应收款管理手册.docx

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应收款管理手册

应收款管理手册新

第一章．系统概述

应收款管理系统，通过发票、其它应收单、收款单等单据的录入，对企业的往来账款进行综合管理，及时、准确地提供客户的往来账款余额资料，提供各种分析报表，如账龄分析表，周转分析、欠款分析、坏账分析、回款分析情况分析等，通过各种分析报表，帮助您合理地进行资金的调配，提高资金的利用效率。

根据对客户往来款项核算和管理的程度不同，系统提供了应收账款核算模型“详细核算”和“简单核算”客户往来款项两种应用方案，可供选择。

如果您的销售业务以及应收款核算与管理业务比较复杂；或者您需要追踪每一笔业务的应收款、收款等情况；或者您需要将应收款核算到产品一级；那么您可以选择“详细核算”方案。

该方案能够帮助您了解每一客户每笔业务详细的应收情况、收款情况及余额情况，并进行账龄分析，加强客户及往来款项的管理。

使您能够依据每一客户的具体情况，实施不同的收款策略。

如果您的销售业务以及应收账款业务比较简单，或者现销业务很多，则您可以选择“简单核算”方案。

该方案着重于对客户的往来款项进行查询和分析。

具体选择哪一种方案，可在应收系统中通过设置系统选项“应收账款核算模型”进行设置。

本手册主要分别就这两种应用模型进行说明。

应收款管理系统与销售管理系统、总账系统的集成使用，应收款管理系统可接收在销售系统

中所填制的销售发票，进行审核，同时可生成相应凭证，并传递至总账系统。

第二章．系统功能和接口

应收管理系统主要提供了设置、日常处理、单据查询、账表管理、其他处理等功能。

设置：

提供系统参数的定义，用户结合企业管理要求进行的参数设置，是整个系统运行的基础。

提供单据类型设置、账龄区间的设置和坏账初始设置，为各种应收收款业务的日常处理及统计分析作准备。

提供期初余额的录入，保证数据的完整性与连续性。

日常处理：

提供应收单据、收款单据的录入、处理、核销、转账、汇兑损益、制单等处理。

单据查询：

提供单据查询的功能：

各类单据、详细核销信息、报警信息、凭证等内容的查询。

账表管理：

提供总账表、余额表、明细账等多种账表查询功能。

提供应收账款分析、收款账龄分析、欠款分析等丰富的统计分析功能。

其他处理：

其他处理提供用户进行远程数据传递的功能。

提供用户对核销、转账等处理进行恢复的功能，以便您进行修改。

提供您进行月末结账等处理。

详细核算接口说明

在应收系统核算应收账款，主要与总账系统、销售系统、合同管理系统、应付系统等系统有接口，

合同管理

生效以后的应收类合同结算单可以将余额转入应收系统、在应收系统进行审核、收款、核销；应收系统可以查询合同管理系统中生效的应收类合同结算单。

销售管理

复核以后的销售发票在应收系统进行审核记应收账款、收款、核销，已经现收的销售发票可以在应收系统进行记账、制单；应收系统可以查询出销售系统中已经出库但还没有开票的实际应收信息和未复核的发票。

