公寓规章管理制度汇总.docx
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公寓规章管理制度汇总
目录
一、管理制度
1．人事制度
（1）员工考勤管理制度
（2）员工离职程序
（3）员工加班规定
（4）管理处员工上下班规定
（5）员工着装管理
2．行政制度
（6）车队管理制度
（7）文件流转及文档资料管理的规定
（8）固定资产调用规定
（9）公章、介绍信使用规定
（10）宴请制度
（11）经济合同管理方法
（12）通讯器材管理
（13）印刷品管理
（14）电脑管理
3．工程管理制度
（15）维修单操作程序
（16）高压电工安全操作规程
（17）水泵房管理制度
（18）关于客户投修项目质量把关的规定
（19）维修工工具领用／借用制度
（20）工程主管每日工作指引
（21）关于“来访卡”的使用
（22）大厦电梯报修及人员进出电梯机房规定
（23）公用部位空调的管理办法
（24）客户单元维修操作程序
4．物业管理制度
（25）抄表程序
（26）交楼程序
（27）公共地方设施、设备验收
（28）住客投诉处理
（29）防汛措施
（30）送货人控制
（31）装修控制
（32）公共部位清洁工作要求
（33）大厦小业主废弃物处理
（34）空置房屋管理
（35）住户突发急病事件处理
（36）盗窃事件处理程序
（37）电梯故障紧急处理
（38）火警处理程序
（39）损毁事件处理程序
（40）报刊、信件收发程序
（41）代业主订阅报刊操作流程
（42）照相机使用规定及管理
（43）加强各楼寓监控室管理的若干规定
（44）管理费、水电费、有偿服务费的操作程序
（45）各大厦小业主单元装修动火程序
（46）关于在大厦范围内拍照、摄像、采访等规定
（47）管理处投币电话管理
（48）二次供水水箱卫生管理办法
（49）大厦钥匙管理规定
（50）义务消防队
（51）各楼盘保险范围及索赔
（52）拜访业主住户制度
（53）小业主电话申办程序
（54）物业经理考核办法
（55）物业经理管理权限
二、员工岗位职责
1、总经理工作职责
2．工程部工作职责
（1）经理岗位责任制
（2）工程主管岗位责任制
（3）维修人员岗位责任制
（4）高压值班工岗位责任制
3．行政人事部工作职责
（1）行政人事部经理工作职责
（2）行政人事部文员工作职责
（3）人事主管工作职责
4.物业管理部工作职责
（1）物业管理部经理职责
（2）园艺领班岗位职责
（3）物业经理工作职责
（4）物业主管工作职责
（5）物业助理工作职责
（6）物业主管、助理岗位职责细则
（7）出纳/文员工作职责
（8）保安主管工作职责
（9）保安领班工作职责
（10）保安员工作职责
（11）清洁领班工作职责
（12）清洁工工作职责
5．财务部工作职责
（1）财务部负责人工作职责
（2）会计主管岗位职责
（3）总出纳岗位职责
（4）物资核算岗位职责
说明
1、本规章制度重新汇编是对2001年以前公司文件的整改、删改。
2、从本汇编生效之日起，2001年以前文件同时取消。
汇编之外所定文件
继续延用。
3、今后各部门制定规章制度，请参阅本汇编，避免重复和矛盾。
如需更新，
须注明“新规定颁布后，01-3-X0号文同时废止。
4、本汇编自2001年4月1日起生效。
一、管理制度
1．人事制度
文号01-3-1
（1）员工考勤管理制度
一、考勤统计办法
1）各部门、各管理处每月二十八日将上月二十六日至本月二十五日的月考勤
汇总表交人事部经理审核汇总，在本月工资中执行。
2）公司各部门员工上下班实行打卡考勤，每口上、下班员工必需自觉打卡，作为当天考勤记录。
因事、因病不到者，事先必需请假，事后必需销假。
任何人不得代他人打卡或弄虚作假。
2）各管理处考勤员按照人事部统一印制的月度考勤记录表，逐日准确填写每
位员工的到岗、离岗时间，及时收取各类请假单，并于当月二十八日填妥考勤汇总表，由物业经理审核答字后报公司人事部。
二、有下列情况之一者，处理办法：
l）迟到、早退超过15分钟记迟到、早退一次，迟到超过1小时作旷工处理。
计三次15分钟以内迟到、早退计迟到、早退一次，每次扣本人日工资的20％，月超五次者计旷工一天。
2）弄虚作假或不履行考勤职责者，扣本人两天日工资。
3）旷工一天扣两天工资、并给予速记记载，旷工两天以上给予行政处分，直至辞退。
4）连续旷工达十天或一年内累计旷工15天的，公司予以除名。
上海卓越物业管理有限公司
员工考勤签到表
部门/管理处____________________年____月
职（岗）位_______姓名_______
职（岗）位_______姓名_______
职（岗）位_______姓名_______
日期
上午
下午
备注
日期
上午
下午
备注
日期
上午
下午
备注
26
26
26
27
27
27
28
28
28
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30
30
