管易通软件使用说明.docx
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管易通软件使用说明
第一章《管易通》快速上手
虽然，本软件提供了十分详细的操作手册，但实际上，想要熟
悉本软件，完全可以通过界面提示，短时间内学会软件用法。
软件中的每一个窗体，每一个功能菜单都很容易理解。
下面就带您快速掌握本软件的操作。
1.登录：
运行软件，首先是帐套管理窗口，你可以直接点击［打开帐套］按钮。
打开帐套之后，如果弹出系统功能设置向导，您可以根据提示进行设置，也可以不改变任何设置，直接点击［下一步］直到［保存设置］。
进入操作员登录窗口，系统需要您选择用户帐号并输入密码。
如果您是新安装的本软件，您可以在“用户”后面的下拉列表中选择“001.管理员”，之后不必输入密码（即密码为空），直接点击［登录］进入系统。
“001”是系统管理员（超级用户）的专有帐号；具有管理权限的用户，可以为他人分配新的登录帐号，详见［第四章多用户分权操作］。
2.系统主界面
在主界面中，可以看到系统的几个主要的的功能模块。
现在您就可以开始使用软件管理您的帐目信息了。
根据您对系统的不同设置，每个系统主模块中的子菜单也略有不同，但是操作思路是一致的。
您可以从建立［基础数据］开始，也可以直接进行货品入库。
3.基础数据：
基础数据包括：
“供货商资料”“客户资料”“部门资料”“货品类别”“货品档案”。
您也可以自行［增加］、［修改］、［删除］这些基础数据。
在货品编码资料中，您需要录入您的货品的编码、名称等相关属性，同时录入原始库存。
如果需要，您也可以建立一种产成品是由哪些材料构成的（需要事先在系统功能设置中设置此项）。
（系统也允许从Excel文件导入供货商、客户、货品等档案资料，详见本手册相关章节）
4.软件操作方式：
本系统采明清晰的界面方式，多数窗口的界面主界是两“张”可切换的“卡片”。
左侧的“卡片”是信息的目录列表，选中目录列表中的某一行，
切换到右侧卡片（双击此行或点击右侧卡片标头），右侧卡片是对应左侧被选中信息的详细资料。
在建立基础数据时，你就会发现，在每一个功能窗口的顶部，都有诸如：
［增加］［修改］［删除］［查找］［打印］［返回］这样的功能菜单。
在正常状态下，你是无法在窗口内录入任何数据的。
只有你点击了［增加］或［修改］菜单之后，
才进入录入或编辑状态，这时才可以在窗口内录入数据。
录入数据后，一定不要忘了点击［保存］菜单。
注意，在录入、修改资料时，卡片是不能切换的，只有点击了
［保存］或［取消］之后，才可以切换。
5.货品出入库相关单据：
系统内有多种单据，最常用的就是入库单和出库单。
其它的还有入库与出库的逆操作--退货单，此外还有“库存盘点单”
所有的这些单据，操作方法都是一样的。
点击［增加］可以新建一个单据，系统自动生成单据号码，在单据表格中输入要出入库的货品编码，并按回车键，系统自动调出该编码对应的货品名称等相关属性、默认价格，之后再输入货品的数据、实际价格、备注信息，接着进入下一行货品的录入。
录入单据完毕后，需要［保存］单据。
［保存］后可以再次修改。
但是，要注意此时仅仅“保存”了单据，这个单据还没有生效，也就是它还没有影响到库存数量。
需要点击［审核］菜单，使单据生效。
［审核］后，货品库存随单据发生了变化。
［审核］后的单据成为事实发生的帐目，将不可以再修改。
特殊情况下，超级管理员001有权［撤销审核］，之后再修改或删除单据。
6.进出存报表、对帐单、成本利润分析：
系统提供了查询统计报表、存货统计报表、进出存明细、进出
存汇总、对帐单、出货成本分析、销售利润分析等类型丰富的报表，以便于决策者多方面宏观掌控企业内部物流运行情况。
系统允许根据多种条件组合，动态生成满足不同要求的报表，详见［第七章报表功能的使用］。
7.帐款往来
在《仓库管理系统》中没有此项功能
在《进销存管理系统》中，如果入库、出库是是本公司与供货商或客户之间发生的，那么，您可能需要到帐款结算的功能。
在编辑单据时，系统自动计算本单应收或应付款，同时允许录
入本次交易现付金额，允许选择是否记入应收应付帐。
或者在［往来帐款］增加应收/应付记录，记录与供货商、客户的新增欠帐。
