行政管理制度.docx

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行政管理制度

行政管理制度

为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制以下规定。

一、文件收发规定

1、董事会和公司的文件由办公室拟稿。

文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发。

业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理审核、签发。

属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。

秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

2、已签发的文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按文印规定处理。

文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。

3、董事会和公司的文件由办公室负责报送。

送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。

秘密文件由专人按核定的范围报送。

4、经签发的文件原稿送办公室存档。

5、外来的文件由办公室文书负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办；属急件的，应在接件后即时报送。

6、文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至办公室。

三日内不能办理完毕的，应及时向办公室说明原因。

二、文件管理规定

1、所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。

2、打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，送办公室打印。

各部门草拟的文件、合同、资料等，均由办公室打印。

打印文件、发传真均需逐项登记，以备查验。

3、文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务，不得积压延误。

工作任务繁忙时，应加班完成。

办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。

4、文件、传真等应及时发送给有关人员。

因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。

5、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。

三、办公用品购置、领用规定

1、公司领导及未实行经济责任制考核的部门，需求办公用品时，要办公室填写《资金使用审批表》，报总经理审批后才能购置。

已实行经济责任制考核的部门，所需购置办公用品，则到办公室领取，同时办理出入库手续，明确金额。

需购置的，由部门负责人填写《资金使用审批表》，报总经理审批后由办公室购置。

大额资金的使用，由总经理审核并报董事长批准后办理。

2、办公用品购置后的报销，须持总经理审批的《资金使用审批表》、购货发票、清单及办理出入库手续，未办理出入库手续的，财务部不予报销。

3、各部门所用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报总经理审批后，由办公室统一印制。

4、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。

预用应登记到帐，并记入部门费用。

5、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。

四、电话使用规定

1、公司各部门电话费均按月包干使用。

具体标准如下：

总经理￣＿＿元/月，副总＿＿元/月，各部门主管＿＿元/月，员工＿＿元/月。

2、若有超出当月包干标准的，从工资中扣出。

当月节余部分累计到下月话费中使用。

五、考勤制度

1、为加强考勤管理，维护工作秩序，提高工作效率，特制以下制度。

2、公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到，不早退。

工作时间不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，须经本部门负责人同意。

3、周一至周六为工作日，周日为休息日。

周日和夜间值班由办公室统一安排，因工作需要周日或夜间加班的，由各部门负责人填写加班审批表，报分管领导批准后执行。

节日值班由公司统一安排。

4、严格请、销假制度。

员工因私事请假1天以内的（含1天），由部门负责人批准；3天以内的（含3天），由副总经理批准；3天以上的，报总经理批准。

副总经理和部门负责人请假，一律由总经理批准。

请假员工事毕向批准人销假。

未经批准而擅离工作岗位的按旷工处理。

5、上班时间开始后5分钟至30分钟内到班者，按迟到论处；超过30分钟以上者，按旷工半天论处。

提前30分钟以内下班者，按早退论处；超过30分钟者，按旷工半天论处。

6、1个月内迟到、早退累计达3次者，扣发5天的基本工资；累计达3次以上5次以下者，扣发10天的基本工资；累计达5次以上10次以下者，扣发当月15天的基本工资；累计达10次以上者，扣发当月的基本工资。

7、旷工半天者，扣发当天的基本工资、效益工资和奖金；每月累计旷工1天者，扣发5天的基本工资、效益工资和奖金，并给予一次警告处分；每月累计旷工2天者，扣发10天的基本工资、效益工资和奖金，并给予记过1次处分；每月累计旷工3天者，扣发当月基本工资、效益工资和奖金，并给予记大过1次处分；每月累计旷工3天以上，6天以下者，扣发当月基本工资、效益工资和奖金，第二个月起留用察看，发放基本工资；每月累计旷工6天以上者（含6天），予以辞退。