出口管理

审批后的出口发票传入应收系统，在应收系统审核记应收账款、收款、核销、制单等操作。

审批后的信用证可以在应收系统做押汇和结汇处理，押汇结汇生成的收款单审核后，如果有手续费和利息，则同时形成出口的费用单传递给出口系统。

网上银行

网上银行系统可向应收/付款管理系统导出已经有确认支付标记但未制单的付款单和收款明细；应收/付款管理系统也可向网上银行系统导出已审核的付款单。

所有相关单据全部由应收/付系统生成凭证到总账。

总账

所有凭证均应该传递到总账系统中；可以将结算方式为票据管理的付款单登记到总账系统的支票

登记簿中。

应付款管理

应收、应付之间可以相互对冲；应收票据背书时可以冲应付账款。

UFO

应收款管理系统向UFO系统提供各种应用函数。

客户关系管理、项目管理、资金管理、管理驾驶舱等。

应收款管理系统向客户关系管理、项目管理、资金管理、管理驾驶舱等提供各种数据以便分析。

简单核算接口说明

销售管理

在销售管理系统录入的发票可以在应收款管理系统中进行审核记应收账款，已经现结的销售发票可以在应收系统中进行记账、制单。

出口管理

在出口管理系统录入的发票可以在应收款管理系统中进行审核记应收账款，并进行制单。

总账

销售发票生成的凭证都传递到总账系统中。

第三章．应收业务处理

应收账款是企业因销售商品和提供劳务等应收取客户的款项。

应收管理系统主要提供用户对应收账款的管理，包括应收账款的形成及其偿还情况。

应收业务来源于销售业务，与销售业务息息相关，企业在实际业务中，会因为销售业务支付方式、支付时点的不同而产生不同的会计处理。

故本章就销售与收款的关系分为应收款业务、预收款业务、现结业务分别来阐述应收账款、预收账款的形成及其偿还情况的系统处理。

应收款业务：

企业先开票，形成应收账款，后收款的业务。

预收款业务：

企业先收款，后开票的业务。

现结业务：

销售与收款同时发生的业务，分完全现结和部分现结业务。

应收款业务

3.1.1确认应收账款

应收款项是指企业因销售商品、提供劳务等发生的应向有关债务人收取的款项。

它是流动资产的重要组成部分。

手工业务：

一般来说，企业因销售货物或提供其他服务后，开具销货发票或其他应收单据，将它交付给客户，确认应收账款。

系统处理：

您首先需要在系统中录入销售发票、出口发票或应收单，然后对销售发票、出口发票或应收单进行审核，系统用审核来确认应收业务的成立。

系统在用户填制销售发票、出口发票、其他应收单后，对发票进行审核后确认应收账款，并记入应收明细账。

本系统提供的审核有三个含义，其一确认应收账款，其二是对单据输入的正确与否进行审查，其三对应收单据进行记账。

在本系统中，销售发票、出口发票和应收单的处理都基于该发票或单据已经审核的基础上。

3.1.1.1应收单据录入

手工处理：

企业在销售货物给客户，给客户开具增值税票、普通发票及其所附清单等原始销售票据，或企业因非销售业务而应收取客户款项，而开具的应收款单据。

系统处理：

在系统中填制销售发票、出口发票、应收单，统称为应收单据。

应收单据录入是本系统处理应收业务的起点。

销售发票录入

分为两种情况：

1.如果启用销售管理系统，则销售发票及代垫费用产生的其他应收单不在应收系统中录入，需要在销售管理系统填制销售发票，复核后，传递给应收款管理系统。

2.若没有启用销售管理系统，则所有应收单据在应收管理系统中进行录入。

操作界面

点击【应收单据处理】-【应收单据录入】，选择新增单据的单据名称-销售发票，点击〖增加〗按钮，即可进行销售发票的录入。

操作说明

增加销售发票

没有启用销售管理系统，则在应收管理系统【应收单据录入】中录入销售发票，依据原始发票上的项目进行录入，若遇到系统没有提供的项目，您可以通过【自定义项】进行项目的添加，若系统提供的单据格式不符合您的要求，则您可以通过【单据设计】将单据进行修改。