在［往来帐款］中，允许登记付款或收款记录，系统自动冲抵相关欠帐。
同时，可以统计出应收应付明细帐、总帐。
8.系统操作权限与数据安全：
您可以在［系统管理］-＞［操作员管理］中，增加新的操作员帐号，并为他们设定操作权限。
以便各司其职，各负其责。
在［系统管理］中，还有［数据备份］功能，为防止电脑故障、病
毒、人为误操作等意外情况，您应经常备份您的数据，把备份文件
存放到安全位置。
如果发生了上述的意外情况，您就可以把备份过的文件恢复到
系统中来。
在必要的时候，您可以使用［系统数据清除］功能，有选择的清除指定数据，或清除所有数据，重新建帐
9.怎样获得技术支持或反馈意见建议？
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感谢您的支持！
第二章帐套管理
本系统允许您建立多个帐套，分别用于管理不同方面的货品进出存情况。
默认情况下，在软件运行第一步，就是帐套管理界面。
在这个界面中，允
许您选择帐套并打开，允许您新建帐套、导入已经帐套文件、更改当前帐套名
称、删除帐套。
在《管易通》中，一个帐套对应一个文件。
在帐套管理界面中，可以查看
该文件的路径及文件名，也可以直接打开该文件所在的文件夹，并且可以备份
该帐套到一个新的文件。
对于管易通小型网络版（Access数据库）,一个帐套就是一个独立的文件，这为帐套的备份、恢复、数据转移、远程传送提供了便利。
另外，管易通允许多台电脑同时操作一套帐（单用户版除外），下面分别介绍小型网络版（Access数据库）和大型网络版（SQLServer数据库）的联机方法：
小型网络版：
AB两台电脑在同一局域网内，两台电脑都要安装《管易通》。
在A电脑
上建立一个完全共享的文件夹（要设置“允许网络用户更改我的文件”）。
然后用A电脑中的《管易通》新建帐套，把帐套文件存放在这个共享的文件夹中。
在B电脑上运行《管易通》，在［帐套管理］中使用“导入已有帐套”，通过网上邻居把帐套文件位置指向A电脑共享文件夹中的帐套文件。
这样，两台电脑就可以同时操作同一帐套，进行联机操作了
大型网络版：
在一台电脑上安装微软sqlserver2000做为数据库服务器，其它电脑安装管易通软件，做为客户端程序。
第一次运行客户端程序，系统会弹出服务器设置界面，输入sqlserver服务器的登录帐号及密码，选择或新建系统帐套（数据库），保存服务器设置。
每台电脑都做同样的设置，连接到同一服务器上的同一个数据库，即可实现联机操作。
另外，考虑到帐套数据的重要性，为防止电脑故障、电脑病毒、网络黑客、人为误操作等多种因素造成帐套数据损坏和丢失，系统提供了帐套备份与恢复的功能，用户应该经常备份数据。
备份数据在帐套管理中可以操作，也可以在［系统主界面］-［系统管理］-［数据维护］-［数据备份与恢复］中备份数据。
恢复数据操作，可以在帐套管理界面中，使用导入已有帐套功能，也可以在［系统主界面］-［系统管理］-［数据维护］-［数据备份与恢复］中恢复数据。
第三章系统功能设置
《管易通》提供了灵活的自定义功能，主要通过“系统设置向导”来完成设置。
软件安装后第一次运行，在打开帐套之后，系统会自动运行“系统设置向
导”。
您也可以设置下次打开帐套时是否需要运行该向导。
除了通过打开帐套时自动运行，在系统主界面，点击[系统管理]-->[系统设置]-->[系统功能设置]菜单，也可以运行该向导。
系统设置向导共分五步：
1.模式选择
不同的用户，以本单位仓库为中心，按货品的来源和去向，有不同的货品流动模式。
在系统中，允许用户选择适用于自已的物流模式。
模式选择确定了系统中是否存在“供货商”、“客户”、“本司部门”。
与供货商、客户发生的货品进出，存在帐款结算的问题，与本司内部部门发生的住来，不存在帐款结算问题。
注：
在《管易通仓库管理系统》中，只能使用“供货商-仓库-部门”这一种模式。
2.单据设置
系统内的入库、出库、退货等单据，不同的用户习惯不同，可以按自已的想法给他们重新命名，如：
货品入库单，可以改名叫“采购进货单”或者“来料入库单”等。
上图中“点击这里增设单据描述项目”是一项可以为入库单、出库单等增加栏位的功能，点击后出现下图界面：
