总经理办公室人员岗位职责.docx

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总经理办公室人员岗位职责

总经理办公室人员岗位职责

　　部门：

总经理办公室

　　直接上级：

总经理

　　下属部门：

文秘科、供应科、基建科

　　部门性质：

总经理行政指挥的办事机构

　　管理权限：

受总经理委托，行使协调各部门工作，对公司日常办公秩序、行政文书、原辅材料供应、基本建设项目等全过程的管理权限，并承担执行公司规章制度、管理规程及工作指令的义务。

　　管理职能：

负责对办公秩序、行政文秘、基建项目、原辅材料供应全过程实行管理、监督、协调的专职管理部门，对所承担的工作负责。

主要职责：

　　1．坚决服从总经理的统一指挥，认真执行其工作指令，一切管理行为向决经理负责；

　　2．严格遵守公司规章制度,认真履行其工作职责；

　　3．协助总经理做好综合、协调各部门工作和处理日常事务；

　　4．负责汇总公司年度综合性资料，草拟公司年度总结、工作计划和其它综合性文稿，及时择写总经理发言稿和其他以公司名义发言文稿审核工作；

　　5．及时收集和了解各部门的工作动态，协助总经理直辖市地各部门之间有关的业务工作，掌握全公司主要活动情况，编写公司年度大事记；

　　6．根据公司领导意见，负责召集公司办公会议和其他有关会议，做好会议记录，按择写会议纪要，并检查督促会议决议的贯彻实施；

　　7．负责公司行政文书的处理，做好收支的登记、传递、催办、归档、立卷和发言的登记、打印、存档，以及行政文书档案的管理工作。

负责对各部门文书资料收集归档管理工作，进行业务指导；

　　8．负责公司的印鉴、文印的管理和信件的收发以及报刊订阅、分发工作；

　　9．协助参与公司发展规划的拟定年度经营计划的编制和公司重大决策事项的讨论；

　　10．负责组织公司通用管理标准规章制度的拟定、修改和编写工作，协助参与专用管理标准及管理制度的拟定、讨论、修改工作；

　　11．组织公司投资项目的洽谈、调研、立项报批、工程招投标、开工、竣工、预算、决算等有关工作，及时编制项目计划和项目进度统计报表，认真做好项目的监督管理工作；

　　12．负责编制原、辅材料及备品配件的供应计划。

认真组织原辅材料、小五金配件等零星材料的供应采购，做好原辅材料、小五金配件等备品配件的进、出、存库统计核算工作；

　　13．负责组织全公司员工大会工作。

开展年度总结评比和表彰活动；

　　14．负责做好公司来宾的接待安排，做好重要会议的组织、会务工作；

　　15．负责公司对上级主管部门联系，公司有关法律咨询和联系工作；

　　16．负责做好公司的宣传报导工作；

　　17．完成公司领导交办的其他工作任务。

为了加强党风廉政建设，防止和克服不正之风及腐败现象，根据党风廉政建设有关文件，特制定本规定。

　　一、办公室全体工作人员要加强党风廉政有关文件的学习，熟悉有关规定，不断提高廉洁自律的自觉性。

　　二、不利用工作之便谋求任何特殊照顾。

　　三，不收取他人礼品、钱财，不搞规定之外的收费。

　　四，不借外出开会，学习之机进行旅游。

　　五、不公车私用，公话私打，私信公发。

　　六、不私客公请，在公务活动中，接待人员一般不陪餐。

　　七、不得为其亲友在出具学历证明，办理各种证件，证明等方面

　　谋取规定之外的特殊照顾。

　　八，在公务经济活动中做到帐目清楚，手续符合规定，及时清理

　　有关经济手续，不谋取私利。

　　九，尽职尽责，搞好本职工作。

　　打印室管理制度

　　为加强打印室管理，使工作规范，有序、高效，更好地为学校中心工作服务，特制定本制度。

　　一、打印室职能：

打印、复印以学校名义向校外和校内发送的各种文件和材料及校办同意打印的有关材料。

　　二、凡需打印、复印的各类文件、材料，须经办公室主任答字同意后，方可打印。

不得接受没有校办主任签字同意的任何单位和个人的文件及材料。