如果录入的是红字发票，则在【应收单据录入】单据类别中选择方向为负向的发票。

启用销售系统，则销售发票在销售系统录入，销售发票经过复核，传递到应收系统。

发票分为普通发票与专用发票两种类型，单价均为不含税单价。

修改销售发票

没有启用销售系统，若您发现销售发票错了，则您可以在应收管理系统【应收单据录入】对销售发票进行修改，除单据的名称和类型不能进行修改外，其他的可修改。

启用销售系统，从销售系统传递的销售发票不允许在应收款管理系统中修改，您需要在销售管理系统中，对销售发票取消复核后，进行修改。

如果您对销售发票已做过后续的处理，如审核、制单、核销等，则发票不能修改，但系统对所有的操作都提供了逆向操作的功能，您可以通过取消后续操作来达到修改的目的。

删除销售发票

没有启用销售系统，如果发现录入的发票作废，则您可以在应收管理系统【应收单据录入】中把录入的销售发票进行删除。

启用销售系统，从销售系统传递的销售发票不允许在应收管理系统中删除，您需要在销售管理系统中，对销售发票取消复核后，进行删除。

单据删除后不能恢复，您应慎重处理。

客户、部门权限控制

手工业务：

在手工业务中，如果企业有数个往来会计，针对不同的客户或部门进行开票，则企业需要进行权限分配。

系统处理：

用户首先需要到企业门户【控制台】-【数据权限】中进行客户、部门的数据权限控制设置，并设置操作员与客户、部门对应关系。

然后在应收款管理系统【系统选项】中选择启用客户、部门数据权限，则操作员在录入、处理、查询时，将受权限控制。

操作员只能查询、录入、修改有权限的客户或部门的记录。

如果一张单据中操作员有其部门权限，没有该客户权限，则该单据用户无权查看、编辑，反之亦然。

用户只能查询、编辑有权限的部门、客户记录。

若单据中的客户为空时相当于该单据不受权限控制，所有符合其他条件的用户均可以查看该单据。

操作员权限对单据录入、修改的影响

如果用户在数据权限的用户权限中设置了当前操作员对某操作员的查询、修改、审核等权限，则该当前操作员才可对某操作员的单据进行相关查询、修改、审核等操作。

显示模版说明

系统提供显示操作员自定义单据模版的功能。

操作员若在【单据设计】中定义了自己专用的单据模版，则可在单据录入界面显示模版下拉框中选择该模版进行单据的处理。

操作员需要有单据模版的权限。

该权限在企业门户【控制台】-【数据权限】中进行单据模版的设置。

信用额度控制

销售发票在应收款系统录入，若系统选项中选择“是否信用额度控制”为是，则用户录入发票时，当票面金额+应收借方余额-应收贷方余额>信用额度，系统会提示您本张单据不予保存处理。

信用额度取自客户档案中的信用额度，用户若需要进行客信用额度控制，则需要在客户档案中按客户的信用级别分别输入其信用额度。

录入发票时提示显示信息

销售发票在应收款系统录入，若系统选项中选择“录入发票时显示提示信息”为是，则用户录入发票时，系统会显示该客户的信用额度余额，以及最后的交易情况。

联查对应单据

在发票界面点鼠标右键可进行“查看当前发票对应的发货单”、“查看当前发票对应的出库单”、“查看当前发票对应的订单”的联查。

出口发票的录入

如果启用出口管理系统，则出口发票在出口管理中审批后传入应收系统，在应收系统进行审

核及后续处理。

如果未启用出口管理系统，则应收中不进行出口发票的录入。

从出口管理系统传入应收系统的出口发票在应收不可进行修改和删除操作。

联查对应单据

在发票界面点鼠标右键可进行“查看当前发票对应的销货单”、“查看当前发票对应的订单”、“查看当前发票对应的信用证”的联查。

应收单录入无论是否启用销售系统，非销售业务形成的应收单都在应收系统中录入（除代垫费用单外，在启用销售系统的情况下，代垫费用单在销售录入，参见系统选项代垫费用单）。