8、工作时间禁止打牌、下棋、串岗聊天等做与工作无关的事情。

如有违反者当天按旷工1天处理；当月累计2次的，按旷工2天处理；当月累计3次的，按旷工3天处理。

9、参加公司组织的会议、培训、学习、或其他团队活动，如有事请假的，必须提前向组织者或带队者请假。

在规定时间内未到或早退的，按照本制度第五条、第六条、第七条规定处理；未经批准擅自不参加的，视为旷工，按照本制度第七条规定处理。

10、员工按规定享受探亲假、婚假、产育假时，必须凭有关证明资料报总经理批准，未经批准者按旷工处理。

员工病假期间只发给基本工资。

11、经总经理或分管领导批准，决定假日加班工作或值班的中层以下人发每天补助20元；夜间加班或值班的，每个补助10元；节日值班每天补助40元。

未经批准，值班人员不得空岗或迟到。

如有空岗者，视为旷工，按照本制度第七条规定处理。

如有迟到者，按本制度第五条、第六条规定处理。

12、员工的考勤情况，由各部门负责人进行监督、检查，部门负责人对本部门的考勤要秉公办事，认真负责。

如有弄虚作假、包痹袒护迟到、早退、旷工员工的，一经查实，按处罚员工的双倍予以处罚。

凡是受到本制度第五条、第六条、第七条规定处理的员工，取消本年度先进个人的评比资格。

13、每月的5日为公司的发薪日，每周工作时间为40小时，每周一早上有1个小时的例会，作息时间：

上午9点上班；下午5点下班，特殊情况另行安排。

六、档案管理制度

1、严格执行公司的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。

2、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。

3、各部室应明确规定档案责任人，档案责任人（档案员）对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。

4、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料都由办公室负责归档。

5、各级部门的原始资料数据均应存档，勤检查，勤问寻。

6、各类合同、专卖店、协议的正本原件由财务部归档，副本原件由办公室归档，其他部门备份存档并由综合办实行电脑化管理。

7、各级专卖店，财务部、教育部、综合部、市场部等业务部门按业务分工负责归档。

8、归档资料必须符合下列要求：

（1）文件材料齐全完整；

（2）根据档案内容合并整理、立卷；

（3）根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

9、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。

10、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的酌情处置。

11、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。

七、保密制度

为保守公司秘密，维护公司利益，制订本制度。

1、全体员工都有保守公司秘密的义务。

在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。

2、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。

公司秘密包括下列秘密事项：

（1）、公司经营发展决策中的秘密事项；

（2）、人事决策中的秘密事项；

（3）、专有网络，操作信息；

（4）、产品的底价、合作条件、贸易条件；

（5）、重要的合同、客户和合作渠道；

（6）、公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号；

（7）、董事会或总经理确定应当保守的公司其他秘密事项。

3、属于公司秘密的文件、资料，应标明“秘密”字样，由专人负责印制、收发、传递、保管，非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。

4、公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。

接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。

非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。

5、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。

如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。

6、对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。

违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以行政处分或经济处罚，直至予以除名。

7、档案室、核算，网络中心等机要重地，非工作人员不得随便进入；工作人员更不能随便带人进入。

8、办公室应定期检查各部门的保密情况。

八、安全保卫制度

为维护正常的工作秩序，确保财产安全，特制以下制度。

1、安全保卫工作，要认真落实责任制。

总经理是公司安全保卫的第一责任人，应把安全保卫工作切实提上议事日程，进行研究、部署，对本公司的安全保卫工作负全责。

2、成立以总经理任组长、副总经理任副组长、各部门负责人为成员的安全保卫工作领导小组，定期检查安全保卫工作，财务部负责人、办公室负责人、市场部负责人是公司的安全保卫责任人。