　　三、要本着高度的责任心，做到文件打印及时，准确，版面清晰、整洁。

　　四、必须遵守保密纪律。

打印完毕，文件及原稿要完整交回交印人校对。

对打印后的废纸要及时销毁，不得传播、泄露尚在打印过程中的文件内容。

禁止闲杂人员在打字室逗留，闲聊。

　　五、要对打印的全部文件材料按单位，文号、标题、份数进行登记造册，重要文件要按类存盘保存。

　　六、爱护设备，注意设备保养和维护，保证设备正常工作，保持打印室整洁和安全。

　　办公室车辆及驾驶员管理制度

　　车辆是学院公务活动的主要交通工具，为了更好履行服务作用，保证学校公务用车，特制定本规定。

　　一、车辆调配：

　　1、车辆应首先保证学校公务用车，本着“先紧急后一般，先校级后中层”的原则，合理调配。

　　2、公务用车由办公室根据车辆情况予以安排。

校内各单位因公用车，应填写“用车申请单”，经有关领导审查签字，办公室主任同意后予以安排。

　　3、个人因私事用车、非业务范围以外的部门用车，在不影响学校公务用车的前提下，经办公室主任同意后，可以租用。

租用车辆应填写“租用车辆审批表”，经管理部门和办公室审批并按规定交费后方可派车。

　　二、车辆维修保养

　　1、按规定做好车辆年度审验检修工作和日常例行保养。

　　2、车辆出现故障需检修，由驾驶员向主管人员报告，指定人员和驾驶员一同外出修理。

　　三、驾驶员工作纪律：

　　1、遵守劳动纪律，按时上下班。

上班前有出车任务者，按通知单要求出车；无出车任务者，应做好出车准备等待接受任务。

　　2、驾驶员凭出车通知单（租车凭审批表和交费单）出车，无出车通知单不得出车。

出车准时，保证安全。

严禁酒后驾车。

　　3、驾驶员随领导外出的活动听从领导安排，一般应随车等候不得参与与自己无关的公务活动，不得泄露领导间的谈话内容。

　　4、不得刁难用户，不得私自答应无关人员乘车，不得利用工作之便私拉乘客获取收入。

　　办公室库房管理制度

　　一、学院办公室库房主要用于存放各类办公用品，礼品和其它公用物品。

由办公室主任或其指定人员管理。

　　二、对库房所有物品都要统一登记造册。

物品的入库由库管人员按发票上的数量、规格清点，登记造册，并由缴库人员签字。

　　三、管理人员要坚持原则，秉公办事，严格掌握办公用品的发放范围，凡涉及物品的领出均由领用人签名。

　　四、库房内礼品等贵重物品的领用，需经办公室主任同意，库管人员不得擅自动用库房内的任何物品。

　　五、库房物品要定期进行整理，核实，做到帐物相符，摆放有序便于存取。

要保持库房通风，防火，防盗，防霉烂，保证库房的安全

　　六，管理人员请假离岗，由办公室主任或其指定人员代管。

若涉及物品进出，事后应向原库房管理人员书面说明。

　　办公室考勤制度

　　一、总则：

　　1、办公室全体工作人员，必须热爱本职工作，认真完成职责范围内的各项任务，模范遵守学校的工作纪律，不迟到，不早退，不擅离职守，不在工作时间干私事。

　　2、考勤内容包括按时到岗，坚守岗位和加班等情况．具体包括迟到，早退、事假、病假、旷工和加班等。

　　3、请假必须事先履行请假手续，经批准后方可离岗，一般不得事后补假。

因情况紧急来不及填写请假单者应电话向主任请假，返回后当天及时补填请假单。

　　二、请假：

　　1、请假必须填写请假单，按规定程序审批。

请假单一式两份，一份留本科室，一份交兼职的考勤员。

　　2、请病假须持校医院或县以上医院诊断证明方可请假，经主任审批同意，方可离开岗位。

　　3、公休假、婚丧假、产假等国家规定的假均须履行请假手续，经主任审批同意后，按国家有关规定执行。

　　4、请假期限将到，若要续请，必须提前一天办理续假手续，续假手续与请假手续相同。

续假以一次为限。

　　5、上班后在主任和考勤员处及时销假。

提前返回，病事假按实际离岗时间计算。

　　三、签到制度：

　　1、上班实行签到制，上班后10分钟内为签到时间，超10分钟按迟到记录，提前10～20分钟下班按早退计算，迟到或早退30分钟以上者按旷工半天记。