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31
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1
1
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5
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6
6
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7
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9
9
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20
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25
25
25
考勤人签名__________主管签名___________物业/部门经理签名__________
上海卓越物业管理有限公司员工考勤汇总表
（2001年月）
部门/管理处______________填报日期____年____月____日
序号
姓名
出勤
天数
事假
（小时）
病假
旷工
迟到
早退
（次数）
平时
加班
（小时）
休息日
加班
（小时）
国定假
日加班
（小时）
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
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17
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20
21
22
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24
25
考勤员______部门/物业经理_______人事部经理_______财务部经理_______总经理________
说明：
1）汇总表于每月28日下午5:
30前报人事部，上报时必须经物业经理和部门经理先审核签字（公司各部门由总办汇总，总办主任签字）。
2）上报汇总表时，随附考勤表（考勤卡）、加班单、假期申请表、病假附上区（县）级以上中心医院证明。
3）本表和上述有关资料由人事部存档备查。
上海卓越物业管理有限公司
员工假期申请表
部门
管理处
姓名
用工
性质
入职
日期
假期
类别
休假
日期
199年月日至199年月日止
小时/天数
申请
事由
物业经理意见
部门经理意见
人事部经理意见
总经理/副总意见
上海卓越物业管理有限公司
员工加班审批单
部门/管理处
加班人姓名
职（岗）位
由签发人填写
加班时间
从___年___月___日___时至___年___月___日___时共计小时
时间类别
平时加班休息日加班国定假日加班
加班事由
补偿种类
调休补休工资替代
签发人
物业经理（部门经理）签名：
年月日
部门经理意见
人事部经理意见
总经理审定意见
文号01-3-2
（2）员工离职程序
一、试用期员工离职：
1．员工提出离职，由本人向本部门经理提出请求，并填写“员工离职审批表”，部门经理及时通知人事部，办理移交15天。
2．部门经理认为员工不适合公司之指定岗位，必须提出理由报人事部，经人事部确认后通知本人。
二、正式员工离职：
1．由本人提前一个月向部门经理提出辞职请求，并交辞职报告、填写“员工离职审批表”至人事部，经批准后方可办理手续。
2．部门经理希望辞退其员工时，须列出充分的理由交人事部，经人事部确认，报总经理审批。
1）员工严重违反公司规章制度及劳动纪律的，严重失职、营私舞弊，对公司利益造成重大损害的，公司将予以除名或开除。
2）员工经考察不能胜任工作的，经过培训和调整工作岗位仍不能胜任的，公司作出正式辞退员工的决定后，由人事部通知员工本人，以书面形式提前一个月通知或以一个月实发工资代替事先通知。
三、由各有关部门根据各自工作职责检查该员工的工作交接和其它需要办妥交接的工作，确认该员工所领公司物品、资料已归还，并按“离职人员物品归还表”填妥意见。
人事部填妥“员工离职结算单”，与员工办理解除合同手续，并通知财务部结算工资。
四、临时工离职由物业经理签字同意，并经分管经理签字同意，报人事部即可。
五、员工离职结算工资领取时间：
1．员工于上半月被批准离职的，于本月20日至财务部领取结算工资。
2．员工于下半月被批准离职的，于下月20日至财务部领取结算工资。
上海卓越物业管理有限公司
员工离职审批表
部门/楼盘
姓名
工号
职（岗）位
离职种类
最后工作日
物业经理意见
年月日
部门经理意见
年月日
人事部意见
年月日
总经理/副总审定意见
年月日
备注
上海卓越物业管理有限公司
员工离职结算单
部门/楼盘：
