】中的【域】。

在“选择域”对话框中选择“IncludePicture”域，域属性中随便输入些文字，如“照片”，先占住位置，方便随后修改域代码。

源文件的最终效果如下图所示。

此时照片控件与Excel表格中的照片列并没有建立关联，我们需要修改域代码。

按alt+F9切换域代码，选中代码中“照片”两字，用【插入合并域】中的【照片】域替换。

alt+F9再次切换域代码，调整一下存放照片控件的大小。

--[if!

supportLists]-->4.    

--[endif]-->查看合并效果，将模板调整合格后，在

选择【邮件】-【完成并合并】-【编辑单个文档】，查看合并效果。

这时候会出现一个新的WORD文档，你会发现并没有出现想要的结果，这时在新的文档中候按“Ctrl+A”全选，然后按F9刷新，这时候就已经成功了。

但是我们发现两个问题：

--[if!

supportLists]-->

（1）    

--[endif]-->照片太小了，逐个调整起来很麻烦，能不能一次调整图片大小？

--[if!

supportLists]-->

（2）    

--[endif]-->比较浪费纸张，每页纸只有一位员工的工作证，可不可以将多个人的表格放在一页纸中呢？

--[if!

supportLists]-->三.

--[endif]-->后期调整

--[if!

supportLists]-->1.    

--[endif]-->调整邮件合并文档的图片大小

很多人在完成之后总是不满于图片原始大小，因此需要批量改变图片的大小，这时候需要做的是：

返回到之前设计的模板页面，按“Ctrl+A”全选，然后按F9刷新，这时候会显示出第一个学生的照片，在这里可以调成好图片的大小，再重新合并到新文档即可。

--[if!

supportLists]-->2.    

--[endif]-->选择邮件合并的文档类型

回到主文档。

如果希望多个人的表格放在一页纸中，顺序排列下去，我们可以将邮件合并的文档类型设置为“目录”，如下图。

（注：

该操作一定要在最初的主文档中进行）

此时合并文档的效果如下图：

注：

后期调整可以放在邮件合并的过程中操作，总结如下：

--[if!

supportLists]-->

（1）    

--[endif]-->设置文档类型为“目录”。

--[if!

supportLists]-->

（2）    

--[endif]-->链接数据源

--[if!

supportLists]-->（3）    

--[endif]-->插入合并域及照片域

--[if!

supportLists]-->（4）    

--[endif]-->调整照片大小