行政部后勤管理综合制度.docx

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行政部后勤管理综合制度

第一部分办公室综合管理制度

第一章总则

NO.1制度范围

1、为加强公司办公室日常工作事务管理，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本制度;

2、本制度适用于公司各部门.

第二章印章管理

NO.1公司印章管理部门

由公司办公室行政办公室统一管理，其根据公司需要确定公司印章的种类、范围、数量，组织印章刻制、发放、停用和收回、销毁，管理公司印鉴档案，管理公司公章，负责公司公章用印，制定公司印章管理的规章制度和监督、检查印章管理制度的执行情况。

NO.2公司印章的种类管理

1．公司公章___公司按法定程序经工商办公室管理部门注册登记后，在所在地公安部门登记备案，对外具有法人效用的公司正式印章。

2．法人章___刻有公司董事长名字具有法人效应的法人专用章。

3．总经理章___刻有公司总经理名字的印章。

4.部门管理章___刻有审核部门名称的用章（如用于日常车辆管理、资产入库审核等的行政后勤管理章；人事入、离；考勤审核等的人力资源部专用章等）。

5．财务章___刻有公司专用的公司财务用章

6．其他专用章___因工作需要代表公司对外行使某项专业权力的圆形印章，增刻此类印章在申请时必须列明印章使用范围并报公司领导批准。

NO.3印章的申请与刻制、废止

1．各部门申请必要的业务用章时，需以书面形式向总经办提交刻制印章申请表。

申请表必需由部门负责人提交并经公司总经理批准。

2．公司印章的刻制由办公室行政后勤管理部统一负责，刻制标准应符合国家相关规定。

3．公司印章发生遗失、损毁、被盗的情况时，管理人员应迅速向管理部门部说明原因，经相关负责人和总经理确认，管理部门部根据情况办理挂失、再刻制手续。

4．由于部门变更或其他原因废止的印章，使用部门应及时将印章交办公室综合管理部处理。

5．申请刻制好的印章应在管理部门进行登记，管理部门应将每个印章登入印章登记卡内。

NO.4印章的使用与管理

1.公司印章管理部门一般由行政后勤管理部、人力资源管理部和财务部三个部门管理。

（1）行政后勤管理部管理公司的公章和行政日常管理章（用于日常车辆管理、资产入库等方面的管理）；

（2）人力资源部管理人力资源部部门章（用于人事入、离及考勤、考核等方面管理）；但签订劳动合同时应使用单位公章。

（3）财务部管理公司财务章、法人章（用于公司资金管理、与国家相关职能部门工作上及其它方面的管理）。

（4）工程部部门工程章（用于工程管理），由行政部统一制作，由行政部统一管理，如需要要盖章按相关程序执行。

（5）其它部门的部门专用章根据情况需要由本部门管理或由行政后勤管理部代管理。

2.申请部门应根据用印的性质、重要性以及用印后果由相应领导审批；

部门章一般性用印可由部门负责人审批。

3.常规大批量用印（如劳动合同用印）可视情况由用印申请部门经办人直接填写公司公章用印登记表即可用印。

4.用印申请部门对所选印种负责，办公室人事部有权对用印申请部门所选印种提出质询。

5.公司公章用印登记表必须由用印申请部门经办人依照所附填表说明，认真、清楚、详细地填写。

6.公司公章的保管人施印时必须认真核对用印审批单与公司公章用印登记表上的内容是否一致，严格把关。

7.公司部门业务合同的用印，不允许使用公司公章，须由相关职能部门按规定程序使用合同专用章。

8.需要使用公司公章的专业性较强的业务方面的用印，须由相关部门协同办公室部进行管理。

9.公司印章的使用范围限在公司内，不能将印章携带出公司以外使用如因公司业务关系确实需要携带出去盖章的,必须由行政部安排人员随同办理即可。

工程章需要外出盖章的，做好相应申请（审批）登记后，必须由综合行政部安排人员随同办理。

10.公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特殊情况确需开具的，必须经公司副总经理书面批准，行政部做特别登记、追踪管理。

11.持空白介绍信外出工作归来必须向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回。

12.公司印章设专人保管，印章管理人应坚持原则，工作细致，作风正派，严格执行印章管理制度。

NO.5印章管理罚则

1．严禁未经批准私自刻制公章，否则无论用于何种目的，都要严肃追究责任。

综合行政部印章管理人员未按规定执行管理，除罚款外应承担由于管理不善引起的损失赔偿。

2．违反印章刻制、保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的办公室和经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究其法律责任。

第三章文书资料管理

NO.1目的

为使公司文书管理规范化，提高公文处理的效率和公文的质量，特制定本制度。

NO.2范围界定

本制度所指的“文书”是指业务工作上的往来公文、报告、会议决策、规定、合同书、专利许可证、电报和各种账簿等各种文件、资料。

NO.3适用范围

本制度适用于对公司内部所有公文文书的管理。

N0.4文书制作规范

1.文书的制作要领

（1）文书内容必须简明扼要、一事一议，语言、措辞力求准确规范。

（2）起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，必要时需另附相关材料与文件。

（3）必须明确起草文书人的责任，并正确署名。

（4）修改请示提案时，修改者必须认真审阅文书原件，修改后必须署名。

2.文书的署名

（1）公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或不涉及各部门且内容不重要的文书，只需要部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总经理、副总经理、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名和职务。