操作界面

点击【应收单据处理】-【应收单据录入】，选择新增单据的单据名称-应收单，点击〖增加〗按钮，即可录入应收单。

操作说明

增加应收单

在这里，您输入的应收单除了需要输入其原始的业务信息外，还需要填入科目。

系统提供的应收单实质是一张凭证，除了记录您销售业务之外所发生的各种其他应收业务信息外，还记录科目信息。

应收单表头中的信息相当于凭证中的一条分录的信息，表头科目应该为核算该客户所欠款项的一个科目。

应收单表头科目必须是应收系统的受控科目。

表头科目的方向即为您所选择的单据的方向。

表体中的一条记录也相当于凭证中的一条分录。

当输入了表体内容后，表头、表体中的金额合计应借、贷方相等。

应收单录入时系统会根据对应的客户档案中设定的信用条件进入控制。

这里输入科目的目的，是系统对该应收单制单的时候，就可以自动带出科目信息，您也可以不输入科目，这样，在制单时，您可能需要手工输入。

（具体应收单的科目规则，在制单处理中详述）修改应收单

发现已录入的应收单有错，可执行修改功能进行修改操作。

修改的操作与销售发票同。

删除应收单

若您发现已录入的应收单已作废，则您可删除该应收单。

已经审核、制单过的单据不允许删除，单据删除后不能恢复，您应慎重处理。

代垫费用单

应收单据中，除销售发票外，伴随销售业务产生的代垫费用形成的应收款，也是在销售系统启用的情况下，需要在销售系统录入，并传递给应收系统。

在系统选项中，可选择用哪种应收单来接收代垫费用的信息。

若没有启用销售系统，则伴随销售业务产生代垫费由应收款系统进行录入。

客户、部门权限对单据录入、修改的影响

如果用户在系统选项中选择“启用客户权限”、“启用部门权限”，则在查询、编辑日常单据时均需要根据登录用户的对应客户、部门权限进行相应的限制。

当单据中出现客户与部门的权限有冲突时（即一项有权限，另一项没有权限），作为用户对该单据没有权限处理。

启用了部门权限，但单据中的部门为空，则视用户对该单据有数据权限。

操作员权限对单据录入、修改的影响

如果用户在数据权限的用户权限中设置了当前操作员对某操作员的查询、修改、审核等权限，则该当前操作员才可对某操作员的单据进行相关查询、修改、审核等操作。

信用额度控制

在应收系统录入应收单时，若系统选项中选择“是否信用额度控制”为是，则用户录入应收单时，系统会先在客户档案中检查该客户是否进行信用控制：

若该客户不进行信用控制，则单据录入时系统不做信用检查。

若该客户进行信用控制，则还需要再检查是否按信用单位进行信用控制。

若按信用单位控制，则信用检查原则为[信用余额=信用单位的信用额度-SUM（该信用

单位下所有按信用单位控制信用额度的应收余额）]。

若按客户自己控制，则信用检查的原则为[信用余额=客户信用额度-客户应收余额]。

对于符合信用控制条件的单据，在应收系统保存录入的发票和应收单时，若票面金额+应收借方余额-应收贷方余额>信用额度，系统会提示本张单据不予保存处理。

信用额度取自客户档案中的信用额度，用户若需要进行客户信用额度控制，则需要在客户档案中按客户的信用级别分别输入其信用额度。

显示模版说明

系统提供显示操作员自定义单据模版的功能。

操作员若在【单据设计】中定义了自己专用的单据模版，则可在单据录入界面显示模版下拉框中选择该模版进行单据的处理。

操作员需要有单据模版的权限。

该权限在企业门户【控制台】-【数据权限】中进行单据模版的设置。

3.1.1.2应收单据审核

应收单据的审核即把应收单据进行记账，并在单据上填上审核日期、审核人的过程。

已审核的应收单据不允许修改及删除了。

在销售系统中增加的发票也在应收款管理系统中审核入账；在销售系统中录入的发票若未经其复核，则不能在应收款管理系统中审核。

不能在已结账月份中进行审核处理；不能在已结账月份中进行弃审处理。

已经审核过的单据不能进行重复审核；未经审核的单据不能进行弃审处理。

已经做过后续处理（如核销、转账、坏账、汇兑损益等）的单据不能进行弃审处理。

操作界面

点击【应收单据处理】-【应收单据审核】，输入过滤条件，系统显示。

操作说明

审核日期

审核日期主要决定您的入账日期，审核日期依据系统选项而定，单据日期或业务日期。

当选项中设置“审核日期的依据为单据日期”时，该单据的入账日期选用当前的单据日期。

若选择单据日期为入账日期，则在月末结账前需要将单据全部审核。

当选项中设置“审核日期的依据为业务日期”时，该单据的入账日期选用当前的登录日期。

则在月末结账前单据可以不要审核。

审核人

单据审核后，系统自动以当前操作员填列审核人。

如何审核销售发票和应收单

您只需要找到您要确认的发票和应收单，点击〖审核〗按钮即可。

对于本系统录入的应收单据，您可以在【应收单据录入】中录入单据后，直接进行审核。

对于从销售系统传递的应收单据，您可以在【应收单据审核】中进行审核。

在【应收单据审核】中也可以对应收系统录入的应收单据进行审核。

您可以在【应收单据录入】中录入一张单据时，就审核一张单据，也可以在【应收单据审核】定期对一批单据进行批量审核。

系统对审核提供单张审核、自动批审、手工批审等功能、提高您的工作效率。

自动批审

用鼠标点击【应收单据处理】下的【应收单据审核】，系统显示一查询条件框。

输入查询条件后，用户可以点击〖批审〗按钮，系统根据当前的过滤条件将符合条件的未审核单据全部进行后台的一次性审核处理，批审完成后，系统提交审核报告。

手工批审

用户也可在输入过滤条件后，进入单据列表界面，进行选择。

在选择标志一栏里，双击鼠标或者打对勾，然后点击工具栏中的〖审核〗按钮，则表示要将该张单据审核。

您也可以〖全选〗图标将所有的单据全部选中；点击〖全消〗图标取消所做的选择。

选择单据后，单击〖审核〗图标将当前选中的单据全部审核。

单张审核

用户也可在输入过滤条件后，进入单据列表界面，选择需要审核的记录，点击工具栏中的〖单据〗按钮，显示该单据，点击〖审核〗按钮将单据审核。

取消审核

手工处理：

在实际业务中，会发生一些输入错误或者一些正在进行的业务因某种原因而改变，企业会计需要根据不同的情形进行调整记账。

系统处理：

系统对这方面的处理，是通过取消审核功能，将此笔业务信息从应收明细账中抹去，同时，清空审核人和审核日期，回到未审核的状态，此时，您可以根据实际情况，对该应收单据进行修改还是删除。