　　2、因工作原因不能按时签到者，本人写明原因，主任签署意见后，不作为迟到计算。

　　3、因工作需要加班，经主任批准，方可按加班对待。

　　　　办公室主任岗位职责

　　一、主持办公室全面工作，拟定办公室工作计划，统筹安排办公室各项工作。

　　二、主持草拟全校性工作计划、工作总结等公文。

　　三、协助校级领导做好行政工作安排、各种会议安排、检查校级领导指示和会议决议办理情况及审核学校重要文件。

　　四、协助校长了解学院有关全局性的情况和问题，组织处理亟待解决的重大问题和工作。

　　五、根据校长指示，协助校领导检查和协调行政各处室工作。

　　六、了解和研究国内外高等学枚管理经验，做好情况通报和信息交流工作。

　　七、对上级单位和国内外重要函件，提出处理意见。

　　八，负责审批办公室经费预算，经费支出，经费报销。

　　九、组织处理校级领导交办的其它工作。

　　办公室副主任岗位职责

　　一、全面协助主任工作，参加起草学校行政工作计划、总结，通知及其它公文。

　　二、分管相关办公室工作。

　　三、协助主任做好上报公文文稿的审核工作，负责校内公文文稿的审批和审批打印工作。

　　五、负责有关会议决议的政务事项的督查、督办工作。

　　六、负责会同有关部门组织安排全校性大会和大型活动。

　　七、协助主任做好办公室人员思想政治工作，加强作风建设，增强服务意识，提高工作质量。

　　八、负责办公室人员考核工作。

　　九、完成领导交办的其他工作。

　　档案室主任岗位职责

　　一、组织学习、宣传、贯彻党和国家有关档案工作方针、政策和法规，根据档案管理法规和上级对档案工作的要求，结合实际，制定档案管理工作的规章制度、发展规划和年度工作计划。

　　二、做好档案工作人员的思想政治工作，加强作风建设，强化服务意识，提高工作效率和工作质量。

　　三、负责按划定对查

　　（借）阅档案申请进行审批。

　　四、负责健全专兼职档案员队伍，定期组织业务培训和总结评比工作。

　　五、组织协调、监督、检查、指导各单位的档案管理工作，实现档案管理的划范化和标准化。

　　六、负责与省高教系统档案学会与兄弟单位的联系和协作。

负责接待上级部门领导和有关兄弟单位同行，组织对外业务交流，加强理论研究，不断改进档案管理工作。

　　七、购置档案管理设备、装具，改善工作条件，提高计算机辅助管理水平，提高档案利用率。

　　八、负责组织档案的鉴定与销毁。

　　九、经常了解档案管理情况，针对存在问题，提出整改意见。

负责向主管领导汇报工作。

　　十、完成领导交办的其他工作。

　　职档案员岗位职责

　　一、认真学习，宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律，法规，努力实现档案管理的规范化和标准化。

　　二、督促，检查，指导各部门做好文件材料的形成、积累，整理、立卷，归档工作。

检查，验收归档文件材料是否完整、准确、系统，是否符合质量要求。

办好交接手续。

　　三、认真做好案卷的整理、分类、登记建卡、编号上架等工作。

做到库房管理科学，案卷排列整齐、主次分明、标志明确。

　　四、积极开发档案信息资源，编制检索工具和参考资料，办理利用档案事宜，主动热情地做好服务。

　　五、认真做好档案库房管理和安全防护工作，对库房进行安全防护检查，防止事故发生。

对损坏变质的档案材料要及时采取措施，进行修补和复制。

　　六、认真做好档案统计工作及档案鉴定，销毁的基础工作。

对过期档案提出存、毁处理意见。

　　七、坚守工作岗位。

严格执行档案管理的各项规章制度。

遵守保密制度和保密纪律，确保档案安全。

　　八、负责所管范围各项管理制度的制定和修改的起草工作。

　　九、认真学习档案业务知识，钻研档案理论；负责对兼职档案员进行业务培训；积极参与档案协作组，学会活动，进行工作经验和学术交流。

　　十、完成领导交办的其他工作。

　　　　外事办公室工作人员岗位职责

　　一、认真贯彻党和国家外事工作方针