设置之后，相关单据中表头位置就会出现该栏目，并且在统计报表中也会出现按该条件统计的功能。
3.货品设置
允许用户设定系统只所有“货品”改称为“商品”或“材料”或“物资”等名词。
如果用户需要按照产成品的数量来出库所需材料或配件，则可以设定该功能。
4.数量设置
可以设定与数量有关的一些细节功能。
5.价格金额
可以设定需不需要价格金额，以及与价格金额有关的一些细节功能。
第四章多用户分权操作
针对一个帐套，可以设定多个操作员，不同操作员有不同的权限。
在［系统管理］--＞［操作员权限分配］中，可以增加、删除操作员的帐号，也可以修改操作员的姓名及权限。
权限设定可具体到查看、编辑、审核、打印、价格等。
在系统中“001”是系统最高权限管理员的专用帐号，系统中某些操作只能由“001”来完成。
在远程应用上，如果你把帐套数据发送给远方的操作员，但只告诉对方一个受权限限制的帐号和密码，那么远方的操作员权限也受一样受到您的控制了
另外，在系统中，单据的录入、修改、审核操作，都会自动记录是由哪个操作完成的。
如果某单帐目出现问题，可以方便的找到责任人。
每个操作员都可以自已设定自已的密码，没有密码不能进入系统。
第五章基础数据
1.供货商与客户
在系统中，每一个供货商及每一个客户，都要设定一个唯一的编码。
在以后的相关单据中，系统会根据供货商或客户的编码，自动调出其名称。
系统允许从EXCELS件中导入供货商或客户档案到系统中。
具体方法可以
参考后面介绍的“Excel导入货品档案”。
2.内部部门
每一个公司内部部门，都设定一个唯一的编码，在以后的相关单据中，系统会根据部门编码自动调用部门名称。
3.货品类别
为所有要管理的货品分成若干个类别，以便于在相关报表中分类统计。
系统默认货品只有一层分类结构。
即每种货品类别下属直接就是具体的货品了。
但是，您可以通过科学的类别编码来实现多级分类。
举例说明：
如库存货品共分三大类：
办公用品、生产材料、包装材料；办公用品又分为：
文具类、电脑类、桌椅类生产材料又分为：
五金类、化工类、纺织类
包装材料又分为……
那么，我们就可以在系统之外制定一个主类别的编码规则，而在我们的系统中直接给底层的类别编码。
女口，在系统之外，我们规定：
办公用品用“A”代表，生产材料用“B'代表，包装材料用“C'代表……
在系统的类别编码中，我们把文具类编码为“A01”，电脑类编码为“A02'……五金类编码为“B01”……
这样，我们就可以根据系统中的类别编码，看出更多的分类层次，从而实现多级分类，便于管理和查询。
当然，您也完全可以不制定任何编码方案，只以易记的字母或数字，甚至是汉字做为类别编码。
4.货品编码与货品属性
每一种相同名称，相同规格，相同计量单位，可以同时同价核算的货品都要规定一个唯一性的货品编码。
货品的编码方案也可以象类别编码那样层次分明，也可以用顺序的数字
或用易记的字母缩写、汉字，或用货品自带的条形码等等。
货品的名称、规格、备注等信息可以随时自由修改，但是货品编码一旦被系统的单据引用，就能再修改或删除。
在新增货品资料时，可以录入货品的原始库存数，修改货品资料时，原始库存数将不再出现，以避免原始库存被修改。
但是，我们不推荐在增加货品资料时录入原始库存，建议通过入库单录入原始库存。
货品的成本价格与销售价格，您可以在建立货品档案时规定。
但是，如果原始库存为0，您也可以不录入价格。
在以后的入库出库操作中，系统将自动根据移动加权平均的方法生成货品的成本价格。
仓供
货品的最低库存、最高库存属性，是库存报警功能的依据。
最低库存是库中至少需要的存有该货品的数量，如果货品库存低于这个数量，将会造成货不足的危险；最高库存是该货品最多不能超过的数量，如果货品超过这个量，可能会库存积压增大成本。
如果不需要库存报警功能，货品的最低库存、最高库存属性也可以不设定
货品图片，只记录货品图片所在的路径，因为，在设定货品图片之前，最好先把图片复制到统一的文件夹内以便于管理。
如果某种货品（产成品、半成品、整机、组件等）是由其它货品（材料、配件、组件等）构成的，可以在系统中设定构成表。
设定构成表的意义在于，在出库时，为了生产或组装若干套产成品，系统可以自动生成所需要材料/配件的种类及数量。
这个功能在下一章中还有详细续述。