同样，对取消审核操作，系统提供批量弃审和单张弃审的操作，提高您的使用方便性。

以上，我们录入了发票、应收单，并将此笔业务记入了应收明细账，随着不同的实际业务的发生，让我们来了解系统是如何处理各种应收账款冲销业务。

3.1.1.3合同结算单审核

合同结算单的审核是从合同管理系统传入的合同结算单进行审核或取消审核，可以查看这些合同结算单。

只有在合同管理系统启用的情况下本功能菜单才会显示。

可显示的合同结算单包括已审核与未审核的，但作过后续处理如核销、制单、转账等处理的单据不显示。

可供审核的合同结算单是应收系统启用后由合同管理系统传入的。

不能在已结账月份中进行审核处理；不能在已结账月份中进行弃审处理。

已经审核过的单据不能进行重复审核；未经审核的单据不能进行弃审处理。

已经做过后续处理（如核销、转账、坏账、汇兑损益等）的单据不能进行弃审处理。

针对选项中的不同选择，对合同结算单的日期要求：

按单据日期审核：

合同结算单的生效日期要大于应收系统的启用月及已结账月。

按业务日期审核：

登录日期要在启用月及已结账月之后，对生效日期无要求。

操作界面

点击【应收单据处理】-【合同结算单审核】，输入过滤条件，系统显示。

手工批审

用户也可在输入过滤条件后，进入单据列表界面，进行选择。

在选择标志一栏里，双击鼠标或者打对勾，也可以点击〖全选〗图标将所有的单据全部选中；点击〖全消〗图标取消所有的选择。

选好要审核单据后，单击〖审核〗图标将当前选中的单据全部审核。

单张审核

您可在审核列表界面双击单据记录或点击〖单据〗按钮，进入单据卡片界面，直接单击〖审核〗按钮将当前单据审核。

批量弃审

弃审是审核的反操作，用户也可在输入弃审单据的过滤条件后，点击〖确认〗按钮。

在选择标志一栏里，双击鼠标或者打对勾，也可以点击〖全选〗图标将所有的单据全部选中；点击〖全消〗图标取消所有的选择。

在需要进行弃审的结算单打上选择标志后，点击〖弃审〗按钮，对当前选中的单据进行批量弃审。

单张弃审

弃审是审核的反操作，您可以在已审核单据列表中双击单据记录或点击〖单据〗按钮，进入单据卡片界面，直接单击〖弃审〗按钮将当前单据弃审。

单据联查

将光标定位在需要查询的单据记录上，点击〖单据〗按钮或双击该记录，即可显示该单据卡片。

在合同结算单列表中将光标定位在需要查询的单据记录上，点击〖合同〗按钮即可显示该结算单对应的合同。

合同结算单参与信用控制的计算。

具体参看应收单的信用控制。

3.1.1.4出口发票审核

从出口管理系统传入的出口发票在应收系统进行审核或取消审核，并可以进行查看。

只有在出口管理系统启用的情况下本功能菜单才会显示。

可显示的出口发票包括已审核与未审核的，但作过后续处理如核销、制单、转账等处理的单据不显示。

可供审核的出口发票是应收系统启用后由出口管理系统传入的。

不能在已结账月份中进行审核处理；不能在已结账月份中进行弃审处理。

已经审核过的单据不能进行重复审核；未经审核的单据不能进行弃审处理。

已经做过后续处理（如核销、转账、坏账、汇兑损益等）的单据不能进行弃审处理。

操作界面

手工批审

用户也可在输入过滤条件后，进入单据列表界面，进行选择。

在选择标志一栏里，双击鼠标或者打对勾，也可以点击〖全选〗图标将所有的单据全部选中；点击〖全消〗图标取消所有的选择。