（2）对外文书，如合同、责任状等重要文书，一律署总经理职务和姓名。

如果是总经理委托事项，可由指定责任者署名。

除上述规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务和姓名。

NO.5文书的盖章

1．在文书正本上必须要加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门的印章。

2．如果文书署名者不在，可加盖代理者印章，并加盖具体执行者印章，但在文书存档前必须加盖署名者印章。

3．以部门或公司名义起草的文书，须在旁边加盖有关责任者的印章。

第四章文书的收发

NO.1到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要求处置。

1．一般文书予以启封，并分送各部门。

2．私人信件直接送收信人。

3．分送各部门的文书若有差错，必须立即退回。

NO.2各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上作好登记。

NO.3需要邮寄或专人递交的文书，必须注明发送或接受单位、地址、收件人姓名等内容，必要时还需交文秘室回复或回执。

如是公司内部文书，原则上不需封缄。

第五章文书的处理

NO.1普通文书处理

1．部门经理以上级别的主管人员，负责对文书进行审批、答复、批办以及其他必要的处理，或者由指定下属对文书进行具体处理。

2．处理中如遇重大问题或异常现象，需及时向上级汇报，并按领导指示办理。

NO.2机密文书处理

1．机密文书原则上由责任人或当事人自行处理。

2．亲启文书原则上由信封上所指明的人开启，其他人不得擅自开启，如果主管领导在职务上有权替代指明者，可不受本规定约束。

NO.3与多个部门有关的文书，在处理意见上如存在分歧，则由文书的主管部门出面协商，如果协商无法达成一致，则应请示上级领导，由上级领导裁决。

第六章文书的整理与保存

NO.1文书的整理与保存

1．全部完结的文书，在结办后三天内，交行政主管归存，按“完整、有序”的原则对文件进行整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。

2．员工个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。

3．分公司或分支机构的文书分为两类：

一类是特别重要的文书，直接归行政部专门人员保存；另一类是一般的文书，由各部门保管。

NO.2文书的保存年限

1．永久保存文书的分类

章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定，重要的契约书、协议书、登记注册文书，股票关系文书、重要的诉讼关系文书，重要的政府许可证件，有关公司历史的文书、决算书和其他重要的文书。

2．保存10年文书的分类

请求审批提案文书，人事任命文书，奖金工资与津贴有关文书，财务会计账簿、传票与会计分析报表以及除永久保存以外的重要文书。

3．保存5年文书指不需要保存10年的次重要文书。

4．保存1年文书指无关紧要或者临时性文书。

如果是调查报告则由所在部门主管确定保存年限。

5.保存6个月文书一般指即时发生的批复等，不重要的请求类文书。

NO.3注意事项

1．对于重要的机密文件，一律放在保险柜或者带锁的文件柜中。

2．如果职务部门划分发生变更或作出调整，必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整的结果。

第七章文书的借阅与销毁

NO.1各部门人员因工作需要借阅一般文件时，在经其部门负责人同意后方可借阅；对有密级的文件须经总经理同意后方可借阅。

N0.2借阅文件应严格履行借阅登记手续，按时归还。

NO.3对于多余、重复、无保存价值的文件，行政部应定期清理造册，并按有关规定办理申请销毁手续。

机要文件一定要以焚烧的方式销毁。

任何人不得擅自销毁文件或出售。

不需立卷的文件材料应逐件登记，报公司领导批准后销毁。

第八章资料借阅管理规定

总则

为了加强对公司资料的管理和利用，确保资料的完整与安全，使现存资料能够更好地为公司各项工作服务，特制定本规定。

本规定适用于公司阅览室存放的文件、报纸、杂志、内刊和音像制品等各项资料的借阅管理。

1、借阅时间

NO.1资料借阅时间统一为周一到周五8:

00~17:

00，地点为资料保管室。

NO.2如果超出规定时间急需借阅资料，须经部门负责人签字后，报行政部经理审批，审批通过后联系资料保管人员办理借阅手续。

NO.3资料的借阅期限为7天；因工作急需借用的资料，可适当放宽借阅时间，但最长借阅期限不超过14天。

二、借阅规则

NO.4资料管理人员应严格按照规定，主动、热情地做好资料借阅管理工作。

严禁擅离职守，严防泄密、失密等事故的发生。

NO.5公司文件资料、音像等一般只允许在公司资料室内查阅，未经许可，任何人不得私自将文书、音像等资料带出室外。

NO.6图书、杂志等资料可以借出，但借阅期限不得超过3天，逾期不能归还者，需到资料室办理续借手续。

NO.7对长期借阅资料不归还，不说明原因，又不办理续借手续者，资料保管人员要通知借阅部门负责人催还，否则对其整个部门暂停资料借阅。

NO.8员工必须爱护所借资料，不得污染、损坏、拆散、遗失，不得涂改、圈划、批注和剪裁。

如造成借阅资料丢失或损坏，应按原价的2倍予以赔偿。

NO.9资料保管人员对借阅人借出和归还的资料，要当面进行清点，核对后予以登记。

每年年底，资料保管人员要对全年借出资料进行清点、催还。

如借阅人有工作需要，可重新办理续借手续。

NO.10凡调出、离职或较长时间外出工作、学习的人员，离开公司前必须归还全部所借资料，否则不能办理调离手续。

NO.11资料管理人员及资料借阅人员应严格遵守上述规定，对违反规定者，视情节轻重给予批评教育、罚款等处分。

第九章资料销毁管理规定

NO.1目的

为规范公司文件资料的回收销毁工作，确保公司信息安全，防止泄密事件的发生，特制定本规定。

NO.2职责划分

1.行政部办公室具体负责资料销毁工作。

2.其他部门配合完成资料销毁工作。

NO.3资料销毁程序

1.资料管理人员填写“公司文件资料销毁审批表”交部门主管、办公室主任审核，凡属密级的文