整理文件和资料控制程序doc.docx

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整理文件和资料控制程序doc

天合光能（北京）系统集成有限公司

文件和资料控制程序

主导部门：

质量部

支持部门：

审批：

文档编号：

SDSBU-SD-020

生效日期：

文件和资料控制程序

1.目的

规范公司质量管理体系文件要求，明确质量体系管理文件和资料的控制流程，确保公司质量体系能有效运行。

2.范围

适用于天合光能（北京）系统集成有限公司所有质量管理体系文件和资料的控制，包括内部文件和外来文件资料。

3.定义

N/A

4.职责和权限

4.1文件编写者负责文件的编写和获得批准。

4.2文档管理负责文件和资料的管理、安全保密工作。

文档管理需及时更新公共文件夹“高级文档中心”中的受控文件清单和有效版本文件。

4.3各部门负责保管自己使用的文件，部门领导确保部门内的人员均是按目前现行有效操作的。

4.4文件的使用者应该使用当前文件的最新版本，并保管好防止损坏。

5.内容

5.1文件编制

各文件的编制者按照本程序的要求编写文件，同时编写人员向质量部申请文件编号。

5.2文件的审核和批准。

5.2.1质量手册和程序文件通过文件审批流程进行审批。

在申请新增或者修订文件时必须经过三级审批。

程序文件需要审批到管理者代表，手册经过管理者代表审核后还需要总经理批准。

5.2.2三级文件的会签批准

5.2.2.1一般作业指导书由编制者确定会签部门，会签部门领导会签，本部门领导批准。

5.2.2.2专用作业指导书

5.2.2.2.1过程作业指导书由工程部、技术部和质量会签，由编写部门领导批准。

5.2.2.2.2设备作业指导书由其部门的领导批准。

5.2.2.2.3质量作业指导书由质量部门领导批准。

5.2.2.3临时作业指导书按照5.2.2.2执行。

5.2.2.4技术文件

5.2.2.4.1一般产品规格由编写部门批准。

5.2.2.4.2项目工程图纸与档案资料由技术部、工程部实施批准。

5.2.2.4.3材料清单由工程部实施批准。

5.2.2.4.4材料规格由技术、质量、采购共同参与审批，并由编写部门的领导批准。

5.3文件受控

5.3.1文件批准以后，文件编制者将批准的文件纸文档和相应电子档的文件进行受控，质量部检查文件是否满足《文件和资料控制程序》的要求，对不满足要求的文件退回编制者进行修改并重新审核和批准。

5.3.2将符合要求的文件纸文档和电子档进行归档保存，同时将电子档设成只读文件放到公共文件夹“高级文档中心”中让大家共享。

5.3.3质量部负责建立和更新《受控文件清单》。

5.4文件的发放

质量手册和程序文件一般不发放纸文档。

三级文件由文件编制者根据实际的需求确定发放部门，并将发放记录填写在《文件发放登记表》上，文件领用人在《文件发放登记表》上签字确认。

5.5文件的更改

5.5.1文件需要更改时，文件的主要责任部门负责修改，修改人填写《文件更改申请单》，说明拟变更的理由和更改的内容，并提交该文件审批人审批。

手册和程序文件修改的内容要用蓝色的字体标识出来，三级文件的修改的地方要用斜体并加粗加以突出。

修改后的文件同样走审核、批准和受控的流程。

5.5.2质量部每年年初组织相关部门评审文件的适宜性，需要更改的文件按照5.5.1进行。

5.6文件的回收、作废和销毁

5.6.1文件申请作废取消需要接收文件的相关部门在《文件作废申请表》上会签，并需要体系负责人审核。

文件改版或者被作废后，要将发放的旧版文件回收并销毁。

5.6.2若因任何原因要保留作废文件时，要对这些文件进行适当的标识。

5.7文件分类

5.7.1公司质量体系文件可以分为四个等级，如下：

第一级：

质量手册

第二级：

程序文件

第三级：

作业指导书

第四级：

表单和记录

5.7.2三级文件的分类

5.7.2.1作业指导书

一般作业指导书

专用作业指导书

过程作业指导书

设备维护作业指导书

质量作业指导书

临时作业指导书

5.7.2.2技术文件

产品规格

图纸

材料规格

BOM材料清单

5.8文件编号系统

5.8.1质量手册编号为“SDS-SC-XXXX”，其中SDS为本公司代号，SC为质量手册代号，XXXX为XXXX版。

5.8.2程序文件编号为“SDS-CX××-XXXX”，其中SDS为本公司代号，CX为程序文件代号，为程序文件顺序号，XXXX为XXXX版。

5.8.3操作指导性文件（三级文件）编号为“SDS-文件类别-文件次类别××-XXXX”，其中SDS为事业部代号；

文件类别分为：

管理制度--“GL”表示；作业指导书--“ZY”表示；

5.8.4记录的编号为“SDS-CX××-XXXX-xx”，其中SDS为本公司代号，CX为程序文件代号，为程序文件顺序号，XXXX为XXXX版，xx为文件流水号；

5.9文件版本

手册/程序文件、作业指导书的版本号应从A/0版开始，A/1、A/2…B/0、B/1…..依次变更，表格等其他文件的版本号应从A开始，然后B，C，D，…，AA，AB，…。

每修订一次，版本号变更一次。

5.10临时文件的管理

临时文件的使用有效期为不超过6个月，超过有效期的要回收作废。

临时文件发放和其他文件的发放一致。

5.11外来文件的管理

5.11.1外来文件主要下列文件：

ISO9001标准

国家标准

行业标准

测试设备说明书

供应商文件