__________员工姓名：
___________工号：
_________职（岗）位：
___________
一、物品归还：
类别
名称数量
损失
扣款数
有关负责人签字
工作服
管家主任：
保安臂章
保安主任：
员工卡
物业经理/部门经理：
员工手册
办公用品
手机、BP机、计算器、文具盒、钥匙、业务资料等
办公室主任/物业经理：
工具
（维修、保安、清洁等）
仓库保管员：
物业/部门经理：
其它（借用）物品
二、离职结算：
应付（元）
应扣（元）
实发金额
工资
加班费
工龄奖励金/押金
车贴
饭贴
其它
所得税
养老金公积金
服装费
违纪罚款
培训费
赔偿费
其它
人民币（大写）：
______________________________
经办人：
_____________收款人：
______________
人事部财务部
经理：
________________经理：
_________________总经理：
________________
人事form3ver1.0
此单一式两联，一联财务记帐凭证，一联人事部存档。
文号01-3-2
（3）员工加班规定
为保障劳动者的合法利益，提高劳动效率，减轻企业负担。
现将员工加班有关问题规定如下：
l、各级员工在法定的工作时间内，要按时保质、保量完成规定的工作任务，如因工作效率低或个人原因造成的超时工作，不得以加班对待，不得计发加班工资。
2、确因工作需要加班，先填加班单，管理处由物业经理同意、各
部门由部门经理同意，加班单每月随考勤表同时报行政人事部审查核准，经总经理批准后执行。
3、公司部门经理以上员工实行不定时工作制，不发加班工资。
4、公司本部全体员工和各管理处管理人员双休日和平时因加班而
超时（国定假除外）由行政人事部按月统计，在本季度或年终累计以补作的方法给予补偿。
5、其他员工（保安员、清洁工、维修工）超时加班，能调作的应
尽量调体，不能调休者，按基本工时工资（其标准己有规定）互给。
6、本通知自4月1日起实施。
文号01-3-4号
（4）管理处员工上下班规定
各物业经理对下属员工，除因工作需要，有部门经理批准外，必需严格执行以下规定：
1．各员工下班必须在15分钟内离开该物业范围。
2．上班不可早到超过15分钟。
3．休假或下班期间不得回到工作单位流连。
4．当值保安人员有权在员工下班离开时抽查员工所携带之私人物品。
5．上述情况除得到物业经理批准除外。
6．部门经理级人员不在此列。
文号01-3-5号
（5）员工着装管理
一、制服的发放与管理
1．公司根据工作情况发给不同的工作制服，员工制服统一由行政人事部发放、登记造册
2．发给员工服装，由员工本人负责保管及清洗。
3．如服装遗失原则上按原价赔偿，由行政人事部提出赔偿金额。
特殊情况，须由部门经理说明加签。
4．行政部须每三个R月进行盘店，并上交盘店表。
二、离职员工的制服归还
1、员工离职应把制服清洗干净后交还行政部（西装、保安制服等均干洗），由行政部经理在离职人员物品归还表上认可（制服）签字。
2、员工如未交还制服或未清洗干净则按价赔偿，在该员工工资结算金中扣除（遗失及清洗费用确定后，由行政人事部协调进行补充或送洗）。
三、员工着装
1．凡发给制服员工上下班时必须穿着匕公司制服，佩带员工证，不按要求着装者作旷工处理。
2．严禁穿着工作服下班。
下班时，应将工作服放入更衣柜内锁好，妥善保管，如需清洗放入提包内带回清洗。
3．制明要整洁，烫平和扣紧，领带要整洁平正，衣袋和裤袋要整洁平正，皮鞋要擦亮。
4．仪容要整洁，保安员工不准蓄发留胡须，帽子要戴正。
5．各员工必须按管理处规定的进出口上下班，要接受当值保安员的检查，当值保安员有权检查下班员工（物业经理以上员工例外）所带出的物品和提包，被查者不得拒绝，如有不服从作违纪处理。
6．员工如被发现从其他出入口进出，作违纪处理。
四、保安队员着装特别规定
1．帽子：
要按公司规定穿戴，即帽子中间标记，要戴在左眼中央上方，
左右偏离都是不正确的，帽子不得自己清洗，不能淋雨，脏了交行政部处理。
2．头发：
不得过长，要定期理发，鬓脚要短。
3．胡须：
要每天刮，保证不蓄胡须。
4．上装：
整洁，黄带穿在上装第二钮扣风纪扣上。
5．裤子：
熨烫整齐，平时不得穿回家中。
6．姿态：
站立要在固定的位置上，两脚分开与两肩同宽，双手放在背后半握拳，眼看准前方，胸要挺。
7．皮鞋：
一律穿黑皮鞋。
8．袜子：
要深色的袜子。
2．行政制度
文号01-3-6号
（6）车队管理制度
一、车辆使用
1、首先确保业务和总经理的用车。
2、公司车辆由行政人事部统一管理调度，各部门因公需要用车，需填写《用车申请单》，经部门经理签字后，由行政人事部按轻重缓急安排用车。
司机凭经行政人事部经理批准的《用车申请单》出车，并按出车单上的要求办事。
用车完毕由司机在用车申请单上记录用车里程，统一交行政人事部作登记存档。
在车辆调派不出的情况下，填写出租车申请单批准后方可乘座出租车，特殊情况需事后补单，否则一律不得报销。