5．从Excel导入货品档案
使用本系统，需要录入所有货品的档案（编码、名称、规格等）。
少则几百种，多则数千种上万种的货品档案，如果完全由人工录入，则需要花费一定的时间和精力。
那么，有没有办法轻松的完成这个初始建帐的工作呢？
许多客户，在没有使用本系统之前，一直在使用Excel记录货品的档案;或者，有些客户可以把其它管理软件中的货品档案数据导出到Excel文件。
那么，
这样的客户，就不必花费很多时间来录入货品档案了。
因为我们的软件提供从Excel文件导入货品档案到系统中的功能
首先要清楚，如果系统内已经存在一部份货品资料，这时再从Excel文件导入数据，如果Excel文件中存在的货品编码与系统内原有货品编码有重复现象，那么，导入数据时，会自动用Excel内的新的数据，覆盖掉系统内的旧数据。
因此，建议您在一个新的帐套中，首先从Excel文件导入货品编码资料，之后再在软件中补充录入其它货品编码及资料。
导入数据操作过程如下：
1.以管理员001身份登录系统，打开［基础数据］--＞［货品档案］，点击［从Excel导入货品资料］按钮，打开导入界面。
点击“Excel文件”空格后面的［…］浏览按钮，选中要导入的Excel文件
2.在“工作表名称”一栏中输入Excel文件内的指定工作表名称。
（工作表是指一个Excel文件中的一个表格，在Excel界面右下角，默认名称为
“Sheetl”、“Sheet2”、“Sheet3”等）。
输入完成后点击［读入数据］按钮，
把Excel文件一个工作表内的数据读入到系统内。
此果仅为暂时读入数据，还没有真正导入货品资料成功。
3.检查从Excel工作表中读入的数据，查看表格是否有规律，没有规律的表格数据是无法导入的，强行导入会在软件运行中出现错误。
还要检查是否存在空行，特别是涉及到货品编码的列，是否有空格。
如果
存在，点击选中该行，再点击顶部［删除行］菜单删除无用的行。
4.从Excel文件读入的数据呈现在系统界面的表格内，这时候每一列的头都有一个字母代号“A、B、C…”等。
同时，“货品编码”、“货品名称”、
“单位”、“规格型号”等这些货品属性描述后面的下拉框内，也充入了
“ABC…”这样的字母，数量与下面表格的列数对应。
这时需要您指定，哪一列对应哪一个货品属性。
如：
货品编码对应C列，货品名称对应D列…，那么您就可以分别在货品编码、货品名称后的下拉框内选择或输入“C”、
“D”。
其它项，如规格、单位、备注、价格、数量、安全库存等项，如果在
Excel表中有这样的列，就选择对应的字母，如果没有，就保持其对应的下拉框为空。
如果Excel工作表中的数据有货品所属类别及类别编码一列，那么，也象操作货品编码、名称一样，在相应的下拉框中选择即可。
如果没有货品类别及类别编码，那么，系统导入时将按照“默认类别编
码”、“默认类别名称”来把要导入的所有货品归类。
如果仅有类别名称，没有类别编码，那么，您可以把“类别名称”、“类别编码”都指向Excel工作表中的类别名称一列。
5.完成以上工作，就可以开始［导入新数据］了。
点击顶部［导入新数据］菜单执行。
系统会有警告提示，确认无误即可选择确实要执行此操作。
6.如果前面操作无误，您的数据就会存入系统的货品资料库中。
在系统主界面--＞［基础数据］--＞［货品档案］中可以查看得到。
如有需要，您可以对个别货品资料进行修改。
第六章入库与出库操作
系统中存在入库单、出库单、退货单等多个出入库的单据类型。
（盘点单也可以产生库存数量的增减，但盘点单的相关说明放在下一章。
）各类型的单据操作方法是一致的，下面详细说明：
1．单据的录入、保存、修改、删除?
要录入一张新的工作单据，需要从系统主界面点击相应的菜单，如[入库管理]-->[货品入库单]，或[出库管理]-->[货品出库单]。
进入单据操作窗口后，点击顶部[增加]菜单，开始录入一张新单据
系统会自动生成一个单据号码（入库单号、出库单号等），也允许你按您的想法修改这个单号，但是系统中不可以存在两张单号相同的单据。
系统默认的单据发生日期就是电脑系统当天的日期，您同样可以修改。
发生入库出库的相关单位您可以从下拉框中选择，也可以只录入该单位的编码，在保存单据时，系统会自动找到该单位名称。
?