发现问题，及时采取措施解决。

3、根据实际需要，综合部负责人兼职安全保卫的直接人，负责安全保卫工作，切实负起安全保卫责任。

4、落实防火措施，会议中心等重要场所设置的消防栓，不得用作他用，专人应定期检查消防栓是否完好无损。

配备的各种灭火器，要按规定期限更换灭火药物，防火通道必须保持畅通，严禁堆放任何物品堵塞防火通道。

5、抓好安全用电

（1）、电线、电器残旧不符合规范的，应及时更换。

（2）、严禁擅自私接电源和使用额外电器，不准在办公场所使用电炉。

（3）、办公区域不许抽烟，严防火灾，非办公区域人员严禁进入。

6、落实防盗措施

（1）、财务室要安装防盗门窗和自动报警器，下班时要接通报警器的电源。

（2）、重要部门的房间要设置防盗门窗，办公房间无人时要关好门窗和电灯。

（3）、公司财物不得随便放置，重要文件及贵重物品必须锁好。

（4）、车辆停放时应采取必要的防盗措施。

7、安全保卫人员要有高度的责任感，经常检查、督促安全保卫措施的落实情况，发现问题，及时消除隐患。

因对工作不负责任而造成事故的，一律追究责任，情节严重构成犯罪的，移交司法部门追究刑事责任。

8、全体员工都有遵守本制度及有关安全规范的义务。

凡违章造成事故的，一律追究责任，情节严重构成犯罪的，移交司法部门追究刑事责任。

九、运输车辆制度

1、公司车辆由办公室统一管理、调度。

各部门公务用车，由部门负责人先向办公室申请，说明用车事由、地点和时间，办公室根据需要统筹安排派车。

2、车辆使用按先上级、后下级；先急事、后一般事；先满足工作任务、接待任务，后其他事的原则安排。

除公司领导或各部门到有关部门、出外办事外，单独一人在城区办事，原则上不安排车辆。

3、外单位借车，需经总经理批准后方可安排。

4、车辆驾驶实行专人专车，专车专管。

车由综合部调配使用，由该部统一领油、维修、持有手续、承担责任。

如有临时安排，其他部门用车，在用车期间内承担责任，保持车况完好。

5、车辆在下班后或节假日必须停放公司院内，并采取必要的防盗措施。

6、车辆实行定点维修，需维修的项目由驾驶员列出清单后，由办公室报总经理批准。

7、车辆用油由办公室统一购买，油票由办公室发放登记，车辆耗油按车型100公里定额耗油量计算，节奖超罚。

公司车辆一律凭票到指定加油站加油。

8、办公室建立车辆的用油台帐，每月核算一次，严格按行车里程与百公里耗油标准核发油料，并做到每月核对无误。

9、驾驶员应做到合理用车，节约用油，将油耗控制在指标以内，特殊情况需增补油票的，须报公司领导批准。

10、车辆在外加油须经公司领导审批，并由车辆驾驶员本人报销并记入油消耗考核，否则不予报销。

11、驾驶员不得私自出卖油料和将油料赠送他人，如有发现，按贪污论处。

12、办公室应按时办好车辆保险、养路费缴纳等各项手续，车辆有关证件及资料由驾驶员妥善保管。

13、违规与事故处理

（1）、下列情况，违反交通规则或事故的经济损失及责任，由驾驶员负担。

无照驾驶；

未经许可将车借予他人使用；

违反交通规则引起的交通肇事；

违反交通规则，其罚款由驾驶人员负担。

（2）、意外事故、不可抗拒原因造成的车辆事故由公司酌情研究处理。

十、卫生管理制度

为创造一个舒适、优美、整洁的工作环境，树立公司的良好形象，制定以下制度。

1、卫生管理的范围为公司各部门、会议室、微机室、厕所、走廊、门窗等办公场所及其设施的卫生。

2、卫生清理的标准是：

门窗（玻璃、窗台、窗棂）上无浮尘；地面无污物、污水、浮土，四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘；照明灯、电风扇、空调上无浮尘；书橱、镜子上无浮尘、污迹，书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐，无灰尘，橱顶无乱堆乱放现象；办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，水具无茶锈、水垢；桌椅摆放端正，各类座套干净整洁；微机、打印机等设备保养良好，无灰尘、浮土；厕所墙面、地面、便池清洁干净，无杂物、无异味；花坛、绿地内无杂草、杂物。

3、卫生清理实行部门责任制，部门负责人为责任人，各部门办公室的卫生，由各部门负责日常保洁。

公共卫生清理实行区域负责。

4、责任区卫生清理每周集中进行一次，日常保洁每月由办公室牵头进行卫生检查评比。

5、各部门要认真对待卫生清理和卫生检查评比工作，积极主动地搞好卫生清理，不得因卫生清理不达标而影响公司的整体形象。

6、卫生检查评比结果累计存档汇总，列入年终评先树优工作的内容。

十一、差旅费管理制度

根据上级有关规定，结合本公司实际情况，本着既勤俭节约、开支，并保证出差人员工作与生活需要的原则，制订几下规定：

1、本办法适用于本公司因公出差支领旅费的员工。

2、出差旅费分交通费、宿费及特别费三项：

（1）、交通费系指火车、汽车、飞机（乘座飞机，软卧只有总经理可以乘座，特殊情况特殊处理，经总经理同意后报财务备案并作详细说明）等费用。

（2）、膳宿费系指膳食费及宿费。

（3）、特别费系指因公支付邮电或招待费等。

3、员工因公出差，应事先填明员工出差申请单，经部门负责人审核并呈报总经理批准后出差。

如因事情紧急而未及时填表，须事先由部门负责人口头报告总经理，等返回公司后，应立即补办手续。

员工出差报支表的处理程序如下：

（1）、出差前依单填明单位、级别、姓名、出差事由、搭乘交通工具、出差日期、预支金额，经部门负责人审核后呈报总经理批准。

（2）、出差人凭核准的预支金额，填写借款单，向财务部预支差旅费。

（3）、出差人返回后7日内应填写差旅费报销单，注明实际出差日期、起始地点、工作内容、报支项目、金额等，由所属部门和财务部负责人审核后报总经理批准，由财务部在报销时冲销预支款。

4、差旅费按业务需要按岗位职务分成如下几个包干：

（1）、享受总经理以上待遇的人员，差旅费实报实销，但取消补贴。

（2）、享受副总经理待遇的人员，宿费上限150元/日。

（3）、享受部门负责人待遇的人员，宿费上限100元/日，其他人员宿费上限80元/日，另伙食补助30元/天。

交通费以经主管领导核准的交通方式依票据实报实销。

（4）、公司员工出差期间，确因工作需要宴请时，需经主管领导核准，依票据实报实销，同时取消当日伙食补助。

（5）、公司员工出差期间，因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用，由个人自理。