3、各部门因工作需要使用公司车辆，在由用车人填写《用车申请单》并经部门经理批准后，应提前半天报行政人事部安排。
若出车郊区或里程超过50公里以外，应提前一天报行政人事部，以便统一安排。
4、为提高用车使用率，同一方向或相近路段，将以拼车形式解决。
二、车辆的管理
1、车辆隶属行政人事部统一管理，驾驶员应定期检查车辆运行的记录。
2、车辆须由公司专职驾驶员驾驶，公务车非经总经理许可，不得借予非本公司人员使用。
3、驾驶员必须服从领导对行驶时间、线路、地点的安排，不得擅自改变。
4、司机于驾驶车辆前应对车辆进行检查，如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，否则要对由此引发的后果负责。
5、驾驶员须严守交通规则，违章后果由司机自行负责。
6、驾驶员不得擅将公务车用于私用，违者受罚。
7、车辆应停放指定位置，停车场或适当、合法位置。
任意放置车辆导致违犯交通法规、损毁、失窃，由责任人赔偿损失，并予以处罚。
8、驾驶员应爱护车辆，保证车况、外观良好，使用后应将车辆清洗干净。
9、乘车人员须爱护车内设备，保持车内清洁，车内严禁吸烟。
三、车辆的维修保养
1、所有机动车辆都要定期进行维修保养，确保车况良好、车容整洁卫生。
2、若临时发生的问题需急修可由当班司机或领导在现场采取应急措施处理，然后报告行政人事部经理。
3、每次出车前，应先检查车况，如车灯、水箱、刹车系统、轮胎、油等情况，如发现问题要及时向行政人事部经理反映并予处理解决。
四、违规与事故的处理
1、有下列情形之一的而发生违反交通规则或事故，由有关责任人负责，并予以记过或免职处分。
（1）无证驾驶。
（2）未经许可将车借予他人使用。
2、违反交通规则，其罚款由司机本人负担。
3、各种车辆如在公务途中遇不可抗拒之车祸发生，应先急救伤患人员，并报交警，随后即与行政人事部经理联络协助处理；如属小事故，可进行处理后向行政人事部经理报告。
4、意外事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后再视实际情况由驾驶员与公司共同负担。
5、发生交通事故后，如需向受害人赔偿损失，经扣除保险金额后，其差额部分由驾驶员与公司各承担一半。
五、有关费用的报销
1、出车时所发生的汽油费、过桥费、停车费，各驾驶员均需如实填写，连同车单一起报行政人事部经理及总经理审批报销。
2、车辆维修保养由行政人事部经理负责执行，维修前先填写申请单将有关修理项目报行政人事部审核。
维修金额大于1000元以上的，需报总经理批准后放可送修。
文号01-3-7号
（7）文件流转及文档资料管理的规定
－、文件流转程序
纳入此流转程序的文件为编制文号的报告、请示、通报以及函件等，而日常的财务报表、票据以及部门内流转文件等不在此“程序”内。
“程序”内流转之文件由行政人事部分类归档备考；部门内流转之文件，由各部门自行分类存放备考，于次年一月移交行政一并分类制作卷宗存档。
二、文档资料管理
各物业管理处的文档资料框架一般分为：
1）业主／住户档案资料；2）物业管理处日常工作资料；3）行政人事管理资料；4）保安资料；4）清纳入此流转程序的文件为编制文号的报告、请示、通报以及函件等，而日常的财务报表、票据以及部门内流转文件等不在此“程序”内。
“程序”内流转之文件由行政分类归档备考；部门内流转之文件，由各部门自行分类存放备考，于次年一月移交行政一并分类制作卷宗存档。
政府有关文件等十二大类。
有的大类包含的内容较多，再可细分几小类。
各类文档资料都要按顺序编号，便于保管、检索和查阅。
各物业管理处还可以根据各自不同的特点，增加或调整有关文档资料和类别。
另外，各管理处将严格执行资料保密规定，各级员工不得泄漏管理处有关业主资料，不得私自复印内部材料。
第一类业主／住户档案资料
业主／住户档案资料每户一吊央，吊夹按幢、楼、单元分别存放在专门的文件柜内。
每一吊夹内都要有一份业主资料的目录，资料要用塑料夹片钉好放好，在收楼时应逐一详细核对，并记录在案。
资料主要包括以下几方面：
1．客户紧急联络表：
2．收楼时检查表；
3．入伙客户档案；
4．楼宇接收记录；
5．单位接收认可书；
6．委托书；
7．托管门匙责任声明书；
8．交楼套件签收单；
9．租户情况表；
10．其他资料等。
文号01-3-8号
（8）固定资产调用规定
1．各管理处的固定资产均要登记建卡及编号，凡是要调出或借用，必须先报管理部批准（请参看附页表格）。
公司其他部门凡是调用属管理部和工程部固定资产时，应先行政人事部批准以后再执行。
凡属借用性质，由双方部门经理签字即可。
2．所有固定资产均要妥加保管，爱护使用，发现缺失和损坏，要追查原因，并及时报行政人事部。
3调职或离职员工，在调、离职前要交清手中的物品，否则将按价赔偿，在其工资中扣除。
4．各管理处对固定资产每半年要清点一次，清点结果要报管理部、财务及行政人事部。
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