录入单据涉及的货品时，只需要单据表格的第一列录入货品编码后按回车
键，系统会自动读入该编码对应的货品名称、规格、计量单位、默认价格。
光
标自动跳到入库/出库数量一栏，默认数量为1，您可以在修改（或不修改）数量之后，再按回车键，光标跳入价格一栏……在熟练操作下，录入+回车可以一
直到完成整个单据的录入。
如果您仅知道货品名称，或只知道货品编码中的几个字符，您可以点击在单据录入界面中的[？
]按钮查询货品编码。
注意上图界面中,有一项“采用批量模式增加”的选项，勾选了此项，就可以在不退出货品资料列表窗品的情况下，选择多款货品;不勾选此项，则一次只能选择一款货品。
在上图货品资料列表界面中，可以录入关键词（如类别、编码中的几个字符、名称规格中的部份字词等）。
然后点击[模糊查询]，系统就会列出符合条件的货品编码列表，选中您要录入的货品。
如果您的入库单（或出库单/退货单等）已经存在于一个Excel文件，那么，您可以点击“Excel数据导入”按钮进行数据录入。
点击后在弹出的窗口内选择Excel文件，设定货品编码、数量、单价、金额等对应的列：
设定好之后点击［写入单据］菜单即可。
如果您是使用货品的条形码做为货品编码，您的电脑又装有条形码扫描设备，那么，您首先设光标定位在顶部“货品编码”一栏内，然后用条码扫描设备对准货品条形码进行读码，系统会把自动在单据增加该货品，扫描一次数量为1，光标又回落在顶部“货品编码”栏，您可以直接扫描下一款货品的条形
码了。
在单据录入过程中，如果错误录入了不相关的其它货品编码，您需要删除单据中的一行，那么请这样操作：
先用光标选中要删除的这一行，这时顶部“货品编码”栏出现该行的货品编码，接着您点击顶部［删除货品］即可实现删除。
在录入单据内容的过程中，系统会随时自动合计单据总金额，呈现在单据界面下方“金额（或应收/付款）”栏内。
如果是与供货商或客户之间发生的货品收发，并且在系统功能设置中设置了允许录入实付款，就会有“实付款”一项以及结算方式的选择。
这一点在后面收款付款章节会有详细说明。
录入员一栏，是您在系统内的用户名称。
您无权修改。
审核人一栏，您也无权录入，在单据审核时系统自动记录审核人的用户名称。
单据界面最下方，“备注”一栏，可以录入这张单据的注释，也可以保持为空。
?
如果您想放弃单据录入，您可以点击顶部［取消］菜单，那么您对这一张单的录入将全部消失。
一张单据录入完成后，必须及时［保存］，点击顶部［保存］菜单即可
注意，［保存］后的单据，并没有马上生效，也就是说，还没有影响到库存。
此时，您可以用［修改］菜单，打开一张已经保存却未审核的单据，对单据进行修改或继续录入。
［修改］后再重新［保存］。
一张已经保存却还没有审核的单据，您可以对它进行［删除］操作。
2．单据的审核与撤销审核
前面提到，一张单据保存后并没有立即生效，也就是说，还没有影响库存。
要完成这一张单的入库或出库动作，需要对它进行［审核］。
选中一张单据，再点击［审核］菜单，单据将生效，库存数量发生变化，系统自动在该单据内记入审核人的名称。
如果是入库单，系统可以根据移动加权平均的方法更新货品成本价。
审核后的单据已经成为事实发生的帐目，将不可以再被修改或删除。
?
在特殊情况下，如果确实需要修改或删除已经审核过的单据，需要系统最高权限管理员“001”执行［撤销审核］操作。
3．单据查找
打开一个单据的操作窗口，看到的是两片可切换的“卡片”，左侧卡片是单据列表，右侧卡片一张单据的明细信息。
左侧的单据列表，在默认状态下只显示未审核的单据，做为未完成的工作，在每次打开该单据窗口时提示操作员。
如果需要查看已审核的单据，请使用［查找］功能。
关于［查找］功能的操作，请参看本手册相关章节。
4．单据打印输出
每一种单据，系统都提供了两种单据打印形式。
仅涉及数量不涉及价格金额的单据和涉及价格金额的单据。
另外，你还可以点击［导出］把单据导出到一个Excel文件中或一个图片文件中。
关于打印功能及导出为文件的功能的操作，请参看［第八章数据筛选与数据输出］
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