选好要审核单据后，单击〖审核〗图标将当前选中的单据全部审核。

单张审核

您可在审核列表界面双击单据记录或点击〖单据〗按钮，进入单据卡片界面，直接单击〖审核〗按钮将当前单据审核。

批量弃审

弃审是审核的反操作，用户也可在输入弃审单据的过滤条件后，点击〖确认〗按钮。

在选择标志一栏里，双击鼠标或者打对勾，也可以点击〖全选〗图标将所有的单据全部选中；点击〖全消〗图标取消所有的选择。

在需要进行弃审的结算单打上选择标志后，点击〖弃审〗按钮，对当前选中的单据进行批量弃审。

单张弃审

弃审是审核的反操作，您可以在已审核单据列表中双击单据记录或点击〖单据〗按钮，进入单据卡片界面，直接单击〖弃审〗按钮将当前单据弃审。

出口发票参与信用控制的计算。

具体参看应收单的信用控制。

3.1.2冲销应收账款

在实际业务中，客户将通过直接付款、支付银行承兑汇票、商业承兑汇票或企业进行应付账款冲销、红蓝票对冲等业务进行应收账款冲减。

3.1.2.1收款

手工业务：

企业因销售商品或提供劳务而向客户开具发票，收到客户交来的货款，记账，冲减客户的应收账款。

系统处理：

系统通过收款单来记录所收到的客户款项。

收款单中记录客户支付的款项。

企业收取款项后，在【收款单据录入】中进行录入。

收款单中表体项目款项类型，就是用来区别企业每收到一笔款子，是因为销售货物而收的货款，还是客户预付的款项，还是企业收取的其他款项。

您在收款单中需要指明，如果您收取的款项中同时包含这几种类型，您需要分开记录，因为系统依据不同的款项性质进行后续的处理。

系统默认的款项类型为应收款。

收款单录入

在本系统，每增加一张收/付款单，您需要指定其款项用途。

系统提供三种类型：

应收款、预收款、其他费用。

不同的用途，后续的业务处理及约束也会不同。

因此，对于同一张收付款单，如果包含不同用途的款项，您应指明该笔款项中哪些属于冲销应收款、哪些属于形成预收款、哪些属于

收回的其他费用。

操作界面

点击【收款单据处理】-【收款单据录入】，点击〖增加〗按钮，即可进行收款单的录入。

如图。

操作说明

新增收款单

依据原始单据，填制收款单上的内容。

输入了客户，则与客户相关的内容系统将自动带出，如客户的银行名称、银行账号、合同号等信息（前提是在客户档案中记录了这些信息）。

表头中必须录入的项目有：

客户、单据日期、单据编码、结算方式、币种、金额，当币种为外币时，汇率也必须输入。

表体中必须输入的项目有：

款项类型、客户、金额。

表体部门、业务员、金额全部等于表头的对应数据。

表体金额合计必须等于表头金额。

用户可以对系统缺省带入的表体记录进行增删改处理。

表头、表体均支持数量项目的录入。

录入收款单，可分别根据业务需要参照订单号、发（销）货单号、合同号等。

款项类型

系统通过内置三种款项类型来区分款项用途，应收款、预收款、其他费用。

不同的款项用途决定后续业务处理的不同。

每一笔款项都应指定其款项用途。

若同一收款单具有不同用途的款项，您应分别指明。

选择应收款，其款项用途为冲销应收账款，表体对应的科目为控制科目；选择预收款，其款项性质是形成预收账款，表体对应的科目为控制科目；选择其他费用，则该款项用途为其他费用，且其表体的科目不能是应收款管理系统的控制科目。

只有应收款和预收款性质的记录记应收明细账，才可